Гладчук В.В._ПИбз_1331. Разработка автоматизированной информационной системы для отдела по работе со студентами гбпоу тсэк
 Скачать 1.67 Mb.
|
|
1.2 Обоснование необходимости разработки информационной системы для отдела по работе со студентами ГБПОУ «ТСЭК» Обоснованием для разработки программного продукта послужило то, что организация образовательного учреждения и персонал колледжа постоянно расширялись, количество студентов росло вверх, сотрудникам приходилось 14 тратить уйму времени на ручную рутинную работу. Возможности и задачи данной программы достаточно широки: учет количества студентов; возможность составления конструкторской документации; подсчет спецификаций; автоматическая загрузка абитуриентов в справочник; автоматическая выгрузка документов в бухгалтерию 2.0; ведение количественного учета и т. д. На рисунке 1.4 изображена схема описания систематики отдела кадров: Учебная часть Формирование учебного расписания Приёмная комиссия Расписание практик колледжа Расписание экзаменов колледжа Методический план Учёт тарификаций Заполнение журналов Учёт успеваемости Формирование недельного расписания сотрудников Учёт посещаемости Архив Приём документов Составление сводной таблицы Конкурс среднего балла аттестатов среди абитуриентов Вступительные экзамены Рисунок 1.4 Краткое описание систематики отдела кадров 15 Это позволит организации сократить время и расходы при принятии необходимых управленческих решений. После приобретения любого программного продукта «1С: Предприятие» и его установки на пользовательские компьютеры требуется настройка 1С под индивидуальные особенности клиента. Обычно этот этап осуществляется после установки конфигурации, хотя в дальнейшем, после начала эксплуатации программы, могут выявиться недостатки, которые также могут потребовать внесения изменений в конфигурационные файлы 1С. Любая типовая конфигурация характеризуется индивидуальной внутренней структурой, требуя при обслуживании 1С тонкого понимания нюансов и особенностей настройки системы. Первичная настройка 1С подразумевает загрузку базовых классификаторов, ввод основных параметров налогового, бухгалтерского, кадрового учета. Если настроить программу с ошибками, это почти наверняка приведет в будущем к потере части массива данных. В число задач, решаемых с помощью настройки, входит также обеспечение межконфигурационного обмена данными, подключение сторонних модулей, например: системы клиент-банк; создание политики прав доступа. В большинстве случаев, настройка 1С производится с учетом особенностей бизнеса заказчика, поскольку типовые конфигурации только в единичных случаях способны решать все необходимые задачи. Хотя некоторые виды настроек могут быть выполнены силами персонала клиента, большинство требует специальных знаний и должны осуществляться только программистами 1С. Причина столь высокой популярности и востребованности программного комплекса от 1С заключается в том, что разработчики изначально заложили в систему возможность существенного изменения функционала, посредством осуществления настроек и доработок 1С. А, поскольку, далеко не все 16 особенности бизнес-процессов клиента выявляются на этапе разработки технического задания, возникает необходимость в обслуживании 1С. Желательно, чтобы договор на сопровождение программы 1С заключался с компанией, которая занималась внедрением программного продукта. В этом случае стоимость будет ниже, и проблемы решатся намного быстрее, поскольку программистам не нужно будет заново вникать в программный код и изучать специфику работы заказчика. Наиболее прогрессивным видом обслуживания 1С считается аутсорсинг, когда большинство задач и проблем решается удаленно, гарантируя более высокую скорость реагирования при меньших текущих затратах. 1.3 Анализ аналогов проектируемой информационной системы на платформе 1С: «Предприятие 8.3» На данный момент существует типовые и нетиповые конфигурации, написанные на 1С для производственных нужд. Перед разработкой программного продукта для ГБПОУ «ТСЭК» была предложенная типовая конфигурация УПП 1.3. После составления технического задания и переговоров с руководителями организации, было принято решение, что созданная типовая конфигурация разработчиками 1С не совсем подходит под бизнес-процессы организации ГБПОУ «ТСЭК», а значит необходимо спроектировать и реализовать автоматизированную систему с нуля, учитывая всю специфику организации. Разрабатываемая с помощью 1С: «Предприятие 8.3» автоматизированная информационная система для учреждения, оказывающая услуги по формированию приказов не имеет аналогов. Автоматизированная информационная система это – универсальный программный продукт, который был внедрен в учреждение ГБПОУ «ТСЭК» для количественного учета. Весь материальный учет осуществляется в «Бухгалтерию 2.0». Данные попадают туда с помощью обработки, которая входит в ряд функционала автоматизированной информационной системы. 17 Гибкость и функционал платформы 1С позволили реализовать все необходимые критерии. Критерии «Информационной системы бизнес услуг» мы можем увидеть на рисунке 1.5. Очень часто пользователи по тем или иным причинам (чаще субъективным) хотят найти альтернативу программам 1С. Как правило, отрицательные эмоции вызываются медленной работой, плохой настройкой 1С 8.3 или простым незнанием возможностей конфигурации. Среди отечественных систем альтернативу 1С могут составить, пожалуй, только системы «Галактика» и «Парус». Среди современных можно выделить аналоги SAP и Microsoft Dynamics Axapta (Navision). Рисунок 1.5 – Критерии «Информационной системы бизнес услуг» Система «Галактика», как неплохой аналог программы 1С 8.3, существует на рынке уже давно. Программа «Галактика» завоевала нишу в области ERP, имеет достойное количество клиентов, дающая им автоматизацию 18 предприятия. Это полноценная альтернатива 1С, но систему нельзя корректировать, кроме мелких исправлений интерфейса. Все доработки необходимо заказывать у разработчика системы. По сравнению с 1С это выйдет дорого и неприемлемо долго по срокам. Система доступна для внешней интеграции по средствам XML, COM, ActiveX, ODBC. Программа «Парус» так же берет своё начало с момента основания компании в 1990 году и полноценно может быть названа аналогом 1С. Большинство доходов компания получает от государственных заказов. «Парус» так же состоит из модулей: финансы, бухгалтерия, MRP, CRM и т.д. SAP это программа, класса ERP, родом из Германии. SAP является самой перспективной заменой 1С. SAP, как и остальные решения, состоит из модулей, различающихся по видам назначения. SAP очень популярная в мире система, но в России, в основном, внедряется крупными предприятиями. Это обусловлено высокой ценой лицензий и услуг (в 3-10 раз выше, чем у 1С). SAP имеет хорошую репутацию среди ERP, решение хорошо масштабируемое. Доработка SAP возможна, но довольно трудоёмкая. По практике то, что в 1С 8.2 можно доработать за 1-2 часа, в SAP занимает 1-2 дня. Как правило, в SAP ничего не дописывают, лишь настраивают. 1.4 Выбор программной среды для реализации информационной системы для отдела по работе со студентами ГБПОУ «ТСЭК» Ряд программных продуктов корпорации 1С представлен всевозможными программами, при помощи которых производится управленческая и регламентированная учётная деятельность. Управленческий учёт в 1С предназначен для того, чтобы анализировать деятельность компании и принимать руководству на основе анализа правильные решения. Корректное ведение регламентированного учёта является залогом отсутствия каких-либо претензий со стороны налоговой инспекции, в связи со сдачей отчётности и расчётом налогов. 19 Чтобы выбрать 1С, которая была бы максимально подходящей для удовлетворения потребностей компании, вначале необходимо ответить на несколько основных вопросов: 1. Бюджет, который фирма готова потратить на покупку программного обеспечения. 2. Кто будет основным оператором информационной системы. 3. Какое число пользователей необходимо привлечь к работе с 1С. 4. Технические требования к информационной системе 1С. В зависимости от ответов на эти вопросы, каждая из конфигураций имеет несколько разных вариантов пользовательских интерфейсов и функционала самой конфигурации. При подборе решения очень сложно выбрать конфигурацию, которая будет выполнять все существующие требования организации. Многие фирмы покупают типовые конфигурации. Одна из типовых конфигураций, которую чаще всего покупают – «Бухгалтерия 3.0». Она достаточно функциональна и удобна для ведения учета фирм. Но одной программой «Бухгалтерии 3.0» иногда трудно обойтись. Помимо сдачи обязательных отчетов в разные налоговые органы, существует необходимость вести некий учет внутри фирмы. Существуют типовые конфигурации, которые включают в себя модуль бухгалтерии, расчет зарплаты, производство. Естественно, затраты на внедрение в данном случае могут резко возрасти. Решение работать в одной, в двух или более конфигурациях во многом зависит от факторов экономики и бизнес-процессов предприятия. Для образовательного учреждения ГБПОУ «ТСЭК» была приобретена «Бухгалтерия 3.0», которая необходима для облегчения работы сотрудников отдела бухгалтерии для сдачи отчетности в государственные органы. Данную типовую конфигурации можно приобрести у фирм, которые входят в число франчайзинга 1С. Поэтому строго рекомендуется приобретать лицензионные продукты только у тех компаний, которые имеют статус партнёра фирмы 1С. 20 Обслуживанием пользователей занимается не сама фирма «1С», а ее партнеры-франчайзинг. Дело в том, что франчайзинг – это наилучший на сегодняшний день метод обеспечить индустриальное качество услуг, позволяющий сочетать эффективность, энергию, высочайший профессионализм и подвижность сотен небольших частных предприятий с мощью признанной торговой марки, технологическими достижениями и гарантиями ведущего российского разработчика программного обеспечения. Для производственных нужд была разработанаинформационная система бизнес-услуг, которая полностью соответствует и настроена под все бизнес- процессы организации. Большая часть времени ушла на доработку и обслуживание программы 1С – это два основных мероприятия, главная цель которых заключается в поддержке работоспособности программы. Любая компания, которая использует информационные системы для работы, требует сопровождения со стороны специалистов, установивших систему. Сейчас мы рассмотрим, в чем состоит преимущество 1С перед другими программами, изучим, что такое доработка 1С и как проходит обслуживание. 1С – программная платформа, которая была создана для автоматизации работы на предприятиях. Первоначально, система представляла собой однопользовательское решение, которое использовали исключительно в целях ведения бухгалтерского учета. Через некоторое время программу сделали многопользовательской, способной выполнять автоматизацию любых бизнес- процессов. Данное программное решение выделяет возможность быстро получать отчеты и аналитические документы, а также: – контроль работы сотрудников компании; – повышение качества обслуживания; – снижение административных издержек. Говоря об обслуживании, нельзя несколькими словами описать всецело данный процесс, поскольку в этот спектр работ входит масса услуг, включая диагностику и исправление ошибок в процессе настройки и эксплуатации 21 программы. В обслуживание также входят доработка 1С с учетом потребностей организации, услуги консультантов компании по настройке и проведение обучения для персонала. Обслуживание позволяет быстро решать любые проблемы с программой 1С. Например, неисправности технического характера, которые могут проявить себя в любой момент. Программист, занимающийся на постоянной основе настройкой и доработкой программы, сможет максимально быстро найти все проблемы в работе и решить их. Очень многие руководители компаний отказываются от обслуживания 1С на регулярной основе, считая это бессмысленной тратой средств. Но нужно понимать, что вы вкладываете деньги не в разработку самой программы, а в оптимизацию своего бизнеса. При этом необходимо тщательно подходить к выбору компании 1С, которая будет оказывать все услуги по обслуживанию и настройке. Изучайте все рекомендации, проверьте наличие сертификата, подтверждающего наличие опыта и знаний у специалистов организации. Такое серьезное дело, как обслуживание 1С, нужно доверять только профессионалам. Как правило, в обслуживание 1С входит ряд действий по техническому сопровождению системы — поиск ошибок, настройка резервного копирования данных, проверка целостности данных, создание новых баз данных, осуществление контроля отказоустойчивости сервера и другой IT- инфраструктуры. Обслуживающая компания может управлять учетными записями пользователей в системе — заводить новых пользователей, устанавливать права. С течением времени у предприятия может появиться потребность в разработке для них новых решений, в рамках сопровождения 1С этот функционал может быть разработан программистами 1С. С выходом новых релизов программы производится обновление конфигурации и отчетности в 1С. Периодически производятся процедуры по оптимизации скорости информационной системы. Иногда, в небольших 22 предприятиях, обслуживающая сторона одновременно поддерживает и всю IT- инфраструктуру компании. Говоря о консультации по работе с 1С, необходимо отметить, что в этот вид сопровождения включается ответ на любые вопросы по устройству программы, своевременное оповещение клиента об изменениях в конфигурациях. В данный вид поддержки 1C включается так же обучение новых пользователей программе. Специалисты должны уметь в кратчайшие сроки ответить на любой вопрос клиента, для этого они, как правило, много времени посвящают самообучению. Существует множество компаний, где учредитель является и руководителем, и бухгалтером, и водителем в одном лице. Но, тем не менее, это юридическое лицо, а потому сдачу отчётов никто не отменял, вести и отчитываться по налогам необходимо. Также возникает множество задач по автоматизации текущей деятельности, например, выписка первичных документов, отчеты по складу, расчеты по заработной плате и т.д. Все эти задачи достаточно просты в данной компании, но из-за того, что делать практически всё это приходится одному человеку, очень хочется, чтобы все было быстро, четко и правильно с точки зрения проверяющих органов. Поэтому основным критерием для небольшой компании будет являться простота работы и наличие основных функций для юридического лица. Также немаловажным фактором является цена решения и доступность технической поддержки. Базовая версия «1С: Бухгалтерия 3.0» полностью соответствует всем этим требованиям. Обновления выходят своевременно, имеется полная поддержка законодательства. Цена вполне доступна – 3 300 рублей. Программа очень удобна в использовании. Чаще всего, она используется бухгалтерами различных предприятий и организаций. Если рассматривать решения других компаний, то по стоимости они будут иметь тот же порядок. Согласитесь, что 2 000 рублей, что 3 000 рублей. Разница несущественная. Но фирма 1С – №1 на российском рынке. 23 Естественно, она может предложить для своих клиентов обслуживание на порядок выше, чем другие компании, даже в самых удаленных уголках страны и за рубежом. В случае чего, искать специалистов не требуется, а их цены будут все же ниже, чем у других компаний. 1С для небольших компаний. В данном случае, решение за 3 300 рублей не подойдет, так как там есть существенное ограничение. Оно однопользовательское, к тому же там нельзя производить доработки под собственные нужды. В этом случае типовым предложением от фирмы 1С станет решение стандартной конфигурации бухгалтерии стоимостью 12 600 рублей для одного рабочего места или 25 500 рублей за 5 рабочих мест. Обычно фирмы с количеством работников до 50 человек приобретают именно второй вариант. Деньги для компании небольшие. Плюсы этого решения по сравнению с другими: 1. Возможность расширить модули 1С. 2. Легко и просто найти нужных специалистов, даже в узких областях и даже в небольших поселках. У фирмы очень большая сеть франчайзинга и партнеров, которые поддерживают клиентов повсюду. Немаловажное значение имеет тот факт, что, скорее всего ваш бухгалтер, которого вы возьмете на работу, уже умеет работать с 1С. Не нужно будет переучивать сотрудника, ошибок в учете будет меньше, а сами работы будут выполняться быстрее, что, в конце концов, благоприятно отразится на работе всей компании. Следовательно, за сравнительно небольшие деньги, сопоставимые с другими компаниями, приобретается одновременно очень функциональное, но в то же время очень гибкое решение, которое очень хорошо приспособится к нюансам именно ваших бизнес-процессов. 1С для среднего бизнеса. К среднему бизнесу можно отнести предприятия уровня хлебозавода, торговой сети, IT-фирмы. Для среднего бизнеса в 1С существует интересное решение. Название конфигурации не должно ввести в заблуждение, ведь она подойдет также для торговых предприятий и сферы услуг. Просто, считается, 24 что Производство наиболее сложный вид деятельности, отсюда такое название. Данная конфигурация охватывает все бизнес-процессы компании, туда вложены тысячи и более человеко-дней, работы квалифицированных программистов и аналитиков. Следует отметить, что при выборе программы для автоматизации среднего бизнеса, начинают действовать другие критерии. Цена вопроса: цена самого программного обеспечения, цена работ по его внедрению и цена стоимости обслуживания в будущем. Дело в том, что практически все программные решения для этого сегмента рынка обладают всей нужной функциональностью. Может быть, где-то удобнее делать одно, где-то другое. Но все неудачные системы уже исчезли с рынка программного обеспечения, а значит, выбирать приходится то, что выгоднее. Для крупного бизнеса, особенно в производственном секторе, 1С к покупке пока что не рекомендуется, если только частично и для решения задач автоматизации в бухгалтерском учете. |