лекция 1 по эод. Системы управления документооборотом(суд), понятия, общие требования и классификация
 Скачать 1.51 Mb.
|
ДЕЛОДЕЛО является собственной разработкой компании «Электронные офисные системы» (ЭОС) (www.eos.ru). Система разработана для использования в традиционных делопроизводственных службах: управлениях делами, секретариатах, канцеляриях, общих отделах, экспедициях и т.д. Продукт реализует автоматизацию делопроизводства в классическом его понимании. ДЕЛО лучше остальных систем ориентирована на нормы отечественного делопроизводства и прекрасно учитывает российскую бизнес-логику работы с документами. Обладая всем необходимым функционалом, который предусматривает поддержку делопроизводства и документооборота в сложившихся традициях, она одинаково хорошо подходит для использования, как в государственных, так и коммерческих структурах. САДЭД ДЕЛО, является готовым («коробочным») промышленным, настраиваемым решением, открытым для расширения и интеграции. Данный продукт отличается интуитивно понятным интерфейсом, быстрыми и безболезненными сроками внедрения, так как он не только не меняет сложившиеся процессы работы с документами, но и позволяет еще более их оптимизировать в соответствии с нормами российского делопроизводства. Кроме того, компания ЭОС имеет развитую сеть партнеров по всей России и странам СНГ, занимающихся внедрением и поддержкой системы ДЕЛО, что позволяет удерживать фиксированные цены на поставку и внедрение независимо от степени удаленности разработчика. Примечательно, что ДЕЛО является первой системой документооборота в России, получившей государственный сертификат наивысшего качества.   Одним из достоинств ДЕЛО, которое хотелось бы особо отметить, является функция «справочники», подобной которой, не встречается более ни у одной из рассматриваемых систем. Она позволяет учитывать всю информацию об организациях-контрагентах (название организации (полное и сокращенное), регион, индекс, город, адрес, e-mail, ФИО, тел., факс, юридический адрес, ИНН, ОКПО, ОКОНХ, представителей организации, банковские реквизиты и дополнительные примечания). Данная информация необходима не только бухгалтеру предприятия, но и секретарю, менеджеру, юристу и другим должностным лицам в повседневной работе. Очень удобно и просто выстроена работа с кабинетами и папками системы. ДЕЛО содержит папки «поступившие», «на подписи», «на исполнении», «на визировании», «проекты документов», «на контроле». Для удобства пользователь может создавать собственные папки. Таким образом, очень легко отследить стадии работы с документами. А принцип «кабинетов» позволяет объединить несколько должностных лиц в один кабинет, как это чаще всего и бывает в реальности. Принцип «кабинетов» является характерной особенностью системы ДЕЛО. Иначе говоря, автоматизирован «живой процесс» работы с документами. Все документы, подлежащие регистрации, делятся в системе на произвольное количество групп (сформированных на основе базовых), каждая, из которых регистрируется отдельно, т. е. имеет отличные от других групп правила формирования регистрационного номера и, как правило, различный набор реквизитов. Системой ДЕЛО поддерживаются три базовые группы: • входящие – из вышестоящих организаций, из разных организаций и предприятий; • исходящие (внутренние) – инициативные документы, ответы на запросы, ответы на письма граждан; • письма и обращения граждан. Система поддерживает регистрацию сопроводительных, повторных, связанных документов, регистрацию проектов документов, связанных проектов документов и работу с ними, позволяет назначить соисполнителей по документу. Причем при регистрации сопроводительных документов имеется возможность прикрепить сам файл документа, а не только указать информацию о нем, как это реализовано во многих других системах. Очень удобно работать с регистрационной карточкой (далее РК). Во-первых, в ней нет всевозможных закладок, скрытых полей, либо полей обязательных для заполнения, не нужно прописывать схемы и маршруты рассылки РК, т.к. система автоматически рассылает их всем исполнителям и контролерам по данному документу (реализован принцип свободной маршрутизации). Дополнительно возможно использовать произвольные списки рассылки документов. Во-вторых, она сама генерирует регистрационный номер и дату документа, что упрощает процесс регистрации и предотвращает возникновение путаницы с номерами и индексами документов. Недочетом является отсутствие функциональной возможности называемой «мастер регистрационных карточек», позволяющей создать регистрационную карточку с некоторыми «индивидуальными» реквизитами организации, либо скорректировать реквизиты на основе имеющейся РК. В ДЕЛЕ имеется такая функция как «дополнительные реквизиты», позволяющая создавать произвольные реквизиты заданных типов (дата, тест, числовые типы и т.п.) в разделе РК «Дополнительные реквизиты». Но отсутствует возможность поместить эти реквизиты в основной раздел РК. Система ДЕЛО максимально полно поддерживает классическое делопроизводство, об этом свидетельствует наличие функций: реестр рассылки, номенклатура и опись дел, списание документов дело с соблюдением всех архивных норм и правил. Она рассчитана и на организации, ведущие работу с удаленными подразделениями и филиалами. ДЕЛО изначально разрабатывалась для государственных учреждений, поэтому в ней реализован механизм по работе с обращениями граждан. При регистрации гражданина очень удобно вводить его личные данные (фамилию, город, индекс, телефон, адрес, регион, статус, категорию, пол, ИНН, паспортные данные, e-mail, примечания). А для удобства обработки данных обращений граждан, в системе указывается вид обращения – личное, коллективное либо анонимное. Система поддерживает режим печати РК документа, регистрационного штампа, штрих-кода используемого при поточном сканировании, реестра рассылки документов, наклеек на документ. При этом шаблоны печати можно задавать собственные шаблоны печати. Поддержка электронного документооборота обеспечивается вследствие реализации таких функций как: интеграция системы с внешними приложениями MS Word, MS Excel, MS Outlook, регистрация бумажных документов и преобразования их в электронную форму с применением функции поточного сканирования, придание юридической значимости электронным документам с помощью средств электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и криптозащиты, регистрация и отправка документов при помощи интеграции с электронной почтой. Особое внимание разработчиками уделено конфиденциальности и безопасности информации. В системе учитывается регламентация прав доступа пользователей к картотекам документов в соответствии с их грифами. Предусмотрена совместимость системы с антивирусными пакетами. ДЕЛО – единственная система из рассмотренных, имеющая подробную сопроводительную печатную документацию, и электронную встроенную помощь с изображениями и подсказками. При этом имеет наибольшее количество дополнительных модулей: подсистема архивное хранение, ДЕЛО-WEB, поточное сканирование, ЭЦП и шифрование, eDocLib, система ДЕЛО-Кадры и др. Как отмечалось выше, в системе ДЕЛО отсутствует такая функциональная возможность как «дизайнер форм карточек», которая позволяет создавать новые формы РК, добавлять «нестандартные» реквизиты, учитывающие индивидуальность организации на основе имеющихся РК в основной раздел РК. В ДЕЛЕ Вы также не найдете «графического дизайнера маршрутов», да и вообще любого другого маршрутизатора. Маршрут в системе ДЕЛО задается только при работе с проектами документов. В системе предусмотрено три вида задания маршрута: параллельный (проект документа рассылается сразу всем участникам процесса визирования, а затем подписания); последовательный (проект документа направляется на визирование и подписание должностным лицам в порядке очерёдности); параллельно-последовательный. ДЕЛО содержит стандартные отчетные формы, генерируемые на основе шаблона в файл MS Word. Шаблоны формы легко редактируются пользователем в MS Word. А любые дополнительные отчеты разрабатываются при помощи специального API, поставляемого с системой. В ДЕЛЕ также отсутствует система ролей – механизма обеспечения информационной безопасности, который формирует пользовательские роли и определяет объем информации и операций, к которым допущена каждая конкретная роль. В дальнейшем роли можно указывать вместо конкретных исполнителей, что позволяет организовать работу в режиме реального времени или постоянного замещения одного сотрудника другим. Однако в модуле Администрирование имеется функция, позволяющая скопировать права пользователя. Таким образом, достаточно легко создать нового пользователя, наследующего все (или часть) прав и личных настроек от уже существующего в системе пользователя. В системе ведется полное протоколирование действий пользователя и действий администратора по изменению прав пользователей. Но, не реализован механизм обработки данных протоколов: поиск в протоколе по критериям т.п. Однако стоит оценить по достоинству встроенные в систему средства электронной почты, позволяющие проводить рассылку прямо из регистрационной карточки, что позволяет значительно экономить время и силы. Предусмотрена передача, как копий, так и оригиналов документов. Кроме того, ДЕЛО, единственная поддерживает наличие нескольких картотек в системе. Каждое подразделение с большим объемом документооборота может иметь собственную картотеку. Все картотеки могут взаимодействовать между собой. Ну и самое главное, в ней реализована поддержка всех наиболее важных делопроизводственных функций, таких как: реестр рассылки, опись дел, списание документов в дело с соблюдением всех архивных норм и правил. Что позволяет избежать ведения дополнительных журналов, специализированных программ, Excel- и Word-документов, облегчая тем самым труд персонала. Подводя итог, хотелось, чтобы в системе были учтены недоработки и появился полноценный редактор регистрационной карточки для обеспечения возможности настройки вида РК для «нетипичных» документов. Возможно стоит увеличить количество предлагаемых стандартных отчетов. Но в целом, это действительно удобный и продуманный продукт. ЕВФРАТ-ДОКУМЕНТООБОРОТ   «ЕВФРАТ-ДОКУМЕНТООБОРОТ» является разработкой российской компании – Cognitive Technologies Ltd (www.cognitive.ru). Она имеет привычный дружелюбный интерфейс почтовой программы, понятный любому пользователю. К преимуществам программы можно отнести приложение «мастер журналов и отчетов». Он предоставляет большой выбор отчетных форм (их подробность) и возможность создавать собственные формы отчетов. Но, создать более или менее серьезный отчет не обладая навыками программирования не получится, т.к. потребуется создавать запросы к БД. В системе ЕВФРАТ-Документооборот предусмотрен способ обмена электронными сообщениями между пользователями через встроенный почтовый сервер. Сообщения, могут содержать текст и вложенные РКК документов, но нет возможности прикрепить обычный документ, например, отчет исполнителя (можно указать только адрес документа в локальной сети). Сотрудник с правами «Администратор» имеет функцию отправки сообщений всем работающим коллегам или конкретному работающему лицу. Функцией можно воспользоваться для одновременного оповещения работающих сотрудников, например, о завершении работы в системе или о начале совещания. Данная возможность используется самой системой для автоматической рассылки уведомлений и напоминаний, связанных с поручениями и согласованиями. Наличие функции «списки рассылки» позволяет разослать документ всем выбранным пользователям. В ней можно объединить отделы «маркетинга», «продаж», должности «руководству», «администратору», «всем пользователям» и т.д. Рассылка осуществляется между сотрудниками организации. Рассылка же внешним организациям невозможна, т.к. система в стандартной поставке не поддерживает справочник внешних организаций. В системе ЕВФРАТ-Документооборот реализован механизм «ролей» служащий для делегирования текущих и будущих заданий, прав доступа на документы и потоки, перенаправления потока входящих сообщений от одного пользователя к другому. С помощью него можно создавать объем обязанностей и полномочий по выполнению специфических функций, накладываемых на исполнителя данной роли. Фактически роль выступает в качестве иного именования сотрудника и может использоваться везде, где можно указать имя сотрудника: в списке исполнителей и контролера поручений, в качестве получателя сообщений, при назначении прав на отдельные документы и потоки документов и т.д. В один момент времени роль может исполнять только один сотрудник, в то же время один и тот же сотрудник может исполнять несколько ролей. При регистрации подразделения привлекает возможность ввода информации о подразделении организации (наименование подразделения, руководитель подразделения, номер подразделения, телефон, факс, е-mail, адрес, примечание). А также при регистрации пользователя возможность ввести информацию об этом сотруднике (ФИО, комната, телефон, факс, e-mail, примечание), недостатком этой возможности является отсутствие функции «выбрать из справочника», т.к. данные об организации такие как: индекс, адрес, телефон, как правило, постоянны. Данная функция могла бы быть полезна всем пользователям в качестве справочника организации, но, это доступно только сотрудникам с правами «Администратор». К недостаткам стандартной поставки ПО следует отнести, отсутствие возможности работы с обращениями граждан, а, следовательно, не предусмотрено создание справочника граждан, не поддерживаются специальные функции обработки обращений граждан (повторность, коллективность, анонимность, личное и т.п.). Хотя предоставляется возможность создать произвольную форму РКК «обращения граждан», создать словарь «вид обращения». В ЕВФРАТ-Документооборот одновременно с документом может работать только 1 сотрудник. В то время как зачастую требуется коллективный труд, что повышает быстроту исполнения поручений. Также нет регистрации документов из электронной почты в связи, с чем система не позволяет работать с удаленными филиалами и организациями, назначать соисполнителей по документу. В стандартной поставке отсутствуют значимые функциональные возможности, такие как: опись дел, номенклатура дел, списание документа в дело, поддержка проектов документов, версий документов, реестра отправки документов, журнала ознакомления с документами, поточное сканирование, использование фильтра, наследование прав пользователя, отсутствие возможности пользователя создавать личную папку. Существует еще ряд недочетов делающих работу менее комфортной: отсутствие грифов доступа к документам, вида доставки документов, картотек подразделений, личных кабинетов пользователей. В новой версии ЕВФРАТ-Документооборот v.12, предусматривается возможность интеграции ЕВФРАТ с электронной почтой, которая обеспечит отправку и получение электронной почты непосредственно на рабочих местах пользователей. Пользователи смогут импортировать обыкновенные почтовые сообщения произвольного формата (txt или html) и приложенные к ним файлы в документы системы ЕВФРАТ-Документооборот, и наоборот – отправлять документы системы в виде обычных писем электронной почты. В 11 версии ЕВФРАТА было невозможно посмотреть в РК, в каком формате прикреплен файл и сразу же открыть его. Для того чтобы просмотреть приложенный файл, нужно было открыть меню «Файл», выбрать «экспорт». В новой версии программы этот порядок несколько изменен, теперь при прикреплении либо просмотре документа автоматически предлагается «открыть» или «сохранить» этот файл. Но удобства в работе эти изменения не добавили. А при вложении аудио-файлов, по-прежнему, используется метод «файл-экспорт». Преимуществом же системы является быстрота обучения пользователя, удобство и простота настройки. Внедрение ЕВФРАТ-Документооборот на небольшом предприятии может быть осуществлено не только специалистами компании Cognitive Technologies Ltd, но и собственными силами технических специалистов организации. Использование собственной разработки – СУБД «Ника», отражается на скорости работы системы. Медленно происходит загрузка РК документа, создание отчетов. Трудно представить, как система будет справляться с большим объемом документов и РК. Возможно, эта проблема решиться в следующей версии, c которой в качестве СУБД будет не только «НИКА», но и платформа MS SQL Server, Oracle. Система позволяет не создавать пароль для пользователя системы. То есть вход в систему осуществляется только под логином пользователя. Кроме того, система запоминает на рабочем месте последний логин, под которым осуществился вход, это позволяет злоумышленникам воспользоваться незащищенностью программы. Неудобно искать зарегистрированные документы за текущий день и уже исполненные. Появившаяся упрощенная процедура регистрации документов позволила проводить регистрации документа на основе уже существующего с автоматическим заполнением необходимых полей, что существенно сокращает время и упрощает регистрацию однотипных документов. К тому же, предусмотрена проверка на дублирование регистрируемых документов. В новой версии предусматривается возможность создания справочников. Хочется верить, что система позволит создать недостающий справочник организаций и предприятий для учета данных организаций-контрагентов. Пока система содержит только встроенные справочники «структура предприятия» и «адресная книга». Особенно остро отражается на контроле исполнительской дисциплины отсутствие функций согласования проектов резолюций, визирования, согласования проектов документов, отсутствие возможности проследить работу с версиями документов. Визирование документа осуществляется только с применением функции ЭЦП. Дополнительно в систему могут входить следующие модули: Программа Архивариус – предоставляющая средства автоматизации процессов списания и хранения документов (состоит из Сервера Архивариуса, программы конфигурирования БД Архивариуса и программы обслуживания сервера Архивариуса); НТТР-сервер, который дает возможность пользователям получать доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира; Таким образом, можно сделать вывод, ЕВФРАТ-Документооборот ориентирована на работу сотрудников небольших промышленных частных и государственных организаций, высших учебных заведений, страховых и финансовых организаций, сервисных и IT-компаний. Выпуск новой версии ЕВФРАТ-Документооборот v.12 позволит расширить существующие рамки заказчиков, так как система способна будет работать на распространенных СУБД (Oracle и MS SQL Server), а также обеспечит работу удаленными подразделениями и филиалами, а весьма доступные цены на систему делают ее очень привлекательной для небольших организаций. |