Семинар. базовый семинар1. Семинар стартовое окно. Общие рекомендации по поиску документов (информации) в системе Запустите систему КонсультантПлюс
 Скачать 0.54 Mb.
|
|
<СИТУАЦИЯ 4: ЕСЛИ НЕОБХОДИМО НАЙТИ ДОКУМЕНТ ПРИ ПОМОЩИ КАРТОЧКИ ПОИСКА> Решим Пример 4 и посмотрим, как при помощи Карточки поиска следует искать документ, если известны его реквизиты. Пример 4. (Карточка поиска; поле Номер) Вам понадобилось найти и изучить текст Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации». Чтобы найти документ, о котором известна точная информация, и при этом затратить минимальное количество времени, мы рекомендуем заполнять поля Карточки поиска в следующей последовательности: сначала Номер и (или) Дата, т.к. это наиболее уникальные реквизиты документа, а затем другие поля, в зависимости от того, какая информация Вам о документе известна. В нашем случае: Карточка поиска: Заполните поле Номер: 1032-1 Заполнение поля Номер и описание словаря поля Заполним поле Номер: для этого войдем в него, щелкнув мышкой по его названию. Открылся словарь поля. Несколько слов о его структуре. Практически каждое поле Карточки поиска содержит в себе словарь, и все словари имеют сходное устройство. Словарь поля состоит из следующих структурных элементов: строки ввода, в которой Вы задаете нужное вам значение; списка элементов словаря, в котором Вы производите выбор нужного вам значения. Каждому значению словаря гарантированно соответствует минимум один документ; область окна "Выбрано" и раскрывающийся список "Условия" предназначены для работы с несколькими значениями из списка. Для того чтобы выбрать номер, необходимо ввести его с клавиатуры. Набор осуществляется в строке ввода (убедитесь, что в ней мигает текстовый курсор, если нет, то щелкните мышкой в этой строке). Наберите 1032-1. Обратите внимание на экран: в списке остались только те номера, которые соответствуют набранному. Для того чтобы выбрать значение 1032-1 из списка, установите "галочку" слева от указанного значения, один раз щелкнув мышью по квадратику. Нажмите кнопку "Построить список". Обратите внимание на результаты поиска (в нижней части Карточки поиска): остался один документ. Следовательно, нет нужды заполнять другие поля Карточки поиска, относительно которых мы также владеем информацией. Для перехода к найденному документу щелкните мышкой по кнопке "Построить список документов (F9)". Перед Вами окно со списком найденных документов. Список представлен следующим образом: в левой части окна Дерево-список, показывающий названия разделов, ИБ и количество найденных в них по Вашему запросу документов; в правой части окна – список документов того информационного банка, на котором стоит курсор. Чтобы перейти к тексту самого документа, щелкните мышкой по его названию. Итак, мы нашли требуемый документ. Для возвращения в Карточку поиска закройте окно документа и окно списка, используя для этого клавишу "Esc" или кнопу "Назад" в пиктографическом меню, либо нажмите на кнопку "Карточка поиска" в Панели быстрого доступа. Чтобы осуществить поиск другого документа, требуется очистить Карточку поиска. Делается это при помощи кнопки "Очистить карточку" в правой нижней части окна. Если вы хотите очистить только одно заполненное поле, то для этого нужно воспользоваться кнопкой "Очистить строку", находящейся в конце соответствующего поля. <СИТУАЦИЯ 5: ЕСЛИ НЕОБХОДИМО НАЙТИ ДОКУМЕНТ ПРИ ПОМОЩИ КАРТОЧКИ ПОИСКА И РАСПЕЧАТАТЬ ЕГО> Довольно часто при осуществлении поиска конкретного документа мы можем не владеть (или не помнить) такую информацию, как Дата принятия документа и его Номер. Напротив, гораздо проще запомнить Название документа и информацию о том, кто его издал (Принявший орган), либо его Вид (приказ, указ, закон и т.д.). Более того, для простоты работы может понадобиться найденный документ распечатать. При этом важно отметить и то, что очень часто помимо текста самого документа пользователя системы КонсультантПлюс интересует информация и о том, где и когда данный документ официально был опубликован. Это связано с тем, что именно от этой даты отсчитывается дата вступления нормативного акта в силу. Так, для Федеральных законов предусмотрен следующий общий порядок вступления их в силу: федеральные законы вступают в силу одновременно на всей территории Российской Федерации по истечении десяти дней после дня их официального опубликования, если самими законами или актами палат не установлен другой порядок вступления их в силу. При этом официальными источниками опубликования на сегодняшний день являются: "Российская газета", "Собрание законодательства Российской Федерации" и "Парламентская газета". Давайте на следующем Примере 5 рассмотрим, во-первых, как можно найти документ, если известно его название, вид документа и принявший орган, а, во-вторых, как можно распечатать из системы КонсультантПлюс одновременно и текст документа и информацию о дате его официального опубликования. Пример 5. (Карточка поиска; поле Принявший орган; поле Название документа; печать документа).). Отправляясь на техосмотр, Вы решили найти и изучить Постановление Правительства РФ "О порядке проведения государственного технического осмотра транспортных средств, зарегистрированных в Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации". Для удобства работы необходимо распечатать его текст и информацию о дате его официального опубликования. Решение: Заполнение поля Принявший орган Для начала заполним поле Принявший орган: ПРАВИТЕЛЬСТВО РФ. Для этого щелкнем мышью по названию поля "Принявший орган" и в строке ввода текста с клавиатуры зададим ПРАВИТЕЛЬСТВО. После чего поставим "галочку" напротив нужного значения и нажмем кнопку "Построить список". По причине того, что Правительство издает именно Постановления, заполнять поле "Вид документа" не имеет смысла, т.к. список документов в этом случае изменится незначительно. Поэтому следующее поле, которое мы заполним, это поле "Название документа". Заполнение поля Название документа Щелкните мышкой по названию поля. Поле имеет следующие вкладки: "Основной поиск", "Расширенный поиск". Несколько слов о каждой из них. Вкладка "Основной поиск" позволит найти документы, которые содержат в своем названии все введенные Вами слова (с различными окончаниями, в любой последовательности). Вкладка "Расширенный поиск" позволит задать свои собственные параметры для поиска, а именно: Вы можете указать близость слов, зафиксировать их окончания, а также подключить или отключить опции "словарь сокращений" и "связь разных частей речи". Для решения задач в большинстве случаев используется вкладка "Основной поиск". При этом при работе с полем "Название документа" необходимо следовать следующим рекомендациям: 1) необходимо указывать 3-4 ключевых слова (как показывает практика, обычно этого бывает достаточно); 2) указывайте только те слова, которые наиболее точно отражают ситуацию ивероятнее всего будут присутствовать в названии документа; 3) в первую очередь указывайте существительные / устойчивые словосочетания. Можно использовать общепринятые сокращения и аббревиатуры. Наберите в строке поиска во вкладке "Основной поиск" ТЕХОСМОТР ГИБДД и нажмите кнопку "Найти". Для построения списка документов нажмите кнопку "Построить список документов (F9)". Система нашла необходимый документ: Постановление Правительства РФ от 31.07.1998 N 880 "О порядке проведения государственного технического осмотра транспортных средств, зарегистрированных в Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации". Документ имеет пометку «Документ утратил силу». Печать документа Теперь посмотрим, как документ можно распечатать. Более того, напоминаю, для нас важен не только сам текст документа, но и информация о том, где и когда этот документ официально был опубликован. Печать документа: 1) находясь в списке документов, нажмите на пиктограмму "Печать", 2) настройте поля для печати 3) продемонстрируйте, как документ будет выглядеть на печати, при помощи пиктограммы "Предварительный просмотр печати". Вернитесь в Карточку поиска при помощи клавиши Esc или пиктограммы "Назад", либо нажмите на кнопку "Карточка поиска" в Панели быстрого доступа и отчистите ее. <СИТУАЦИЯ 6: ЕСЛИ НЕОБХОДИМО НАЙТИ ДОКУМЕНТ ПРИ ПОМОЩИ КАРТОЧКИ ПОИСКА, В СЛУЧАЕ, КОГДА РЕКВИЗИТЫ ЕГО ИЗВЕСТНЫ ПРИБЛИЗИТЕЛЬНО> На практике Вы можете столкнуться с ситуацией, когда реквизиты нужного Вам документа будут известны приблизительно, например, известно, что документ был издан где-то в январе 2010 г. Давайте разберемся, как следует искать документ в подобных ситуациях. Напоминаю, в том случае, когда Вам необходимо найти документ, реквизиты которого известны, Вы можете использовать такие инструменты системы, как "Быстрый поиск" и "Карточка поиска". В эффективности каждого из них мы уже сумели убедиться при решении примеров. Отличия Карточки поиска от Быстрого поиска Сейчас бы хотелось сказать несколько слов о том, в каком случае для поиска документа, реквизиты которого известны, лучше использовать Карточку поиска, а в каком – Быстрый поиск, т.к. как мы уже успели заметить, что оба инструмента позволяют решить одну и ту же задачу. Как правило, удобнее использовать Быстрый поиск в случаях, когда надо найти конкретную статью того или иного документа. Карточку поиска лучше всего использовать в следующих случаях: Когда известна примерная дата принятия документа (например, документ был принят в таком-то месяце или году); Когда возникает необходимость использовать логические операторы (например, в случае, когда документ был совместно издан несколькими госорганами); Когда возникает необходимость ограничить область поиска (например, нам необходимы только судебные решения, в этом случае, соответственно, лучше работать с Карточкой поиска раздела Судебная практика, т.к., напоминаю, при работе с Быстрым поиском Вы получаете универсальный список, который включает не более 50 документов из различных разделов ИЛИ нам необходимо искать только среди документов определенного вида – например, среди Писем Минфина). Исходя из вышеизложенного, для решения Примера 6 будем использовать Карточку поиска. Пример 6. (Карточка поиска; поле Принявший орган; поле Дата; логические условия) К Вам обратилась пожилая соседка (пенсионерка) и попросила найти документ, который был совместно принят Федеральным фондом обязательного медицинского страхования и Министерством здравоохранения Российской Федерации в декабре 1998 года. Решение: Выбор в поле Принявший орган двух значений Для начала заполним поле Принявший орган. В том случае, когда необходимо выбрать из словаря одного поля сразу два и более значения, необходимо последовательно сделать ДВА основных шага: ПЕРВЫЙ ШАГ – необходимо актуальные для нас значения занести в область окна "Выбрано". Значение оказывается в этой области сразу после простановки напротив него "галочки". Поэтому последовательно найдем интересующие нас значения и поставим напротив них "галочки". В списке значений поля Принявший орган мы можем посмотреть как сокращенные названия, так и полные названия принявших органов. Делается это путем выбора опций "Сокращенные названия" или "Полные названия". Поиск нужного значения в словаре осуществляется и по сокращениям, и по полным названиям принявшего органа, независимо от того, какая опция Вами выбрана. Для того чтобы быстро найти и выбрать нужный принявший орган, в строке поиска можно задать: его сокращенное название, если оно Вам известно; сокращенно все слова из наименования организации; сокращенно слово, характерное для данного органа, которое позволит нам максимально сузить список Принявших органов. Последовательно найдите Федеральный фонд обязательного медицинского страхования (по сокращению ФФОМС) и Министерство здравоохранения Российской Федерации (по сокращению Минздрав РФ) и поставьте напротив них "галочки". После того, как все актуальные для Вас значения оказались в области окна "Выбрано", необходимо сделать ВТОРОЙ ШАГ – выбрать логическое условие: "И", "ИЛИ", "КРОМЕ". "И" – означает, что система найдет документы, которые соответствует сразу всем выбранным значениям – это пересечение. "ИЛИ" – означает, что система найдет документы, которые соответствуют хотя бы одному из выбранных значений – это объединение. "КРОМЕ" – означает, что система найдет документы, которые не соответствуют ни одному из выбранных значений – это исключение. Так как нас интересует документ, изданный совместно двумя органами, выберем логическое условие "И" и нажмем кнопку "Построить список". Указание периода времени в поле Дата Заполняем теперь поле "Дата". Если Вам известна примерная дата принятия документа, необходимо работать с вкладкой "Задать" поля "Дата". Так как нам известен период, когда был принят документ, будем работать с опцией Диапазон «с … по …». Установите курсор в первом окошке: один раз щелкните мышкой по нему. Задать дату можно двумя способами: Первый – набрав дату с клавиатуры: двумя цифрами день, двумя цифрами месяц и двумя цифрами год. При этом разделительные точки ставить не надо – система их поставит сама. Укажите в первом окошке первый день декабря 1998 года – наберите с клавиатуры 01121998. Следующее окошко заполним вторым способом – воспользуемся встроенным календарем. Чтобы появился календарь, необходимо нажать на пиктограмму справа от поля. При входе во встроенный календарь подсвечивается текущая дата. При этом если текущим месяцем является, например, апрель, то в раскрытом календаре чисел присутствуют лишь числа от 1 до 30. Таким образом, если необходимо, например, выбрать дату 31 мая, то сначала нужно задать месяц май (тогда в календаре чисел появится и тридцать первое число), а затем выбрать число 31. В ряде случаев начинать придется даже с выбора года: например, если требуется выбрать дату 29 февраля 2004 г. Таким образом, при использовании встроенного календаря наиболее удобным порядком действий будет следующий: сначала задается год, затем месяц и, наконец, день. Выбираем дату: 1998, декабрь, 31, и нажимаем кнопку "Ок". Нажмите кнопку "Построить список", чтобы значение занеслось в Карточку поиска. Вернитесь в Карточку поиска при помощи клавиши "Esc" или пиктограммы "Назад", либо нажмите на кнопку "Карточка поиска" в Панели быстрого доступа и очистите ее. Следующий пример выполните самостоятельно: Пример 7. (Карточка поиска; поле Принявший орган; поле Дата; логические условия) Необходимо найти документ, который был совместно принят Федеральной налоговой службой и Министерством внутренних дел Российской Федерации в июне 2009 года. Найдите его и сохраните на диске в собственной папке. <СИТУАЦИЯ 7: ЕСЛИ НЕОБХОДИМО НАЙТИ И ЗАПОЛНИТЬ ОФИЦИАЛЬНУЮ ФОРМУ ДОКУМЕНТА, УТВЕРЖДЕННУЮ НОРМАТИВНЫМ АКТОМ> Довольно часто на практике приходится иметь дело с различными формами документов: образцами или бланками. В системе КонсультантПлюс Вы найдете более 40000 различных форм документов (как официально утвержденных, так и неофициальных). Рассмотрим на примере порядок работы с этими формами. Пример 8. (Карточка поиска; формы приложений MS-Office) Необходимо найти Справку о доходах физических лиц Для решения этой задачи воспользуемся Карточкой поиска раздела Законодательство. Для начала заполним поле Вид документа: войдем в него, найдем значение СПРАВКА (ФОРМА) и выберем его. Теперь заполним поле "Название документа". Войдем в него. При работе с полем "Название документа" необходимо следовать ранее изученным рекомендациям. Напомнить ранее озвученные рекомендации: 1) необходимо указывать 3-4 ключевых слова (как показывает практика, обычно этого бывает достаточно); 2) указывайте только те слова, которые наиболее точно отражают ситуацию и вероятнее всего будут присутствовать в тексте документа; 3) в первую очередь указывайте существительные / устойчивые словосочетания Следуя рекомендациям, во вкладке "Основной поиск" поля "Название документа" зададим ДОХОДЫ ФИЗЛИЦО и нажмем кнопку "Найти". Постройте список документов. В ИБ Версия Проф войдите в ПРИКАЗ ФНС от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611@, щелкнув мышью по его названию. Документ откроется сразу в той части документа, в которой размещается искомая форма. Итак, необходимая форма найдена. Как ее заполнить? Работа с официальными формами документов Обращу Ваше внимание на два способа, которые позволят справиться с данной задачей. Первый способ – воспользоваться ссылкой См. данную форму в MS-Excel, которая размещается у названия найденной формы. Нажмите на слово "форму" и откройте ее в MS-Excel. При открытии формы обратите внимание учащихся, что в данном случае параметры формы не изменились и соответствуют оригиналу. Форма будет открыта в MS-Excel, где ее можно будет заполнить. Закройте документ без сохранения изменений. Второй способ – воспользоваться пиктограммой "Экспорт в Word". Для этого перейдите в окно "Оглавление". Убедитесь, что курсор установлен на пункте "Приложение N 1. Справка о доходах физических лиц ", и нажмите на пиктограмму " Экспорт в Word". При копировании обратите внимание, что в данном случае параметры формы могут измениться. Но при описанном выше экспорте документов из системы КонсультантПлюс в текстовый редактор MS-Word имеются некоторые ограничения, связанные с дальнейшим редактированием документа, в частности, не всегда удается сохранить соответствие заполненной формы оригиналу (расположение таблиц на страницах и т.п.). Поэтому данный способ следует использовать только в том случае, если отсутствует подготовленная для MS-Word или MS-Excel форма документа. Закройте документ без сохранения изменений и обратите внимание учащихся, что ряд форм для приложений MS-Office доступен из окна "Справочная информация". Важно отметить и тот факт, что ряд форм, которые подготовлены для приложений MS-Office, доступны из окна "Справочная информация". Перейдите в окно "Справочная информация" и обратите внимание учащихся на раздел "Формы в MS-Word и MS-Excel". В этом окне Вы найдете ту информацию, к которой пользователи системы КонсультантПлюс обращаются наиболее часто. Поэтому, чтобы Вы могли ее быстро найти (не задумываясь над тем, как сформировать запрос), мы разместили такую информацию в отдельном окне – "Справочная информация". Давайте найдем в этом разделе интересующую нас форму Справки о доходах физических лиц (2-НДФЛ). Для этого: 1) выберите рубрику "Формы налогового учета и отчетности", 2) войдите в документ Справочная информация "Формы налогового учета и отчетности" (ИБ Версия Проф), 3) нажмите на пиктограмму "Найти": 2-НДФЛ, 4) откройте форму в соответствующем приложении / Закройте созданный документ, без сохранения изменений и вернитесь обратно в Справочную информацию Вернитесь в окно "Справочная информация" и более подробно ознакомьтесь с наполнением данного окна. Знакомство с теми или иными рубриками окна "Справочная информация" осуществляется в зависимости от того, студенты каких специальностей присутствуют на занятии. Например, так для студентов юридических специальностей имеет смысл обратить внимание на следующие рубрики: "Производственный календарь", "Минимальный размер оплаты труда", "Условия и порядок вступления в силу нормативных актов" и т.д. Для студентов финансово-экономических специальностей имеет смысл обратить внимание на такие рубрики, как: "Календарь бухгалтера", "Ставки налогов и других обязательных платежей, установленные федеральным законодательством", "Налоговые органы" и т.д. Таким образом, наша рекомендация – обязательно тщательно изучите, какого рода информация размещается в окне "Справочная информация". Чтобы в дальнейшем долго не пришлось "ломать голову" над тем, как сформировать поисковый запрос, в случае если эта информация доступным образом размещается в "Справочной информации". При помощи соответствующей кнопки Панели быстрого доступа перейдите в Карточку поиска и очистите ее. Резюме Итак, мы с вами разобрали основные инструменты системы КонсультантПлюс, которые следует использовать для поиска документа, когда известны его реквизиты, – это "Быстрый поиск" и "Карточка поиска". Помимо этого мы с Вами также познакомились с инструментами системы, которые предназначены для работы с уже найденным документом. Это: - отправка документа по электронной почте непосредственно из системы КонсультантПлюс; - сохранение документа в файл (как из текста, так и из списка документов); - перенос фрагментов документа в MS-Word (как из текста, так и при помощи окна "Оглавление"); - печать документа (одновременно и текста и информации о дате его официального опубликования). А также поработали с формами приложений MS-Office. Это далеко не все инструменты системы КонсультантПлюс. |