лекция 1 по эод. Системы управления документооборотом(суд), понятия, общие требования и классификация

• Название: Системы управления документооборотом(суд), понятия, общие требования и классификация
• Дата: 19.12.2021
• Размер: 1.51 Mb.
• Имя файла: лекция 1 по эод.doc
• Тип: Конспект; #308669
• страница: 8 из 8

Технический фактор

Серьезным препятствием для распространения средств автоматизации документооборота является отсутствие устойчивых каналов передачи данных для территориально-распределенных организаций. Эта проблема все еще характерна для регионов. Невозможность регулярной синхронизации данных в таких организациях, своевременного движения документов в цепочке документооборота, делает бессмысленным и даже вредным попытки внедрения СЭД.

Еще одним препятствием можно назвать, на первый взгляд, парадоксальный факт - внедрение систем управления предприятием ERP-класса. Сами по себе такие системы не содержат какого-то развитого функционала управления документооборотом, а установка дополнительной системы автоматизации сопряжена, зачастую, с необходимостью обновления компьютерного парка организации.

1. Реклама СЭД

Главным фактором, тормозящим развитие СЭД, практическое отсутствие рекламы сути и возможностей СЭД.

Пользователи в целом мало знакомы с возможностями СЭД, экспресс-опрос среди нескольких десятков компаний из различных секторов экономики, относящихся в основном к среднему бизнесу, или бизнес которых приближается к определению “крупного”, показал, что далеко не все имеют представление о возможностях электронного документооборота. Сами представители компаний определили свой уровень знаний о СЭД как низкий. Как следствие, недооценка руководителями компаний эффекта от внедрения СЭД.

Но при этом практически все представители компаний хотели бы получить более точную и полную информацию о возможностях СЭД.

Такой результат показывает, что системные интеграторы и компании-производители плохо проводят рекламные и PR-акции по пропаганде преимуществ внедрения СЭД. Это приводит к тому, что часто сами клиенты, даже если и хотят внедрить в своей организации СЭД, плохо представляют возможности данной системы.

Такая слабая информированность о возможностях СЭД происходит потому, что сами ИТ-компании в России воспринимают траты на продвижение своих продуктов и решений как неизбежное зло, которое только отнимает деньги и время. Конечно, есть исключения, но в целом ИТ-компании не желают тратить свои деньги на рекламу и PR. Такое положение дел не может не влиять отрицательно на рынок СЭД в целом.

Компаниям, системным интеграторам стоит более активно продвигать свои решения за счет проведения рекламных компаний, семинаров, конференций и т.д. По сути, компания, которая сможет провести целостную рекламную компанию на неокончательно сформировавшемся рынке, получит существенные конкурентные преимущества и завоюет значительную часть рынка.

Мощная разъяснительная и рекламная компания поможет также и самим потребителям лучше ориентироваться, в сущности, и возможностях электронного документооборота.

Как уже отмечалось в отчете, конкуренция между производителями на рынке СЭД пока не значительная. Ряд успешных компаний, которые имеют возможность рекламировать свою продукцию, прогрессивность и удобство ЭД, не ощущают пока в этом острой необходимости. Вероятно, массированные рекламные компании систем СЭД – дело будущего.

К сожалению, следует отметить, что в целом уровень рекламного и PR-обеспечения в ИТ-отрасли низок по сравнению с другими отраслями российской экономики. В целом уровень менеджеров, отвечающих за PR и рекламу, также ниже чем, например в ТЭК или телекоммуникациях, или торговле. Как уже говорилось, это связано с явной экономией на рекламном продвижении бизнеса, но в последнее время стала наблюдаться тенденция к улучшению. Некоторые лидеры ИТ-рынка стали вкладывать средства в рекламные проекты, и можно ожидать, что через один - два года ситуация с информированием клиентов резко изменится в лучшую сторону.

К проблемам рекламы можно отнести проблемы создания и поддержания каналов продаж. К сожалению, многие ИТ-компании не имеют пока стабильных и выверенных каналов продаж, но ситуация постепенно начинает меняться в лучшую сторону.

1. Структура компаний-потребителей

Трудностью при внедрении СЭД является организационная нестабильность потребителей. Документооборот формализует деятельность предприятия, делает ее более предсказуемой и стабильной, но в российских условиях предприятия довольно часто меняют свою структуру, что влечет за собой и смену схемы документооборота. Но в последнее время с общим объемом российской экономики российские компании постепенно стараются формализовать свою структуру.

Существование в российской экономике двух управленческих моделей ведения бизнеса, отечественной и западной, существенно затрудняет внедрение систем автоматизации, ориентированных на другие регламенты прохождения документов. Попытки внедрения западных продуктов в компаниях с вертикальной моделью обычно приводит к необходимости серьезного реинжиниринга бизнес-процессов компании.

Также проблематично и то, что сам документооборот в компаниях часто не формализован, отсутствуют четкие регламенты. Так, например, в одной крупной нефтяной компании при внедрении СЭД было посчитано, что необходимо более 800 регламентов прохождения документов, а на момент предварительного внедрения имелось не более 200.

Проблема неформализованного документооборота решается путем оказания консалтинговых услуг, что, конечно, увеличивает стоимость внедрения СЭД и это может отпугнуть покупателей. Но, нужно учитывать, что само внедрение СЭД и создание формализованного документооборота только повысит управляемость предприятия, таким образом, деньги, вложенные в консалтинг на внедрении СЭД, являются инвестициями в развитие и формализацию бизнеса, а не только во внедрение некоей ИТ-технологии.

Внедрение электронного документооборота делает работу каждого сотрудника прозрачной и легкой для контроля со стороны руководства. А, как показывает практика, довольно часто бывает, что сами работники не заинтересованы в подобном контроле, особенно такое случается, как это не парадоксально, в государственных и муниципальных организациях. Чиновники не заинтересованы в полном контроле над своими действиями, впрочем, такая ситуация характерна и для некоторых российских коммерческих предприятий.

Таким образом, сама деятельность предприятия при внедрении СЭД становится фактически прозрачной для высшего менеджмента.

Подобные изменения на предприятиях и в государственных, и муниципальных органах власти могут в целом повысить уровень управляемости и прозрачности, как в экономике, так и в государственном управлении. Все эти изменения имеют смысл только в том случае, если сами руководители хотят достигнуть подобных результатов.

Впрочем, уровень управляемости и прозрачности российских предприятий зависит в целом от уровня развития и открытости экономики. Но внедрение систем электронного документооборота может помочь как улучшению структур управления, открытости экономики, так и улучшению государственного и муниципального управления.

1. Уровень понимания задач СЭД

Как отмечают многие системные интеграторы и производители систем электронного документооборота, очень часто они сталкиваются с непониманием того, что собственно должны делать СЭД. Данная проблема имеет отношение к тому, что ИТ-компании слабо информируют о возможностях СЭД и пока руководство многих компаний само точно не понимает, что оно хочет получить от внедрения СЭД. Также это связано и с тем, что в России нет собственно точных определений электронного документооборота.

Основную проблему представители ИТ-компаний видят в том, что заказчики и поставщики по-разному трактуют сущность электронного документооборота.

Такое непонимание может привести к «слишком большому урезанию функций системы (экономически нецелесообразно внедрять такую урезанную систему) или, наоборот, к завышению функциональных требований (что приводит к увеличению сроков на внедрение системы и повышению рисков от проекта внедрения СЭД)».

Непонимание важности внедрения СЭД, недооценка их для повышения управляемости и прозрачности компаний хорошо иллюстрируется таким мнением: СЭД не относится к программным продуктам первой необходимости, поэтому спрос на них будет устойчивым лишь тогда, когда на рынке спокойно и можно заниматься «тюнингом бизнеса».

Подобные оценки высказывают и другие представители этой отрасли. Особо они подчеркивают, что собственно документооборот является на данный момент не только автоматизацией делопроизводства, но и инструментом принятия бизнес - и управленческих решений.

Иногда наблюдается и обратный процесс: сами интеграторы и компании-производители СЭД усложняют задачи для внедрения, что также отталкивает заказчиков, впрочем, это проблема характерна для рынка ИТ в целом.

Для решения подобных вопросов целесообразнее всего создавать совместные группы из представителей заказчика и поставщика, которые могут выработать устроившую всех стратегию внедрения.

1. Государственное регулирование

Проблемы государственного регулирования подробно изложены в главе «Государственное регулирование».

Следует только отметить, что государственное регулирование отрасли практически все участники рынка отметили как один из самых важных факторов.

Еще одной сложностью для государственного регулирования является то, что часто решения по поставкам принимаются по политическим мотивам и по тем же мотивам могут быть отменены. Такая нестабильность в принятии решений не может способствовать полноценному развитию СЭД в органах государственной и муниципальной власти.

Таким образом, развитию СЭД мешают препятствия, в целом характерные для всего ИТ-сектора, но которые вполне преодолимы. Особенно активно электронный документооборот будет развиваться в случае продолжения роста российской экономики, что позволит тратить больше средств на ИТ-решения.⁶


Автор Белоусова Т.И.

1 Рынок систем электронного документооборота в России. Аналитический отчет – М.: РосБизнесКонсалтинг, 2004, с.10

2 Владимир Андреев: Текущие результаты говорят о реальной конкурентоспособности отечественных систем управления документами и бизнес-процессами (http://www.cnews.ru)

3 Рынок систем электронного документооборота в России. Аналитический отчет – М.: РосБизнесКонсалтинг, 2004, с.33-39.

4 Острогорский М. Ю.Классификация систем электронного документооборота. Проблемы и перспективы, 2004 ftp://ftp.dol.ru/pub/users/cgntv/download/sbornic/sbornic6/Doc10.doc

5 Мотив: система оперативного управления компанией. Руководство пользователя. – Белгород.: Институт высоких технологий БелГУ, б.г.

6 Рынок систем электронного документооборота в России. Аналитический отчет – М.: РосБизнесКонсалтинг, 2004, с.33-39.