ГОСТ Р ИСО 19011-2012. Руководящие указанияпо аудиту систем менеджментаiso 19011 2011Guidelines for auditing management systems
 Скачать 0.56 Mb.
|
|
5.4 Внедрение программы аудита 5.4.1 Общие положения Лицу, ответственному за управление программой аудита, следует осуществлять внедрение про- граммы аудита посредством: - доведения до соответствующих участвующих сторон тех частей программы аудита, которые не- посредственно к ним относятся, и периодическое информирование данных сторон о прогрессе в реали- зации положений программы; - определения целей, области и критериев для каждого проводимого аудита; - координации и календарного планирования аудитов и другой деятельности, связанной с про- граммой аудита; - обеспечения формирования групп по аудиту, обладающих необходимой компетентностью; - предоставления необходимых ресурсов группам по аудиту; - обеспечения проведения аудитов в соответствии с программой аудита и в установленные сроки; - обеспечения ведения записей по мероприятиям аудита и надлежащего управления и сохраннос- ти этих записей. 5.4.2 Определение целей, области и критериев для каждого конкретного аудита В основу каждого отдельного аудита должны быть заложены документированные цели, область применения и критерии для данного аудита. Они должны определяться лицом, отвечающим за управле- ние программой аудита, и согласовываться с общими целями программы аудита. Цели аудита включают в себя определение того, что должно быть сделано при проведении кон- кретного аудита, а также следующее: - определение степени соответствия проверяемой системы менеджмента или ее составных час- тей согласно критериям аудита; - определение степени соответствия видов деятельности, процессов и продукции требованиям и процедурам системы менеджмента; - оценку способности системы менеджмента обеспечивать соответствие законодательным и кон- трактным требованиям, а также другим требованиям, которые организация обязана выполнять; - идентификацию областей потенциального улучшения системы менеджмента; - обращение с конфиденциальной информацией, включая степень ее раскрытия. 8 ГОСТ Р ИСО 19011—2012 Область каждого аудита должна согласовываться с программой аудита и его целями. Она включа- ет в себя такие факторы, как структурные подразделения, подлежащие аудиту, их месторасположение, проверяемые виды деятельности и процессы, а также продолжительность и сроки аудита. Критерии аудита используют в виде основы для сравнения, по которой определяют соответствие, и могут включать в себя применяемые политики, цели, процедуры, стандарты, законодательные требо- вания, требования системы менеджмента, контрактные требования или своды правил, регулирующих деятельность в конкретном секторе или других запланированных мероприятий. В случае любых изменений, касающихся целей, области применения и критериев для аудита, при необходимости, следует соответствующим образом модифицировать программу аудита. Когда две или более системы менеджмента, устанавливающие требования для различных дис- циплин или областей деятельности, проверяются вместе (комплексный аудит), важно, чтобы цели, об- ласть применения и критерии для данного аудита согласовывались с целями соответствующих программ аудита. 5.4.3 Выбор методов аудита Лицу, ответственному за управление программой аудита, следует подобрать и определить мето- ды для эффективного проведения аудита в зависимости от установленных целей, области применения и критериев для данного аудита. П р и м е ч а н и е — Руководящие указания по определению методов аудита приведены в приложении В. В случае, когда две или несколько проверяющих организаций проводят совместно аудит одной организации, лицам, ответственным за управление различными программами аудита, следует догово- риться о методе данного аудита и рассмотреть вопросы, касающиеся наличия необходимых ресурсов и планирования мероприятий данного аудита. Если в проверяемой организации функционируют две или несколько систем менеджмента для различных дисциплин, то в программу данного аудита могут быть включены комплексные аудиты. 5.4.4 Формирование группы по аудиту Лицу, ответственному за управление программой аудита, следует назначить членов группы по ау- диту, включая руководителя группы и любых технических экспертов, требуемых для проведения кон- кретного аудита. Группа по аудиту должна формироваться с учетом компетентности, необходимой для достижения целей конкретного аудита в рамках установленной для этого аудита области применения. Если аудит проводит один аудитор, он должен выполнять все обязанности, возлагаемые на руководителя группы по аудиту. П р и м е ч а н и е — Раздел 7 содержит руководящие указания по определению компетентности, требуемой для членов группы по аудиту, и описывает процессы для проведения оценки аудиторов. При определении численности и состава группы по аудиту для конкретного аудита необходимо учитывать следующие факторы: a) общую компетентность группы по аудиту, требуемую для достижения целей аудита, области и критериев аудита; b) cложность аудита, если аудит представляет собой комбинированный или совместный аудит; c) выбранные методы аудита; d) законодательные и другие требования, такие как требования контрактов, которые организация принимает на себя; e) необходимость обеспечения независимости группы по аудиту от проверяемых видов деятель- ности и отсутствия конфликта интересов [см. принцип e) в разделе 4]; f) возможности членов группы по аудиту эффективно взаимодействовать с представителями про- веряемой организации и работать совместно; g) язык аудита и понимание специфических социальных и культурных ценностей проверяемой организации (с учетом собственного опыта аудиторов или при поддержке технического эксперта). Для обеспечения общей компетентности группы по аудиту следует предпринять следующие шаги: - определение знаний и навыков, необходимых для достижения целей аудита; - выбор членов группы по аудиту таким образом, чтобы группа обладала всеми необходимыми знаниями и опытом. Если уровень компетентности аудиторов в группе по аудиту не является достаточным, то для обеспечения необходимой компетентности в эту группу могут быть включены технические эксперты. 9 ГОСТ Р ИСО 19011—2012 Технические эксперты должны работать под руководством аудитора, но не выполнять действия в качес- тве аудитора. В группу по аудиту можно включать стажеров, но они должны участвовать в процессе аудита под руководством аудитора и получать необходимую методическую помощь. Как заказчик аудита, так и проверяемая организация могут потребовать замены членов группы по аудиту по объективным причинам, основанным на принципах проведения аудита, изложенных в разделе 4 настоящего стандарта. Примеры объективных причин включают в себя ситуации, связан- ные с конфликтом интересов (например, в случае проведения аудитов второй или третьей стороны член группы по аудиту работал ранее в проверяемой организации или оказывал ей услуги по консал- тингу), отсутствием необходимой компетентности или имевшим ранее место фактам неэтичного по- ведения. Такие причины следует сообщить руководителю группы по аудиту и лицу, ответственному за управление программой аудита, которые должны согласовать с заказчиком аудита и проверяе- мой организацией эти вопросы, перед тем как принимать любые решения, касающиеся замены чле- нов группы по аудиту. В ходе проведения аудита может понадобиться внесение изменений в состав группы по аудиту, например, если возникают ситуации, связанные с конфликтом интересов или недостаточной компе- тентностью группы по аудиту. Если такие ситуации возникают, то эти вопросы подлежат обсуждению с соответствующими сторонами (например, руководителем группы по аудиту, лицом, ответственным за управление программой аудита, заказчиком аудита или проверяемой организацией), перед тем как делать любые изменения или корректировки. 5.4.5 Поручение ответственности руководителю группы по аудиту за проведение конкрет- ного аудита Лицу, ответственному за управление программой аудита, следует поручить ответственность за проведение конкретного аудита руководителю группы по аудиту. Это следует сделать заблаговременно, чтобы оставалось достаточно времени до запланирован- ной даты аудита, с тем чтобы обеспечить результативное планирование данного аудита. Для обеспечения результативного проведения намеченного аудита необходимо, чтобы руководи- телю группы по аудиту была предоставлена следующая информация: a) цели аудита; b) критерии аудита и любые ссылочные документы; c) область аудита, включая идентификацию организационных и функциональных подразделений и процессов, подлежащих аудиту; d) методы и процедуры аудита; e) состав группы по аудиту; f) сведения для контактов с проверяемой организацией, места проведения аудита, даты и продол- жительность проводимых в рамках аудита мероприятий; g) распределение соответствующих ресурсов для проведения аудита; h) данные, необходимые для оценки и принятия мер в отношении выявленных рисков, связанных с достижением целей данного аудита. Предоставляемая информация, при необходимости, должна также включать в себя: - рабочий язык при проведении аудита и язык, используемый при оформлении отчетов, в случаях, где язык отличается от родного языка аудитора и/или проверяемой организации; - содержание отчета по аудиту, требуемое в соответствии с программой аудита; - вопросы, имеющие отношение к конфиденциальности и информационной безопасности, если это требуется программой аудита; - любые требования по обеспечению безопасности труда и здоровья аудиторов; - любые требования по безопасности и уполномочиванию аудиторов; - любые действия по результатам аудита, например по результатам предыдущего аудита, если это применяется; - координацию с другими видами деятельности по аудиту, в случае совместного проведения ауди- та несколькими организациями. При проведении совместного аудита несколькими проверяющими организациями важно до нача- ла выполнения работ по аудиту достичь соглашения между этими организациями, касающегося кон- кретных обязанностей каждой стороны, особенно в отношении полномочий руководителя группы по аудиту, назначенного для проведения аудита. 10 ГОСТ Р ИСО 19011—2012 5.4.6 Управление выходными данными программы аудита Лицу, ответственному за управление программой аудита, следует обеспечить выполнение следу- ющих действий: - анализ и согласование отчетов по результатам аудитов, включая оценку приемлемости и адек- ватности полученных выводов аудита; - проведение анализа корневых причин и результативности корректирующих и предупреждающих действий; - рассылку отчетов и доведение информации по результатам аудитов до высшего руководства и других заинтересованных сторон; - определение необходимости в отношении любых мероприятий по исполнению решений аудита. 5.4.7 Управление и поддержание записей по программе аудита Лицу, ответственному за управление программой аудита, следует обеспечить создание, управле- ние и поддержание соответствующих записей, с тем чтобы демонстрировать внедрение программы ау- дита. Следует установить процессы, обеспечивающие соблюдение требуемой конфиденциальности в отношении записей аудита. Записи должны включать в себя: а) записи, связанные с программой аудита, такие как: - документированная программа и цели, - риски, связанные с программой аудита, - анализы результативности программы аудита; б) записи, связанные с отдельным аудитом, такие как: - планы аудита и отчеты по аудиту, - отчеты о несоответствиях, - отчеты по корректирующим и предупреждающим действиям, - отчеты о действиях по результатам аудита, если это требуется; с) записи о персонале, привлекаемом к аудиту, включающие в себя: - оценку компетентности членов группы по аудиту и их деятельности, - выбор группы по аудиту и членов команды, - поддержание и повышение компетентности. Форма и объем сведений, представленных в записях, должны демонстрировать, что поставлен- ные цели программы аудита были достигнуты. 5.5 Мониторинг программы аудита Лицу, управляющему программой аудита, следует контролировать ее реализацию с учетом необ- ходимости оценивать: a) соответствие программам аудитов, календарным планам и целям аудита; b) деятельность членов группы по аудиту; c) способность групп по аудиту реализовать план аудита; d) обратную связь от высшего руководства, проверяемых организаций, аудиторов и других заин- тересованных сторон. Некоторые факторы могут выявить потребность внесения изменений в программу аудита по ходу ее реализации, такие как: - исходные данные, выявленные при аудите; - демонстрируемый уровень результативности системы менеджмента; - изменения в системе менеджмента заказчика или проверяемой организации; - изменения в стандартах, правовых и контрактных требованиях и других требованиях, которые организация стремится выполнить; - замена поставщика. 5.6 Анализ и улучшение программы аудита Лицу, ответственному за управление программой аудита, следует анализировать программу ауди- та для оценки степени выполнения ее целей. Выводы, сделанные из анализа программы аудита, следу- ет использовать для процесса постоянного улучшения. Необходимо, чтобы анализ программы аудита охватывал: a) результаты мониторинга и установленные в ходе его выполнения тенденции; b) соответствие процедурам программы аудита; c) выявление потребностей и ожиданий заинтересованных сторон; 11 ГОСТ Р ИСО 19011—2012 d) записи по программе аудита; e) альтернативные или новые методы в области аудита; f) результативность мер по управлению рисками, связанными с программой аудита; g) вопросы, связанные с конфиденциальностью и информационной безопасностью, относящиеся к программе аудита. Лицу, ответственному за управление программой аудита, следует осуществлять анализ общего внедрения программы аудита, идентифицировать области для улучшения, при необходимости вносить поправки в программу аудита, а также: - анализировать постоянное развитие профессионального уровня аудиторов в соответствии с 7.4—7.6; - предоставлять отчеты по результатам анализа программы аудита высшему руководству. 6 Проведение аудита 6.1 Общие положения Настоящий раздел содержит руководящие указания по планированию и проведению деятельнос- ти по аудиту в рамках программы аудита. Рисунок 2 дает обзор типовых действий при проведении ауди- та. Степень применения положений настоящего раздела зависит от целей и области применения конкретного аудита. 12 ГОСТ Р ИСО 19011—2012 П р и м е ч а н и е — Нумерация подразделов приводится в соответствии с нумерацией подразделов настоя- щего стандарта. Рисунок 2 — Типовые действия при проведении аудита 6.2 Организация проведения аудита 6.2.1 Общие положения Когда приступают к проведению аудита, ответственность за его проведение остается за назначен- ным руководителем группы по аудиту (5.4.5) до завершения данного аудита (6.6). Для того чтобы приступить к проведению аудита, нужно рассмотреть шаги, приведенные на рисун- ке 2; однако их последовательность может отличаться в зависимости от проверяемой организации, про- цессов и конкретных обстоятельств, относящихся к данному аудиту. 6.2.2 Установление первоначального контакта с проверяемой организацией Первоначальный контакт с проверяемой организацией для проведения аудита может иметь офи- циальный или неформальный характер и должен устанавливаться руководителем группы по аудиту. Целями первоначального контакта являются: - установление связи и каналов передачи информации с представителями проверяемой органи- зации; - подтверждение полномочий для проведения аудита; - предоставление информации, касающейся области аудита, методов аудита и состава группы по аудиту, в том числе технических экспертов; - получение разрешения на доступ к соответствующим документам для планирования целей и за- дач, включая записи; - определение применяемых к проверяемой организации законодательных и контрактных требо- ваний, а также других требований, относящихся к видам осуществляемой деятельности и продукции проверяемой организации; - подтверждение соглашения с проверяемой организацией относительно степени раскрытия и об- ращения с информацией, носящей конфиденциальный характер; - определение необходимых подготовительных мероприятий по аудиту, включая даты пла- нов-графиков; - определение любых требований, связанных с обеспечением доступа, здоровья и безопасности или других требований; - согласование присутствия наблюдателей и потребности в сопровождающих для группы по аудиту; - определение любых областей заинтересованности или озабоченности проверяемой организа- ции в связи с конкретным намеченным аудитом. 6.2.3 Определение возможности проведения аудита Для обеспечения уверенности в том, что поставленные цели аудита могут быть достигнуты, нужно определить возможность проведения аудита. При определении возможности проведения аудита нужно учитывать такие факторы, как на- личие: - необходимой и достаточной информации для планирования аудита; - адекватного содействия и сотрудничества со стороны проверяемой организации; - достаточного времени и ресурсов для выполнения аудита. В случае невозможности проведения аудита необходимо предложить заказчику альтернативное решение на основе консультаций с проверяемой организацией. 6.3 Подготовка к проведению аудита на месте 6.3.1 Выполнение анализа документов при подготовке к аудиту Необходимо проанализировать документацию соответствующей системы менеджмента проверя- емой организации, с тем чтобы: - собрать информацию для подготовки мероприятий аудита и подходящие рабочие документы (6.3.4), например относящиеся к процессам, должностным обязанностям; - осуществить обзор документации системы для выявления возможных пробелов. П р и м е ч а н и е — Руководящие указания по выполнению анализа документации приведены в В.2 прило- жения В. Документация должна включать в себя, насколько это применимо, документы и записи системы менеджмента, а также отчеты по предыдущим аудитам. При анализе документации следует учитывать размер, характер деятельности, сложность проверяемой организации и ее системы менеджмента, а также цели и область применения аудита. 13 |