РЯиДК. РУССКИЙ ЯЗЫК И ДЕЛОВЫЕ КОММУНИКАЦИИ ЛЕКЦИИ (1). Русский язык и деловые коммуникации (лекции)
 Скачать 63.58 Kb.
|
|
3.2. Основные типы документов «Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи н условия документирования, специалисты выделяют ряд факторов, позволяющих разделить все документы на отдельные типы и виды. По фактору адресации деловая переписка делится на внутреннюю и внешнюю. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят в отношениях должностного соподчинения. Документацию этого типа называют служебной. Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении. Документы, которыми обмениваются организации, называют официальными письмами. По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и другие виды документов, каждый из которых характеризуется общностью требований, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению документов» [Введенская 2011: 273]. «В зависимости от того, к какой сфере деятельности относится документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и другие виды документов. По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера. По срокам исполнения документы делят на срочные, второстепенные, итоговые и периодические, а по критерию первичности происхождения различают оригинал (первый экземпляр) и копию (все остальные экземпляры) документа.[…] Ядро учрежденческой (служебной) документации составляют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектами как в рамках всего государства, так и в рамках отдельной организации. Этот тип документов в свою очередь представлен комплексом систем, основными из которых являются: плановая документация; распорядительная документация; информационно-справочная и справочно-анanитическая документация; отчетная документация; документация по обеспечению кадрами (по личному составу); - финансовая документация; документация по материально-техническому обеспечению; договорная документация. Эти и другие системы документации отражают основную деятельность учреждения. Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТом и стандартами [Там же: 274-275]. «Приведем схему организации текста наиболее распространённого в нашей повседневной практике документа — заявления. Декану строительного факультета Яснополянского инженерно-строительного университета профессору И. А. Дворцову студента группы 11-5 О.Д. Сергеева ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу разрешить мне не посещать занятия в университете с 10 по 17 марта 2001 года в связи с поездкой в г. Ставрополь для участия в открытом чемпионате Северного Кавказа среди студентов по настольному теннису. 4.03.2019 г. Сергеев Не менее часто приходится нам писать и различного рода доверенности. Приведем соответствующую схему. ДОВЕРЕННОСТЬ Я, Потапова Вероника Павловна, паспорт (серия, номер, кем и когда выдан), проживающая в студенческом общежитии № 6 Яснополянского инженерно-строительного университета по адресу: ул. Чехова, дом 59, комната 192, доверяю Григорьевой Татьяне Анатольевне, паспорт (серия, номер, кем и когда выдан), проживающей по адресу: ул. Труда, дом N2 7, квартира 3, получить денежную премию, начисленную мне за апрель 2010 года. 12.05.2010 г. Потапова Выпускник вуза, подыскивая работу, сталкивается с необходимостью составить резюме. Умело составленный документ, который представит вас в выгодном свете, может произвести нужное впечатление на работодателя, и вы попадете на собеседование. Общие требования к составлению данного документа просты: краткость, точность, ясность. Основное содержание — наиболее подходящая информация о вашем образовании, степени квалификации и имеющемся опыте в данной области деятельности. Структура резюме содержит следующие составные части (как правило, они являются общими для всех типов организаций, предприятий, учреждений и т.д.): 1. Фамилия, имя, отчество. 2. Домашний адрес, номер телефона, по которому с вами проще всего связаться в нужный момент. 3. Цель, которую вы преследуете, заполняя документ: какую должность с какой мерой ответственности вы хотите получить. 4. Краткая биография: место и дата рождения, семейное положение (иногда рост, вес и состояние здоровья). 5. Образование, год окончания и полное название учебных заведений, которые вы закончили. Если вы участвовали в работе студенческих научных обществ, готовили доклады, тематически близкие профилю вашей будущей профессиональной деятельности, готовили учебные проекты, проходили технологическую практику, сообщите эту информацию в анкете — работодатель обязательно обратит на неё внимание. 6. Для юношей очень важным пунктом может стать служба в армии, поэтому обязательно сообщите род войск, сроки, полученные поощрения. 7. Если в процессе обучения вы подрабатывали и это связано с вашей будущей предполагаемой деятельностью, сообщите в анкете, когда и в какой именно организации (учреждении, на каком предприятии) это было, каков был круг ваших обязанностей, кому вы подчинялись и кто подчинялся вам, какой вклад вы внесли в успехи организации (учреждения, предприятия). Рассказывая об этом, сделайте акцент на том, как росло ваше профессиональное мастерство, с какими проблемами вы столкнулись и как их решали. Покажите работодателю, что способны совершенствоваться во имя интересов организации. 8. Включите в резюме краткое сообщение о вашем увлечении, особенно если оно повышает уровень вашей компетентности или вы знаете, что работодатель тоже увлечен этим предметом. 9. В резюме может быть указан список рекомендаций, имеющихся у вас из организаций, в которых вы работали в прошлом. В России рекомендательные письма пока не получили широкого распространения, чаще о предполагаемом новом сотруднике информация собирается из других источников (телефонное общение с руководителями и сотрудниками организаций, где работал потенциальный сотрудник). Тем более представительно вы будете выглядеть, если такие документы у вас будут. Не последнюю роль играет в составленном вами резюме его внешний вид. Проверьте, чист ли лист бумаги, на котором она отпечатана, нет ли в тексте орфографических, пунктуационных или речевых ошибок, выглядит ли анкета так, что ее приятно взять в руки и хочется прочитать. Все эти «мелочи» расскажут вашему потенциальному работодателю о степени вашей аккуратности, организованности и уважении к будущим коллегам» [Данцев 2005: 198-202]. Этикетные номы устного делового общения К основным жанрам устного делового общения относят деловую встречу, деловую беседу, переговоры, совещание, разговор по телефону, интервью, выступление на совещании, собрании. Рассмотрим этикетные нормы деловой встречи, разговора по сотовому телефону, выступления на совещании, собрании. Деловая встреча «О встрече договариваются, как правило, за два-три дня. Подготовку к деловой встрече рекомендуется начать с информации о собеседнике. Какое положение он занимает? Как он к вам относится? Что он за человек? Каковы его намерения? Место встречи предлагает приглашающий, однако последнее слово всегда остается за приглашаемой стороной. Желательно оговорить число участников встречи, составить список вопросов, которые следует обсудить во время предварительного разговора, наметить ориентировочный план встречи. Наиболее важные встречи желательно назначать в первой половине дня. Заранее обозначаются временные рамки встречи. На встречу необходимо приходить вовремя. Другая сторона может отказаться от встречи, если вы опоздали. Не принято затягивать встречу сверх отведенного для нее времени, если, конечно, это не связано с решением важного вопроса. Мнение делового партнера об учреждении и его руководителе во многом зависит от первого впечатления, от уровня организации встречи и вида приемной, а также от личности секретаря. Секретарь должна иметь хорошие манеры, обладать чувство такта, чтобы при случае уметь сгладить трудные ситуации, в частности объяснить посетителю причины затруднения его встречи с нужным человеком. Приглашать посетителя в кабинет руководителя без предварительного доклада не следует ни при каких обстоятельствах. Представляя посетителя, секретарь должна четко назвать его фамилию, должность и учреждение, которое он представляет. Хозяин кабинета, в свою очередь, не просто кивает в ответ, а выходит из-за стола и идет навстречу вошедшему, приветствуя его. Здороваться через стол признак дурного тона. После этого главы делегаций представляют своих сотрудников. Первой должна быть представлена принимающая делегация. Порядок представления делегаций «по убывающей», то есть сначала представляют тех, кто занимает более высокое положение. Участники могут обменяться визитными карточками. Делегации рассаживаются так, чтобы члены каждой делегации, занимающие примерно равное положение, были напротив друг друга. Первым садится за стол глава принимающей стороны. В ходе встречи ему принадлежит инициатива. Он начинает беседу, следит, чтобы не было пауз в ходе встречи, которые могут быть восприняты как сигнал к окончанию. Не следует во время разговора без нужды перебирать бумаги, демонстрируя занятость; приветствовать третьих лиц; подписывать документы; разговаривать по телефону. Если кто-либо обратился к вам с речью, необходимо прервать дела и внимательно выслушать, о чем он вам сообщает. Для успеха встречи очень важен этап ее завершения. Заключение должно быть ярким, содержащим наиболее важные аргументы в пользу предлагаемых решений и в то же время легко воспринимаемым, чтобы у собеседника не осталось неясных представлений. В конце встречи не должно быть места лишним словам, расплывчатым формулировкам. Всегда заканчивайте встречу вовремя. Объявляйте перерыв точно по расписанию, чтобы участники заранее знали, что они могут распоряжаться своим временем» [Зарайченко 2006: 178-179]. 3.3.2. Разговор по сотовому телефону 1. «Разговор по сотовому телефону не должен метать окружающим нас людям, поэтому, когда мы говорим по телефону, следует отойти в сторону от скопления людей. 2. В том случае, если телефонный звонок застает нас в толпе, надо или сказать абоненту, что мы перезвоним, или очень коротко и по-деловому ответить на вопрос, если он безотлагательный. 3. Нарушением этикета является одновременный разговор по телефону и обслуживание клиента, что, к сожалению, еще часто встречается н поликлиниках, в магазинах, в салонах. 4. Разговор в присутствии посторонних должен быть коротким, деловым, четким. Голос должен быть приглушенным, лишенным эмоциональности. 5. Идя в театр, концерт или в музей, следует отключить звонок или вообще выключить телефон. 6. Что делать, если мы ждем звонка, и сигнал сотового телефона за-стал нас во время беседы, обеда с деловым партнером. В этом случае обязательно надо извиниться, а сам разговор свести к минимуму. То же относится и к ситуации, когда нам надо сделать срочный звонок. Лучше при этом отойти в сторону. 7. Когда мы звоним на номер сотового телефона, нам следует помнить, что наш собеседник может быть в дороге, за рулем автомашины. Поэтому надо быть кратким и отложить обсуждение деталей до другого раза. 8. Сотовые телефоны недешевы, разговор по ним в несколько раз дороже, чем по обычной телефонной линии. Громкий и без особой нужды продолжительный разговор в окружении многих людей характеризует владельца телефона не с лучшей стороны» [Акишина 2012: 118-119]. 3.3.3. Выступление на совещании, собрании «Руководитель, председательствующий не должны перебивать вы-ступающего, комментировать его слова. Докладчик должен помнить: текст письменный и текст, который воспринимается ка слух, это два совершенно разных текста. Текст, который будут воспринимать на слух, должен содержать две-три идеи, состоять из простых, коротких предложений и иметь немного цифр и фактов, но только самых важных; читать текст от начала и до конца не следует. Главные мысли и формулировки следует зачитывать, остальной материал должен свободно проговариваться докладчиком; важно иметь выразительный голос и акцентировать главные мысли. Люди начинают сонно зевать уже через 5-7 минут, если выступающий говорит без интонаций, сухо и монотонно. Всем выступающим следует стремиться говорить предельно кратко и по существу. Большое значение имеет и правильность самого изложения материала. Грамотность, логичность, эмоциональная окраска все это обязательное условие любого служебного контакта. В качестве основных причин, мешающих продуктивному общению, психологи выделяют следующие: использование обидных, некорректных слов, различных колкостей; попытки интерпретировать слова другого человека (например: «Ты молчишь, потому что тебе нечего сказать»); использование слов «всегда», «никогда»; приписывание другому невысказанных им мыслей (например: «Ты думаешь...»); использование прямых указаний. Большое значение при проведении делового совещания имеет тон разговора. Результаты выступления зависят не только от содержания, но и от внешнего поведения докладчика. Слушатели присматриваются к выступающему: как он одет, как он стоит, каково выражение его лица, какая походка, что он делает с руками. […] Во время выступления помните о контакте со слушателями, потерять который до обидного легко: достаточно время от временя посматривать в окно. Меняйте взгляд и его направление не случайно, а во время перехода к новой мысли, а пока тезис не доказан, смотрите на данную группу слушателей» [Зарайченко 2006: 234-235]. Литература Акишина, А.А. Этикет русского телефонного разговора / А.А. Акишина, Т.Е. Акишина. М., 2012. Андреев, В.И. Деловая риторика: практический курс для творческого саморазвития делового общения, полемического и ораторского мастерства. Казань, 1993. Введенская, Л.А. Культура речи государственного служащего / Л.А. введениская, Л.Г. Павлова, Е.Ю. Кашаева.– Ростов н/Д., 2011. Вербицкая, Л.А. Давайте говорить правильно. М., 1993. Головин, Б.Н. Основы культуры речи. М., 1988. Гольдин, В.Е. Русский язык и культура речи: Учебник для студентов-нефилологов / В.Е. Гольдин, О.Б. Сиротинина, М.А. Ягубова. – Саратов, 2008. Гольдин В.Е. Речь и этикет. М., 1983. Горбачевич К.С. Нормы современного русского литературного языка. М., 1981. Данцев, А.А. Русский язык и культура речи для технических вузов / А.А. Данцев, Н.В. Нефедова. – Ростов н/Д, 2005. Дмитриева, О.И. Речеведение /О.И. Дмитриева, Н.М. Орлова, Л.П. Прокофьева, А.П. Романенко. – Саратов, 2009. Добрович А. Общение: наука или искусство? М., 1978. Зарайченко, В.Е. Этикет государственного служащего. Ростов н/Д., 2006. Иванов, Л.Ю. Коммуникативные качества речи / Л. Ю. Иванов, Т. В. Матвеева, С. Б. Донгак // Культура русской речи: Энциклопедический словарь-справочник / Под ред. Л.Ю. Иванова, А.П. Сковородникова, Е.Н. Ширяева и др. – М., 2003. Культура русской речи / Под ред. Л.К. Грайдиной. Е.Н. Ширяева. М., 1999. Матвеева, Т.В. Полный словарь лингвистических терминов. – Ростов н/Д., 2005. Михальская А.К. Основы риторики: Мысль и слово. М., 1996. Сиротинина, О.Б. Культура русской речи // В.Е. Гольдин, О.Б. Сиротинина, М.А. Ягубова. Русский язык и культура речи: Учебник для студентов-нефилологов. – Саратов, 2008. Формановская Н.И. Речевой этикет и культура общения. М., 1979. Словари Большой толковый словарь русского языка / Под ред. С. А. Кузнецова. СПб., 2000. Орфоэпический словарь русского языка: Произношение, ударение, грамматические формы / Под ред. Р. И. Аванесова. М., 2000. Справочно-информационный портал ГРАМОТА.РУ – русский язык для всех // http://gramota.ru/ |