Реферат актуальность темы выпускной квалификационной работы заключается в том, что в настоящее время информационные технологии широко используются во всех сферах человеческой жизни.
 Скачать 1.09 Mb.
|
|
Поле Тип Ключ Обязательно к заполнению Код_группы числовой первичный да Шифр_группы текстовый - да В таблице «Специальность» будет содержаться информация о специальностях, по которым производится обучение: код специальности, специальность и срок обучения. – Справочник специальностей. Описание полей таблицы «Специальность» представлено в таблице 2.2. Таблица 2.2 – Описание полей таблицы «Специальность» 47 Поле Тип Ключ Обязательно к заполнению Код_специальности числовой первичный да Специальность текстовый - да Срок_обучения текстовый - да В таблице «Квалификация» будет храниться информация о присваиваемых квалификациях выпускникам: код квалификации, квалификация. – Справочник квалификаций. Описание полей таблицы «Квалификация» представлено в таблице 2.3. Таблица 2.3 – Описание полей таблицы «Квалификация» Поле Тип Ключ Обязательно к заполнению Код_квалификации числовой первичный да Квалификация текстовый - да В таблице «Трудоустройство» будет храниться информация о трудоустройстве выпускника техникума, а именно контактная информация организации и должность на которую принят выпускник. – Справочник организаций для трудоустройства. Описание полей таблицы «Трудоустройство» представлено в таблице 2.4. Таблица 2.4 – Описание полей таблицы «Трудоустройство» Поле Тип Ключ Обязательно к заполнению Код_организации числовой первичный да Организация текстовый - да Должность текстовый - да Продолжение таблицы 2.4 Поле Тип Ключ Обязательно к 48 заполнению Дата дата/время - да Контактная_информация текстовый - да Таблица «Статус_диплома» будет хранить данные о возможном статусе диплома: оригинал, дубликат, утерян. – Справочник статусов диплома. Описание полей таблицы «Статус_диплома» представлено в таблице 2.5. Таблица 2. 5 – Описание полей таблицы «Статус_диплома» Поле Тип Ключ Обязательно к заполнению Код_статуса числовой первичный да Статус текстовый - да В таблице «Диплом» содержится информация о выданных дипломах выпускникам техникума, а именно: код выпускника, серия, номер, дата выдачи, регистрационный номер, статус документа об образовании, код квалификации. – Оперативная таблица о выданных документах об образовании выпускникам техникума. Описание полей таблицы «Диплом» представлено в таблице 2.6. Таблица 2. 6 – Описание полей таблицы «Диплом» Поле Тип Ключ Обязательно к заполнению Код_выпускника числовой первичный да Серия текстовый - да Номер числовой - да Даты_выдачи дата/время - да Продолжение таблицы 2.6 Поле Тип Ключ Обязательно к заполнению 49 Регистрационный_номер числовой - да Код_статуса числовой внешний да Код_квалификации числовой внешний да В таблице «Выпускник» будет храниться информация о выпускниках. Полями таблицы являются персональные данные выпускников и иная необходимая информация. – Оперативная таблица о выпускниках техникума. Описание полей таблицы «Выпускник» представлено в таблице 2.7. Таблица 2. 7 – Описание полей таблицы «Выпускник» Поле Тип Ключ Обязательно к заполнению Код_выпускника счетчик первичный да Фамилия текстовый - да Имя текстовый - да Отчество текстовый - нет Пол текстовый - да Дата_рождения дата/время - да Поспортные_данные текстовый - да Адрес текстовый - да Год_поступления текстовый - да Год_выпуска текстовый - да Код_группы числовой внешний да Код_специальности числовой внешний да Код_организации числовой внешний да После создания и описания таблиц базы данных необходимо объединить сведения из разных таблиц. Это возможно сделать путем создания общих полей в связанных таблицах и настройки отношений между 50 таблицами. Устанавливая взаимосвязи между отдельными таблицами, Microsoft Access позволяет избежать ненужного дублирования данных, увеличить скорость и точность обработки информации, обеспечить ссылочную целостность данных. Связать данных одной таблицы с данными в другой таблице можно с помощью использования уникальных идентификаторов (ключей) или ключевых полей. В Microsoft Access существуют следующие виды связей между таблицами. Один к одному – этот тип связи существует, когда объекту из одной таблицы соответствует один объект из другой. Один ко многим – данный вид связи используется, когда объекту из одной таблицы может принадлежать или же соответствовать несколько объектов из второй таблицы. Многие ко многим – связь существует в случае, если значения в связанных полях неоднократно встречаются в записях одной и другой таблицах. После данных операций можно начинать создавать запросы, формы и отчеты, одновременно отображающие сведения из нескольких таблиц базы данных, так как теперь между ними существуют межтабличные связи. Все запросы к базе данных будут реализованы с помощью структурированного языка запросов Structured Query Language. Structured Query Language – это гибкий язык, который является самым распространенным инструментом, используемым для связи с реляционной базой данных, управляемой соответствующей системой управления базами данных. Данный язык используется для выполнения операций над таблицами (создание, удаление, изменение структуры) и над данными, хранящимися в таблицах (выборка, изменение, добавление и удаление), а также некоторых сопутствующих операций. Для организации более эффективной работы пользователя с базой данных необходимо создать полноценное приложение, в котором все компоненты базы данных будут сгруппированы по функциональному назначению. При создании целостного приложения можно обеспечить 51 удобный графический интерфейс пользователя. Приложение дает возможность пользователю удобно работать с базой данных, затрачивая при этом меньше усилий. При создании приложения для работы с базой данных главную роль выполняют формы, так как именно они являются основным диалоговым средством работы пользователя с базой данных. Форма – это объект базы данных, используемый для ввода, удаления, изменения или отображения данных из таблицы на экране компьютера. При помощи форм реализуется пользовательский интерфейс базы данных для удобного ввода и редактирования данных. В основном формы используются для управления доступом к данным. Хорошо продуманная форма ускоряет работу с базой данных, так как пользователю не требуется искать нужные сведения. Продуманный дизайн формы делает работу с базой данных не только эффективной, но и более приятной. Формы дают возможность сконцентрировать внимание на конкретной записи, хранящейся в базе данных. Они облегчают процесс ввода, редактирования и восприятия информации, так как могут содержать дополнительные вспомогательные подписи и элементы оформления. Также форма служит для предотвращения ввода неверных данных в таблицы базы данных. Для базы данных выпускников Алтайского транспортного техникума была создана главная форма, с которой начинается работа с базой данных. Главная кнопочная форма, предназначена для навигации по всем формам базы данных. Элементами главной формы являются кнопки, открывающие прочие формы для решения иных задач, кнопки для выполнения запросов, а также кнопка для закрытия главной формы. Например, при нажатии на кнопку «Выпускник» открывается подчиненная форма «Выпускник», с помощью которой в базу данных вносится и редактируется информация о выпускнике техникума. Главная форма для базы данных выпускников представлена на рисунке 5. 52 Рисунок 5 – Главная форма базы данных С главной формы мы можем с помощью кнопок перейти на подчиненные формы. Подчиненные формы используются для ввода и отображения данных, так как они предоставляют более удобный способ работы над данными в таблицах. Формы предоставляют возможность сконцентрировать внимание на данных, относящихся к определенной записи. На рисунке 6 представлена подчиненная форма «Выпускник», которая предназначена для просмотра, ввода, изменения, удалении и вывода на печать информации о выпускнике. Подчиненные формы также дают возможность контролировать взаимодействие пользователей с информацией, хранящейся в базе данных, и являются основным средством реализации интерфейса пользователя. 53 Рисунок 6 – Подчиненная форма «Выпускник» На подчиненной форме содержатся так называемые элементы управления, при помощи которых осуществляется доступ к данным в таблицах. Элементами управления являются текстовые поля для ввода и правки данных, кнопки, флажки, переключатели, списки, надписи и т.д. Форма «Выпускник» содержит текстовые поля для ввода данных и кнопки, используемым для выполнения действий (команд). При щелчке мышкой по кнопке выполняется соответствующее действие. В формах базы данных выпускников Алтайского транспортного техникума представлены кнопки для разных целей: для перехода по записям (предыдущая запись, следующая запись), для работы с записями (добавить, удалить, сохранить, изменить, найти) и для работы с формой (закрыть). Для внесения информации о документе об образовании используется подчиненная форма «Диплом», представленная на рисунке 7. Она содержит те же самые элементы управления, что и подчиненная форма «Выпускник». 54 Рисунок 7 – Подчиненная форма «Диплом» Часто возникает ситуация, когда данные необходимо представить в виде отчетов, имеющие традиционный вид и легко читаемые, а также в виде официальных документов, которые будут использоваться для дальнейшей работы сотрудников. Отчет позволяет извлечь из базы данных необходимую информацию по заданным критериям и представить ее в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. Отчеты поддерживают самые разнообразные способы оформления и позволяют группировать данные, разбивая их на логически цельные блоки. Отчет – это объект базы данных, предназначенный для вывода информации из базы данных на печать. Отчет дает возможность выбрать из баз данных нужную пользователю информацию, оформить ее в виде документа и перед выводом на печать просмотреть на экране компьютера. Источником данных для формирования отчета может служить запрос или таблица. Отчет является наиболее удобным и эффективным средством 55 представления информации из базы данных в виде печатного документа. В сопоставлении с другими методами вывода информации из базы данных на печать он дает широкие возможности для ее группировки и вычисления промежуточных и общих итогов. Microsoft Access позволяет отображать в отчете данные из запросов или таблиц, добавляя к ним различные текстовые элементы, которые упрощают его восприятие. Отчет можно сформировать в любое время, и в нем всегда будет отображена актуальная информация из базы данных. Отчеты форматируются таким образом, чтобы их можно было без проблем и потери информации распечатать, но их также можно просматривать на экране компьютера, экспортировать в другие программы или вкладывать в сообщения электронной почты. В базе данных выпускников Алтайского транспортного техникума были реализованы три вида отчетов: отчет по выпускникам, отчет по выданным документам об образовании и отчет-справка, предназначенный для автоматического формирования справки о подлинности выданного диплома выпускнику техникума на запрос работодателя. На рисунке 8 представлен отчет «Выпускники», который формируется на основе внесенной в базу данных информации о выпускниках техникума. Рисунок 8 – Отчет «Выпускники» 56 Отчет «Дипломы» формируется на основе таблицы «Диплом», в которую вносятся реквизиты выданного документа об образовании, а именно: фамилия, имя, отчество (последнее при наличии) обладателя, серия, номер и статус документа об образовании, а также дата его выдачи. Отчет «Дипломы» представлен на рисунке 9. Рисунок 9 – Отчет «Дипломы» В связи сложившейся ситуацией на рынке труда увеличилось количество фальшивых документов об образовании и все чаще работодатели стали направлять официальные запросы в учебные учреждения для подтверждения подлинности предоставленного соискателем документа об образовании. Для подтверждения подлинности документа об образовании руководитель организации или специалист отдела кадров должен направить официальный запрос на бланке с печатью организации на имя директора техникума. Письмо должно быть зарегистрировано и оформлено с исходящим номером. При этом в запросе должны быть указаны нормативные положения, согласно которым работодатель просит произвести процедуру подтверждения документа об образовании. При получении официального запроса, соответствующего всем требованиям законодательства, от работодателя секретарь учебной части техникума должен подтвердить, либо опровергнуть факт выдачи документа об образовании и его подлинность. 57 Для того, чтобы на запрос работодателя был дан ответ, в запросе должна быть указана следующая информация: фамилия, имя, отчество (при наличии) интересующего выпускника, серия и номер документа об образовании, регистрационный номер и дата выдачи данного документа. Также к официальному запросу должно быть приложено письменное согласие работника на получение работодателем его персональных данных у третьей стороны, то есть техникума. В том случае, если письменное согласие работника отсутствует, то техникум вправе подтвердить или опровергнуть сам факт выдачи документа об образовании с указанной серией и номером документа, без указания фамилии, имени и отчества обладателя документа. Разработанная база данных выпускников Алтайского транспортного техникума позволяет автоматизировать процесс поиска и составления ответа на запрос работодателя о подтверждении подлинности документа об образовании. В поисковую форму необходимо внести информацию о документе об образовании к которой относится: фамилия, имя, отчество (при наличии), серия и номер документа. Если введенная информация совпадет с данными, хранящимися в базе данных, то система автоматически формирует отчет-справку о подтверждении подлинности выданного диплома и направляет на печать. Затем данная справка подписывается директором техникума и отправляется в адрес работодателя. Сформированная справка на запрос работодателя о подлинности документа об образовании представлена на рисунке 10. При отрицательном результате система выдаст сообщение о том, что документ с данными реквизитами не найден в базе данных. Далее необходимо проверить внесенные в поисковую форму данные и повторить поиск, если результат будет снова отрицательным, то из этого следует, что данный документ об образовании не выдавался и является подделкой. 58 Рисунок 10 – Отчет «Справка» В результате проделанной работы был проведен анализ предметной области, изучен федеральный реестр документов об образовании и методические рекомендации по его ведению и заполнению, на основе чего были сформулированы требования к разрабатываемой базе данных. Спроектированы логическая и физическая модель данных при помощи программного обеспечения ERwin Data Modeler. После инфологического моделирования была разработана структура базы данных в программной среде Microsoft Access. В первую очередь были созданы и заполнены таблицы, отражающие информацию, необходимую для работы с базой данных, которые были выделены на этапе анализа предметной области. На следующем этапе была разработана и реализована база данных выпускников 59 с учетом сформулированных требований при помощи выбранных программных средств, то есть разработан интерфейс приложения для работы с базой данных на основе экранных форм и осуществлен доступ к данным с помощью удобного клиентского приложения. Итогом является готовый программный продукт – база данных выпускников Алтайского транспортного техникума, которая позволит решить вопрос повышения производительности учебного учреждения путем минимизации времени обработки информации о выпускниках техникума и документов об образовании за счет автоматизации данного процесса. Также база данных позволяет выполнять такие функции как информационно- поисковая работа по регистрационно-контрольной карточки выпускника, быстрое оформление ответов на запрос работодателя о подлинности диплома, автоматическое создание отчетов о выпускниках и выданных документов об образовании. Данное программное обеспечение позволит вносить, редактировать, просматривать, хранить и удалять информацию о выпускниках техникума и выданных документах об образовании. 60 ЗАКЛЮЧЕНИЕ Широкое применение и использование информационных технологий является глобальной тенденцией мирового развития и научно-технической революции последних десятилетий. На сегодняшний день современные организации, предоставляемые какие-либо услуги, уже невозможно представить без применения информационных технологий. Автоматизация процесса управления и контроля стала закономерным этапом развития управленческих структур. Создание и внедрение информационных технологий, а именно баз данных ориентировано, прежде всего, на автоматизацию процесса обработки информации, следовательно, на повышение эффективности работы сотрудников организации. Основные направления современных информационных технологий базируются на концепции, согласно которой информация и большой объем данных должны быть организованы в базы данных для эффективного отображения изменяющегося реального мира и удовлетворения информационных потребностей пользователя. Базы данных разрабатываются и функционируют под управлением специальных программных комплексов, называемых системами управления базами данных. Одним из ключевых направлений в области автоматизации деятельности учебного заведения с использованием информационных технологий является разработка реляционных баз данных, которые позволяют решить проблему хранения и систематизации информации согласно индивидуальным требованиям учебного заведения. В данной выпускной квалификационной работе разрабатывалась база данных выпускников Алтайского транспортного техникума города Барнаула, предназначенная для повышения производительности учебного учреждения путем автоматизации процесса обработки и хранения необходимой информации о выпускниках и выданных документов об образовании. 61 Перед тем, как приступить к непосредственному проектированию и разработке базы данных выпускников техникума, в первой части дипломной работы были изучены теоретические аспекты проектирования баз данных, а именно, история возникновения баз данных, их классификация и виды систем управления базами данных. В истории развития и становления баз данных, длившейся более 50 лет, выделяется четыре основных этапа. Каждый из которых характеризуется появлением и развитием новых информационных технологий в данной области. Разнообразие характеристик и видов баз данных порождает многообразие их классификации. Классификация баз данных может быть произведена по разным признакам, которые относятся к разным компонентам и сторонам ее функционирования. К данным признакам можно отнести характер хранимой информации, способ хранения данных, структуру организации данных, способ доступа к данным, а также сферу применения. В администрировании баз данных предполагается, что их создание, поддержка и обеспечение доступа пользователей к данным осуществляются централизованно с помощью специального программного инструментария – систем управления базами данных. Область применения баз данных очень обширна, они применяются везде, где есть необходимость в актуальной и достоверной информации и быстрого доступа к ней, в том числе и в информационных системах. Проблема ведения качественного и в то же время своевременного учета документов, а также обладание достоверной информацией была актуальной всегда. Информационные системы и базы данных способны улучшить производительность труда сотрудников и качество предоставляемых образовательных программ в учебных учреждениях. Одним из наиболее эффективных способов повышения качества учета является его автоматизация при помощи средств современной вычислительной техники, а именно с помощью баз данных и информационных систем. С помощью баз 62 данных и информационных систем можно существенно ускорить процесс обработки информации, а также быстро выводить актуальную и достоверную информацию о студентах, выпускниках техникума и документах об образовании на печать, составлять и распечатывать отчеты по заданным критериям. В практической части выпускной квалификационной работы в соответствии с ГОСТ 34.601-90 «Информационные технологии. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания» была проведена работа по проектированию и созданию информационной технологии, а именно базы данных выпускников техникума, которая отвечает всем предъявленным требованиям. В ходе разработки данной базы данных были решены следующие задачи: проведен анализ предметной области, выполнен обзор существующего федерального реестра документов об образовании и изучены методические рекомендации по его заполнению, сформулированы требования к функциональным возможностям и пользовательскому интерфейсу базы данных, построены логическая и физическая модель данных, определены связи между таблицами базы данных, также была реализована сама база данных с помощью выбранных программных средств, то есть разработан интерфейс приложения и осуществлен доступ к данным с помощью удобного клиентского приложения. В итоге проделанной работы был создан готовый программный продукт – база данных выпускников Алтайского транспортного техникума. Разработанная база данных выпускников предназначена для решения таких задач как повышение производительности учебного учреждения путем минимизации времени обработки информации о выпускниках техникума за счет автоматизации данного процесса, а также информационно-поисковая работа по регистрационно-контрольной карточки выпускника, быстрое оформление ответов на запрос работодателя о подлинности диплома, 63 автоматическое создание отчетов о выпускниках и устранение ошибок при вводе данных. Данное программное обеспечение позволит вносить, редактировать, просматривать, хранить и удалять информацию о выпускниках техникума, в том числе о дипломе или присвоенной квалификации. Разработанная база данных выпускников Алтайского транспортного техникума облегчит работу по составлению различного рода отчетов и ускорит процесс принятия управленческих решений и получения запрашиваемой информации. В совокупности внедрение информационных технологий направлено на повышение эффективности деятельности сотрудников краевого государственного бюджетного профессионального образовательного учреждения «Алтайский транспортный техникум», в частности, разработка и внедрение базы данных в деятельность заместителя директора по учебно-воспитательной работе позволит оптимизировать работу с данными, а также обеспечить надежное хранение данных о выпускниках и выданных документах об образовании. 64 |