лекция 1 по эод. Системы управления документооборотом(суд), понятия, общие требования и классификация
 Скачать 1.51 Mb.
|
Данное решение поддерживает схемы делового документооборота, присущие государственным и муниципальным структурам управления.Основными клиентами компании является Правительство Москвы и московские муниципальные образования. Отличительными особенностями системы Гран-Док являются функции: расширенного контроля исполнения, который делится на внешний, внутренний, депутатский, дополнительный и ОСОБЫЙ КОНТРОЛЬ. запись на прием руководителя и составление графика приема, привязка его к РК документа. интеграция системы с ИПС «Кодекс». Функция позволяет установить ссылки на документы из ИПС «Кодекс» и ссылки на документы, добавленные в БД «Кодекс» из системы «Гран-Док». Программа содержит сервис сообщений, реализующий механизм обмена между пользователями сообщениями. Последние могут содержать разнородные объекты: папки документов, тексты сообщений, тексты документов, электронные формы, графики, отсканированное изображение, аудио и видеоинформацию. Но, к сожалению, система никак не уведомляет пользователя о поступлении новых сообщений. В самой системе предусмотрена функция резервного копирования базы, которое рекомендуется производить не менее одного раза в сутки. Каждая следующая резервная копия базы данных записывается поверх существующей. Созданную резервную копию можно сохранить на диск либо дискету, с использованием архивирования. Данный механизм предназначен для защиты системы от потери данных в случае сбоя. Система позволяет проконтролировать исполнение документа по отдельно взятым его пунктам, назначить исполнение по конкретному пункту документа. Это относится к ОРД, к проектам ОРД, а также к служебной документации. В РК таких документов существует специальная зона «пункты». Но нельзя указать конкретные сроки исполнения. При удалении РК документа, система позволяет сделать пересчет данного потока документов в БД пользователю с правами «Администратор». Генерация индекса документа происходит автоматически. Но первоначальная настройка индексов документов проводится администратором системы вручную. К любому документу в системе может быть прикреплено в виде файлов любое количество исходных документов, которые могут быть при необходимости отсканированы. Функция прикрепления исходных документов и сканирование документов осуществляется с помощью работы с окном «объекты для документа», которое находится на панели инструментов РКК. Сканирование осуществляется при наличии ПО «FineReader». При прикреплении исходных документов имеется возможность задавать группу исходных документов, объединяя их в папку с соответствующим названием. Каталог имеет древовидную структуру (дерево). Древовидная структура позволяет формировать группы в каталоге с различными уровнями вложенности. Один из недостатков программы сложность и многослойность РКК. Регистрационно-контрольная карточка системы поделена на множество зон и закладок, имеет скрытые множественные реквизиты. При работе с РК не указывается, к какой форме она относится (обращение граждан, входящие, исходящие, ОРД). К РК невозможно прикрепить файл сопроводительного письма. Отметка об исполнении представляет собой простое текстовое поле, которое не содержит стандартных текстов, возможности ввода даты исполнения. Отсюда возникает вопрос, как отслеживать фактическое исполнение поручения по документу? При вводе текста в поле РКК буквы иногда «налазят друг на друга». Нельзя ввести информацию об организации-контрагенте. Существует словарь организаций, должностей, где можно ввести только наименование внешних организаций. Отсутствуют справочники. Нельзя добавить новый словарь. Недостатком является, то, что работа со словарями доступна только пользователю с правами Администратора. Особенно ярко это проявляется, когда при заполнении РК нельзя заполнить некоторые поля, так пользователь не имеет возможности ни выбрать из словаря, ни добавить недостающее слово в словарь. Настройка словарей и печатных форм, занимает достаточное количество времени. Это неприемлемо, если систему автоматизации нужно внедрить в кратчайшие сроки. Количество символов логина и пароля не должно превышать 8 символов. Наименование подразделения не должно превышать 30 символов включая пробелы. По правам пользователи системы делятся на Администраторов и просто пользователей. То есть пользователь как таковых прав не имеет. В системе не реализован механизм разграничения прав доступа на документ. Введенные данные о пользователе не редактируются, даже в случае ошибочно введенной фамилии или логина пользователя. Отсутствие таких функциональных блоков как: дизайнер форм карточек, маршрутизация и задания маршрута, генерации отчетов, е-mail рассылки, поддержка шифрования и ЭЦП, фильтра, роли, «мастер журналов и отчетов», модуль для web-доступа, фильтр, протокол действий пользователя. Не поддерживаются некоторые функции определенные стандартами российского делопроизводства: ведение журнала документов, реестр рассылки документов, списание документа в архив, визирование и подписание документов. Нет возможности учитывать версии и проекты документов. Служба технической поддержки. Техническая поддержка с сайта компании («вопрос-ответ») фактически не работает и не обновляется. На электронные письма в отдел технической поддержки и общий адрес предприятия ответов не поступает. Не понятно, существует ли «горячая линия» поддержки для лицензированных пользователей системы. Отсутствует подробная инструкция по данной системе. По непонятным причинам каталоги отчетов в программе Гран-Док почему-то именуются то "катологами", то "каталогами". Складывается впечатление, что данная система давно не имела обновлений и доработок. Система Гран-Док, скорее предназначена для небольших муниципальных организаций, с малым количеством подразделений и персонала. Система не универсальна. Она требует значительной настройки словарей, формирования списка пользователей, построение индекса адресов, регистрацию печатных форм, настройку печатных форм с номенклатурой. Усложняет работу с системой отсутствие подробной инструкции. Скорее всего, система не ориентирована на максимально быстрое внедрение. |