Гладчук В.В._ПИбз_1331. Разработка автоматизированной информационной системы для отдела по работе со студентами гбпоу тсэк
 Скачать 1.67 Mb.
|
|
1.4 Разработка модели бизнес-процесса «КАК ЕСТЬ» отдела по работе со студентами При разработке модели «КАК ЕСТЬ» был произведён подробный анализ, который выявил, что в работе приёмной комиссии были выделены следующие недостатки, затрудняющие процесс работы сотрудников колледжа, что приводит к минимальным результатам набора абитуриентов колледжа: − отсутствует возможность автоматизировать процесс обработки приёма абитуриентов отдела кадров; − журнал заявок на базе рабочей книги Excel не обладает достаточной функциональностью для управления списками абитуриентов; − использование в качестве средства формирования книги Excel не позволяет автоматизировать процесс проверки правильности оформления списков абитуриентов. Также возникают проблемы с обработкой, хранением и архивированием важных документов; 25 − ежедневная работа с переделкой рейтинга абитуриентов, поступающих по среднему баллу аттестата; − отсутствует возможность автоматизации процесса подсчета среднего балла результатов, подсчета балла оценки; − после приема студентов, затруднен процесс распределения по учебным группам; − формирование списка студентов приходится делать вручную; При поступлении в ТСЭК есть возможность оставлять оператору данные на официальном сайте колледжа для предварительной регистрации списка приёмной комиссии. Приёмная комиссия заканчивает набор 25 августа, формирование списков проходит до 30 сентября. По результатам проведенного анализа бизнес-процесса была сформирована и построена контекстная диаграмма «КАК ЕСТЬ», а также её декомпозиция, представленные на рисунках 1.3-1.4. Рисунок 1.3 - Контекстная диаграмма формирования бизнес процессов приёмной комиссии «КАК ЕСТЬ» 26 Для описания бизнес-процессов работы приёмной комиссии используется функциональное моделирование. Модель бизнес-процессов была спроектирована при помощи программного продукта «BPWin». BPwin – это многофункциональный и мощный инструмент моделирования, который используется для анализа, документирования и реорганизации сложных бизнес-процессов. Модель, созданная средствами BPwin, позволяет четко документировать различные аспекты деятельности – действия, которые необходимо предпринять, способы их осуществления, требующиеся для этого ресурсы и др.. Рисунок 1.4 – Декомпозиция работы приёмной комиссии «КАК ЕСТЬ» Работу с программным модулем должен осуществлять только программист 1С или администратор информационной системы. Требования к специалистам определяется в технологической инструкции. Работая с базой данных, сотрудник может не только получать полезную для себя информацию, введённую другими пользователями, но также 27 моментально выводить её в электронном виде в любом формате. Существует функция «Печать», которая позволяет отправлять необходимый документ напрямую на принтер, после чего отчёт или печатная форма выводится со всеми настройками, которые были установлены перед печатью. Для улучшения бизнес-процесса принято решение использовать в качестве механизма исполнения САФРД – это обеспечит управление разработкой сметной документации на всем протяжении бизнес-процесса. Любая типовая конфигурация характеризуется индивидуальной внутренней структурой, требуя при обслуживании 1С тонкого понимания нюансов и особенностей настройки системы. Первичная настройка 1С подразумевает загрузку базовых классификаторов, ввод основных параметров налогового, бухгалтерского, кадрового учета. Если настроить программу с ошибками, это почти наверняка приведет в будущем к потере части массива данных. В функциональной модели «КАК ЕСТЬ» имеются следующие виды данных: Входные – Приём документов абитуриентов, Приём документов родителей абитуриентов, Приём расписок за непредоставленные аттестаты, Оформление заявок на поступление в книгу Excel; Выходные – Формирование приказа, Формирование списка студентов, Формирование бумаг, распределение студентов по группам; Управляющие – Действующие законодательства, Индивидуальные консультации на поступление; Механизмы – Члены приёмной комиссии, Работники отдела кадров, Рабочее оборудование, Информационные ресурсы. 1.5 Разработка модели бизнес-процесса «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» отдела по работе со студентами С учетом вышеизложенного, была разработана контекстная диаграмма бизнес-процесса формирования приказов приёмной комиссии «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» вместе с декомпозицией, которые представлены на рисунках 1.5-1.6. 28 Рисунок 1.5 - Контекстная-диаграмма бизнес-процесса формирования приёмной комиссии «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» Рисунок 1.6 - Декомпозиция работы приёмной комиссии «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» 29 На диаграмме выделена новая зона ответственности, связанная с новым участником САФРД, введенным в бизнес-процесс для повышения его эффективности. Данная модель представляет собой концептуальную модель бизнес- процесса формирования приказа поступления абитуриентов в колледж на определенную специальность, исходя из сдачи вступительных экзаменов. Учебная часть формирует полный отчет успеваемости каждого студента. При необходимости, для свода ведомости или родительских собраний есть возможность вывода отчета на каждого студента по всем предметам и консультациям. Также, в программном модуле имеется функция формирования электронного расписания занятий предметов. Следует отметить, что при выборе программы для автоматизации среднего бизнеса, начинают действовать другие критерии. Цена вопроса: цена самого программного обеспечения, цена работ по его внедрению и цена стоимости обслуживания в будущем. Дело в том, что практически все программные решения для этого сегмента рынка обладают всей нужной функциональностью. Все неудачные системы уже исчезли с рынка программного обеспечения, а значит, выбирать приходится то, что выгоднее. Создание информационной системы сильно облегчит работу со студентами, с делами кадров, связанных с сотрудниками. Сотрудники получают общие приказы, назначения на новую должность, приказы о каких-либо мероприятиях – все это и другое будет храниться в Информационной базе. В контекстную диаграмму «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» входят данные: Входные – Приём документов абитуриентов, Приём документов родителей абитуриентов, Оформление электронных заявок на поступление; Выходные – Формирование приказа, добавление студентов, Автоматический процесс распределения абитуриентов, Выходные документы, отчёты; Управляющие – Действующие законодательства, Индивидуальные консультации на поступление. 30 2 ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ДЛЯ ОТДЕЛА ПО РАБОТЕ СО СТУДЕНТАМИ 2.1 Разработка логической модели базы данных отдела по работе со студентами Процесс проектирования информационной системы для отдела по работе со студентами начинается с создания логической модели. Она описывает связь понятий предметной области и представляет собой группу связанных по ключевым полям реляционных таблиц, включающих в себя определённые атрибуты. На рисунке 2.1 изображена логическая модель базы данных отдела по работе со студентами: Рисунок 2.1 Логическая модель базы данных ГБПОУ «ТСЭК» 31 2.2 Формирование таблиц в базе данных отдела по работе со студентами В таблицах 2.1 – 2.3 представлена структура таблиц базы данных. Остальные таблицы представлены в приложении А. Таблица 2.1 – Структура таблицы «Студенты» Наименование Тип данных Длина Точность Ключевое поле Код студента ключевое 9 - * Фамилия Строка 25 - - Имя Строка 25 - - Отчество Строка 25 - - Дата рождения Дата 25 - - пол Выборка 25 - - Паспортные данные Число 15 - - Аттестат Число 15 - - Таблица 2.2 – Структура таблицы «Приём документов» Наименование Тип данных Длина Точность Ключевое поле Номер_документа ключевое 14 - * Наименование документа (об окончании школы) Строка 150 - - Наименование документа подтверждающего личность Строка 15 - - Выбор специальности Строка 30 - - Вступительные экзамены Выборка 10 2 - Средний бал Число 10 7 - Таблица 2.3 – Структура таблицы «Справка студент (шапка)» Наименование Тип данных Длина Точность Ключевое поле Номер_справки Ключевое 5 0 * Название справки Справочник Ссылка. Сотрудники 8 - - ФИО студента Справочник Ссылка. Сотрудники 5 0 - Назначение(специальн ость) Строка - 0 - Дата выдачи Дата - - 32 2.3 Разработка функциональной модели базы данных отдела по работе со студентами На рисунке 2.1 изображена функциональная модель базы данных работы приёмной комиссии при внедрении программного продукта разработанном на 1С: «Предприятие 8.3»: Рисунок 2.1 – Функциональная модель приёмной комиссии На рисунке 2.2 изображена функциональная модель DFD работы приемной комиссии. Основная роль работы колледжа заключается в деятельности приёмной комиссии, которая выполняет очень важные функции по отбору абитуриентов, работе с документами абитуриентов и их родителей, подсчету среднего бала аттестата, проведению вступительных экзаменов, подсчету среднего балла вступительных экзаменов, формированию приказа и списка студентов, распределившихся по учебным группам. 33 Рисунок 2.2 – Диаграмма 2 уровня автоматизации приемной комиссии 2.4 Проектирование интерфейса подсистем информационной системы для отдела по работе со студентами При разработке информационной системы бизнес-услуг понадобилось создать три основных подсистемы. Четвертая подсистема - это стандартная подсистема «Рабочий стол». Интерфейс меню подсистем изображён на рисунке 2.3: Рисунок 2.3 – Интерфейс меню подсистем 34 На рисунке 2.4 отображена конфигурация рабочих подсистем и справочников: Рисунок 2.4 – Конфигурация Базы данных На рисунке 2.5 изображён рабочий интерфейс подсистемы «Отдел кадров», который включает в себя справочники, документы и отчёты: Рисунок 2.5 – Работа подсистемы отдел кадров 35 На рисунке 2.6 расположен рабочий интерфейс подсистемы «Учебная часть», который включает в себя справочники, документы и отчёты. Учебная часть является главной частью учебного процесса, поэтому очень важно, чтобы эффективность оценочных методов влияла на успеваемость студентов и контроль родителями. Также, в подсистеме имеется формирование еженедельного расписания, позволяющее производить рассылку смс оповещений на телефон преподавателям: Рисунок 2.6 – Работа подсистем учебной части Структура отдела кадров довольно крупная и включает в себя не только хранение информации о сотрудниках и студентах, но еще и отпуска, увольнения и больничные листы. Формирование больничных листов в электронном виде показаны в базе данных на рисунке 2.7: 36 Рисунок 2.8 – Больничный лист сотрудника Больничный лист заполняется строго на основании заключения врача и включает в себя номер, ФИО работника, само заключение врача и статус больничного – закрыт он или нет. Проектная группа организации использует для своей работы последние достижения техники и современное программное обеспечение для подготовки поступления. Разработка каждого проекта ведется в строгом соответствии с действующими нормами, правилами, инструкциями, государственными и отраслевыми стандартами и предусматривает мероприятия, обеспечивающие пожарную безопасность при эксплуатации. «Справочники» служат для описания таких сущностей как товары, контрагенты, валюты, склады и пр. Все эти сущности имеют общие свойства: внутренняя идентификация объекта в системе, необходимость поддержки иерархии и группировки элементов, необходимость поддержки вложенных таблиц и т.д. 37 3 ТЕХНИЧЕСКАЯ РЕАЛИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ДЛЯ ОТДЕЛА ПО РАБОТЕ СО СТУДЕНТАМИ 3.1 Описание разработки автоматизированной информационной системы для отдела по работе со студентами Конфигуратор – это один из режимов запуска программы 1С: «Предприятие», который предназначен для администрирования и разработки информационных баз. Любые изменения в базу 1С вносятся с помощью конфигуратора. На рисунке 3.1 представлена схема объектов конфигурации программы 1С: «Предприятие»: Объекты конфигурации Общие объекты Прикладные объекты Подчинённые объекты Рисунок 3.1 – Объекты конфигурации 1С Предприятия Для того чтобы открыть конфигурацию в режиме «предприятие» и работать непосредственно с данными, нужно в меню 1С выбрать пункт «Предприятие». Если такой необходимости нет и необходимо открыть конфигурацию только для работы с конфигурацией базы, не затрагивая её данные, необходимо в меню 1С выбрать пункт «Конфигуратор». Открыв конфигуратор в административном режиме, пользователю будет представлено «дерево конфигурации», которое можно увидеть на рисунке 3.2: 38 Рисунок 3.2 – Дерево конфигурации Дерево конфигурации позволяет создавать, редактировать и удалять объекты конфигурации, менять их порядок, копировать и переносить объекты, фильтровать объекты по подсистемам и работать со всеми объектами конфигурации. На рисунке 3.3 спроектированы прикладные объекты дерева конфигурации с имеющимися справочниками, константами, документами, отчетами, регистрами накопления: Рисунок 3.3 – Прикладные объекты 39 «Константы» предназначены для хранения постоянной или условно- постоянной информации. Например, константа может хранить название организации, фамилию, имя и отчество руководителя или главного бухгалтера, и т.д. «Справочники» служат для описания таких сущностей как товары, контрагенты, валюты, склады и пр. Все эти сущности имеют общие свойства: внутренняя идентификация объекта в системе, необходимость поддержки иерархии и группировки элементов, необходимость поддержки вложенных таблиц и т.д. «Документы» и «Журнал документов» служат для описания таких сущностей как счета, накладные, заказы и пр.. Эти сущности фиксируют различные события, происходящие в жизни организации. Они привязаны ко времени, содержат вложенные таблицы и должны отражаться в учетных механизмах и т.д.. «Перечисления» предназначены для описания перечня значений, которые может принимать какая-либо переменная. Например, перечисление может хранить значения, описывающие статус покупателя: оптовый и розничный. «Обработки» и «Отчеты» служат для обработки накопленной в системе информации и получения сводных данных в удобном для просмотра и анализа виде. Они описывают алгоритмы обработки информации и содержат различные формы и алгоритмы представления этой информации пользователю, а также позволяют использовать для визуального отображения данных таблицы, различные виды диаграмм. «Планы видов» характеристик предназначены для хранения информации о характеристиках различных объектов. Они позволяют пользователю создавать всевозможные характеристики, описывать тип этих характеристик и задавать их значения. «План видов» характеристик может использоваться, например, для предоставления пользователю возможности описывать товары произвольным количеством произвольных характеристик (цвет, размер, запах и 40 т.д.). Он позволяет создавать и хранить название характеристики и тип данных, который должны принимать значения этой характеристики. 3.2 Описание интерфейса пользователя 1С: «Предприятие» «Рабочий стол» относится к стандартным разделам программы и содержит наиболее часто используемые справочники, отчеты, документы. Подсистему «Рабочий стол» невозможно убрать программисту, так как рабочий стол является обязательным при разработке информационной базы. Рабочий стол играет роль своеобразного помощника пользователя. На нём у всех сотрудников справа расположена внешняя обработка «Сообщения пользователю», с помощью которой все сотрудники могут общаться в 1С. Подсистема представлена на рисунке 3.4: Рисунок 3.4 – Стандартная подсистема рабочий стол Работа с программой не должна затруднять процесс поиска информации. Разработанный интерфейс рабочего стола упростил навигацию для пользователя, что позволило ему максимально концентрироваться в меню. 41 При объёмной работе не всегда удобно постоянно заходить в подсистемы и именно поэтому, на рабочий стол были выведены пункты меню, перейдя в которые можно работать с информацией. Основные пункты меню включают в себя: – абитуриентов; – зачисление студентов (документ «Создание приказа»); – повышение квалификации сотрудников; – добавление успеваемости студентов (подсистема «Учебная часть»); – просмотр и печатная форма расписания (подсистема «Учебная часть»); – создание расписания (подсистема «Учебная часть»); – просмотр расписания (подсистема «Учебная часть»); – сохранение параметров при техническом сбое программы. На рисунке 3.5 представлено окно конфигуратора, в котором была произведена основная работа над интерфейсом: Рисунок 3.5 – Конфигуратор работы над интерфейсом Для начала работы приемной комиссии необходимо переключиться в верхнюю часть подсистемы. 42 Справочник «Абитуриенты» позволяет создавать и добавлять вновь прибывших детей для поступления в колледж. Абитуриенты создаются без добавления вступительных экзаменов. Справочник хранит в себе всех абитуриентов, которые хотят поступить в колледж. Также, было добавлено диалоговое сообщение, когда студент зачислен: «Зачислен студент, ФИО», если он проходит по баллам (в настоящее время проходной бал равен «7»). При условии если >= 7, то студент проходит, иначе студент не зачисляется в группу, после чего не попадает в справочник отдела кадров, не формируется автоматический приказ на основании зачисления. На рисунке 3.6 показан пример работы со справочником «Абитуриенты». В качестве примера, зачислялся студент с проходным балом больше или равно «7». Студент с данным баллом проходит по конкурсу, значит зачисляется на специальность и начинает обучение: Рисунок 3.6 – Работа со справочником абитуриенты На рисунке 3.7 показан приказ зачисления студента с проходным баллом больше или равно «7»: 43 Рисунок 3.7 Автоматическое зачисление студента, документ «Зачисление студента» На рисунке 3.8 показано как работает документ добавления успеваемости студентов учебной части. Успеваемость студентов – это гордость колледжа, показатель качества работы преподавателей. Документ позволяет контролировать каждого студента, запрашивать его оценки и успеваемость специально для родительских собраний: Рисунок 3.8 – Добавление успеваемости студента 44 Каждые полгода проводятся родительские собрания студентов, где необходимо демонстрировать успеваемость студентов. Количество студентов и предметов велико, поэтому контролировать каждого человека занимает большой отрезок времени. Автоматизация процесса работы учебной части максимально упростила работу. Большая часть успеваемости, выставление аттестации каждого студента необходима для формирования приказа на стипендию. Чтобы получать стипендию, необходимо учиться на оценки «4» и «5». Как правило, отличникам платят повышенную стипендию, среди них проводятся олимпиады и чемпионаты формата TCЭK Skills, WORLD Skils, чтобы показать лицо колледжа на региональных чемпионатах. На рисунках 3.9-3.10 показаны печатная форма успеваемости по студентам и формирование расписания для студентов: Рисунок 3.9 – Печатная форма успеваемости по студенту 45 Рисунок 3.10 – Формирование расписания студентов Диспетчер учебной части обязан отслеживать, где и какая пара должна быть у преподавателя, а также своевременно вносить изменения, хранить информацию. Расписание колледжа прикреплено на сайте колледжа для студентов и программное обеспечение только для сотрудников. В дальнейшем времени будет введена электронная рассылка смс сообщений, рассылка на почту @mail, оповещение преподавателей о текущих парах. На рисунке 3.11 показана отчетная форма расписания с помощью запроса по определенному промежутку времени. В данном отчёте имеется удобная выборка по группам, преподавателям, и периоду, которая позволяет преподавателям легко находить в какой день, у какой группы, в какой аудитории и какие предметы будут у них в течение рабочей недели. Данное решение позволит сэкономить время на подготовку расписания, а также снизит нагрузку на методических работников образовательного учреждения ГБПОУ «ТСЭК». 46 Рисунок 3.11 – Просмотр расписания «выборка» На рисунке 3.12 показана часть задаваемого запроса при помощи программного кода 1С: Рисунок 3.12 – Запрос модуля |