лекция 1 по эод. Системы управления документооборотом(суд), понятия, общие требования и классификация
 Скачать 1.51 Mb.
|
ЗОЛУШКА  Система автоматизации делопроизводства DIS:Class Электронная канцелярия «Золушка» создана ЗАО «Научно-Технологический Центр Института Развития Москвы» (НТЦ ИРМ) (www.mdi.ru). Золушка осуществляет поддержку управленческой деятельности за счет автоматизации классического делопроизводства. К сожалению, в системе присутствует ограничение: система работает в промышленном режиме при объеме до 20000 зарегистрированных документов в год. Данная программа состоит из 3х независимых компонентов: «Письма граждан». Характеризуется тем, что связующим началом пакета (пачки) писем является идентификатор адресата – отправитель. «Решения и распоряжения». Характеризуется возможностью поставить на контроль не только документ в целом, но и отдельные его пункты. При этом контроль вести по каждому пункту в отдельности. «Служебная корреспонденция». Характеризуется большим объемом переписки между организациями. Это является уникальной особенностью Золушки, так как фактически регистрация документов осуществляется не в одной подсистеме, как у остальных, а в трех. Кроме этих компонентов, система не содержит никаких дополнительных модулей и приложений. РКК системы DIS:class состоит из взаимосвязанных закладок, а именно: регистрационная карточка, рассылка документов, примечания, поручения, сопроводительные документы, оригиналы, повторные документы, ответы. Каждой закладке соответствует поле, предназначенное для ввода значения. Рассмотрим особенности работы с отдельными закладками карточки системы «Золушка»: Закладка регистрационная карточка. При работе с РКК системы DIS:class сразу отмечается отсутствие ряда стандартных реквизитов, таких как: гриф доступа, вид доставки, количество листов документа, номер экземпляра. Также отсутствует автоматическая генерация рег. номера. Данный реквизит является обязательным для заполнения и выбирается вручную. Система не позволяет указать в закладке РК больше 2-3х исполнителей и контролеров, т.к. поле РКК ограничено на введение символов. Рассылка – поле, в котором отмечается, в какие подразделения были пересланы копии документа, а также вносится запись в реестр отправки. После записи карточки документа в базу данных программы автоматически создают и отправляют электронные копии этих карточек в базы данных подразделений, выбранных вручную из сформированного списка рассылки. Рассылать РКК следует только после того, как на ней были заполнены все необходимые поля, прикреплены сопроводительные документы, файлы. В случае если это не было выполнено, то дополнение реквизитов осуществить невозможно, т.к. после отправки копии РКК отправитель теряет права на ее редактирование - она становится для него «чужой», т. е. принадлежащей подразделению-получателю, кроме того, возникают случаи, когда в папку к исполнителю может попасть сразу несколько одинаковых карточек. Путь движения копий РКК отражается в поле «путь рассылки». Поручения. Нет возможности, назначить ответственного исполнителя, отправить документ на подпись или визирование. Сопроводительный документ, содержит данные о документе (наименование организации, номер, дата документа, исполнители и поручения на документ) приложенного к первичному или повторному документу и пересланный из другой организации. В этой закладке отсутствует возможность прикрепить файл сопроводительного документа. Оригиналы - закладка для добавления электронной копии документа. Прикрепляемый файл нельзя редактировать т.к. в процессе привязки автоматически создается и переименовывается копия файла-оригинала, которая помещается в специальном подкаталоге «рабочая область». У копии файла устанавливается атрибут «Только чтение». Для того чтобы внести изменения в документ, нужно сохранить его под другим именем и заново прикрепить к карточке, таким образом, появляется две копии одного и того же документа. Системой не предусмотрена совместная работа над документом, назначение соисполнителей. Функция «Номенклатура дел» - сводка за указанный период регистрации по индексам. Сводку, возможно, формировать как по отдельному индексу, так и всем сразу. В этой сводке учет ведется только по первичным и повторным карточкам. Поддержка функции «списания документа в дело». Списание документов в дело обеспечивается в соответствии номенклатурой дел. Система поддерживает реестр рассылки документов внутри организации. В реестре отмечается, в какие подразделения был отослан документ. Данная функция не выделена в отдельный функционал, как например, это сделано в системе ДЕЛО. Реестр можно посмотреть, открыв РК документа. Папки системы состоят из набора вложенных древовидных папок, которые содержат «историю документов». Формирование истории документов - представление совокупности документов, всей переписки по вопросу и регистрационных карточек документов, входящих в состав этой папки. Словари системы не выделены в отдельный функционал. Они пополняются только при вводе новых значений в поля РК. Причем эта процедура трудоемка и отнимает много времени при вводе новых данных в поля РК. Система позволяет распечатать имеющиеся в ее БД словари. При формировании отчетов, возникает системная ошибка. Невозможно экспортировать файл отчета в MS Word. Есть возможность сохранять отчеты в системную папку в формате rtf. В этом формате отчет можно редактировать. Система Золушка DIS:class не позволяет создавать группы пользователей, присваивать роли. Не поддерживается работа с должностями сотрудников. Системой не поддерживается функциональная возможность «Наследование прав». Каждому пользователю права присваиваются вручную администратором системы. Это неудобно при наличии большого количества пользователей с одинаковыми правами. Не поддерживается функция шифрования данных и работы с ЭЦП. Таким образом, при работе в этой системе невозможно обеспечить защиту документооборота. Пароль, присваиваемый пользователю должен быть не более 8 символов. Система, позволяет и не присваивать пароль пользователям, также она автоматически запоминает все логины пользователей, которые содержатся в ее БД, и предлагает при входе в систему выбрать свой логин. Это является еще одним пробелом в защите данных. При регистрации пользователей кроме ФИО и подразделения, к которому он относится, нельзя указать ни его должность, ни наименование отдела внутри подразделения, ни контактные данные. Трудно даже представить, как система работает в организации с большим количеством пользователей. Естественно, что невозможно запомнить имена и фамилии большого числа пользователей, тем более их должности. Выяснение этих подробностей будет занимать определенное количество времени сотрудников. Кроме того, количество символов Ф.И.О. сотрудника не должно превышать 25 символов с учетом пробела. Отличительная особенность - возможность при добавлении улицы корреспондента-гражданина указывать, к какому административному делению она относится. А также при регистрации гражданина возможность указать его домашний и служебный телефон. Система не поддерживает справочника организаций-контрагентов. Огорчает отсутствие функциональных блоков: Справочники Дизайнер форм карточек Задание маршрута, графический дизайнер маршрутов Протокол обработки Полнотекстовой и реквизитный поиск Проведение e-mail рассылок (кроме рассылок подразделениям) Редактор отчетов Группы пользователей Система ролей Возможность работать on-line через web Отсутствие поддержки проектов и версий документов. Кроме встроенной подсказки, система не имеет руководство пользователя, администратора. И это относится не только к демо-версии. Даже у тех, кто использует данную систему лицензионно, также не оказалось руководства по ней. Система «Золушка» одной из первых появилась на российском рынке автоматизации делопроизводства и приобрела себе имя и немалый круг заказчиков среди муниципальных и государственных учреждений. Имела очень высокие шансы оставаться лидером в этом сегменте. Сейчас данное предприятие занимается поддержкой ранее внедренных продуктов. Давно не происходило никакого обновления и развития системы. На существующем функционале она очень ограничена в заказчиках, а по имеющимся на нее ценам она практически недоступна мелким государственным и муниципальным организациям, на которые собственно и рассчитана. Скорее всего, через несколько лет данная компания уйдет с рынка автоматизации делопроизводства как полноценная система, по крайней мере, с решений, предназначенных для работы на MS SQL Server, так как на рынке присутствуют другие программные продукты более доступные по цене и наиболее развитые по предлагаемому функционалу. |