Задания на слияние в Word. Практикум по слиянию разные варианты. Самостоятельная работа word Документы слияния
 Скачать 1.61 Mb.
|
Составление серийных документовЧасто случается, что один и тот же документ необходимо распечатать в большом количестве экземпляров, отличающихся друг от друга только несколькими словами. Это могут быть: письма, квитанции, соглашения и т.п. Для автоматизации этого процесса в текстовом редакторе MS Word существует операция слияния, которая на основе информации, содержащейся в двух документах формирует требуемые экземпляры документов. Решение этой задачи включает в себя четыре этапа: A. Определение списка полей в документе, на место которых будет вставлена переменная информация. Каждому полю дается имя. На этом этапе работа проводится не за компьютером, а с карандашом в руках. B. Создание файла с данными. C. Создание основного документа – макета, в котором заполняется постоянная информация, и указываются места вставки переменной информации. D. Выполняется слияние данных с документом. Цель работы:получение навыков работы по формированию серийных документов, используя возможности текстового процессора Microsoft Word. Результат: в результате выполнения работы студенты обретут навыки по слиянию двух документов в один, научатся отбирать из полученного документа слияния те документы, которые будут удовлетворять поставленному условию. А так же научаться корректировать текст полученного документа с помощью средств MS Word. Задание: создать шаблон документа согласно варианту задания, для полей выделенных серым цветом создайте таблицу с данными в табличном редакторе MS Excel. Выполните слияние документов в Word и сделайте корректным текст документа, так чтобы он изменялся в зависимости от того, какая информация на нем появится. Выполните отбор документов согласно поставленному условию в вашем варианте. Сформируйте итоговый документ слияния. Написать отчет по проделанной работе. Порядок выполнения: 1. Запустите MS Word . 2. Создайте текст документа согласно вашему варианту. 3. Сохраните документ по именем Шаблон слияния. 4. Запустите MS Excel. 5. Создайте таблицу на первом листе. Полями таблицы будет текст, соглпсно вашему варианту. 6. Заполните таблицу произвольными данными не менее 5 строк. 7. Сохраните документ под именем Данные слияния и закройте документ. 8. Выполните слияние файлов MS Word (Шаблон слияния) и MS Excel (Данные слияния). Для этого в меню Рассылки – Начать слияние – Пошаговый мастер слияния. 9. Этап 1. В области Выбор типа документа выберите Письма. 10. Этап 2. В области Выбор документа выберите Текущий документ. 11. Этап 3. В области Выбор получателей выберите Использование списка и щелкнуть по значку Обзор и откройте документ MS Excel (Данные слияния). 12. Этап 4. Можно приступать к вставке в основной документ полей слияния. Чтобы вставить поле, надо: 12.1 поместить курсор в то место, где должна быть использована информация из источника данных; 12.2 нажать кнопку Другие элементы на панели Слияние; 12.3 выбрать Поля базы данных; 12.4 из развернутого списка выбрать нужное поле и нажать кнопку Вставить. Поле будет вставлено в позицию курсора; 12.5 нажать кнопку Закрыть. 13. Сделайте корректным текст документа. В редакторе MS Word есть средства анализа, позволяющие выбрать один из вариантов значения поля в зависимости от некоторых параметров. Для этого: 13.1 выделите словосочетание или слово, которое требуется изменять, в зависимости от того кому адресован документ к мужчине или к женщине, далее нажмите пиктограмму Правила – IF…THEN…ELSE во вкладке Рассылки; 13.2 в диалоговом окне Вставка поля IF: в поле Поле выбрать из списка Пол, в поле Оператор выбрать из списка Равно, в поле Значение указать значение пола «м» (символ записывается так же, как он записан в таблице MS Excel), в поле Вставить следующий текст записать текст, который нужно вставить, если пол имеет значение «м», в поле В противном случае… вставить текст, который будет вставлен, если значение поля Пол не будет равно «м». 14. Процедуру коррекции необходимо применить ко всем словам, с неоднозначным текстом. 15. Этап 5. Выполните отбор записей, т.е. подготовите окончательный документ, который будет содержать только те документы, которые будут удовлетворять условию вашего варианта. Для этого нажмите на пиктограмму Изменить список… - Фильтр, и выберите поле и оператор в зависимости от условия вашего варианта. 16. Этап 6. Завершение слияния. В области Слияние нажать кнопку Изменить часть писем... Откроется окно Составные новые документы. Выбрать нужный вариант (например-все) и нажать ОК. После выполнения слияния в активном окне будет показан документ под названием Письма, содержащий созданные письма. Варианты индивидуальных заданий
Отослать преподавателю в виде вложений в письмо документы: - Созданный шаблон в формате Фамилия.docx - Созданный список в формате Фамилия.xlsx - Итоговый созданный документ в формате Фамилия_2.docx ЗАДАНИЕ № 4. СЛИЯНИЕ ДОКУМЕНТОВ 1. Подготовить основной документ, в тексте которого зарезервированы абзацы и прогалы для полей слияния. 2. Создать источник данных (базу данных), содержащую значения полей, зарезервированных в предыдущем пункте. 3. Вставить поля слияния в основной документ. 4. Выполнить операцию слияния документов в файл. Варианты задания № 4 Основной документ: Адрес: <1> Уважаемый господин <2> <3>! Мы получили Вашу заявку. Если Вы действительно намереваетесь при-обрести <4> экз. пособия, прошу подтвердить заявку до <5>. С уважением Менеджер. Примечание. При подготовке основного документа вместо скобок необходимо вставить пробел, на место которого будет вставлено соответствующее поле <1>-Город,<2>-Фамилия,<3>-Инициа¬лы,<4>-Экземпляров, <5>-Срок. Источник данных (база данных) ГОРОД ФАМИЛИЯ ИНИЦИАЛЫ ЭКЗЕМПЛЯРОВ СРОК С-Петербург Иванов И.И. 15 01.09.11 С-Петербург Иванов П.П. 20 10.09.11 С-Петербург Петров С.С. 15 01.09.11 Выборг Петров Е.Е. 20 10.09.11 Луга Карпов А.А. 15 20.09.11 Всеволожск Сидоров М.М. 20 20.09.11 Выполнить слияние основного документа с источником данных для подготовки писем в соответствии с условиями каждого варианта. ВАРИАНТ УСЛОВИЕ ОТБОРА АДРЕСАТОВ ДЛЯ РАССЫЛКИ 1 Всем Ивановым из г. С-Петербург 2 Карпову и Сидорову 3 Всем адресатам, заказавшим 15 экз. со сроком подтверждения 01.09.11 4 Всем адресатам, заказавшим 20 экз. со сроком подтверждения до 05.09.11 5 Адресатам из Выборга и Луги 6 Всем Петровым из г. С-Петербург 7 Всем адресатам, заказавшим 20 экз. со сроком подтверждения 10.09.11 8 Всем адресатам, заказавшим 15 экз. со сроком подтверждения не ранее 05.09.11 9 Всем адресатам из г. С-Петербург, заказавшим 15 экз. 10 Всем адресатам, заказавшим 20 экз. со сроком подтверждения до 15.09.11 УКАЗАНИЯ К ВЫПОЛНЕНИЮ ЗАДАНИЯ № 4 Функция слияния WORD на основании двух документов (ос¬новного и источника данных) позволяет получить серию новых документов. Чтобы создать основной документ, в редакторе WORD создаем новый документ и вводим неизменяемую часть текста, оставляя прогалы для последующей вставки полей слияния. Выполняем команду СервисØСлияние. В диалоговом окне нажимаем кнопку Создать. Из появившегося списка выбираем нужный тип слияния – в нашем случае это "Документы на бланке". В появившемся окне щелкаем по кнопке Активное окно. Для подготовки второго документа щелкнем по кнопке Получить данные и выберем в окне пункт "Создать источник данных". В диалоговом окне, добавляя и удаляя поля, создадим требуемый набор полей: Город, Фамилия, Инициалы, Экземпляров, Срок. Щелкаем по кнопке ОК и сохраняем документ, присваивая ему некоторое имя. Щелкнем по кнопке Правка источника данных и вводим данные источника из условия примера. Всего в базе данных будет 6 записей. Щелкнув по кнопке Просмотр, можно увидеть подготовленный документ данных в виде таблицы. Теперь возвращаемся в основной документ и вставляем поля слияния. Для этого нажмем кнопку Правка основного документа на панели инструментов базы данных и, используя кнопку Поля слияния, вставим в оставленные прогалы соответствующие поля. На этом этапе основной документ имеет вид: Адрес: <<Город>> Уважаемый господин <<Фамилия>> <<Инициалы>>! Мы получили Вашу заявку. Если Вы действительно намереваетесь при-обрести <<Экземпляров>> экз. пособия, прошу нам под¬твердить заявку до <<Срок>>. С уважением Менеджер. Теперь можно выполнять слияние в соответствии с заданием варианта. Например, на основе слияния подготовим письма для рассылки всем адресатам г.Владивостока, срок подтверждения заявки у которых не позднее 10.09.98. Выбираем кнопку меню Слияние, а затем в диалоговом окне – кнопку Отбор записей. В одноименном диалоговом окне выбираем закладку Филь-трация записей и устанавливаем параметры отбора в соответствии со следующей схемой: ПОЛЕ ОПЕРАТОР ЗНАЧЕНИЕ Город Равно С-Петербург И Срок Меньше или равно 10.09.11 Затем щелкаем по кнопке ОК и Объединить. Получаем четыре серийных письма для адресатов, которые удовлетворяют условию рассматриваемого примера. Эти письмо можно сохранить или только распечатать. |