курс лекций. КУРС ЛЕКЦИЙ. Программного обеспечения Предмет, содержание и задачи курса Информационная
 Скачать 1.5 Mb.
|
|
Раздел 6. Бизнес-планирование и ре шение задач оптимизации в среде MS Excel 1. Задачи планирования на предприятии 2. Задачи и функции ре шения задач оптимизации 1. Задачи планирования на предприятии Планирование бизнеса − это определение целей и путей их достижения, посредством намеченных и разработанных программ действий, которые в процессе реализации могут корректироваться в соответствии с изменившимися обстоятельствами. Бизнес-план представляет собой комплексный документ, включающий описание предприятия-инициатора и цели (продукта деятельности) проекта, оценку способа ее достижения посредством анализа конъюнктуры рынка, финансово-экономического анализа и рисков реализации проекта развития, а также описание плана маркетинга, производственного и организационного (операционного) планов. Основными разделами бизнес-плана являются следующие: - Резюме проекта цель и содержание проекта финансово-экономические показатели проекта - Сведения об инициаторе проекта: наименование, дата и адрес регистрации юридического лица отраслевая специализация (виды экономической деятельности), продукты и услуги организационно-правовая форма собственности и структура капитала опыт и квалификация менеджмента финансовое состояние деловые партнеры гарантии возврата инвестиций - Оценка конъюнктуры рынка потребители продукции и анализ спроса конкуренты и анализ предложения SWOT-анализ (сильных и слабых сторон предприятия, возможностей и угроз) PEST-анализ (политические, экономические, социальные и технологические аспекты среды деятельности предприятия) - План маркетинга: сравнительная характеристика продукта с аналогами стратегия позиционирования (на сегменты потребителей) стратегия ценообразования стратегия продвижения и география сбыта план продаж и торгово-сбытовые издержки - План производства: производственная программа (номенклатура продукции) инфраструктура и капитальные вложения прямые затраты на производство (материалы и рабочая сила) общепроизводственные затраты система менеджмента качества - Операционный план: структура бизнес-процессов (основные, вспомогательные и управления) общехозяйственные затраты план-график выполнения работ проекта развития - Организационный план: организационно-правовая форма деятельности организационно-штатная структура (рабочие и служащие основных и вспомогательных видов деятельности) матрица участия в бизнес-процессах (функциональные обязанности) - Анализ рисков: технологические (производственные и логистические) организационные (операционные) финансовые (кредитные и платежеспособности) экономические (макроэкономической ситуации) социальные и экологические - Финансовый план: план доходов и расходов план денежных поступлений и выплат сводный баланс активов и пассивов стратегия финансирования финансово-экономические показатели проекта: - Структура себестоимости продукции (калькуляция затрат) точка безубыточности реализации дисконтированный денежный поток (чистая приведенная стоимость) внутренняя норма доходности период окупаемости - Приложения 2. Задачи и функции ре шения задач оптимизации Объектами планирования могут быть различные системы: деятельность отдельного предприятия, отрасли промышленности или сельского хозяйства, региона, наконец, государства. Постановка задачи планирования выглядит следующим образом: • имеются некоторые плановые показатели: х, у и другие; • имеются некоторые ресурсы: R1, R2 и другие, за счет которых эти плановые показатели могут быть достигнуты. Эти ресурсы практически всегда ограничены; имеется определенная стратегическая цель, зависящая от значений х, у и других плановых показателей, на которую следует ориентировать планирование. Необходимо определить значение плановых показателей с учетом ограниченности ресурсов при условии достижения стратегической цели. Это и будет оптимальным планом. Рассмотрим пример, дающий представление об одном из подходов к решению задачи оптимального планирования. Пусть сельскохозяйственное предприятие занимается возделыванием только двух культур – зерновых и картофеля – и располагает следующими ресурсами: пашня – 5000 га, труд – 300 тыс. чел.-ч, возможный объем тракторных работ – 28 000 условных га. Цель производства – получение максимального объема валовой продукции (в стоимостном выражении). Найдите оптимальное сочетание посевных площадей культур. Решение. Этап I. Для составления математической модели воспользуемся нормативами затрат и выхода продукции для данного предприятия. Таблица 4 – Нормативы затрат и выхода продукции предприятия Культуры Затраты на 1 га посева Стоимость валовой продукции с 1 га, р. труда, чел.-ч тракторных работ, усл. га Зерновые Картофель 30 150 4 12 400 1000 Критерием оптимальности является максимум стоимости валовой продукции. Этот максимум должен достигаться в условиях использования ограниченных ресурсов пашни, труда и механизированных работ. Задача является многовариантной, так как имеется множество допустимых вариантов сочетания посевных площадей двух культур, но не все они равнозначны с точки зрения требования оптимальности. Допустим, что принято решение всю площадь засеять картофелем, который обеспечивает наибольший выход валовой продукции с 1 га. Но для возделывания картофеля на площади 5000 та потребуется 150·5000 = 750 000 чел.-ч., а предприятие такими ресурсами не располагает. Ясно, что такое решение не является приемлемым. Если же засеять всю площадь зерновыми, объем валовой продукции не окажется наибольшим, да и значительная часть трудовых ресурсов не будет использована. Для поиска оптимального решения задачи обозначим через х 1 – га площадь, отводимую под зерновые, а через х 2 га – площадь, отводимую под картофель. Тогда стоимость зерновых составит 400 х 1 р., а стоимость картофеля – 1000 х 2 р. Отсюда стоимость всей валовой продукции составит (400 х 1 + 1000 х 2 ) р. Обозначим это выражение через у и назовем его целевой функцией: у = 400 х 1 + 1000 х 2 Необходимо найти максимум этой целевой функции при соблюдении следующих условий: а) общая площадь зерновых и картофеля не должна превышать 5000 га, т. е. х 1 + х 2 ≤5000; б) общие затраты труда не должны превосходить 300 тыс. человеко-часов, т. е. 30 х 1 + 150 х 2 ≤ 300 000; в) общий объем механизированных работ не должен превосходить 28 000 усл. га, т. е. 4 х 1 + 12 х 2 ≤28 000; г) площади, отводимые под зерновые и картофель, могут принимать только неотрицательные значения: х 1 ≥0 и х 2 ≥0. Таким образом, условия задачи выражаются следующей системой неравенств: 0 , 0 , 28000 12 4 , 30000 150 30 , 5000 2 1 1 1 2 1 2 1 X X X X X X X X Требуется найти такие значения х 1 и х 2 , при которых целевая функция у = 400 х 1 + 1000 х 2 принимает наибольшее значение. х 1 ≥0 и х 2 ≥0xi^O и х2^0. Этап II. Решим задачу графически. Построим прямую х 1 + х 2 =5000. Координаты всех точек треугольника LOK удовлетворяют неравенству х 1 + х 2 ≤5000. Построим прямую 30 х 1 + 150 х 2 =300 000. Координаты всех точек треугольника АОС удовлетворяют неравенству 30 х 1 + 150 х 2 ≤ 300 000. Построим прямую 4 х 1 + 12 х 2 =28 000. Координаты всех точек треугольника BOD удовлетворяют неравенству 4 х 1 + 12 х 2 ≤28 000. Неравенствам х 1 ≥0 и х 2 ≥0 удовлетворяют все точки I четверти координатной плоскости х 1 0х 2 Рисунок 12 – Графическое решение задачи оптимального планирования производства сельхозпродукции Любая точка многоугольника АЕМКО удовлетворяет системе неравенств. Для нахождения наибольшего значения целевой функции найдем ее значения в вершинах многоугольника АЕМКО. Таким образом, наибольшее значение целевой функции достигается в вершине М, что соответствует варианту плана, по которому под зерновые отводится 4000 га, а под картофель – 1000 га. Данную задачу можно решить, используя средство «Поиск решения» которая реализована в MS Ехsel (см. лабораторная работа № 6) Раздел 7. Создание мультимедийных презентаций в среде MS PowerPoint 1. Создание презентаций при помощи Мастера автосодержания 2. Создание презентаций при помощи шаблонов оформления 3. Создание обучающей презентации 1. Создание презентаций при помощи Мастера автосодержания Мастер автосодержания Для создания презентации любым способом необходимо: 1. В открытом окне приложения PowerPoint выбрать команду Файл/Создать, в области задач откроется панель Создание презентации. Рисунок 13 – Панель «Содержание презентации» 2. При создании презентации с помощью мастера автосодержания, требуется в области задач выбрать команду «Из мастера автосодержания», который позволяет создать набор слайдов определенного формата на выбранную тему. 3. На первом шаге работы мастера отображается окно мастера с вводной информацией по созданию новой презентации, в котором следует нажать кнопку Далее. 4. Второй шаг предполагает выбор одного из стандартных видов презентации, которые определяют ее основную идею и содержание (доклад, учебный курс и т.д.). 5. На следующем этапе необходимо определить способ вывода презентации (стиль), например, презентации на экране или презентации в Интернете. 6. Затем следует указать заголовок презентации, а также выбрать объекты, которые будут размещаться на каждом слайде (нижний колонтитул, № слайда, дата последнего изменения). 7. Последнее окно мастера содержит информацию о том, что все требуемые данные указаны. Для завершения работы по созданию презентации следует нажать кнопку Готово, после чего будет создана новая презентация, которая будет отображаться в режиме Обычный. Название слайда, презентации появляется на панели слайдов. Полная презентация, включая текстовые заполнители, которые есть на каждом слайде, отображается на панели структуры слева в окне PowerPoint. 8. Теперь можно приступить к работе с презентацией, замещая текстовые заполнители на слайдах нужными сведениями. Для этого нужно щелкнуть левой клавишей мыши в текстовом поле и ввести новый текст. 2. Создание презентаций при помощи шаблонов оформления В PowerPoint существует два вида встроенных шаблона – шаблоны презентации и шаблоны оформления, которые базируются на образце слайдов и образце заголовков. При работе с мастером автосодержания используется шаблон презентации. Этот шаблон включает в себя набор слайдов по стандартным видам презентаций, а слайды включают в себя как дизайн (форматирование слайда), так и образцы слайдов, которые содержат текстовые заполнители. Что касается шаблона оформления, то в нем содержатся только средства форматирования слайдов презентации, т.е. с его помощью можно назначить только стиль слайда, а разметку слайдов надо осуществлять с помощью панели «Разметка слайдов» в области задач. Другими словами шаблоны оформления – это шаблоны, которые представляют собой набор параметров шрифтов, используемых в слайдах, цвет фона, цветовые схемы слайдов презентации и т.д. Чтобы приступить к созданию новой презентации, используя шаблон оформления, необходимо: 1. Загрузить приложение PowerPoint. По умолчанию Power Point открывается в режиме Обычный. То есть в окне приложения будет отображаться титульный слайд в режиме Обычный, в области Структуры/Слайды появится эскиз первого слайда, а в области задач будет отображаться панель «Приступая к работе». 2. Затем необходимо выполнить команду Файл/Создать, в результате чего в области задач появится панель «Создание слайда». 3. Далее на панели «Создание слайда» требуется выбрать команду «Из шаблона оформления», и в области задач появится панель «Дизайн слайда». В разделе «Применить шаблоны оформления» представлены все шаблоны оформления, которые представляют собой средства форматирования слайдов. Для назначения стиля титульному слайду необходимо щелкнуть на требуемый шаблон в области задач. Таким образом, будет отформатирован первый слайд с применением выбранного шаблона оформления. 4. Теперь можно редактировать отформатированный слайд заголовка. 5. После этого можно создать следующий слайд, щелкнув на пиктограмме «Создать слайд» на панели инструментов. В области слайдов появится второй слайд в стиле первого слайда, а в области задач откроется панель «Разметка слайда», с помощью которой можно назначить разметку второму слайду, используя макеты текста, макеты содержимого или макеты текста и содержимого. 6. Аналогично создаются последующие слайды презентации. Следует отметить, что шаблон оформления может быть применен не только к создаваемой, но и к уже имеющейся презентации. Для этого следует открыть требуемую презентацию и затем воспользоваться командой Формат/Оформление слайда. После выбора нужного шаблона в области задач следует нажать кнопку ОК, чтобы он был применен ко всем слайдам открытой презентации. 3. Создание обучающей презентации Создание новой презентации без дизайна и разметки слайдов, т.е. без применения встроенных шаблонов презентации и оформления является сложной задачей. Этот способ создания презентации следует использовать лишь в том случае, когда пользователь ясно представляет себе внешний вид создаваемой презентации, а также формат слайдов, которые будут входить в ее состав. Для создания новой (пустой) презентации необходимо: 1. В открытом приложении PowerPoint выполнить команду Файл/Создать, а в области задач выбрать команду «Новая презентация». В результате этих действий в области задач откроется панель «Разметка слайда» 2. Для создания презентации на базе пустого слайда необходимо щелкнуть на пустой слайд в разделе «Макеты содержимого» панели «Разметка слайда». Титульный слайд, который отображался в главном окне приложения, очистится и станет пустым. 3. Далее можно самостоятельно вводить на пустой слайд: текст, рисунки, таблицы, диаграммы, звуки и т.д., а также самостоятельно разработать дизайн слайда. Для создания слайдов новой презентации можно также применить типовую разметку слайдов (макеты текста, макеты содержимого и т.д.), которая осуществляется с помощью команд на панели «Разметка слайдов» в области задач. Раздел 8. Планирования рабочего времени с помощью MS Outlook 1. Краткие сведения по программной среде Outlook 2. Учет сведений о людях в папке Контакты. Планирование рабочего времени 3. Учет выполненной работы. Пересылка сообщений по электронной почте 1. Краткие сведения по программной среде Outlook ) – персональный информационный менеджер с функциями почтового клиента и Groupware компании Майкрософт, входящий в пакет офисных программ Microsoft Office. Помимо функций почтового клиента для работы с электронной почтой, Microsoft Outlook является полноценным органайзером, предоставляющим функции календаря, планировщика задач, записной книжки и менеджера контактов. Кроме того, Outlook позволяет отслеживать работу с документами пакета Microsoft Office для автоматического составления дневника работы. Не следует путать Outlook с продуктом Outlook Express. Outlook Express – это клиент электронной почты, встроенный в большинство версий Windows, выпущенных в период с 1998 по 2003 годы. В Windows 7 Outlook Express отсутствует, и вместо него с сайта можно установить Microsoft Windows Live, одним из компонентов которого является Windows Live Mail - бесплатный аналог Outlook Express и Microsoft Outlook. В Windows Vista аналог Outlook Express называется Windows Mail. Outlook может использоваться как отдельное приложение, так и выступать в роли клиента для почтового сервера Microsoft Exchange Server, что предоставляет дополнительные функции для совместной работы пользователей одной организации: общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планирование и резервирование времени общих встреч, согласование документов. Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server являются платформой для организации документооборота, так как они обеспечены системой разработки пользовательских плагинов и скриптов, с помощью которых возможно программирование дополнительных функций документооборота (и не только документооборота), не предусмотренных в стандартной поставке. 2. Учет сведений о людях в папке Контакты. Планирование рабочего времени Под контактом будем понимать и конкретного человека, и соответствующую запись в адресной книге. Для хранения различных сведений о лицах, с которыми вы поддерживаете деловые и личные отношения, в среде Outlook предусмотрена специальная папка Контакты: Папка Контакты организована наподобие базы данных. При вводе имени или адреса контакта Outlook разделяет эти сведения на компоненты и помещает их в отдельные поля. По любой части имени или адреса можно выполнить сортировку, группировку и фильтрацию контактов. Нажатием нужной кнопки или выбрать команды меню можно отправить нужному контакту задание, приглашение на собрание, электронное сообщение. При сохранении сведений о контактном лице в файл в качестве имени файла могут использоваться имя, фамилия, название организации или любое кодовое слово, которое поможет быстро находить этот контакт, например «поставщик провизии». Для каждого контактного лица имеется возможность вводить до трех адресов, один из которых может быть указан как почтовый, в этом случае он будет использоваться для создания писем нескольким адресатам по умолчанию. При создании контактов в папке Календарь на соответствующих страницах автоматически появляется сообщение о событии, связанном с контактом, например, о дне рождения указанного лица. 3. Учет выполненной работы. Пересылка сообщений по электронной почте Для планирования встреч, собраний и событий и установления времени их проведения предназначена папка КАЛЕНДАРЬ. С помощью КАЛЕНДАРЯ можно просмотреть мероприятия, запланированные на прошедшие дни, на текущий день, а также на последующие дни текущего месяца и последующих месяцев. В календаре можно выбрать любой день и этот день откроется в ежедневнике. Вы можете запланировать встречу. (Создать встречу). Определить тему встречи, время: начало и конец, место проведения, определить контакты, разослать приглашения. Можно планировать повторные встречи: установить периодичность (повторение). Запланировать собрание и событие. Встреча – это мероприятие, касающееся одного-двух лиц. Время встречи согласовывается между ними и резервируется в календаре. Встреча не требует привлечения ресурсов: специального помещения, время на подготовку, материальных расходов. Встречей можно назвать и ежедневный доклад руководителю, и телефонный звонок, и прием посетителей. Важно то, что это – небольшое дело, с точки зрения затрат времени на подготовку; оно планируется на определенное время и является односторонним (выполняется лично секретарем) или двусторонним (беседа двух человек). Хотя встреча и планируется на определенное время, ее всегда можно перенести, если на данный момент возникает другое, более важное мероприятие. При планировании встречи можно связать ее с контактом. Тогда информация о ней будет фиксироваться в сведениях о контакте. По этим сведениям всегда можно вспомнить, когда и какие встречи состоялись с контактом, чему они были посвящены. Есть встречи, которые периодически повторяются. Например, доклад директору, подписание документов в конце рабочего дня, совещания. Перечисленные виды встреч можно отметить в календаре как повторяющиеся и они автоматически будут записаны на запланированные дни. Собрание – это встреча с приглашением лиц или привлечением дополнительных ресурсов. Проведение собрания должно согласовываться со всеми участниками. Собрание имеет конкретную дату проведения, а также время начала и окончания. Собрание требует подготовки, связанной с составлением плана проведения, выбором места и, конечно же, согласованием со всеми участниками. Можно выбрать участников из папки Контакты и приглашения будут автоматически посланы по указанным адресам. Событие – это совокупность мероприятий, связанных с единым содержанием, протекающих в течение длительного времени. Событие предполагает составление плана мероприятий и отдельной подготовки каждого из них. Примеры событий: выставка-ярмарка, семинар. События могут быть ежегодными, т.е. происходить раз в году в определенный день (например, годовщина какого-либо события), и обычными, т.е. проходить однажды и длиться в течение одного или нескольких дней. Для описания сведений о задаче и организации решения задач используется папка ЗАДАЧИ. Задача – это мероприятие или поручение личного или служебного характера, выполнение которого вы контролируете. Задача – это дело, которое надо выполнить к определенному сроку, связанное со значительными временными затратами. Можно поручить задачу любому лицу из папки Контакты. Сведения о задаче представлены в виде таблицы. Можно установить любое количество столбцов в таблице, способы группировки и сортировки задач. Телефонный звонок – мероприятие, связанное с решением вопросов по телефону и не требующее непосредственного контакта. Время разговора, его тема, заметки о разговоре фиксируются в папке ДНЕВНИК. ДНЕВНИК – это документ, содержащий расписанный по дням перечень выполненных дел и событий, произошедших в жизни конкретного человека. В этой папке автоматически регистрируются ссылки на все файлы, с которыми была произведена работа; мероприятия, упомянутые в папках Календарь, задачи, заметки; сделанные телефонные звонки. Некоторые сведения о проделанной работе можно записать вручную. В папке Дневник отображается график работы с документами. Для каждого элемента создается запись, в которой отражены дата, время начала работы, время, затраченное на работу с элементом. Двойным щелчком можно открыть элемент. Пересылка сообщений по электронной почте Электронная почта предпочтительнее обычной почте по следующим причинам: Отправка сообщений производится с рабочего места, Сообщения доходят до адресата очень быстро, Не требуются расходные материалы (бумага, конверты, чернила), Можно послать письмо сразу по нескольким адресам, Существенное экономия времени. Информация, передаваемая по электронной почте называется сообщением. Сообщения, передаваемые по электронной почте, разделяются на четыре группы: входящие, исходящие, отправленные, черновики. На главной панели Outlook есть папка «ПОЧТА», в которой находятся папки соответствующие этим группам сообщений. Программная среда Outlook имеет стандартное окно сообщения, в котором, как на конверте, необходимо указать кому оно адресовано, тему и содержание. Можно приложить к сообщению заранее подготовленный файл, вставить рисунок. Если не установлен режим немедленной отправки электронной почты, то все созданные сообщения будут сохраняться в папке ИСХОДЯЩИЕ. Просмотр почтовых папок и сообщений По мере заполнения почтовых папок можно увидеть на панели Outlook число рядом с названием папки. Можно открыть папку, просмотреть список находящихся в ней сообщений, открыть сообщение, переложить его в другую папку. Вложения, присоединенные к сообщениям, можно сохранить отдельно в других папках на своем компьютере. |