Кочеткова. 5_Кочеткова. Решение задач управления с помощью "1С Документооборота"
 Скачать 4.91 Mb.
|
1 Надежда Кочеткова, евангелист 1С:Документооборота, 1С Решение задач управления с помощью "1С:Документооборота" 6 марта 2018 года СЭД и ECM Day 2018 Наступает момент когда вы решаете документировать свои бизнес-процедуры По разным причинам, например навести элементарный порядок устранить кадровые риски повысить качество работы повысить скорость Для этого нужен будет инструмент и методика его использования. Вот это и есть 1С:Документооборот Когда нужен 1С:Документооборот 1С:Документооборот КОРП. Для средних, крупных организаций и холдингов. 1С:Документооборот государственного учреждения. Для государственных (муниципальных) учреждений. 1С:Документооборот ПРОФ. Для малых и средних коммерческих предприятий и бюджетных учреждений. 1C:Document Management. Для российских предприятий с филиалами за рубежом, со значительной долей сотрудников- иностранцев, а также филиалов иностранных компаний в России. Версии 1С:Документооборота Входящие и исходящие документы Входящие и исходящие документы Внутренний документооборот ОРД, ИС, инженерный Внутренний документооборот ОРД, ИС, инженерный Договорные документы и процессы Договорные документы и процессы Файлы любые форматы, сканирование, распознавание Файлы любые форматы, сканирование, распознавание Процессы проектирование, управление, контроль Процессы проектирование, управление, контроль Проектный учет и контроль Проектный учет и контроль Учет мероприятий встречи, совещания, протоколы, контроль Учет мероприятий встречи, совещания, протоколы, контроль Форум обсуждения, голосования Форум обсуждения, голосования Встроенная почта Встроенная почта Учет отсутствия сотрудников Учет отсутствия сотрудников Бронирование времени, переговорных Бронирование времени, переговорных Личные и общие календари Личные и общие календари Учет времени Учет времени Интеграция с решениями 1С и другими Интеграция с решениями 1С и другими Управление правами доступа Управление правами доступа Web-доступ Web-доступ Смартфоны и планшеты Андроид, iOS Смартфоны и планшеты Андроид, iOS Классическое делопроизводство Классическое делопроизводство Настройка интерфейса Настройка интерфейса Единая система хранения информации Минимизация временных затрат по поиск информации, анализ информационных цепочек. Сохранение знаний организации. Карточка входящего документа Хранит все важные сведения о документе Карточка файла Версии файлов, аудит событий, связь с другими объектами в одном месте Шаблоны документов и файлов Программа заполняет сама все, что может Скорость Порядок Качество Внутренние документы Полнотекстовый поиск Очень быстрый! Ищет всё! Поиск бумажных документов Быстро Аккуратно Порядок Помощник в процессном управлении 12 2. Возникают «узкие места» на стыках подразделений Закупка Производство Доставка Сбыт Сопровождение Отдел снабжения Цеха Транспорт и склады Отдел сбыта Сервисная служба 1. Вдоль цепочки теряется «понимание требований внутреннего и внешнего клиента» 1С:Документооборот помогает реализовать процессный подход – перенести акцент с пооперационной специализации на сквозные межфункциональные бизнес-процессы и автоматизировать их. Процессы 6 процессов: 1.Согласование 2.Утверждение 3.Рассмотрение 4.Регистрация 5.Исполнение 6.Ознакомление Задачи Запрет изменения шаблона процесса и автоматический запуск процесса Позволяет настроить строго регламентированный процесс без возможности изменения по инициативе сотрудника Комплексные процессы в виде схемы Простые действия легко собрать в цепочки Роботы в 1С:Документообороте Для повторяющихся/рутинных операций можно создавать роботов : Например, заявки на оплату Оповещение ответственных лиц о сдаче документов по графику документооборота Мониторинг процессов 18 Было плохо, приняли меры • Время согласования сократилось вдвое • Количество циклов упало до 2-3 • Сотрудники стали справляться с потоком документов Какие у нас ходят процессы Чьи материалы согласуются хуже всего ? На что тратят время сотрудники? ? Кто задерживает исполнение? ? ? Проектный учет Всё о проектах: документы, участники, план, сроки, исполнение, контроль, трудозатраты Контрольные точки проекта 24 Система управления договорными документами Полностью прозрачная картина – как, когда, что. Контроль цепочек договоров и сроков исполнения обязательств. Учет договоров Подготовка проекта Согласование Передача на подпись Контроль документов Исполнение Расторжение 7 процессов Продление Все, что можно, программа делает сама Карточка договора Хранит сам договор и все, что с ним связано Система управления коммуникациями Оперативные и многосторонние коммуникации на всех этапах работы. Управление совещаниями и контроль исполнения их решений. Мероприятия Всё о совещаниях и встречах: время, место, участники, программа, файлы, протокол, приглашения. Форум Еще один способ коммуникации Обсуждения, голосования, новости, объявления 31 В 1С:Документооборот встроена полноценная почтовая система учреждения: повышает конфиденциальность вашей переписки; помогает при необходимости усилить контроль исполнения писем, содержащих поручения руководства; делает переписку эффективнее, сокращает время на обработку и написание писем. Встроенная почта Простой, привычный, функциональный почтовый клиент с изюминками Контроль На контроль тоже можно поставить ВСЁ Контроль Персонализация Удобство и уют. Концентрация только на своей работе. Убрать «белый шум» и чужую/ненужную информацию. Рабочий стол Как я справляюсь с делами? Что у меня на сегодня ? Что требует моего участия ? Окно «Задачи мне» Интегрированные системы на основе 1С:Документооборота Единое файловое хранилище Центральный узел обмена справочной информацией Средство организации бизнес-процессов: Например, согласования договоров, заявок, заказов, планов, бюджетов… Многоступенчатой обработки документов разными подразделениями Архив первичных учетных документов Инструмент учета фактических трудозатрат Интеграция Открытый код, Средства интеграции не завязаны на платформу 1С, 1С:Документооборот готов для интеграции в духе SOA (Сeрвис- ориентированная архитектура). Интеграция 40 1000 документов и справочников из 13 других типовых конфигураций уже интегрированы с 1С:Документооборотом 1С:Документооборот «внутри» 1С:ERP Это 1С:ERP А это 1С:Документооборот Внедрено в 5 000 предприятий в России и за рубежом (данные февраля 2018) Всего автоматизировано примерно 5 000 предприятий в России и за рубежом, примерно 500 т. рабочих мест 2000+ историй автоматизации опубликовано в справочнике внедренных решений Примеры реализации – ЗАО «Трансмашхолдинг» ЗАО «Трансмашхолдинг» (1С:Проект года 2017, номинация «Самый масштабный проект») 6000 рабочих мест, 19 предприятий, 1 500 000+ транзакций Функциональное покрытие (на первом этапе внедрения): Управление договорами; Поручения генерального директора; Внутренние документы (служебные и докладные записки); Организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, протоколы); Входящие документы; Исходящие документы. Сократилось время согласований, Повысилась исполнительская дисциплина Сквозные документы/процессы/поручения в едином адресном пространстве DOC_TMH_MASTER (мастер-база корпоративных настроек 1С-КСЭД) DOC_COMMON_GATEWAY (шлюз СВД) DOC_CORP_COMMON (Публикация обновлений) DOC_TMH_WORK (Рабочая) DOC_TMH_EDU (учебная) DOC_TMH_BETA (Тестовая) *.cfu План обмена «Мастер» (руч.) Публикации Копирование через бэкап (в ручном режиме) DOC_RTK_WORK DOC_RTK_EDU DOC_BMZ_WORK DOC_BMZ_EDU DOC_MVM_WORK DOC_MVM_EDU DOC_NVZ_WORK DOC_NVZ_EDU DOC_TVZ_WORK DOC_TVZ_EDU 1 2 1 2 1 2 1 2 План обмена «Репликация» (автоматич.) План обмена «Мастер» (руч.) Копирование через бэкап (в ручном режиме) Копирование через бэкап (в ручном режиме) Копирование через бэкап (в ручном режиме) Копирование через бэкап (в ручном режиме) Схема обмена корпоративными настройками в сети 1С-Документооборот ГК ТМХ Копирование через бэкап (в ручном режиме) Примеры реализации – ЗАО «Трансмашхолдинг» Архитектура решения ПАО «Газпром автоматизация» (1С:Проект года 2017, номинация «Комплексная автоматизация бизнес- процессов холдинга») 1200 рабочих мест, 120 000 документов, 500 000 файлов в год Функциональное покрытие: Управление поручениями ; Управление финансами (согласование платежей); Организационный документооборот, бизнес-процессы: согласование служебных записок, согласование исходящих писем и ознакомление с приказами Производственные процессы (управление конкурентными закупками, управление проектами, материально-техническое обеспечение) Поддерживающие процессы (управление договорной работой) Сокращение трудозатрат в подразделениях: в канцелярии, бухгалтерии и других подразделениях в среднем на 22%, Люди работают в «родных» прикладных системах, выполняют задачи в привычных им интерфейсах Примеры реализации – ПАО «Газпром автоматизация» Примеры реализации – ПАО «Газпром автоматизация» Архитектура решения Примеры реализации – ПАО «Газпром автоматизация» Архитектура решения Примеры реализации – ПАО «Газпром автоматизация» Пример сквозного бизнес-процесса «Согласование договора» АО «АЭМ- технологии» 3 500 рабочих мест, 2 000 000+ транзакций, 800 000+ файлов в год, Функциональное покрытие: Управление поручениями Обработка входящей и исходящей корреспонденции; Формирование и контроль исполнения служебных записок; Регистрация и исполнение приказов и распорядительных документов; Проведение закупочных процедур; Согласование договоров с использованием типовых шаблонов; Согласование технико-коммерческих предложений; Подписание авансовых отчетов; Контроль исполнительской дисциплины; Формирование ключевых показателей эффективности; Тестирование сотрудников; Мониторинг проекта "Ценности Росатом"; Прием, увольнение сотрудника ∙ ; Создание сквозных процессов для своевременного принятия управленческих решений, Систематизация деятельности сотрудников и получение необходимой информации в любой момент времени, Повышение исполнительской дисциплины, Организация среды для совместной работы сотрудников. Примеры реализации – АО «АЭМ-технологии» Примеры реализации – АО «АЭМ-технологии» Внедрение СЭД в Почте России 86 филиалов по всей стране 40 000 рабочих мест 5+ млн документов в год (Входящие, исходящие, обращения граждан, ОРД, СЗ, протоколы, поручения, договоры, закупки и пр.) Интеграция с 16 другими системами Уже разработана методология Заканчивается разработка программы 800+ требований От простых (новый отчет по исполнению документов) До целых подсистем (полный учет архива документов предприятия) 3000 страниц проектной документации Разработку ведет 1С и 1С-СофтРайз Уже разработано много уникальных решений, например Матрица обработки документов Согласование без внесения правок в документ Множественные резолюции Исполнение по пунктам КЭП на мобильном Скоростной обмен данными между узлами И много чего еще По результатам выпустим « 1С:Документооборот Холдинга » Проект успешен в многом благодаря исключительно высокой компетенции команды со стороны Заказчика 1С:Документооборот в Почте России Ольга Бужинская, Рук. департамента по административным вопросам, «Почта России» Группа «1С:Документооборот» в сетях www.facebook.com/groups/1C.DOC8/ vk.com/1c.doc8 52 3000+ участников, 2000+ публикаций за полгода. Каждый день задают вопросы, делятся опытом, публикуют различные материалы, приглашают на мероприятия. Мы тоже участвуем. Присоединяйтесь - это для вас! 3000+ участников, 2000+ публикаций за полгода. Каждый день задают вопросы, делятся опытом, публикуют различные материалы, приглашают на мероприятия. Мы тоже участвуем. Присоединяйтесь - это для вас! 5 учебных курсов для специалистов Подготовка к автоматизации документооборота Настройка и администрирование 1С:Документооборота Профессиональная работа в 1С:Документообороте Внедрение ECM-системы (1С:Документооборот) Скоро! Методология управления документами Подробнее в Учебном центре 1С http ://1c.ru/rus/partners/training/uc1/default.jsp Под капотом 54 Мобильный 1С:Документооборот Почитать почту, направить письма коллегам и внешним адресатам Исполнить поручения, согласовать или утвердить документы, поставить новые задачи сотрудникам Посмотреть свой календарь, записать в него события Проверить список контроля Сколько это стоит Пример для 100 рабочих мест 187 т.р. (если у вас уже есть лицензии 1С:Предприятия) 350 т.р. (если никаких лицензий нет) Плюс стоимость внедрения Зависит от рамок проекта Сопоставима со стоимостью лицензий Это разовые затраты Далее обслуживание по линии ИТС 5 т.р. в месяц или 35 т.р. в год Можно попробовать Демо-версия http://v8.1c.ru/doc8/ Месяц бесплатно в облаке https://1capp.com Калькулятор есть здесь http://v8.1c.ru/doc8/how_much.htm 57 Спасибо за внимание Контактное лицо: Кочеткова Надежда Ивановна, Евангелист 1С: Документооборота Email: doc@1c.ru Всё об 1С:Документообороте: http://v8.1c.ru/doc8/ Тел.: 7 (495) 258-44-08, 688-89-29 (доб. 9672) Тел.м.: +7(985)6334236 6 марта 2018 года СЭД и ECM Day 2018 |