Непогодин И.Г._МЕНбд-1602в. Совершенствование системы управления информационными потоками на предприятии
 Скачать 466.4 Kb.
|
|
3 Пути совершенствования системы управления информационными потоками в ООО «ПУД» 3.1 Мероприятия по совершенствованию системы управления информационными потоками на предприятии По результатам проведенного анализа информационных потоков предприятия ООО «ПУД» были выявлены недостатки в организации логистики на предприятия, и в частности, в управлении информационными потоками. Неблагоприятными последствиями выявленных недостатков в управлении информационными потоками являются: − случаи возникновения дефицита на товары, реализуемые по промо- акциям. Причиной возникновения дефицита является резкое отличие характера спроса на такие товары: спрос резко увеличивается и его сложно прогнозировать; − простои транспорта во время разгрузки по причинам одновременного прибытия транспорта от разных поставщиков, а также неготовности работников магазинов к приемке данного груза и отсутствия информации о прибытии каждого отдельного груза. Далее выделены три основных направления по оптимизации информационных потоков в логистике снабжения (рисунок 5). Рисунок 5 – Основные направления по оптимизации информационных потоков в логистике Выбор уровня дифференциации при контроле за операциями Выбор уровня сложности при контроле за операциями Выбор уровня интеграции различных решений Направления оптимизации 35 Мероприятие №1. Выбор уровня дифференциации при контроле за операциями – внедрение гибкого графика доставок. Дифференциация требуется для того, чтобы к разным видам товаров использовать соответствующие методы пополнения запасов. Соответственно различия в методах пополнения запасов приводит к различиям в схемах коммуникационного взаимодействия с поставщиками, и в свою очередь – к изменению информационных потоков. В сфере ритейла можно выделить пять основных категорий товаров: − новые товары; − товары с устойчивым спросом; − товары, по которым проводятся промо-акции; − товары, которые не входят в постоянный ассортимент магазина, в частности, товары сезонного спроса или ажиотажного спроса; − крупногабартные товары, которые требуют значительных логистических затрат. Для торговой сети ООО «ПУД» вызывает сложность планирования новых товаров, товаров с промо-акциями; товаров сезонного или ажиотажного спроса. Особенностью новых товаров является отсутствие данных о спросе на данный товар. Основная сложность заключается в выборе оптимального размера первых партий закупки новых товаров в магазины. При этом, если предприятие закажет больше объем продукции, чем текущий спрос на товар, то может понести потери, связанные с затовариванием магазина, а в случае со скоропортящимися продуктами – потери, связанные с просрочкой. Если же предприятие закажет пробную партию нового товара в значительно меньших размерах, чем фактический спрос – тогда образуется дефицит, и соответственно, упущенная выгода для магазина. Далее рассмотрен возможный выход из данной проблемы: можно сократить время между доставками и создать гибкий график доставок по времени и по размерам каждой доставки. Создание и реализация такого 36 гибкого графика приведет к некоторым изменениями информационных потоков между организацией и поставщиками. Изобразим схему информационных потоков между предприятием и поставщиком в процессе вывода нового товара на рынок в магазинах «ПУД» на рисунке 6. Рисунок 6 – Схема вывода нового товара на рынок через магазины «ПУД» Сначала коммерческий отдел получает информацию о новом товаре и обсуждает с поставщиком возможные условия допоставки мелких партий товара в зависимости от спроса на товар (стрелка 1). У поставщика должна быть соответствующие ресурсы: сотрудники, которые могут выполнять допоставки товара, например, несколько раз в день, а также соответствующий транспорт небольшой грузоподъемности при сохранении всех обязательных требований к условиям перевозки данного товара, например, температуры. Если у поставщика есть такие ресурсы, то коммерческий отдел делает заказ на первую небольшую партию заказа и отслеживает его реализацию посредством программы М-Кристалл (стрелка 2). Далее по заказу коммерческого отдела поставщик совершает мелкие допоставки товара для определения реального спроса на товар. Коммерческий отдел Магазин 1 РЦ Магазин 2 Магазин 3 Магазин N Поставщик 1 Поставщик 2 Поставщик N 2 1 3 4 5 37 В случае большого спроса на товар, поставщик осуществляет средний размер доставки на распределительный центр (стрелка 4), и затем он распределяется мелкими партиями по магазинам торговой сети «ПУД». Таким образом, основной задачей при выводе нового товара на рынок является обеспечение плавности этого процесса, нельзя допускать закупок необоснованно больших партий товара, но при этом следует максимально быстро выходить на объем реализации, удовлетворяющий текущий спрос на данный товар. В случае реализации товаров по промо-акции спрос на товар известен, но при условии прежней цены. Однако при снижении цены спрос может резко возрасти. В связи с этим, с поставщиком также обсуждается возможность допоставок товара по мере необходимости. Мероприятие №2. Выбор уровня сложности при контроле за операциями - внедрение программы «Forecast NOW!». Выбор уровня сложности в системах поддержки принятия решений предусматривает выбор оптимального для данной организации: − уровня автоматизации; − качества исходных данных, используемых в принятии решений в сфере логистики; − использование более сложных систем принятия решений; − способности прогнозирования и аналитики возможных действий; − способности персонала в принятия решений и оценки предлагаемых решений. В ООО «ПУД», несмотря на достаточно высокий уровень компьютеризации и использования информационных технологий, многие решения об объемах и сроках закупки товаров принимаются вручную, без поддержки со стороны информационной системы. Это свидетельствует о недостатках используемых систем прогнозирования спроса и недостаточном учете всех основных факторов, связанных с реализацией товаров. 38 В целях усовершенствования прогнозирования спроса на товары на предприятии ООО «ПУД» можно рассмотреть вопрос о замене программы «М-Кристалл» на другую, более совершенную программный комплекс «Forecast NOW!». «Forecast NOW! » является одним из наиболее совершенных на данный момент программным продуктом по управлению товарными запасами и широко применяется в области ритейла. Программный комплекс «Forecast NOW!» также как и программа «М- Кристалл» выполняет основные операции по управлению товарными запасами: − анализирует и прогнозирует спрос; − рассчитывает оптимальный товарный запас; − автоматически формирует заказы поставщикам; − обеспечивает эффективное управление ассортиментом. Однако по сравнению с программой «М-Кристалл» программный «Forecast NOW! » имеет следующие преимущества: − программа использует нелинейные модели прогнозирования, в частности, нейронные сети и генетическую стабилизацию. Эти алгоритмы позволяют прогнозировать необходимые запасы товара со сложным характером изменения спроса; − программа реализует алгоритмы прогнозирования редкого (разряженного) спроса, непостоянного спроса. В частности, реализованы алгоритмы Виллемейна, Деккера, Эфрона; − содержит автоматическое определение характера спроса и выбора оптимальной модели прогнозирования; − учитывается произвольное число любых дополнительных факторов, имеющих статистику прошлых периодов, в качестве дополнительных факторов могут быть выбраны – изменение погоды (например, для прогнозирования спроса на мороженое), цена на товар и другие факторы, которые гипотетически могут оказывать влияние на спрос на данный товар; 39 − в системе реализован учет синонимов, аналогов товара и кросс- номеров. Это обеспечивает возможность учета предыдущей статистики, если произошли изменения в названии или номере товара; − программа позволяет формировать прогноза по общей истории продаж всей группы для последующей детализации для подгрупп товаров. Мероприятие №3. Выбор уровня интеграции различных решений – внедрение регламента подготовки к приемке товара на складе. Усовершенствовать операции по приемке товаров можно за счет ее тщательного планирования. На многих предприятиях предварительная подготовка к приемке товаров не осуществляется, что приводит к неготовности персонала принять товар, а следовательно, возникают следующие проблемы: − возникают регулярные непродолжительные, а иногда продолжительные простои автотранспорта, ожидающие приемку; − заранее не предусматриваются подготовленные места под хранение; − только что доставленные товары размещаются в проходах и проездах, что приводит к их затоваренности; − увеличение трудозатрат на складе по причине увеличения числа перемещений товара. В результате работа сотрудников магазина замедляется, что приводит к снижению товарооборачиваемости. Можно предложить следующий комплекс мероприятий, направленных на подготовку к приемке товара. Прежде всего, необходимо создать регламент, описывающий процедуру приемки товара на складе с подробным описанием всех действий и критериев их выполнения. Необходимо заранее подготавливать места под принятые товары, чтобы исключить необходимость их многократного перемещения по территории магазина. 40 Важно осуществлять регулярный контроль знаний работников по технологии проведения приемки и контролировать практическое соблюдение требований и нормативов, применяющихся на предприятии. Таким образом, рекомендованные направление и мероприятия для усовершенствования управления информационными потоками в логистике имеют комплексный характер и разработаны с учетом фактических недостатков системы логистики на предприятии ООО «ПУД». Их применение может значительно улучшить показатели эффективности предприятия за счет ускорения товарооборачиваемости, уменьшения затоваренности складов предприятия, уменьшения количества случаев возникновения упущенной выгоды. 3.2 Оценка эффективности предложенных мероприятий Представленные направления и мероприятия по усовершенствованию управлению информационными потоками в логистики и самой системы логистики носят в основном организационный характер, кроме приобретения лицензии на использование программного продукта для прогнозирования товарных запасов. Существует сложность в оценке экономической эффективности мероприятий, связанных с улучшением управления информационными потоками в логистике, а также с улучшением методов прогнозирования. Вместе с тем, необходимо оценить уровень издержек, связанных с реализацией предусмотренных мероприятий для последующего определения эффективности после их реализации. Внедрение программного продукта на предприятии предусматривает определенные финансовые затраты, поэтому необходимо оценить эффективность данного решения. Расходы, связанные с внедрением программного комплекса представлены в таблице 4. 41 Таблица 4 – Расходы на приобретение и внедрение программного комплекса «Forecast NOW!» Показатель Стоимость, руб. Стоимость лицензии на программу в год (версия Primium) 126000 Стоимость обучения персонала по использованию программы 10 чел по 5 тыс. 50000 Расходы на сервисную поддержку программного решения 30000 Расходы на оборудование 25000 Всего затрат в год 231000 Наглядно расходы на приобретение и внедрение программы представлены на рисунке 7. Рисунок 7 – Расходы на приобретение и внедрение программного комплекса «Forecast NOW! », руб. Программное обеспечение даст возможность улучшить показатель управления логистикой на предприятии: оптимизировать размеры заказов по разным товарным группам для повышения товарооборачиваемости и прибыли предприятия. 126000 50000 30000 25000 0 20000 40000 60000 80000 100000 120000 140000 Стоимость лицензии на программу в год (версия Primium) Стоимость обучения персонала по использованию программы 30 чел по 5 тыс. Расходы на сервисную поддержку программного решения Расходы на оборудование 42 Информационным источником для расчетов служат данные поставщика программного обеспечения – компании «Forecast NOW!». Далее представлена формула товарооборачиваемости в днях: Обдн = Средний товарный запас×365 Объем продаж за период , (1) Специалисты компании «Forecast NOW!» утверждают, что внедрение данной программы обеспечит ускорение оборачиваемости товаров в среднем на 2 дня. В 2020 году товарооборачиваемость ООО «ПУД» составляла 9,1 дней. Это значит, что с момента поступления товаров на склад до их реализации потребителям проходит в среднем 9 дней. После внедрения программы данная величина составит 7 дней. При ускорении на два дня оборачиваемости средств, вложенных, в товарные запасы высвобождается из сферы торговли сумма, равная среднему двухдневному объёму продаж. Перед торговлей стоит задача обеспечить ускорение оборачиваемости всех материальных и денежных ресурсов и так организовывать хозяйственно- финансовую деятельность, чтобы не допускать сверхнормативных запасов товарно-материальных ценностей. Далее рассчитана планируемая выручка предприятия при ускорении оборачиваемости товаров на 2 дня. Формула (1) преобразована для расчета объема продаж за период в формулу (2): Объем продаж за период = Средний товарный запас×365 Обдн , (2) По данной формуле рассчитан объем выручки после внедрения предложенных мероприятий. Объем продаж за период=1956452*365/7,1=100578 т. р. В таблице 5 представлены показатели деятельности предприятия ООО «ПУД» до и после внедрения мероприятий. 43 Таблица 5 – Показатели деятельности предприятия ООО «ПУД» до и после внедрения мероприятий Показатель 2020 г. После внедрения мероприятий Абс. Откл. (+/-) Темп роста, % Выручка, т. р. 99129 100578 1449 101,46 Товарооборачиваемость, дней 9,1 7,1 -2 78,02 На рисунке 8 представлена динамика выручки до и после внедрения мероприятий. Рисунок 8 – Динамика выручки ООО «ПУД» до и после внедрения мероприятий, т. р. Таким образом, после внедрения предложенных мероприятий выручка ООО «ПУД» увеличится на 1449 т. р. или 1,46%. Экономический эффект (Эф) мероприятий рассчитан по формуле (3), где Д – доходы от внедрения, Р – расходы на мероприятие. Эф = Д − Р. (3) Эф=1449-231=1218 т. р. 99129 100578 98000 98500 99000 99500 100000 100500 101000 2020 г. После внедрения мероприятий 44 Таким образом, внедрение мероприятий предусматривает осуществление расходов на приобретение лицензии на использование программы «Forecast NOW!», расходов на обучение персонала по использованию функционала программы, а также расходы, связанные с сервисной поддержкой программного решения с учетом особенностей деятельности предприятия. Общая сумма расходов составит 231 т. р. Программное обеспечение дает возможность улучшить следующие показатели управления логистикой на предприятии: оптимизировать размеры заказов по разным товарным группам для повышения товарооборачиваемости и прибыли предприятия. Внедрение данной программы обеспечит ускорение оборачиваемости товаров в среднем на 2 дня. При этом выручка ООО «ПУД» увеличится на 1449 т. р. или 1,46 %. Экономический эффект от внедрения мероприятий составит 1218 т. р. 45 Заключение Информационные потоки сопутствуют материальным потокам, но могут иметь различную направленность – параллельно материальному потоку, против направления материального потока, в другом направлении, но в связи с данным материальным потоком. Для оценки эффективности управления информационными потоками можно использовать как количественные методы, так и качественные. Наиболее распространенным методом анализа информационных, материальных, финансовых потоков в рамках логистической системы предприятия является системный анализ. Качественное управление информационными потоками в логистической системе предприятия можно обеспечить только в том случае, если будет обеспечена эффективная работа каждого из рассмотренных элементов. Исследуемое предприятие – сеть универсальных магазинов «ПУД». В магазинах представлен самый широкий ассортимент продовольственных товаров. Ассортимент продовольственных товаров охватывают самые разные группы товаров: вкусовые, хлебобулочные, кондитерские, плодоовощные и т. д. «ПУД» – это супермаркеты формата «У дома», расположенные в г. Симферополь. На сегодня это 5 магазинов торговой площадью от 200 до 600 м 2 , которые находятся в большинстве районах города. Проведенный анализ финансовых показателей предприятия ООО «ПУД» дает основания для вывода о том, что предприятие имеет низкий уровень прибыльности, о чем свидетельствуют показатели выручки и себестоимости. В результате анализа информационных потоков в логистике предприятия были выявлены существенные недостатки: 46 − случаи возникновения дефицита на товары, реализуемые по промо- акциям. Причиной возникновения дефицита является резкое отличие характера спроса на такие товары: спрос резко увеличивается и его сложно прогнозировать; − простои транспорта во время разгрузки по причинам одновременного прибытия транспорта от разных поставщиков, а также неготовности работников магазинов к приемке данного груза и отсутствия информации о прибытии каждого отдельного груза. В целях устранения дефицитов на некоторые товары рекомендуется сократить время между доставками и создать гибкий график доставок по времени доставок и по размерам каждой доставки. Создание и реализация такого гибкого графика приведет к некоторым изменениями информационных потоков между организацией и поставщиками. Механизм управления информационных потоков при реализации данного мероприятия подробно рассмотрен в третьей части работы. В целях усовершенствования прогнозирования спроса на товары на предприятии ООО «ПУД» можно рассмотреть вопрос о замене программны «М-Кристалл» на другую, более совершенную программный комплекс «Forecast NOW!». «Forecast NOW! » является одним из наиболее совершенных на данный момент программным продуктом по управлению товарными запасами и широко применяется в области ритейла. Внедрение мероприятий предусматривает осуществление расходов на сумму 231 т. р. Программное обеспечение дает возможность улучшить следующие показатели управления логистикой на предприятии: оптимизировать размеры заказов по разным товарным группам для повышения товарооборачиваемости и прибыли предприятия. Внедрение данной программы обеспечит ускорение оборачиваемости товаров в среднем на 2 дня. При этом выручка ООО «ПУД» увеличится на 1449 т. р. или 1,46 %. Экономический эффект от внедрения мероприятий составит 1218 т. р. |