Кейс. Решение для предприятия оценить экономическую эффективность внедрения системы взаимодействия структурных подразделений компании
 Скачать 0.91 Mb.
|
|
2.2 Структурно-функциональная модель компании, проблемы обеспечения взаимодействия её подразделений и оценка необходимости повышения эффективности системы взаимодействия Эффективность работы компании во многом определяется степенью организованности управленческой системы, которая зависит от корректной структуры и работы её структурных элементов по курсу заданной цели. В настоящее время на территории РФ, наряду с головным офисом в городе Красноярске, существуют обособленные подразделения ООО «Красноярскгазпром нефтегазпроект» в Москве, Самаре и Тюмени. Действующая структура позволяет координировать работу подрядных организаций и более эффективно взаимодействовать с местной властью и жителями регионов[38]. Также в составе компании имеются подразделения в городах Ленск и Благовещенск, созданные на временной основе для координации с местной властью по разрабатываемым проектам. Данные подразделения считаются частью одного из функционирующих управлений; как отдельные единицы из структуры не выделяются. 48 На рисунке 5 приведена структура подразделений ООО «Красноярскгазпром нефтегазпроект» Рисунок 5 – Организационная структура ООО «Красноярскгазпром нефтегазпроект» Структура общества состоит из административно-управленческого персонала и специалистов различных отделов, находящихся в их подчинении. Организация процессов управления представлена на сочетании двух управленческих структур: линейной и функциональной. Линейная структура заключается в подчинении нижестоящих звеньев вышестоящему руководителю. При генеральном директоре создан аппарат из его заместителей. Генеральный директор делегирует часть полномочий на нижестоящих руководителей подразделений, при этом сохраняет права контроля и оценки качества за собой. Генеральный директор организует всю работу организации и несёт ответственность за деятельность и состояние. От имени генерального директора заключаются все договора, издаются приказы. Главный офис (Красноярск ) Обособленное подразделение (ОП) г. Москва ОП Москва 1 (Центр обустройства и проектирования месторождений) ОП Москва 2 (Управление экологией) ОП Москва 3 (Экспертно- аналитический центр) Обособленное подразделение ЦПОМ г. Самара Обособленное подразделение ЦПОМ г. Тюмень 49 Функциональная структура управления выражается в том, что при каждом производственном секторе созданы специализированные по выполняемым функциям отделы. Например, в красноярском подразделении находится 12 отделов. В приложении А показана управленческая структура компании в 2016 году. Формирование структуры происходило и происходит под влиянием потребностей рынка. При возникновении производственных необходимостей в штат вводятся изменения, некоторые из них носят временный характер, когда вводят новую структурную единицу, а после выполнения необходимой работы, структурные единицы расформировываются. Основной структурной единицей на предприятии является отдел. Многие отделы организации формируются в управления, которыми управляют промежуточные руководители. Кроме того, отделы могут разделяться на более мелкие структурные единицы, такие как группы или сектора. Деятельность всех отделов регулируется документом «Положение об отделе (управлении)», а обязанности каждого работника прописаны в должностной инструкции. Данные документы содержат цели, задачи, функции, права и обязанности для всех работников компании. Также существуют «Правила внутреннего трудового распорядка», которые должны соблюдать все работники. В таблице 8 приведены показатели численности компании. Таблица 8 – Динамика численности персонала ООО «Красноярскгазпром нефтегазпроект» за 2014-2016 гг., чел Показатель 2014 2015 2016 Изменение (±) 2016/2015 Темп прироста, % 2016/2015 1. Текущая численность в т.ч.: 178 351 436 85 24 1.1 Административный персонал 38 48 55 7 15 1.2 Производственный персонал 140 303 381 78 26 50 За период 2014-2016 годов, общая численность Общества выросла в 2,5 раза, в том числе численность производственного персонала в 2,7 раза, что обусловлено увеличением объемов работ, выполняемых собственными силами. По составу персонала можно отметить, что доля административного персонала в 2014 году составляла 21%, в 2015 году 14 %, в 2016 году 13 %. Приведённая динамика свидетельствует об увеличении деловой активности Общества, направленности на увеличение объемов работ и оказания услуг, а также снижения доли управленческих расходов. Динамика численности компании, разделенная по обособленным подразделениям, представлена на рисунке 6. Рисунок 6 – Динамика роста численности ООО «Красноярскгазпром нефтегазпроект» по подразделениям, чел Больше всего сотрудников работает в Москве, где расположен Департамент проектных работ, осуществляющий работу по основному направлению деятельности компании – проектирование строительства и обустройства месторождений. Подразделения Самара и Тюмень выполняют те же функции, что и подразделение в Москве. В Красноярске расположены специализированные отделы, отвечающие за кадры, финансы, планы, закупки и заключение договоров, т.е. так называемые 51 обслуживающие отделы. В состав одного отдела могут входить специалисты из различных подразделений, так, например, отдел кадров расположен в Красноярске, но имеет специалиста в Самаре, отдел по землеустройству функционирует в Красноярске, но имеет в составе группу, находящуюся в Самаре. Планово- экономический отдел функционирует в Москве и Красноярске. Таким образом, несмотря на территориальную рассредоточенность, все структурные единицы функционируют как единое целое. Схема производственного процесса компании в 2017 году представлена на рисунке 7. Схема отражает, что в процессе предоставления услуг заказчикам участвует все структурные элементы организации. 52 На рисунке 8 приведена модель основного бизнес-процесса компании с помощью нотации IDEF0. Модель отражает входные данные, которыми являются «Техническое задание», «Календарный план» и информация об объекте, которые необходимы для осуществления бизнес-процесса. В результате выполнения заказчику передаются проектная документация, акты о проделанной работе и конкурсная документация для проведения закупки по реализации выполненного проекта. Рисунок 8 – Основной бизнес-процесс «ООО Красноярскгазпром нефтегазпроект» Данный процесс соответствует основному виду деятельности организации и состоит из функциональных подсистем. Декомпозиция процесса представлена на рисунке 8. Компания уделяет много внимания совершенствованию рабочего процесса, старается автоматизировать производственный процесс, но в организации рабочих процессов, протекающих внутри компании, существует ряд трудностей. 53 Рисунок 9 – Составляющие основного бизнес-процесса Во-первых, на предприятии отсутствует единая среда для хранения рабочих материалов и для поиска нужных документов, стандартов или примеров оформления уходит много времени. Например, на этапе «Согласование Проектной Документации в соответствующих органах» и «Передача материалов заказчику» работнику необходимо подготовить письмо о направлении материалов на проверку/заказчику. Письмо оформляется строго на утвержденном бланке. Образец бланка хранится на файловом сервере компании и чтобы его открыть приходиться пересмотреть много других папок. На этапе «Разработка проектной документации» необходимо руководствоваться требованиями к оформлению проекта, причем для различных заказчиков требования могут отличаться. Чтобы найти стандарты оформления во всех рабочих папках также тратится много времени. Во-вторых, в реализации одного проекта могут участвовать работники из разных городов, работая над одной задачей им необходимо периодически выходить на связь, согласовывать выполненные задачи и обмениваться информацией. В виду того, что сотрудники ничего не знают друг о друге, это приводит к внутренним барьерам и сложностям организации совместной работы. Кроме того, если сотрудники одного подразделения уходят в отпуск, то 54 сотрудник другого подразделения могут быть не проинформированы об этом, что негативно может отразиться на рабочем процессе при необходимости решения общей задачи. В современном обществе одной из ключевых проблем являются коммуникации. В организациях эта проблема оборачивается тем, что недостает понимания того, что коммуникации - это не просто обмен информацией, а динамичный межличностный процесс обмена поведением. Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин очень важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом) в рамках различных событий. Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью [42, C. 389]. Эффективная система коммуникаций в компании предполагает ситуацию, когда вся передаваемая информация доходит до получателя без искажений и временных задержек. В-третьих, отсутствует четкая система адаптации персонала. Эффективность работы нового сотрудника в организации на начальном этапе зачастую бывает на очень низком уровне. Новые сотрудники долго вникают в специфику должностных обязанностей, организационных бизнес-процессов. Кроме того, для осуществления основных бизнес-процесса требуется различные материалы и оборудование. Согласно Федеральному закону от 18.07.2011 № 223-ФЗ [43] ООО «Красноярскгазпром нефтегазпроект» проводит закупки в виде публичных конкурентных процедур с обязательным объявлением в официальных источниках уведомлений об их проведении. Все перспективы закупочной деятельности формируются в план закупок. Для составления плана проводится сбор заявок 4 раза в год. Данный процесс осуществляется с помощью электронной почты и часто руководители 55 корректируют заявку несколько раз или просят внести изменения по средствам сообщения, а в результате большого потока информации эти изменения теряются и не учитываются, кроме того невозможно проследить согласовали ли заявку и сроки её выполнения. В связи с этим в современной корпоративной коммуникации возрастает роль внутренней сети − интранета, поскольку персонал, внутренняя общественность в любых типах и моделях бизнеса, и тем более – в условиях экономики являются существенным активом компании: именно благодаря человеку, его знаниям, а также сплоченности коллектива как единой команды создаются конкурентные преимущества компании, реализуются ее бизнес- стратегии [44]. Чтобы оценить необходимость внедрение новой информационной технологии в деятельность компании, необходимо оценить текущее состояние информационной среды. ООО «Красноярскгазпром нефтегазпроект» является крупным, развивающимся предприятием. В Обществе появляются все больше новых сотрудников, увеличивается документооборот, растёт количество нормативных актов, регулирующих деятельность работников. Поскольку компания занимается разработкой проектов и отчётов по месторождениям, то в большей части программное обеспечение, используемое на предприятие, представлено в виде графических редакторов и различных графических информационных систем. 56 57 В 2017 году руководством компании принято решение выпускать корпоративную газету с целью знакомства друг с другом сотрудников компании, публикации новостей и передачи информации о деятельности, целях и планах компании. Выпуск газеты происходит ежеквартально путем печати номеров в типографии. Однако, по мнению большинства сотрудников, удобнее было бы просматривать газету в электронном виде. Таким образом, предприятие развивает свою информационно- коммуникационную среду, но на сегодняшний день она не доработана и требует совершенствования. Для построения эффективной среды размещения и поиска актуальной информации, уменьшения рабочего времени на поиск различной информации и для возможности оперативного информирования персонала необходимо создание внутренней информационно- коммуникационной среды, обеспечивающую связь сотрудников с информацией. Данную задачу предлагается решить через создание корпоративного портала. 2.3 Обзор продуктов для создания корпоративного портала компании Корпоративный портал объединяет в систему, как правило, уже существующие источники информации, что позволяет компании достаточно быстро создать единое информационное пространство, которое наряду с финансовыми, производственными, человеческими ресурсами становится важным условием реализации стратегических бизнес-задач. В итоге повышается качество управления, сокращаются временные и материальные затраты, происходит унификация бизнес-процессов и процедур, появляются новые возможности для повышения уровня квалификации сотрудников[44]. Продукты, предназначенные для создания корпоративных порталов, существующие на современном рынке, условно разделяются на три группы: 58 – платформы для создания корпоративных порталов; – коробочные решения, которые являются готовыми продуктами на базе конкретной платформы; – облачные сервисы. В сфере портальных решений выделяют 4 основные среды: Oracle (Oracle Portal), IBM (IBM WebSphere Portal), Microsoft (Microsoft SharePoint), SAP (SAP Enterprise Portal). Продукты этих компаний объемны и достаточно универсальны. Кроме них есть немало других вариантов от менее крупных и менее известных компаний, которые, может, и не так универсальны, но обладают достаточным функционалом [46]. Платформы для создания корпоративных порталов используются для разработки «с нуля» в соответствии с техническим заданием заказчика. Данный подход используется при создании порталов для крупных предприятий с нестандартными бизнес-процессами. Основной проблемой при разработке корпоративных порталов без использования готовых решений является разработка проекта информационный системы портала, который будет удовлетворять все потребности компании. Недостатком данной группы является тот факт, что очень сложно найти специалистов, которые занимаются внедрением таких решений, а значит и оплата труда таких специалистов очень высока. Также данная группа предполагает более длительный срок внедрения портала. В готовых решениях уже разработаны общий функционал и структура портала. Их код является открытым для доработки, настройки портала под особенности компании. Облачные сервисы (Teamtools, Битрикс24, Простой бизнес) имеют схожий функционал с готовыми продуктами, не требуют затрат на установку дорогостоящего аппаратного и программного обеспечения, но как правило не позволяют интегрировать портал с другими корпоративными системами предприятия [47]. Данный вариант предпочтителен для малых и средних 59 предприятий. Большинство крупных компаний не готовы размещать корпоративную информацию на облачные сервисы, не доверяя поставщикам подобных услуг. Тарифы на облачный портал начинаются от 990 рублей за месяц использования, для большой компании стоимость будет составлять от 11 000 рублей в месяц. По данным исследования анализа различных продуктов, проводимого А.А. Штанюк и Д.В. Жиляевой, использовавших ряд параметров, сгруппированных по нескольким категориям, построена диаграмма сравнения суммарного количества функций. Результат этого анализа приведён на рисунке 10. Рисунок 10– Диаграмм сравнения суммарного количества функций CMS Диаграмма показывает, что свободно-распространяемые системы обладают наборами параметрами, ни в чём не уступающими наборам других, а некоторые из них и совершенно превосходят платные аналоги. Проведём исследование некоторых популярных продуктов, предлагающих компаниям внедрение готового продукта. 1С-Битрикс24. Предлагает управление бизнес-коммуникациями на подобии социальной сети организации, представляет функционал по управлению задачами и проектами, функционал для ведения базы клиентов и 60 продаж, сервисы для управления персоналом, планирования учета рабочего времени и автоматизации бизнес-процессов. Интегрируется с продуктами Microsoft, Google, Active directory. Продукт лицензируется по числу активных пользователей. Стоимость коробки для организации с 500 сотрудниками составляет 399 000. Недостатком является сложность в доработке продукта[48]. WSS-Portal. Это готовое предложение, имеющее весь типовой функционал корпоративных порталов (новостная лента, информирование сотрудников, управление бизнес-проектами). WSS Portal может быть установлен на SharePoint Foundation 2010/2013 или SharePoint Server 2010/2013. Что позволяет заказчикам самостоятельно развивать и дорабатывать портал, используя возможности платформы SharePoint. Стоимость внедрения составляет 694 600 [49]. Корпоративный портал DeskWork на платформе MS SharePoint 2013 предоставляет пользователям удобные и простые инструменты для коллективной работы. Его функционал можно использовать для самых разнообразных целей организации – в качестве хранилища информации, знаний и документов, как средство удаленной работы сотрудников, для создания и управления рабочими процессами компании, для организации документооборота, эффективных корпоративных коммуникаций. Графический построитель бизнес-процессов DeskWork автоматизирует однообразные рабочие процессы организации в виде блок-схем. Графический построитель DeskWork можно использовать для того, чтобы задать произвольные маршруты согласования, сбора подписей, рассылки оповещений и организовать ряд других бизнес-процессов. Стоимость решения начинается от 254 400 для 500 пользователей [50]. В таблице 9 проведем сравнение характеристик коробочных решений, которые предлагают компании-разработчики корпоративных порталов на российском рынке. 61 Таблица 9 – Сравнение продуктов, предлагающих готовое коробочное решение для внедрения корпоративных порталов Критерий Продукт 1С–Битрикс24 DesWork WSS-портал Имидж компании На основе платформы «1С-Битрикс» работают и готовятся к выпуску 100 000 различных интернет-, интранет- и экстранет-проектов в России и в странах СНГ Разработаны порталы для более 800 различных компаний успешно выполнили более 100 проектов внедрения SharePoint для средних и крупных заказчиков Функционал – бизнес- коммуникации; – управление задачами и проектами; – CRM: клиенты и продажи; – совместная работа с документами - управление заявками; – экспресс- документооборот; – универсальные сообщения – информирование сотрудников; – система заявок; – согласование и утверждение документации – сайты отделов Возможность самостоятельно доработать портал + + + Тех-кая поддержка + + + Наличие пробной версии Есть, на 30 дней после регистрации Есть, на 30 дней после регистрации Есть, на 30 дней после регистрации Стоимость (500 лицензий), тыс. руб 399 000 От 620 000 От 694 600 По функционалу, который предлагают внедрить на предприятия, порталы от различных представителей схожи. Стоит заметить, что большинство рассмотренных решений объединят одна платформа– Microsoft SharePoint. Преобладающее использование российскими компаниями продуктов корпорации Microsoft привело к его популярности. В основном этот вариант выбирают для внедрения в малом и среднем бизнесе. 62 Microsoft SharePoint — это коллекция программных продуктов и компонентов, включающая в себя: набор веб-приложений для организации совместной работы; функциональность для создания веб-порталов; модуль поиска информации в документах и информационных системах; функциональность управления рабочими процессами и систему управления содержимым масштаба предприятия; модуль создания форм для ввода информации; функциональность для бизнес-анализа. «SharePoint» может быть использован для создания сайтов, предоставляющих пользователям возможность для совместной работы. Создаваемые на платформе «SharePoint» сайты могут быть использованы в качестве хранилища информации, знаний и документов, а также использоваться для исполнения облегчающих взаимодействие веб-приложений, таких как вики и блоги. Пользователи могут управлять и взаимодействовать с информацией в списках и библиотеках документов используя элементы управления, называемые веб-части [52]. В предложение компании Microsoft входит три продукта: – SharePoint Foundation — бесплатные службы SharePoint, который имеет функциональные ограничения; – SharePoint Server — коммерческий продукт, который, в свою очередь, имеет две комплектации Standard и Enterprise имеет больше возможностей по функционалу; – SharePoint Online — облачный сервис, входящий в состав пакета "облачного" Office 365. Он также может поставляться в разных комплектациях (для предприятий малого, среднего и крупного бизнеса) [53]. Использование сервиса SharePoint Foundation является бесплатным, если компания обладает сервером, который управляется операционной системой Microsoft Server. Таким образом, существует множество инструментов (в том числе и бесплатных), с помощью которых можно создать портал. Основными критериями выбора конкретного варианта являются перечень возлагаемых на 63 портал задач (функционал будущего портала), ограничение на количество одновременно работающих пользователей, бюджет на разработку и внедрение портала, требования к масштабируемости проекта, наличие профессиональной поддержки. На данном этапе в ООО «Красноярскгазпром нефтегазпроект» проходит внедрение системы автоматизированного проектирования. Процесс очень долгий и дорогостоящий и на пути внедрения возникает множество трудностей, кроме того данная система должна включать в себя управление задачами и проектами и документооборот, а значит половина модулей, предлагаемая разработчиками коробочных порталов просто не нужна компании. Поэтому для реализации корпоративного портала в компании будет использоваться Microsoft SharePoint Foundation, так как в компании уже функционирует Microsoft Server, то его использование будет бесплатным. Кроме того, руководство компании предпочитает начать с внедрения типовой готовой системы с стандартным функционалом, протестировать его использование внутри компании и по результатам эксплуатации выявить реальные потребности персонала, а затем делать выводы о необходимости инвестирования в совершенствование системы. |