Русский язык и культура речи. Синцов Е.В. Русский язык и культура речи (1). Синцов Е. В. Русский язык и культура речи

• Название: Синцов Е. В. Русский язык и культура речи
• Анкор: Русский язык и культура речи
• Дата: 08.04.2022
• Размер: 186.08 Kb.
• Имя файла: Синцов Е.В. Русский язык и культура речи (1).docx
• Тип: Документы; #454826
• страница: 5 из 10

Лекция 5

Официально-деловой стиль

5.1. Назначение ОДС

Научный текст призван направлять и фиксировать движение мысли, ее эвристическое развитие. Поэтому научный текст можно назвать динамическим. В отличие от него деловой текст принципиально статичен. Ведь одна из его главных задач – зафиксировать определенную ситуацию, выстроить устойчивые отношения между людьми и предметами.

В основе этой задачи ОДС, как и в других стилях, лежит ряд мыслительных операций. Основные из них: а) выявление важнейших компонентов ситуации, б) установление связей между ними ив) предписание, как должны вести себя в данной ситуации люди.

Но ОДС не просто фиксирует ситуацию, не стремится описывать все ее нюансы, случайные оттенки. Упоминаются лишь те стороны, которые наиболее важны для общества и должны быть закреплены и регламентированы (т. е. упорядочены, и порядок должен быть предписан, его нужно будет соблюдать).

То же относится и к людям, участвующим в ситуации. В официально-деловом тексте учитываются и оговариваются лишь те стороны деятельности участников, которые значимы для ситуации и способны влиять на нее. Поэтому немыслимо составление такой, к примеру, «доверенности»: «Пусть Воронину Сергею отдадут мою зарплату. Он как будто человек честный и, надеюсь, денег моих не растратит».

Лицо, участвующее в ситуации, обычно определяется по его функции, т. е. по действию, которое оно выполняет. Например, «доверитель», «доверенное лицо». Подобное определение участника «по функции» позволяет выступать в качестве участника ситуации не только отдельному человеку – физическому лицу, но и коллективу. Коллектив в этом случае также рассматривается в ОДС как функционирующее лицо, способное формировать ситуацию. Такой набор функций оформляется юридически, что придает коллективу статус юридического лица.
Должностное лицо, выступающее от имени юридического, способно действовать лишь в тех рамках, что оговорены перечнем функций юридического лица. Поэтому декан, к примеру, ставящий визу на заявлении студента, либо разрешает, либо запрещает ту ситуацию, которая входит в компетенцию юридического лица (вуза). Своей личной воли декан здесь выражать не имеет права. Он лишь посредник между юридическим и физическими лицами. От личности студента он тоже по возможности абстрагируется. В деловой ситуации студент для него – носитель определенных ситуативных отношений, он тот, кто просит создать или соблюдать ситуацию или стремится отменить ее относительно себя.
Из вышеприведенного следует вывод, что ОДС действует в тех сферах жизни, где ситуации не просто повторяются, а где протекание ситуации должно быть направляемо чьей-то волей. Поэтому официально-деловой текст – это почти всегда предписание, требование, напоминание о тех или иных формах функционирования или согласие функционировать в определенных предустановленных рамках. То есть ОДС изначально несет отпечаток воли, способной выстраивать ситуацию в желаемом плане.

Не случайно ОДС регламентирует не все повторяющиеся ситуации, а лишь те, где необходимы согласованные действия людей, подчиненных единой воле. Кроме того, официально-деловой текст обычно создается с целью придания ситуации юридического статуса. Поэтому оговариваемая ситуация обычно вписывается в контекст законов, предписаний, требований, которые опосредованно выражают присутствие еще более сильной воли: государства, правовых норм, того или иного учреждения.
Например, волю может выражать государство, превращая население стран в граждан (с помощью конституции, в частности). Или министерство, управляя отраслью народного хозяйства. Или организация, предписывающая своим уставом формы отношений между подразделениями и сотрудниками. Или начальник, отдающий в письменной форме распоряжение подчиненным.
Довольно редко официальная бумага содержит просто сведения о ситуации. Даже если это так (справка, например), то и в этом случае информация подана с целью, чтобы в соответствии с полученными данными было принято волевое решение.

Таким образом, у ОДС две взаимосвязанные задачи: анализ устойчивых (повторяющихся) отношений в ситуации и принятие на основе такого анализа волевых решений. Они призваны направить развитие ситуации в желаемое русло, придать ей юридический статус.

5.2. Подстили и жанры ОДС

Сферы, где проявляет себя регламентирующая воля субъекта, обслуживаются разными подслоями ОДС: законодательным, дипломатическим, канцелярско-административным.

Законодательный подстиль функционирует в сфере правовых отношений, дипломатический – в межгосударственных отношениях. Канцелярско-административный – в деловых отношениях между учреждениями, организациями и гражданами.

В пределах каждого подстиля сформировались свои жанры, предполагающие проявление той или иной воли, регламентирующей определенного рода ситуации. Эти жанры весьма разнообразны, поскольку ОДС сформировался давно и функционирует в самых разных сферах отношений.

Законодательный подстиль: конституция, своды законов (всевозможные кодексы, разделы права: государственного, гражданского, уголовного и т. п.), уложения.

Дипломатический: нота (официальное обращение одного правительства к другому); коммюнике (официальное сообщение по вопросам международного значения); меморандум (документ с изложением взглядов правительства на какой-либо вопрос);

дипломатическое письмо (обычно договоренность о каких-либо условиях, позволяющих достичь соглашения).

Канцелярско-административный подстиль. Жанры этого подстиля достаточно разнообразны, поэтому их делят на три группы: 1) организационно-распорядительные (положения, уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы); 2) справочно-информационные (письма, докладные записки, акты, справки); 3) по личному составу (личное дело, заявление, трудовая книжка, характеристика, договор).

5.3. Документ, правила оформления документов. Понятие о реквизитах

Официально-деловой текст не только регламентирует ситуацию, но и сам регламентирован. Обусловлено это необходимостью избежать всяческих неясностей и двусмысленностей в волеизъявлении: адресат должен прочитать или услышать именно то, что подразумевал автор документа. Это особенно важно, если вспомнить, что ОДС часто опирается на закон. Не случайно под словом «документ» («свидетельство», «доказательство» в переводе с латинского) подразумевается деловая бумага, обладающая юридической силой. Помимо этого самого общего значения у слова «документ» в русском языке есть еще несколько:

1) деловая бумага, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо;

2) письменное удостоверение личности предъявителя;

3) историческое свидетельство создания чего-либо (произведения, например).

Эти разные значения слова «документ» расширяют его первоначальное значение, фиксируют наличие у документа разных функций. Так, помимо правовой документ выполняет информационную, коммуникативную, управленческую функции.

Поэтому культурой выработаны и закреплены достаточно жесткие требования к оформлению такого рода бумаг. Регламентирована не только собственно форма (композиция, выбор языковых средств), но и отдельные элементы содержания.

Эти элементы носят название реквизитов (лат. «требуемое», «необходимое»). Это предписанный для каждого жанра свой набор необходимых признаков и атрибутов, установленных законом или распорядительным документом. Например, номер документа, гриф учреждения, печать, подпись, имя автора, адресата и т. п. Они должны обязательно наличествовать в документе, иначе он лишается юридической силы.
Так, в доверенности необходимы такие реквизиты, как: 1) указание полного имени доверителя; 2) данные документа, подтверждающие его личность; 3) указание полного имени доверенного лица; 4) указание данных его документа; 5) указание, какого именно рода действия поручается выполнить доверенному лицу; 6) указание на то, кто выступает в роли свидетеля, подтверждающего правильность представленных сведений (учреждение, печать отдела кадров).
Совокупность реквизитов и их расположение образуют формуляр документа.

Выделяют три типа формуляров.

1. Документы, реквизиты которых стабильны и строго упорядочены, их композиция, пространственное расположение предписаны. Такого типа формуляр называется матрицей. Это своеобразный трафарет стандартных формул, в пробелы между которыми человек вписывает свои данные (имя, паспорт, поручение, пробел для подписей, место печати). Доверенность – яркий пример такого рода документов. Но не все деловые бумаги подчиняются такой формализации.

2. Есть документы, которые пишутся по определенным моделям. Это те документы, у которых реквизиты, а также основные содержательные части расположены в достаточно строгой последовательности (реквизиты плюс композиция). Но содержание частей может варьироваться в зависимости от ситуации (заявление, деловое письмо).

3. Есть группа документов, реквизиты которых и последовательность частей в значительной степени зависят от изменчивости ситуации и состава участников. Поэтому их жанр во многом определяется заголовком (объяснительная записка, например). Такой документ называется схемой. Для него обязательны только характерные для того или иного жанра реквизиты.

Труднее всего, как вы понимаете, создать третий вид документа, поскольку надо самостоятельно подбирать формулировки, синтаксис, лексику, учитывать особенности адресата. Тексты-матрицы самые простые.

5.4. Унификация, ее проявления в языке официальноделовых бумаг (языковые формулы-клише)

Создание документов по определенного рода схемам стало возможным благодаря так называемой унификации. Ее суть – нахождение общих, повторяющихся черт в деловых бумагах, регламентирующих сходные ситуации (обнаружение, вычленение инварианта из множества вариантов).

Унификация касается самых разных сторон документа: его структуры, пространственного оформления, языковых конструкций, реквизитов, операций по обработке, хранению, учету.

Благодаря унификации вырабатываются правила и образцы оформления документов, что позволяет ими легко и широко пользоваться в пределах определенного социального пространства.

Существуют разного рода и уровня стандарты оформления документов: ГОСТ (межгосударственные), ГОСТ Р (государственные), ОСТ (отраслевые), СТП (стандарты предприятий и учреждений).

Серьезное влияние оказывает унификация и на язык ОДС. Одним из ее важных проявлений стало формирование стандартных языковых моделей, которые принято называть клише, или штампами, ОДС. Это устойчивые, шаблонные выражения, призванные облегчить изложение мысли в ОДС. Например: с учетом сказанного, в установленном порядке, в соответствии со статьей, от имени и по поручению, принять к исполнению (примеры из: Данцев А.А., Нефедова Н.В.).

Эти специфические слова, словосочетания, части предложения и даже целые предложения являются органической и неотъемлемой частью данного стиля и не рассматриваются как его недостаток. Но, проникая в другие стили, речевые формулы выглядят там чужеродно, поскольку перестают выражать движение мысли другого стиля. Соответственно, они нарушают ощущение единства – главный признак стиля. Кроме того, они опознаются в других стилях как признак бедного языка, неспособности говорящего или пишущего найти индивидуальные языковые средства для выражения своих мыслей. Поэтому в других стилях такие клише ОДС называют «речевыми штампами» и относятся к ним весьма негативно.

Но для ОДС они вполне органичны, так как отражают типовые ситуации делового общения и позволяют легко, без особых затруднений находить для них языковые формы. Единственное, о чем следует помнить: языковые формулы должны передавать информацию, а не быть избыточным по смыслу словосочетанием (в порядке исключения, например).
Смысловым ядром таких клише обычно становится глагол- действие: просим, предлагаем, рекомендуем, сообщаем и т. п. Такой глагол выражает императивную функцию деловой бумаги и сопровождается функцией воздействия (на адресата). Поэтому языковая модель клише состоит, как правило, из двух частей: мотивации действия и собственно речевого действия. Например: В порядке оказания помощи (мотивация) прошу (речевое действие) Вас… Согласно Вашей заявке (мотивация) высылаем (речевое действие).

Речевое действие соотносится, как правило, с целью, которую ставит инициатор делового общения. А от цели зависит и жанр документа. Например, цель информирования обычно преследуется в жанрах служебной записки, сопроводительного письма. Языковые модели в этом случае выглядят так: Довожу до Вашего сведения…, высылаем запрошенные Вами… и.'.вещаем Вас о… сообщаем… уведомляем… Цель побуждения реализуется в жанрах приказа, распоряжения, указания (назначить расследование по факту… ввести в эксплуатацию… изыскать дополнительные возможности для…) Придание юридического статуса оформляется в виде договора, доверенности, справки и сопровождается следующими языковыми формулами: Я, нижеподписавшийся, доверяю… настоящей доверенностью уполномочиваю… настоящий договор составлен в том, что организация в лице администрации обязуется…

Языковые формулы могут выражать не только цель, но и кратко объяснять мотивы, причины высказывания , они способны передавать просьбу, предупреждение, распоряжение, отказ, заверение. Например. Мотив создания : в ответ на Ваш запрос сообщаем, согласно постановлению правительства… Причины создания документа : ввиду задержки груза…, учитывая увеличение спроса на продукцию… Просьба, требование, распоряжение : убедительно прошу решить вопрос о…, настаиваем на соблюдении всех условий договора…, приказываю создать комиссию… Обещание, гарантии : выявленные недостатки будут устранены в кратчайшие сроки…
Благодаря унификации документ можно составлять по принципу соединения стандартных языковых моделей. Это удобно и экономит время и интеллектуальные затраты.

5.5. Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи

Указанные ранее ГОСТы оформления официально-деловых бумаг в целом согласуются с мировыми стандартами. Несмотря на ряд отличий национальных школ делового письма, все они исходят из общих принципов'.

точность выражения мыслей, исключающая неясности и инотолкования;

• логичность и структурированность изложения;

• стандартизация и унификация языковых и текстовых средств.
Следование этим принципам сообщает следующие интернациональные черты ОДС:

1) содержание документов основывается на правовых нормах (они превращают автора и адресата документа в субъекты правоотношений);

2) формально-логический способ ведения делопроизводства (схематизированные структуры документов);

3) использование языковых средств, предполагающих однозначное понимание (языковые формулы, например);

4) соблюдение требований делового этикета.

5.6. Языковые средства ОДС

Несмотря на разнообразие подстилей и жанров этого стиля, в его языке есть ряд общих характерных черт. Все они так или иначе связаны с проявлением воли, стремящейся к четкой и однозначной фиксации ситуации, управлению ею.

Поэтому одним из главных качеств языка этого стиля является его формально-логический характер. Он проявляется в нейтральности, надличностном характере изложения, типизации речевых средств, стандартизации терминов, повторяемости отдельных языковых форм, использовании языковых клише, позволяющих создавать документ по принципу нанизывания языковых формул.

Важными чертами языка ОДС также являются:

1) сжатость и компактность изложения, экономное использование языковых средств;

2) наличие особой лексики и фразеологии канцелярского и официального характера;

3) частое использование отыменных предлогов (виду, согласно, в силу, за счет и т. п.);

4) повествовательный характер изложения, в котором часто присутствует перечисление;

5) тенденция к использованию сложных предложений, отражающих логическое подчинение одних фактов другим;

6) избегание эмоционально-экспрессивных средств и вообще каких-либо ярких проявлений индивидуальности речи.

Еще одно из важнейших требований к языку ОД С – точность словоупотребления (использование слова в строгом соответствии с его значением). Мало того, у слова должно быть по возможности только одно значение, принятое именно в официально-деловой речи. Поэтому особое затруднение может вызвать незнание оттенков значения слов, особенно паронимов (слов, близких по звучанию, иногда однокоренных, но различающихся значением). Например: представить (как предъявить, показать: представить отчет) / предоставить (дать что-либо в пользование, распоряжение кого-либо: предоставить справку). Или гарантийный (талон) / гарантированный (отдых). Или проводить (совещание) / производить (товары).

Незнание оттенков слов-синонимов (разных по звучанию, но близких по оттенкам значений) также может приводить к нарушению или смешению оттенков значений.
Так, например, слово построить (нейтральное), возвести — оттенок высокого стиля, соорудить — создать технически сложное, воздвигнуть (построить что-то значительное, высокое). Имея разные оттенки, они по-разному сочетаются:
НЕПРАВИЛЬНО

Построить склад

Соорудить мост

Воздвигнуть арку
ПРАВИЛЬНО

Возвести склад

Соорудить киоск

Воздвигнуть жилой дом
Трудности при восприятии документа могут вызвать и заимствованные слова, если они употребляются неоправданно (паблисити вместо реклама, эксклюзивный вместо исключительный, апеллировать вместо обращаться, прерогативы вместо исключительное право и т. п.)

Нежелание привносить в ситуацию ничего лишнего, мешающего обнажению ее голой сути, сформировало запрет в ОДС на смешение с разговорным стилем. Недопустимы диалектизмы, жаргонизмы, просторечия. Ведь ОДС обслуживает широкие слои населения и должен быть понятен многим людям.

По той же причине в официальных бумагах принято избегать специальных терминов и профессионализмов. Они могут затруднить восприятие информации неспециалистами в данной области.

Структура документа должна быть прозрачной, легко воспринимаемой. Каждый новый аспект должен быть выделен абзацем. Средняя длина абзаца 4–6 предложений. Они должны быть соединены, например, с помощью повтора отдельных фрагментов предыдущего предложения или с помощью словосочетаний-связок (ввиду вышеизложенного, согласно ).

О порядке слов в предложении. В устной речи значимое слово выделяется интонационно. В письменной речи информационная роль слова возрастает к концу предложения. Согласно этому принципу, предложение начинается вспомогательной информацией, а затем следует основная. Она, как правило, следует после сказуемого, вспомогательная – до сказуемого. (По решению арбитражного суда задолженность необходимо погасить до 1 июля 2004 г.)

В документах принята унификация сокращений. Сокращаются слова, словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью, термины, названия организаций, своды законов. Но раз принятое сокращение должно далее повторяться без изменений. Сокращение должно быть понятно, не допускать инотолкований.
Характерные ошибки языка ОДС.

Довольно часты ошибки в документах, связанные с употреблением предлогов. Например, конструкции с предлогом по характерны для деловой речи, а без этого предлога – общеупотребительны. Например: меры по усовершенствованию, опыты по разведению, расходы по ремонту. Но не допускается употребление по вместо предлога о (доклад об итогах работы, переговоры о сделке). По не может указывать на цель действия и не может употребляться вместо предлога для или предлога из-за (Немало сделано для улучшения; указание не выполнено из-за нерасторопности администрации). Предлог благодаря — только в значении положительных изменений, негативные последствия – из-за.

В деловой речи ограничены варианты сочетания слов: оплата производится, задолженность погашается, оклады устанавливаются и т. п.

Нельзя выражать свои мысли следующим образом: дать кредит, большие скидки, осуществить оплату, дешевые цены и т. п.

5.7. Речевой этикет в документе

Разнообразие перечисленных языковых моделей указывает на достаточную гибкость и вариативность ОДС. Эта гибкость в значительной степени учитывает не только разнообразие регламентируемых ситуаций и ситуаций общения в манере ОДС. Подобная гибкость характерна и для этикетного аспекта в деловом общении.
Этот аспект иногда не менее важен, чем соблюдение реквизитов или структуры документа. Одно дело сказать «А подать сюда Ляпкина-Тяпкина!» И совсем другое: «Приведите (подайте) сюда Ляпкина-Тяпкина!» Второй вариант не столь категоричен. В каких-то жанрах жесткость требований уместна, в каких-то ослаблена или завуалирована, в каких-то используется форма просьбы.
Деловой этикет – это нормы поведения, установленные в сфере делового общения. Эти нормы предполагают вежливое, доброжелательное отношение к партнеру, соблюдение должной дистанции между работниками, умение говорить «да» или «нет», не обижая партнера, терпимость к чужому мнению, умение признавать свои ошибки и т. д.

В письменной речи этикет проявляется в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, формулировке поручений. Благодаря деловому этикету не только легче достичь цели общения, он также способен выразить культуру пишущего, много говорит о его личности в целом.
Так, при обращении необходимо учитывать служебное положение, степень личного знакомства (Уважаемый господин… фамилия ! Или: Уважаемый господин председатель ! Или: Уважаемый Анатолий Михайлович ! Или: Уважаемые коллеги]). Если документ начат с одной из этих формул, то должен быть закончен формулой вежливости: С уважением…

Одним из проявлений этикета является избегание личного местоимения «я» (как в научном стиле). Вместо него употребляется глагол первого лица множественного числа: Предлагаем Вашему вниманию… Представляем на рассмотрение… Напоминаем, что срок…

Форма единственного числа (прошу, предлагаю) используется в конфиденциальных письмах или на бланках должностных лиц.

Но этикет не предполагает выражения ложной или вычурной вежливости (Будьте так любезны').

Этикетные средства позволяют иногда снять чрезмерную официальность, сухость послания, придают речи экспрессивный оттенок.

Но и в выражении своих чувств адресат должен быть сдержан и знать меру. В целом в деловом стиле эмоциональность не всегда уместна, поскольку связана с личным отношением пишущего, а это противоречит основным требованиям данного стиля. Она уместна лишь тогда, когда характеризует функции участников ситуации. Например: Несмотря на неоднократные напоминания… Данные Вами обещания не выполняются… К сожалению, должны сообщить Вам…

5.8. Реклама в деловой речи

В последние годы в России появились новые ответвления в ОДС. Одно из них рекламная деловая корреспонденция (товарное предложение, сообщение о производимых товарах и услугах).

Главное требование к ним: запоминаемость, способность вызвать коммерческий интерес. Для этого используются не столь формальные языковые средства, как в других жанрах ОДС. Выразительность языка должна привлечь внимание людей. Отсюда, к примеру, оценочные конструкции (разумная ценовая политика, надежные партнерские отношения).

Должна быть особенно ясной информационная часть письма, содержащего обычно в конце конкретное коммерческое предложение. Стилистические недочеты, двусмысленность при этом недопустимы. (Например: Система скидок на продукцию Вашего предприятия позволит нам успешно конкурировать с Вашей продукцией на рынке нашего региона.)

Здесь «конкурировать» содержит двусмысленность (с партнерами или предприятию совместно с партнерами противостоять конкуренции).

Прием на работу теперь, как правило, осуществляется на основе резюме. Это краткое письменное изложение биографических данных, характеризующих образование, профессиональную деятельность и личные качества человека, претендующего на ту или иную работу, должность. Главная задача при составлении резюме – максимально выигрышно и в то же время объективно представить себя как кандидата на данную должность.

Рекомендуемая литература по вопросам 5 лекции: 2, 3, 8, 22, 23, 25, 28, 29 (см. номера в «Списке использованной литературы»).