Главная страница
Навигация по странице:

  • 1.1. Понятие архива организации

  • 1.2. Виды архивов

  • 1.3. Основные задачи и функции архива

  • 1.4. Права архива

  • 1.5. Ответственность архива

  • роль архивов(начало). Документ Microsoft Word. Роль архивов на предприятиях


    Скачать 20.64 Kb.
    НазваниеРоль архивов на предприятиях
    Анкорроль архивов(начало
    Дата31.03.2021
    Размер20.64 Kb.
    Формат файлаdocx
    Имя файлаДокумент Microsoft Word.docx
    ТипРеферат
    #190146



    Реферат на тему

    «Роль архивов на предприятиях»

    Содержание:


    1. Общие положения


    1.1. Понятие архива организации

    1.2. Виды архивов

    1.3. Основные задачи и функции архива

    1.4. Права архива

    1.5. Ответственность архива

    2.

    1.1. Понятие архива организации

    1.1.1.Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации <*>.

    <*> В соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) для архивных документов ряда федеральных органов власти и иных организаций на основании соглашений, заключаемых указанными органами с Федеральной архивной службой, устанавливаются специальные сроки и порядок временного и депозитарного хранения документов. В данном случае создаются центральные архивы организаций или отраслевые фонды на правах юридического лица, в своей деятельности они руководствуются Основными правилами работы государственных архивов.

    1.1.2.В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с настоящими Правилами и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив.

    В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

    1.1.3.Организация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

    1.1.4.Должностные лица организации несут ответственность за нарушение норм, установленных настоящими Правилами.

    1.2. Виды архивов

    1.2.1.В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов:

    центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;

    центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;

    объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

    архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

    1.2.2.В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:

    архив управленческой документации;

    научно-технический архив;

    аудиовизуальный архив;

    архив документации на электронных носителях.

    1.2.3.Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.

    1.3. Основные задачи и функции архива

    1.3.1.Основными задачами архива организации являются:

    комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

    учет и обеспечение сохранности документов;

    создание научно-справочного аппарата к документам архива;

    использование хранящихся в архиве документов;

    подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

    1.3.2.Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы России.

    1.3.3.В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

    ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций - источников комплектования архива;

    принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;

    учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

    создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

    организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

    проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

    осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;

    организует работу по составлению номенклатуры дел организации;

    оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;

    участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

    участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива.

    1.3.4.Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций - источников комплектования архивов.

    Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.

    1.4. Права архива

    Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право:

    требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;

    контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива;

    запрашивать от структурных подразделений и организаций - источников комплектования необходимые для работы архива сведения;

    участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.

    1.5. Ответственность архива

    Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за:

    несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

    утрату и несанкционированное уничтожение документов;

    необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;

    нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.


    написать администратору сайта