Кейс. Решение для предприятия оценить экономическую эффективность внедрения системы взаимодействия структурных подразделений компании
 Скачать 0.91 Mb.
|
|
3 Разработка системы взаимодействия структурных подразделений ООО «Красноярскгазпром нефтегазпроект» 3.1 Разработка структуры и требований, предъявляемых к системе Необходимо разработать и внедрить Корпоративный Портал (КП) для ООО «Красноярскгазпром нефтегазпроект» на базе платформы Microsoft SharePoint Foundation 2013. Функционирование портал должно осуществляться только в локальной сети общества. Цели создания портала: создать единую информационную среду общества, обеспечивающую эффективное взаимодействия между территориально разделенными подразделениями Общества Внедрение продукта предполагается в три этапа: – настройка макета и содержимого портала под нужды организации; – подключение к системе работников главного офиса (Красноярск); – подключение всех подразделений. Плановый срок начала работ по внедрению системы: « 08 » мая 2017г. Плановый срок окончания работ по внедрению системы: «31» августа 2017 г. Настоящая корпоративная информационная система предназначена для предоставления возможности коллективной работы пользователей портала с интегрированными в него информационными ресурсами. Архитектура системы должна: – быть модульной, т.е. допускать последующее развитие и наращивание функциональности и ресурсов системы без изменения основной структуры; – быть масштабируемой, т.е. позволять наращивать производительность системы, объемы хранимой и обрабатываемой информации без остановки работы системы и модификации её программного кода; – соответствовать текущим и перспективным целям и функциональным задачам создаваемой системы. 65 Необходима возможность работы в системе двух функционально- режимных категорий пользователей, обладающих следующими ролями, свойствами и навыками: – все сотрудники предприятия (чтение содержимого и участие в бизнес- процессах в роли авторов документов, ответственных); – сотрудники отдела технической поддержки (администрирование и регламентное обслуживание всех аппаратных, программных и функциональных модулей системы). Требования к защите информации от несанкционированного доступа. Система должна обладать рядом средств защиты хранящейся в ней информации от несанкционированного доступа: механизмами аутентификации, однозначно определяющими пользователя и его права на доступ к содержимому. Аутентификация пользователей должна осуществляться прозрачно для пользователей (на основе данных из Active Directory) и не требовать дополнительного ввода имени пользователя и пароля. Описание модулей корпоративного портала Начало работы с КП будет начинаться на главной странице, где будут приведены ссылки на основные разделы КП и навигационное меню. Главная страница будет выполнять несколько задач: предоставление доступа к актуальному содержимому порталу, а также осуществлять роль сборщика интересной сотрудникам информации, предоставляя компактные информационные блоки. Главная страница должна содержать следующие блоки: – главное меню портала; – строка поиска; – меню быстрого доступа; – корпоративные новости; – уведомление о днях рождения сотрудников; – раздел опросов; 66 – информация о новых сотрудниках. На рисунке 11 приведена схема структуры главной страницы корпоративного портала. Рисунок 11 – Схема главной страницы корпоративного портала Раздел «О компании». В этом разделе размещается контент, касающийся информации о компании. Доступ на создание либо внесение изменение информации должны быть у ответственных лиц. Остальным пользователям портала предоставляется доступ на просмотр. Список подразделов: – о компании – .aspx страница с текстовой и графической информацией. Содержит общую информацию о компании. – руководители – .aspx страница с размещенным в ней текстом и изображениями. Содержит список ключевых руководителей компании. – шаблоны документов – библиотека документов с типом контента “Набор документов”. Служит для размещения следующих шаблонов: 67 а. аналитические записки; б. протоколы совещаний; в. служебные записки. – структура компании - .aspx страница с графическим изображением структуры компании. – новости компании – веб-часть с настраиваемыми параметрами: ссылка на список новостей, количество новостей для отображения цвет шрифта. – календарь событий – список типа «Календарь». Служит для отображения событий (мероприятий), проходящих в компании. Раздел «Новости». Права на добавление, редактирование, удаление контента сайта предоставляются редактору (ответственному за данный раздел пользователю). Остальные пользователи портала имеют право на просмотр, оценку и комментирование новостей. Отображение новостей на главной странице: отображается графический элемент, заголовок новости, отрывок текста новости, дата. По клику на заголовок новости пользователь переходит на элемент новости, в котором отображается полный текст и графический элемент. Раздел «Сотрудникам». Раздел служит для предоставления справочной информации о сотрудниках компании. Список подразделов: – адресная книга – список, в котором размещена контактная информация сотрудников компании. Все пользователи системы должны иметь доступ на чтение данного списка, доступом на создание и изменение элементов списка должен обладать сотрудник, назначенный в качестве ответственного за его заполнение. – офисы - .aspx страница. Служит для отображения плана компании с расположением кабинетов и привязкой сотрудника к его рабочему месту. Все пользователи системы должны иметь доступ на чтение данного списка, доступом на создание и изменение элементов списка должен обладать сотрудник, определенный в качестве ответственного за его заполнение; 68 – информация для нового сотрудника – .aspx страница, состоящая из блоков: библиотека документов в, которой размещены нормативные документы; приветственные слова руководителя; ссылки на корпоративные ресурсы. Служит для предоставления необходимой начальной информации для нового сотрудника. Раздел «Подразделения» на странице раздела представлены ссылки на сайты отделов. Для каждого подразделения предприятия Заказчика должен быть создан сайт. Шаблон сайта подразделения должен иметь следующую структуру: – календарь отдела; – библиотека документов; – сотрудники отдела. Раздел «Сервисы» для обращения в различные отделы с целью удовлетворения потребностей работников в некоторых ресурсах, заказе справок от различных отделов (кадры, бухгалтерия) и т.д. Главная страница раздела состоит из модулей: – заказ канцтоваров; – заявки на командировку; – бронирование переговорных; – заявки отделу технической поддержки; – справки от отдела кадров. Веб-часть «Дни рождения» должна представлять веб-часть с настраиваемыми параметрами: цвет шрифта, ссылка на картинку для подложки блока. Отображаются дни рождения сотрудников в течении следующих 7 дней. По клику на изображение или ФИО пользователя осуществляется переход на личный профиль этого пользователя. По клику на ссылку «Поздравить» предлагается отправить сообщение используя почтовый сервис Microsoft Outlook. 69 Одним из основных отличий корпоративного портала от публичного сайта является наличие системы управления правами доступа содержимым сайта. Данная система способствует защите корпоративной информации. В рамках разрабатываемого портала созданы следующие категории пользователей: – администраторы. Данная группа будет обладать полным доступом к ресурсам портала; – редакторы. Данная группа обладает правами на добавление, изменение, обновление и удаление содержимого; – все пользователи. Группа, которая имеет права лишь на чтение содержимого. В таблице 10 приведен календарный план внедрения корпоративного портала в информационную среду компании, в котором указаны основные этапы и сроки их выполнения. Таблица 10 –Календарный план Этап работы Период Выбор программного продукта для системы 02.05 – 05.05 Разработка структуры корпоративного портала 10.05–19.05 Настройка модулей под требования компании 22.05–07.06 Наполнение портала контентом 08.06–23.06 Подготовка пользовательских инструкций по использованию корпоративного портала 26.06-30.06 Подключение сотрудников главного филиала к порталу 03.07 Данная информационная система позволит повысить эффективность работы сотрудников за счет предоставления своевременной и достоверной информации, предоставить доступ в сети к разрозненным источникам данных, повысить эффективность коммуникаций на различных уровнях взаимодействия. Обеспечит формирование в сети единой базы знаний компании, частичное применение электронного архива документов и автоматизацию бизнес-процессов компании. 70 3.2 Разработка корпоративного портала Корпоративный портал начинается с сайта верхнего уровня, который и будет являться корпоративным порталом компании. SharePoint является некоторым конструктором сайта, разработчикам предлагаются типовые шаблоны, настраивать которые можно с помощью настройки веб-страниц и с помощью размещения различных веб-компонентов. В результате создаётся главная страница, на которой сразу предлагается выполнить основные настройки: установка доступа, логотипа, настройка оформления и добавление компонент. На рисунке 13 приведены параметры корпоративного портала, в которых настраивается все основные моменты работы с сайтом: настройка доступа, поиск информации, изменения внешнего вида и т.д. Создание портала начнем с настройки внешнего вида установки Логотипа, кликая на который будет ссылка перехода на Главную страницу (рисунок 12). Рисунок 12 – Настройка названия, описания и эмблемы портала. 71 Рисунок 13 – Параметры корпоративного портала На главной странице находится кнопка «Изменить ссылки», нажимая на которую в верхней части создаются ссылки перехода на любые разделы сайта. После установки логотипа и названия создаются разделы сайта. Это выполняется, выбрав в правом углу «Настройки» - «Контент сайта». Далее предлагается два варианта работы с контентом: добавление приложения и создание дочернего сайта. На рисунке 14 представлен внешний вид раздела «Контент сайта» с приложениями, на рисунке 15 контент с отображением дочерних сайтов. Для каждого раздела добавляется своё приложение с установкой различного типа. В параметрах приложений задаются имя, 72 описания и способ представления данного раздела. В зависимости от того, какой создаётся раздел, выбирается тип приложения. Для раздела «Новости» это – Библиотека вики-страниц, для хранения фотографий выбирается «Библиотека изображений». Изменение страницы осуществляется через кнопку «Настройки» - «Изменение страницы». Страница представляется в виде таблицы, в которой 73 предлагается «Добавить веб-часть», далее выбираем из категории ранее созданных приложений какие разделы будут отображаться на странице и выбирается способ отображения. На рисунке 16 показан процесс редактирования страницы Рисунок 16- Добавление веб-частей на главную страницу На рисунке 17 приведен процесс добавления основных веб-частей корпоративного портала на главную страницу. Чтобы заполнить список «Адресная книга», который является очередным приложением и содержит данные о сотрудниках, существует несколько вариантов: импорт данных из электронной таблицы; ввод данных через вебинтерфейс; синхронизация списка из Active Directory; синхронизация через Microsoft Outlook. В настройкахМожно выбирать различные поля для отображения и удобного представления адресной книги. Пример отображения адресной книги приведен на рисунке 18. 74 Рисунок 17 – Создание представления для главной страницы через вебинтерфейс Рисунок 18 – Отображение адресной книга Больше всего проблем с поиском информации возникает у новых сотрудников, поэтому, чтобы ускорить процесс обучения на портале создаётся специальный раздел «Новому сотруднику», где помещается инструкция по основным вопросам организации рабочего процесса. Структура раздела приведена на рисунке 19. Данный раздел представлен в виде списка гиперссылок, которые переводят на некоторые разделы портала, содержащий 75 вики-страницу, открывает pdf-файлы или в папку загрузки скачивает документ для ознакомления. Рисунок 19 – Раздел «Новому сотруднику» Подключая возможные скрипты, можно преобразовать панель ссылок в динамичное навигационное меню, сделать возможным отображение дней рождений сотрудников, которые синхронизируются с датами рождения, указанными в профилях. На рисунке 20 представлен интерфейс главной страницы корпоративного портала сотрудников, на которой размещены основные веб-части. Реализация автоматизации базовых бизнес-процессов компании возможна через различные сервисы, которые реализуются путем создания дочерних сайтов, далее с помощью добавления на сайты различных приложений, предлагаемых в разделе параметров «Управление контентом» настраивается вид представления. Аналогично главной страницы добаляются веб-части, для названия определяется изображение. Для изображения задаётся команда «Перейти к сайту». На рисунке 21 отображены сервисы портала. 76 Рисунок 20 – Интерфейс корпоративного портала Рисунок 21 –Сервисы корпоративного портала Пример использования сервиса «Заказ канцтоваров» в виде оформления заявки приведен на рисунках 22-23. Все заявки формируются в список, для которого в параметрах задаётся способ представления. Заявки отображаются от новой к старой. Отследить заявки можно с помощью статуса, сразу после создания все они имеют статут «Новый», после получения заявки ответственный работник должен установить ей соответсвующий статус: «Принято», «Отклонено», «Выполнено». 77 Рисунок 22 – Использование сервиса Рисунок 23 – Оформление заявки на канцтовары Отображение списка заявок представлено на рисунке 24. 78 Рисунок 24- Отображение списка заявок Для реализации проблемы сбора коллективного мнения предусмотрен раздел «Опросы». При создании опроса предлагается на выбор типы вопросов, способ предстваления ответов, устанавливается разрешение на прохождение опроса несколько раз и разрешение просматривать результаты. Пример созданного на портале опроса представлена на рисунке 25. Результаты опросов можно посмотреть, изменив вид представления на «Графическая сводка» (рисунок 26) Рисунок 25 – Пример опроса, созданного в корпоративном портале 79 Рисунок 26– Результаты опроса Для сотрудников создавать записи об отсутствии в рабочее время с установкой даты, указанием заместителя и причиной отсутствия. Пример отображения данного раздела на рисунке 27. Рисунок 27 – Раздел «Отсутствующие сотрудники» 80 Таким образом, после внедрения корпоративного портала сотрудники компании получат возможность в одном месте просматривать новости компании, получать уведомления о происходящих изменениях, находить необходимые шаблоны оформления отчетов или документов, просматривать документы и распоряжения, регламентирующие рабочий процесс, подавать заявку на приобретение ресурсов или проведения совещаний. Руководители получат среду для обращения сразу ко всем сотрудникам различных структурных подразделений. 3.3 Оценка экономической эффективности внедрения предложенной системы на предприятии Говоря об экономической эффективности, стоит отметить, что она определяется как соотношение между полученными результатами от внедрения и сопровождающими данный процесс затратами. Экономическая эффективность помогает определить целесообразность внедрения новых технологий в компании. Эффективность от внедрения информационной системы на предприятии может быть прямой и косвенной. Прямая эффективность выражается в снижении трудовых или стоимостных затрат, косвенная эффективность характеризует качественные изменения, которые влечет за собой внедрение информационной системы. Для того, чтобы произвести оценку экономического эффект от внедрения новой информационной системы, следует рассчитать затраты на разработку и внедрение проекта и эксплуатационные затраты, связанные с обеспечением его нормального функционирования. Выполним расчёт затрат, который связан с разработкой системы. Так как компания уже обладает ресурсами для разработки системы, в состав которых входит техника, программное обеспечение и сотрудники, то учитываться будут 81 затраты, связанные с использованием вычислительной техники и затраты по оплате труда разработчиков. Затраты по использованию вычислительной техники будем определять по следующей формуле (1): З ивт = Т врр × 𝑘 𝑟 × n× С м−ч , (1) где 𝑘 𝑟 – коэффициент готовности электронно-вычислительной машины; n – количество единиц техники; С м−ч – себестоимость машино-часа; Т врр – время работы машины над разработкой. Коэффициент готовности показывает вероятностью того, что вычислительная техника окажется работоспособной в определенный период времени. Значение коэффициента принимается равным 0,95. Стоимость машино-часа выражена расходами на содержание и эксплуатацию единицы оборудования за один час работы. Значение себестоимости машино-часа принимается равным 10 руб. (согласно данным бухгалтерии). Для разработки системы использовано две машины. Для расчёта рабочего времени, выраженного в часах, использована формула (2): 𝑇 час = 𝑇 мес × Д р × Т см × 𝐾 см , (2) где 𝑇 час – время над разработкой, ч; 𝑇 мес – время над разработкой, мес.; Д р – кол-во рабочих дней; Т см – длительность рабочей смены, ч; 𝐾 см –кол-во рабочих смен. 82 Время над разработкой составляет 2 месяца, рабочих дней – 30, продолжительность рабочей смены – 4 часа, кол-во смен – 1. Таким образом, получаем, что время на разработку системы с использованием вычислительной техники составляет: 𝑇 час = 2*30*4*1 = 240 ч Стоимость затрат на использование вычислительной техники по формуле (1) составляет: З ивт = 240*0,95*2*10 = 4 560 руб. Заработная плата разработчикам корпоративного портала будет состоять из следующих частей: – основная заработная плата; – дополнительная заработная плата. Основная заработная плата формируется в зависимости от объема выполняемой работы и размера месячного оклада работника, занимающегося разработкой. Среднее число рабочих дней в месяце составляет 21 день. Расчет суммы основной заработной платы работников за разработку корпоративного портала приведен в таблице 11. Таблица 11 – Расчет заработной платы сотрудников за разработку корпоративного портала Работник Оклад, руб./мес. Стоимость 1 рабочего дня, руб. Затрачено дней Сумма, руб. Системный администратор 15 000, 00 714,00 41 29 274,00 Специалист 7 000, 00 333,00 41 13 653,00 Итого: 42 927,00 83 Дополнительная заработная плата в Красноярском крае учитывается с учетом районного и северного коэффициентов, которые составляют 30 % от суммы оклада. Кроме того, нужно учитывать взносы в внебюджетные фонды из фонда оплаты труда, составляющие 30%. В таблице 12 рассчитаны затраты по фонду заработной платы, включающие основной и дополнительный её виды за период внедрения системы и сумма отчислений во внебюджетные фонды. Таблица 12 – Расчет фонда заработной платы за разработку корпоративного портала ООО «Красноярскгазпром нефтегазпроект» Вид заработной платы системный администратор специалист Значение в руб. Основная 29 274, 00 13 653,00 42 927,00 Дополнительная 17 564,40 8 191,80 25 756,20 Фонд оплаты труда (Основная зп + дополнительная зп) 46 838,40 21 844,80 68 683,20 Отчисления во ВБФ (30 % от фонда оплаты труда) 14 051,50 6 553,40 20 604,90 Итого: 89 288,10 Суммарные затраты (З) на разработку корпоративного портала составят 93 848,10 рублей (таблица 13). Таблица 13 –Суммарные затраты на разработку корпоративного портала, руб. Категория затрат Значение Затраты по использованию вычислительной техники 4 560,00 Затраты на оплату труда участникам разработки 89 288,10 Итого: 93 848,10 После масштабного увеличения штата, произошедшего в 2016 году, руководство компании пришло к решению о необходимости реализации возможности знакомства сотрудников подразделений друг с другом, обмена информацией и рассказывать о достижениях, целях и планах. С этой целью был 84 выбран вариант печати корпоративной газеты. Затраты на выпуск одного номера газеты представлены в таблице 14. Таблица 14 – Затраты на выпуск корпоративной газеты, руб. Категория затрат Величина затрат Разработка макета печатного варианта 12 300,00 Стоимость печати одной газеты 125,00 Печать партии газет (300) экземпляров 37 500, 00 Итого: 49 800,00 Выход новых номеров газеты запланирован ежеквартально, т.е годовая стоимость затрат на выпуск (З вып ) газеты составит: З вып = 49 800 * 4 = 199 200 руб. После внедрения корпоративного портала данные затраты можно будет избежать, а значит годовая величина экономии составит предполагаемую величину затрат на выпуск газеты (Э г ) = З вып Предполагается, что на начальных этапах после полного внедрения системы и подключения всех сотрудников около 100 из них будут применять в своей деятельности корпоративный портал и будет экономиться около 5 минут рабочего времени в день на одного сотрудника при среднем количестве рабочих дней в месяц 21. Исходя из средней заработной платы 27 000, средняя стоимость одного рабочего часа в компании составляет 160 рублей. Тогда сумма экономии (Э с ) за счет более эффективного использования рабочего времени по формуле (4) составит: Э с = С ∗ 𝑇 мин 60 ∗ 𝐾 ∗ 𝑃 ∗ 𝑀, (4) где С – кол-во работников; 85 𝑇 мин – время экономии; 𝐾 – количество рабочих дней в месяц; 𝑃 – средняя стоимость 1 рабочего часа; М – кол-во месяцев в году. Э с = 100 ∗ 5 60 ∗ 21*160*12 = 336 000 рублей Таким образом, за счет уменьшения затрат времени на поиск информации предполагаемый эффект от более эффективного использования рабочего времени коллективом составит 336 000руб/год. Определим годовую экономию по формуле (5): Э год = Э г + Э с (5) Э год = 199 200+336 000=535 200 рублей Рассчитаем эффективность внедрения системы по формуле (6): Э = Э год З (6) Э = 535 200 / 93 848,10 = 5,7 Так как значение эффективности внедрения корпоративного портала > 1, значит его внедрение целесообразно, т.е. эффект от использования данной системы окупит затраты, связанные с её разработкой. Срок окупаемости определяется по формуле (6) и составит: T ок = З Э год , (6) 86 T ок = 93 848,10 535 200,00 = 0, 17 года = 2,11 месяца Затраты на разработку портала окупят себя на 3-ом месяце. Косвенными выгоды от внедрения: оптимизация бизнес-процессов компании по сбору заявок; автоматизация процесса информирования персонала о внутренних событиях, мероприятиях и изменениях компании, помощь новым сотрудникам в адаптации к рабочему процессу, сокращение времени на поиск информации, улучшение имиджа компании перед работниками. Таким образом, внедрение корпоративного портала приведет к снижению времени неэффективной работы сотрудников и позволит отказаться от печатного выпуска корпоративной газеты. Это позволит окупить затраты по созданию и настройке системы. Предполагаемый срок окупаемости составит 3 месяца. В результате будет создана единая информационная среда для всех структурных подразделений компании, что повысит репутацию компании в глазах сотрудников. |