Учебник Информатика. Базовый курс. Симонович С.В.. С. В. Симоновичаинформатикабазовый курс2е издание
 Скачать 17.96 Mb.
|
|
Ввод текста и чисел. Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую ячейку или в строку формул, располагающуюся в верхней части окна программы под пане- лями инструментов (см. рис. 12.2). Место ввода отмечается текстовым курсором. Если начать ввод нажатием алфавитно-цифровых клавиш, данные из текущей ячейки заменяются вводимым текстом. Если щелкнуть на строке формул или дважды на текущей ячейке, старое содержимое ячейки не удаляется и появляется возмож- ность его редактирования. Вводимые данные в любом случае отображаются как в ячейке, так и в строке формул. Чтобы завершить ввод, сохранив введенные данные, используют кнопку Ввод в строке формул или клавишу ENTER. Чтобы отменить внесенные изменения и вос- становить прежнее значение ячейки, используют кнопку Отмена в строке формул или клавишу Для очистки текущей ячейки или выделенного диапазона проще всего использовать клавишу DELETE. Форматирование содержимого ячеек. Текстовые данные по умолчанию выравни- ваются по левому краю ячейки, а числа — по Чтобы изменить формат отображения данных в текущей ячейке или выбранном диапазоне, используют команду Формат • Ячейки. Вкладки этого диалогового окна позволяют выбирать формат записи данных (количество знаков после запятой, указание денежной еди- ницы, способ записи даты и прочее), задавать направление текста и метод его вырав- нивания, определять шрифт и начертание символов, управлять отображением и видом рамок, задавать фоновый цвет. Содержание электронной таблицы Формулы Вычисления в таблицах программы Excel осуществляются при помощи формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные знаками математических операций. Скобки позволяют изменять стан- дартный порядок выполнения действий. Если ячейка содержит формулу, то в рабо- чем листе отображается текущий результат вычисления этой формулы. Если сде- лать ячейку текущей, то сама формула отображается в строке формул. Содержание электронной таблицы 319 Правило использования формул в программе Excel состоит в том, что, если значение ячейки действительно зависит от других ячеек таблицы, всегда следует использо- вать формулу, даже если операцию легко можно выполнить в «уме». Это гаранти- рует, что последующее редактирование таблицы не нарушит ее целостности и пра- вильности производимых в ней вычислений. Ссылки на ячейки Формула может содержать ссылки, то есть адреса ячеек, содержимое которых используется в вычислениях. Это означает, что результат вычисления формулы зависит от числа, находящегося в другой ячейке. Ячейка, содержащая формулу, таким образом, является зависимой. Значение, отображаемое в ячейке с формулой, пересчитывается при изменении значения ячейки, на которую указывает ссылка. Ссылку на ячейку можно задать разными способами. Во-первых, адрес ячейки можно ввести вручную. Другой способ состоит в щелчке на нужной ячейке или выборе диапазона, адрес которого требуется ввести. Ячейка или диапазон при этом выделяются пунктирной рамкой. Все диалоговые окна программы Excel, которые требуют указания номеров или диапазонов ячеек, содержат кнопки, присоединенные к соответствующим полям. При щелчке на такой кнопке диалоговое окно сворачивается до минимально воз- можного размера, что облегчает выбор нужной ячейки (диапазона) с помощью щелчка или протягивания (рис. 12.3). Развернутое диалоговое окно Поле ввода в диалоговом окне Кнопка сворачивания То же диалоговое окно в свернутом виде Отмена j Назад > 1 Готово Рис. 12.3. Диалоговое окно в развернутом и свернутом виде Для редактирования формулы следует дважды щелкнуть на соответствующей ячейке. При этом ячейки (диапазоны), от которых зависит значение формулы, выде- 3 2 0 Глава Обработка данных средствами электронных таблиц ляются на рабочем листе цветными рамками, сами ссылки отображаются в ячейке и в строке формул тем же цветом. Это облегчает редактирование и проверку пра- вильности формул. Абсолютные и относительные ссылки По умолчанию, ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные. Это означает, что при копировании формулы адреса в ссылках автоматически изме- няются в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и созда- ваемой Пусть, например, в ячейке В2 имеется ссылка на ячейку A3. В относительном пред- ставлении можно сказать, что ссылка указывает на ячейку, которая располагается на один столбец левее и на одну строку ниже данной. Если формула будет скопиро- вана в другую ячейку, то такое относительное указание ссылки сохранится. Напри- мер, при копировании формулы в ячейку ЕА27 ссылка будет продолжать указывать на ячейку, располагающуюся левее и ниже, в данном случае на ячейку DZ28. При абсолютной адресации адреса ссылок при копировании не изменяются, так что ячейка, на которую указывает ссылка, рассматривается как нетабличная. Для изменения способа адресации при редактировании формулы надо выделить ссылку на ячейку и нажать клавишу F4. Элементы номера ячейки, использующие абсо- лютную адресацию, предваряются символом $. Например, при последовательных нажатиях клавиши F4 номер ячейки А1 будет записываться как А$1 и В двух последних случаях один из компонентов номера ячейки рассматривается как абсолютный, а другой — как относительный. Копирование содержимого ячеек Копирование и перемещение ячеек в программе Excel можно осуществлять мето- дом перетаскивания или через буфер обмена. При работе с небольшим числом ячеек удобно использовать первый метод, при работе с большими диапазонами — второй. Метод перетаскивания. Чтобы методом перетаскивания скопировать или пере- местить текущую ячейку (выделенный диапазон) вместе с содержимым, следует навести указатель мыши на рамку текущей ячейки (он примет вид стрелки с допол- нительными стрелочками). Теперь ячейку можно перетащить в любое место рабо- чего листа (точка вставки помечается всплывающей подсказкой). Для выбора способа выполнения этой операции, а также для более надежного кон- троля над ней рекомендуется использовать специальное перетаскивание с помощью правой кнопки мыши. В этом случае при отпускании кнопки мыши появляется специальное меню, в котором можно выбрать конкретную выполняемую операцию. Применение буфера обмена. Передача информации через буфер обмена имеет в программе Excel определенные особенности, связанные со сложностью контроля над этой операцией. Вначале необходимо выделить копируемый (вырезаемый) диа- пазон и дать команду на его помещение в буфер обмена: Правка • Копировать или Правка • Вырезать. Вставка данных в рабочий лист возможна лишь немедленно после их помещения в буфер обмена. Попытка выполнить любую другую опера- Содержание электронной таблицы цию приводит к отмене начатого процесса копирования или перемещения. Однако утраты данных не происходит, поскольку «вырезанные» данные удаляются из места их исходного размещения только в момент выполнения вставки. Место вставки определяется путем указания ячейки, соответствующей верхнему левому углу диапазона, помещенного в буфер обмена, или путем выделения диапа- зона, который по размерам в точности равен копируемому (перемещаемому). Вставка выполняется командой Правка • Вставить. Для управления способом вставки можно использовать команду Правка • Специальная вставка. В этом случае правила вставки данных из буфера обмена задаются в открывшемся диалоговом окне. Автоматизация ввода Так как таблицы часто содержат повторяющиеся или однотипные данные, программа Excel содержит средства автоматизации ввода. К числу предоставляемых средств относятся: автозаполнение числами и автозаполнение формулами. Автозавершение. Для автоматизации ввода текстовых данных используется метод автозавершения. Его применяют при вводе в ячейки одного столбца рабочего листа текстовых строк, среди которых есть В ходе ввода текстовых дан- ных в ячейку программа Excel проверяет соответствие введенных сим- волов строкам, имеющемся в этом столбце выше. Если обнаружено однозначное совпадение, введенный текст автоматически дополняется. Нажатие клавиши ENTER подтверждает операцию автозавершения, в противном случае ввод можно продол- жать, не обращая внимания на предлагаемый вариант. Можно прервать работу средства автозавершения, оставив в столбце пустую ячейку. И наоборот, чтобы использовать возможности средства автозавершения, заполнен- ные ячейки должны идти подряд, без промежутков между ними. Автозаполнение числами. При работе с числами используется метод автозапол- нения. В правом нижнем углу рамки текущей ячейки имеется черный квадратик — маркер заполнения. При наведении на него указатель мыши (он обычно имеет вид толстого белого креста) приобретает форму тонкого черного крестика. Перетаски- вание маркера заполнения рассматривается как операция «размножения» содер- жимого ячейки в горизонтальном или вертикальном направлении. Если ячейка содержит число (в том числе дату, денежную сумму), то при перетас- кивании маркера происходит копирование ячеек или их заполнение арифмети- ческой прогрессией. Для выбора способа автозаполнения следует производить специальное перетаскивание с использованием правой кнопки мыши. Пусть, например, ячейка содержит число 1. Наведите указатель мыши на маркер заполнения, нажмите правую кнопку мыши и перетащите маркер заполнения так, чтобы рамка охватила ячейки А1, В1 и С1, и отпустите кнопку мыши. Если теперь выбрать в открывшемся меню пункт Копировать ячейки, все ячейки будут содержать число 1. Если же выбрать пункт Заполнить, то в ячейках окажутся числа 1, 2 и 3. Чтобы точно сформулировать условия заполнения ячеек, следует дать команду Правка • Заполнить • Прогрессия. В открывшемся диалоговом окне Прогрессия выбирается тип прогрессии, величина шага и предельное значение. После щелчка 322 Глава Обработка данных средствами электронных таблиц на кнопке программа Excel автоматически заполняет ячейки в соответствии с заданными правилами. Автозаполнение формулами. Эта операция выполняется так же, как автозапол- нение числами. Ее особенность заключается в необходимости копирования ссы- лок на другие ячейки. В ходе автозаполнения во внимание принимается характер ссылок в формуле: относительные ссылки изменяются в соответствии с относи- тельным расположением копии и оригинала, абсолютные остаются без изменений. Для примера предположим, что значения в третьем рабочего листа (стол- бце С) вычисляются как суммы значений в соответствующих ячейках столбцов А и В. Введем в ячейку формулу Теперь скопируем эту формулу методом автозаполнения во все ячейки третьего столбца таблицы. Благодаря относитель- ной адресации формула будет правильной для всех ячеек данного столбца. В таблице 12.1 приведены правила обновления ссылок при автозаполнении вдоль строки или вдоль столбца. Таблица Правила обновления ссылок при автозаполнении Ссылка в исходной ячейке А1 (относительная) $А1 по столбцу) А$1 (абсолютная по строке) $А$1 (абсолютная) Ссылка в следующей ячейке При заполнении вправо В1 $А1 В$1 $А$1 При заполнении вниз А2 $А2 А$1 $А$1 Использование стандартных функций Стандартные функции используются в программе Excel только в формулах. Вызов функции состоит в указании в формуле имени функции, после которого в скобках указывается список параметров. Отдельные параметры разделяются в списке точ- кой с запятой. В качестве параметра может использоваться число, адрес ячейки или произвольное выражение, для вычисления которого также могут использо- ваться функции. В режиме ввода формулы в левой части строки формул, где раньше располагался номер текущей ячейки, появляется раскрывающийся список функций. Он содер- жит десять функций, которые использовались последними, а также пункт Другие функции. Использование мастера функций. При выборе пункта Другие функции запускается Мастер функций, облегчающий выбор нужной функции. В раскрывающемся списке Категория выбирается категория, к которой относится функция (если определить категорию затруднительно, используют Полный алфавитный перечень), а в списке Выберите функцию — конкретная функция данной категории. После щелчка на кнопке ОК имя функции заносится в строку формул вместе со скобками, ограни- чивающими список параметров. Текстовый курсор устанавливается между этими скобками. Вызвать Мастер функций можно и проще, щелчком на кнопке Вставка функции в строке формул. Печать документов Excel 323 Аргументы функции. Как только имя функции выбрано, на экране появляется диалоговое окно Аргументы функции (в предыдущих версиях Excel это окно рассма- тривалось как палитра формул). Это окно, в частности, содержит значение, кото- рое получится, если немедленно закончить ввод формулы (рис. 12.4). Раскрывающийся список функций Обязательный параметр Необязательный параметр Содержимое текущей ячейки параметра Кнопки сворачивания палитры формул Описание Значение параметра Значение функции Описание функции Рис. 12.4. Строка формул и диалоговое окно Аргументы функции Правила вычисления формул, содержащих функции, не отличаются от правил вычисления более простых формул. Ссылки на ячейки, используемые в качестве параметров функции, также могут быть относительными или абсолютными, что учитывается при копировании формул методом автозаполнения. Печать документов Excel Экранное представление электронной таблицы в Excel значительно отличается от того, которое получилось бы при выводе данных на печать. Это связано с тем, что единый рабочий лист приходится разбивать на фрагменты, размер которых опре- деляется форматом печатного листа. Кроме того, элементы оформления рабочего окна программы: номера строк и столбцов, условные границы ячеек — обычно не отображаются при печати. Предварительный просмотр Перед печатью рабочего листа следует перейти в режим предварительного просмотра (кнопка Предварительный просмотр на стандартной панели инструментов). Режим предварительного просмотра (рис. не допускает редактирования документа, 324 Глава О б р а б о т к а данных средствами электронных таблиц Управляющие Маркеры управления размером колонтитулов. Печатное документа 12.5. Предварительный просмотр документа перед но позволяет увидеть его на экране точно в таком виде, в каком он будет напеча- тан. Кроме того, режим предварительного просмотра позволяет изменить свойства печатной страницы и параметры печати. Управление в режиме предварительного просмотра осуществляется при помощи кнопок, расположенных вдоль верхнего края окна. Кнопка Страница открывает диалоговое окно Параметры страницы, которое служит для задания параметров страницы: ориентации листа, масштаба страницы (изменение масштаба позволяет управлять числом печатных страниц, необходимых для документа), размеров полей документа. Здесь же можно задать верхние и нижние колонтитулы для страницы. На вкладке Лист включается или отключается печать сетки и номеров строк и столб- цов, а также выбирается последовательность разбиения на страницы рабочего листа, превосходящего размеры печатной страницы как по длине, так и по ширине. Изменить величину полей страницы, а также ширину ячеек при печати можно также непосредственно в режиме предварительного просмотра, при помощи кнопки Поля. При щелчке на этой кнопке на странице появляются маркеры, указывающие гра- ницы полей страницы и ячеек. Изменить положение этих границ можно методом перетаскивания. Завершить работу в режиме предварительного просмотра можно тремя способами, в зависимости от того, что планируется делать дальше. Щелчок на кнопке Закрыть позволяет вернуться к редактированию документа. Щелчок на кнопке Разметка Применение электронных таблиц для расчетов 3 2 5 страницы служит для возврата к редактированию документа, но в разметки страницы. В этом режиме документ отображается таким образом, чтобы наиболее удобно показать не содержимое ячеек таблицы, а область печати и границы стра- ниц документа. Переключение между режимом разметки и обычным режимом можно также осуществлять через меню Вид (команды Вид • Обычный и Вид • метка страницы). Третий способ — начать печать документа. Печать документа Щелчок на кнопке Печать открывает диалоговое окно Печать, используемое для распечатки документа (его можно открыть и без предварительного просмотра — с помощью команды Файл • Печать). Это окно содержит стандартные средства управления, применяемые для печати документов в любых приложениях. Выбор области печати Область печати — эта часть рабочего листа, которая должна быть выведена на печать. По умолчанию область печати совпадает с заполненной частью рабочего и представляет собой примыкающий верхнему левому углу рабочего листа и захватывающий все заполненные ячейки. Если часть данных не должна выводиться на бумагу, область печати можно задать вручную. Для этого надо выделить ячейки, которые должны быть включены в область печати, и дать команду Файл • Область печати • Задать. Если текущей является одна-единствен- ная ячейка, то программа предполагает, что область печати не выделена, и выдает предупреждающее сообщение. Если область печати задана, то программа отображает в режиме предварительного просмотра и распечатывает только ее. Границы области печати выделяются на рабо- чем листе крупным пунктиром (сплошной линией в режиме разметки). Для измене- ния области печати можно задать новую область или при помощи команды • Область печати • Убрать вернуться к параметрам, используемым по умолчанию. Границы отдельных печатных страниц отображаются на рабочем листе мелким пунк- тиром. В некоторых случаях требуется, чтобы определенные ячейки располагались вместе на одной и той же печатной странице или, наоборот, разделение печатных страниц происходило в определенном месте рабочего листа. Такая возможность реализуется путем задания границ печатных страниц вручную. Чтобы вставить раз- рыв страницы, надо сделать текущей ячейку, которая будет располагаться в левом верхнем углу печатной страницы, и дать команду Вставка Разрыв страницы. Про- Excel вставит принудительные разрывы страницы перед и столбцом, в которых располагается данная ячейка. Если выбранная ячейка находится в первой строке или столбце А, то разрыв страницы задается только по одному направлению. |