Практическое задание 6 МПА.. Программа среднего профессионального образования 46. 02. 01 Документационное обеспечение управления и архивоведение Дисциплина Методика и практика архивоведения Практическое занятие 6
 Скачать 0.78 Mb.
|
|
Часть первая. Фотовыставка "Начало пути и так все начиналось" Часть вторая. Фотовыставка "История в одной фотографии" Часть третья. Фотовыставка "Улицы твои - мои дороги" Часть четвертая. Выставка архивных документов "Бюджет - всему голова!" Часть пятая. Фотовыставка "Мы часть твоей истории, России" 4. Работа с пользователями читального зала архива Вы являетесь сотрудником читального зала государственного архива. В поисках информации, необходимой для выполнения научной работы к вам обратился гражданин А.А. Анонимов. В читальный зал архива он пришел впервые. Составьте памятку для пользователя читального зала, обязательно изложив основные шаги поиска информации в данном архиве и контакты сотрудников для консультаций. Оформите все необходимые учетные документы на нового пользователя. Недостающие данные придумайте самостоятельно. Решение: ПАМЯТКА исследователя, работающего в читальном зале архива Пользователи обладают равными правами на изучение дел, документов, находящихся на хранении в архивах, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий в соответствии с законодательством Российской Федерации. Пользователь допускается для работы в читальный зал на основании заявления в простой письменной форме или письма направившего его органа или организации, в которых указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) пользователя, место работы (учебы) и должность (при наличии), ученое звание и ученая степень (при наличии), тема, хронологические рамки исследования. При оформлении пропуска для работы в читальном зале пользователь заполняет анкету, в которой указывает: ФИО; дату рождения; гражданство; место работы (учебы) и должность (при наличии); образование, ученое звание и ученую степень (при наличии); основание для проведения исследования (личное заявление пользователя или письмо направившей его организации); тему, хронологические рамки исследования; цель работы; адрес регистрации по месту жительства (пребывания); адрес фактического проживания; номер контактного телефона (при наличии); адрес электронной почты (при наличии); вид, серию, номер и дату выдачи документа, удостоверяющего личность, а также орган, выдавший документ; Обязательно для заполнения в случае посещения читального зала архива с сопровождающим лицом фамилии, имени, отчества (при наличии) сопровождающего лица. Пользователь знакомится с Порядком, предъявляет сотруднику читального зала документ, удостоверяющий личность, и дает письменное согласие на обработку персональных данных. Пользователь, не достигший совершеннолетия, допускается для работы в читальный зал с одним из родителей или другим законным представителем, несущим ответственность за соблюдение Порядка несовершеннолетним пользователем. Сопровождающие лица (в том числе законные представители, переводчики и другие помощники, лица, сопровождающие пользователя с ограниченными возможностями здоровья) допускаются в читальный зал архива на основании заполненной анкеты, в которой указываются: фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, гражданство, место работы (учебы) и должность (при наличии), адрес регистрации по месту жительства (пребывания), адрес фактического проживания, номер контактного телефона (при наличии), адрес электронной почты (при наличии), вид, серия, номер и дата выдачи документа, удостоверяющего личность, а также орган, выдавший документ, фамилия, имя, отчество (при наличии) сопровождаемого лица. Пользователю на основании заявления или письма направившей его организации и заполненной анкеты оформляется пропуск для работы в читальном зале, действующий в течение календарного года со дня выдачи. Лицу, сопровождающему пользователя, на основании заполненной им анкеты оформляется пропуск в читальный зал, действующий в течение календарного года со дня выдачи. Такой пропуск оформляется в течение трех рабочих дней со дня поступления необходимых документов. Срок работы в читальном зале продлевается архивом по заявлению пользователя или письму направившей его организации. Пользователю предоставляется доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям с учетом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации. Подлинники архивных дел, документов, печатные издания не выдаются в случаях: наличия копий фонда пользования (за исключением выдачи, предусмотренной правилами); выполнения служебных заданий сотрудниками архива с использованием затребованных пользователем дел, документов, печатных изданий, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать 120 рабочих дней со дня заказа их пользователем; выдачи дел, документов, печатных изданий во временное пользование юридическим и физическим лицам-фондообразователям, их правопреемникам или по запросам органов государственной власти и иных государственных органов, органов местного самоуправления, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать срока, указанного в акте о выдаче во временное пользование таких дел, документов, печатных изданий; экспонирования дел, документов, печатных изданий на выставке, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать срока их выдачи из архивохранилища, определенного распорядительным документом на проведение выставки; выдачи дел, документов, печатных изданий другому пользователю в читальный зал, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать 40 рабочих дней со дня заказа их пользователем. Пользователь вправе: Посещать читальный зал архива, изучать дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания на безвозмездной основе. Получать услуги на возмездной основе с оформлением актов сдачи-приемки оказанных услуг. Получать непосредственно в архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных сетей информацию о порядке оформления пропуска в читальный зал, графике работы читального зала, порядке и условиях предоставления услуг архивом. Получать для изучения в виде подлинников и (или) копий фонда пользования дела, документы, прошедшие научное описание, техническое оформление и не признанные находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии в соответствии с порядком признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания. Подлинники дел, документов, имеющие копии фонда пользования, являющиеся уникальными, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни и состоящие на особом режиме учета и хранения, а также находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии, выдаются в порядке, установленном правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях. Получать в день обращения справочно-поисковые средства к делам, документам, а также иметь доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале. Заказывать в читальном зале или с использованием информационно-телекоммуникационных сетей дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания по теме исследования. Заказывать единовременно в течение рабочего дня и получать на безвозмездной основе не позднее чем через 2 рабочих дня (дела, документы ограниченного доступа, частично рассекреченные, на иностранных языках - не позднее чем через 10 рабочих дней) со дня оформления заказа. Изучать полученные дела, документы, печатные издания в течение 20 рабочих дней, подлинники особо ценных дел, документов в течение 10 рабочих дней. Иметь в пользовании одновременно до 20 дел, документов, печатных изданий, общим объемом не более 1500 листов (либо одно дело объемом более 1500 листов) управленческой и научно-технической документации или не более 500 листов (либо одно дело объемом более 500 листов) документов личного происхождения. Заказывать и получать дела, документы, печатные издания ранее сроков выдачи и (или) сверх объемов выдачи, установленных подпунктом 4.1.7 Порядка, на возмездной основе. Проверять при получении дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий их целостность и сохранность. Пользоваться оборудованием читального зала, предназначенным для изучения дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий. Использовать при изучении дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий для осуществления выписок и набора текста собственные технические средства без звуковых сигналов и без подключения к информационно-телекоммуникационным сетям архива или арендовать технические средства архива. Заказывать либо изготавливать самостоятельно арендуемыми техническими средствами архива или собственным техническим средством копии архивных дел, документов, печатных изданий в объеме не более 100 листов (кадров, электронных образов) в течение рабочего дня на возмездной основе. Заказывать копии дел, документов, печатных изданий либо изготавливать самостоятельно копии дел, документов, печатных изданий во внеочередном порядке и (или) сверх объема. Вносить в читальный зал и выносить письменные принадлежности, выписки из дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, копии архивных документов, печатных изданий, листы с машинописным текстом, рукописный материал, гранки научной работы, собственные технические средства, используемые при изучении дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, копировании дел, документов, печатных изданий на основании заявления. Привлекать в случае необходимости к работе в читальном зале сопровождающих лиц в порядке. Предоставлять архиву экземпляр издания, подготовленного с использованием дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, находящихся на хранении в архиве. Обращаться к руководству архива с предложениями, замечаниями, жалобами по вопросам организации работы читального зала. Обжаловать отказ в выдаче дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий в соответствии с законодательством Российской Федерации. Этапы поиска документной информации: установление фондообразователя, в архиве которого могут отложиться необходимые документы; установление архива, в котором может находиться фонд необходимого фондообразователя; определение в архиве номера фонда необходимого фондообразователя; определение в фонде номера описи и единицы хранения с необходимыми документами; визуальный просмотр единицы хранения с целью выявления необходимых документов. В основе поиска находится определение архивного шифра (по схеме: архив — фонд — опись — единица хранения), по которому можно найти требуемый документ в архивохранилище. После выявления единицы хранения можно использовать хранящиеся в ней документы. В случае возникших проблем можно обратиться по номеру дежурного сотрудника архива – 8-490-022-11-03.
Заявление Прошу Вас допустить меня к работе в читальном зале с архивными документами за период 2 пол. XIX в. по теме: «Исторические сведения о селе Сумароково Мокшанского уезда Пензенской губернии» для краеведческого исследования. Дата 25.08.2022 Подпись Иванов ГБУ «Государственный архив Пензенской области» Дело пользователя № 1258 Анкета пользователя, работающего в читальном зале Фамилия___Иванов _______________________________________________________ Имя_____Иван__________________Отчество__Иванович ___________________________ Дата рождения ___21.08.1992 г.__________ Гражданство ______РФ ____________________ Место работы (учебы) и должность Пензенский Государственный Университет, 44026,__ г. Пенза, ул. Красная, 40. E-mail: cnit@pnzgu.ru, тел.+7(8412)66-64-19, студент__________ (полное название организации, ее почтовый и электронный адрес, телефон) Образование, ученая степень, звание _____________________________________________ Основание для проведения исследований ____по личному заявлению__________________ (направление организации или по личному заявлению) _____________________________________________________________________________ Название темы, хронологические рамки исследования_____Исторические сведения о селе Сумароково Мокшанского уезда Пензенской губернии__XVII-XX вв. ______ Цель работы_сбор материала для выпускной квалификационной работы _______________ Адрес регистрации по месту жительства___г. Пермь, ул. Строителей, д. 23, кв.75.________ _____________________________________________________________________________ Адрес фактического проживания ___ г. Пермь, ул. Строителей, д. 23, кв.75._____________ _____________________________________________________________________________ (заполняется также, если место жительства отличается от зарегистрированного) Номер контактного телефона __+79557536677 _________________________________ Адрес электронной почты____ivanov@mail.ru______________________________________ Паспорт серия_58 24_№ _230316____кем и когда выдан Отдел УМВД России по городу Пензе 23.06.2006 г. ______________________________________________________________ Обязательство-соглашение. Я, __Иванов Иван Иванович ___________________________________ (фамилия, имя, отчество) ознакомлен с Порядком использования архивных документов в читальном зале ГБУ «Госархив Пензенской области» и обязуюсь его выполнять. Я согласен на обработку моих персональных данных, указанных в анкете, посредством внесения в информационную базу данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Обязуюсь соблюдать режим конфиденциальности в отношении ставшей мне известной информации, использование и распространение которой ограничено законодательством Российской Федерации. «__25__»__августа_20_22_г. ______Иванов______ подпись ___________________________ _________________ ____________________ (должность сотрудника архива) подпись расшифровка подписи «__25__»___августа_20_22_г. 5. Ответ на запрос следственных органов В муниципальный архив, сотрудником которого вы являетесь, обратились представители следственных органов, которым необходима информация о финансовых операциях ООО «Семерочка», ликвидированного в прошлом году. Документы, в том числе, временного срока хранения, были переданы в ваш архив. Составьте ответ на обращение представители следственных органов, в котором представлена информация о составе документов ООО «Семерочка», возможные варианты предоставления информации заинтересованной стороне. Учтите, что необходимо использовать бланк учреждения и привести ссылки на соответствующие нормативно-правовые акты. Решение:
Ответ на запрос о предоставлении информации В соответствии со ст.7 Федерального закона от 28.12.2010 № 403-ФЗ «О Следственном комитете Российской Федерации» представляем запрашиваемую Вами ранее информацию. Вся информация о финансовых операциях ООО «Семерочка» за годы деятельности (2018-2021) представлена в бухгалтерских отчетах за упомянутые года. Приложения: 1. Бухгалтерский отчет ООО «Семерочка» за 2018 г. на 45 л.; 2. Бухгалтерский отчет ООО «Семерочка» за 2019 г. на 41 л.; 2. Бухгалтерский отчет ООО «Семерочка» за 2020 г. на 31 л.; Руководитель Архива л/п Е.В.Иншакова Исполнитель Кондратьева Г.М. 6. Выполнение генеалогического запроса В государственный архив Энской области обратилась гражданка Н.Н. Неупокоева, которая по выходу на пенсию, заинтересовалась историей своей семьи. Она хотела бы получить родословное древо на 4-5 поколений назад. По представленным заявительницей сведениям, предки со стороны отца поселились в г. Энск в начале XX века, тогда как родители матери были эвакуированы из Смоленской области в 1942 году и остались на постоянное жительство после войны. Составьте договор об оказании услуг, в приложении к которому поместите разъяснение с перечнем необходимых работ по составлению генеалогического древа и смету (стоимость конкретных услуг можно посмотреть в прейскурантах любого государственного архива по вашему выбору). Решение: ДОГОВОР № /ф на оказание услуг г. Энск 15 «июля» 2022 года Государственное бюджетное учреждение Энской области «Государственный архив Энской области» (сокращенное наименование ГБУАО «ГАЭО»), в лице директора Масловой Татьяны Александровны, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Исполнитель», с одной стороны и гражданин(-ка) Неупокоева Наталья Николаевна , именуемый(ая) в дальнейшем «Заказчик», с другой стороны, совместно именуемые Стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем: Предмет договора Исполнитель на основании письменной заявки (заявления) Заказчика оказывает услуги по поиску генеалогических сведений в отношении семьи, указанной в заявлении-анкете (Приложение № 1), путем исследования документов Архивного фонда, находящихся в ГБУАО «ГАЭО» в порядке и сроки, предусмотренные настоящим договором, а Заказчик обязуется оплатить эти услуги в полном объеме. Права и обязанности сторон Исполнитель имеет право: Информировать Заказчика о наличии (отсутствии) архивных документов в учреждении, необходимых для исполнения генеалогического запроса. Отказаться от исполнения настоящего договора в одностороннем порядке путем письменно уведомления Заказчика в случае нарушения Заказчиком условий настоящего договора. В случае отказа Заказчика от оплаты стоимости выполненной работы, предусмотренной пунктом 3.3. договора: Не возвращать Заказчику внесенную в качестве предоплаты сумму. Взыскать в предусмотренном законом порядке стоимость оказанных услуг в полном объеме. Исполнитель обязан: Исследовать архивные документы, находящиеся на хранении ГБУАО «ГАЭО», содержащие генеалогическую информацию, указанную в пункте 1.1. настоящего договора. В соответствии с настоящим договором оказать услуги в полном объеме, предоставить Заказчику архивную справку (при наличии архивных документов в архиве). Заказчик имеет право: Получить полную информацию по предмету настоящего договора. Требовать от Исполнителя исправить недостатки и некачественно выполненные работы по настоящему договору. Заказчик обязан: Оплатить услуги в размерах и в сроки, предусмотренные настоящим договором, вернуть после подписания второй экземпляр договора и иные документы Заказчику. В случае опубликования документов, полученных от Исполнителя в копиях, указать принадлежность каждого документа государственному бюджетному учреждению Энской области «Государственный архив Энской области». Стоимость договора и порядок оплаты услуг Стоимость услуг по настоящему договору определяется Прейскурантом на работы и услуги, осуществляемые ГБУАО «ГАЭО» на договорных началах. Заказчик вносит предоплату по настоящему договору в размере 1500 (Одна тысяча пятьсот) рублей 00 копеек через кассу учреждении или безналичным переводом на расчетный счет Исполнителя. Окончательный расчет осуществляется Заказчиком не позднее 30 (Тридцати) календарных дней после подписания сторонами акта сдачи-приемки оказанных услуг. Оказание услуг по настоящему договору, в соответствии с пп.6 пункта 2 статьи 149 Налогового кодекса Российской Федерации, налогообложению НДС не подлежит. Ответственность сторон За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по настоящему договору Стороны несут ответственность в порядке и случаях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации и в соответствии с условиями настоящего договора. Стороны освобождаются от ответственности за частичное или полное неисполнение обязательств по настоящему Договору, если это неисполнение явилось следствием обстоятельств непреодолимой силы, возникших после заключения настоящего Договора в результате таких событий чрезвычайного характера, которые Стороны не могли предвидеть или предотвратить разумными мерами. К обстоятельствам непреодолимой силы относятся стихийные бедствия, массовые беспорядки, террористические акты, пожары, природные катаклизмы, пожар, и иные объективные обстоятельства, а также издание нормативных правовых актов органами государственной власти. Сторона, для которой создалась невозможность исполнения обязательств по договору, обязана известить в письменной форме другую Сторону о наступлении и прекращении вышеуказанных обстоятельств не позднее 10 (Десяти) дней с момента их наступления. С момента устранения обстоятельств непреодолимой силы договор действует в обычном порядке. Порядок разрешения споров и разногласий Стороны будут стремиться к разрешению возможных споров и разногласий, которые могут возникнуть по настоящему договору или в связи с ним, исключительно путем переговоров. В случае не достижения согласия, Стороны разрешают споры в судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации . Сроки оказания услуг Срок оказания услуг: с момента подписания настоящего договора обеими Сторонами и не превышает 12 (Двенадцать) месяцев. Исполнитель приступает к оказанию услуг непосредственно после подписания Заказчиком и возвращения второго экземпляра договора Исполнителю, а также получения предоплаты. Срок действия договора, прочие условия Настоящий договор вступает в силу с момента его подписания Сторонами и действует до полного исполнения своих обязательств Сторонами. Условия настоящего договора являются конфиденциальными и не подлежат разглашению третьим лицам без согласия на то другой Стороны, за исключением случаев, прямо предусмотренных действующим законодательством. |