«Создание многостраничного документа в текстовом редакторе Word». ВКР Готов 2020 ☻. Создание многостраничного документа в текстовом редакторе Word
 Скачать 2.41 Mb.
|
|
Автономная некоммерческая организация профессионального образования «Московский областной колледж информации и технологий» Профессия ДОПУСК К ЗАЩИТЕ: 09.01.03 Мастер по обработке цифровой информации от «____» ______202__г. ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА Тема: «Создание многостраничного документа в текстовом редакторе Word» Обучающийся Кузьменко Ольга Алексеевна / _______________ / Ф. И. О. подпись Руководитель: Бочкова Виктория Владимировна /________________ / Ф. И. О. подпись Консультант: /________________ / Ф. И. О. подпись Дата представления работы «____» ______________ 202__г. Подольск 2020 г. 2 Автономная некоммерческая организация профессионального образования «Московский областной колледж информации и технологий» ЗАДАНИЕ на выполнение выпускной квалификационной работы Обучающийся___ Кузьменко Ольга Алексеевна ____________________________ фамилия, имя, отчество форма обучения ____очно-заочная___________ , группа _МОЦИо-з-1/11-19___ очная/заочная/очно-заочная профессия 09.01.03 Мастер по обработке цифровой информации наименование 1. Тема Создание многостраничного документа в текстовом редакторе Word 2. Дата выдачи темы «_____» ______________202__г. 3. Календарный график выполнения Введение, 1. Глава 2. Глава 3. Заключение, оформление работы 4. Содержание пояснительной записки ___________________________________________ 1 Теоретические основы работы с документами в текстовом редакторе Word 2 Особенности работы с многостраничным документом в текстовом редакторе Word 5. Срок представления обучающимся законченной ВКР: «___» _____________ 202__г. Руководитель Бочкова Виктория Владимировна, заместитель директора по учебной работе АНО ПО «Московский областной колледж информации и технологий»_________________ Ф.И.О., ученая степень, должность, место работы, подпись Обучающийся / Ольга Алексеевна Кузьменко (подпись) (И.О. Фамилия) 3 Календарный план выполнения выпускной квалификационной работы № п/п Название раздела работы Срок выполнения Отметка о выполнении 1. Глава 1 Теоретические основы работы с документами в текстовом редакторе Word 2. Глава 2 Особенности работы с многостраничным документом в текстовом редакторе Word 3. Прохождение нормоконтроля Обучающийся ________________ Ольга Алексеевна Кузьменко (подпись) (И.О. Фамилия) Руководитель ________________ Виктория Владимировна Бочкова (подпись) (И.О. Фамилия) 4 СОДЕРЖАНИЕ Введение…………………………………………………………………….5 Глава 1. Теоретические основы работы с документами в текстовом редакторе Word ........................................................................................................ 8 1.1. Общая характеристика текстового редактора Word........................... 8 1.2. Создание многостраничного документов текстовом редакторе Word ................................................................................................................................. 21 Глава 2. Особенности работы с многостраничным документом в текстовом редакторе word .................................................................................... 28 2.1. Редактирование и форматирование текста в приложении Microsoft Office Word ............................................................................................................. 29 2.2. Использование различных объектов при создании многостраничного документа в текстовом редакторе Word ............................ 47 Заключение .................................................................................................. 67 Список использованных источников ........................................................ 70 Приложение ................................................................................................. 72 5 ВВЕДЕНИЕ В настоящее время компьютер стал неотъемлемой частью современного человека. В результате этого быт человека и осуществление его профессиональной деятельности ставит задачу о систематизации и обработке информации, которая осуществляется путем создания и обработки определенных документов – писем, статей, служебных записок, отчетов, таблиц и другое. При помощи компьютера происходит процесс подготовки документов. Для этого текст необходимого для редактирования документа выводится на экран компьютера и специалист при помощи диалогового режима может вносить в него свои трансформации. Все внесенные изменения фиксируются. После внесения различных трансформаций или изменений в первоначальный документ его можно выводить на печатные устройства. Использование компьютера при создании и редактировании различных документов достаточно удобно и эффективно. Результатом этого стало появление достаточного количества программ, которые позволяют обрабатывать имеющиеся документы и создавать новые. Такие программы принято называть текстовыми процессорами или редакторами. Достаточно популярной программой в современности, которая позволяет создавать и редактировать тексты является Microsoft Word, иначе ее еще называют текстовый процессор. Хотелось бы отметить во введении, что в научной литературе текстовый редактор это программа или некий модуль, который обладает ограниченным набором функций, например, ввод, изменение и сохранение символьного текста. Текстовый процессор представляет собой программу, которая разрешает реализовывать более сложные операции при подготовке текста, например, вставка таблиц и рисунков в текст, а также их редактирование прямо в тексте документа, автоматический перенос слов, установка параметров страницы и расположение текста на ней и другие. 6 Текстовый процессор Microsoft Word обладает разнообразным спектром возможностей для работы с текстом и занял лидирующее место среди других текстовых процессоров своего класса. Основное назначение текстового процессора Microsoft Word – это создание и редактирование текстовых документов. Помимо вышеуказанного Microsoft Word позволяет пользователю в процессе создания и редактирования текстового документа размещать в нем различные графические объекты, таблицы, диаграммы, гиперссылки. Программа Word удобна для работы с большими документами благодаря имеющимся в ней средствам создания указателей, оглавлений, колонтитулов, иерархических заголовков и т.п. Актуальность выбора темы выпускной квалификационной работы «Создание многостраничного документа в текстовом редакторе Word», объясняется тем, что в настоящее время текстовый редактор MS Word занял достаточно прочное место при создании и редактировании многостраничных документов в процессе профессиональной деятельности, а также повседневной жизни пользователей информационных технологий. Целью выпускной квалификационной работы является раскрытие возможностей текстового редактора Word при создании многостраничных документов. Для достижения поставленной цели необходимо решение следующих задач: - привести общую характеристику текстового редактора Word; - отобразить создание многостраничного документа в текстовом редакторе Word; - раскрыть особенности редактирования и форматирования текста в приложении Microsoft Office Word; - рассмотреть использование различных объектов при создании многостраничного документа в текстовом редакторе Word. Объектом исследования выступает приложение Microsoft Office Word. 7 Предмет исследования – создание многостраничного документа при помощи приложения Microsoft Office Word. Теоретико-методологической основой для проведения исследования стали труды следующих ученых исследователей и практиков: Бариновой Е.А., Пылькина А.Н., Журавлева А.Е., Кравченко Л.В., Леонова В., Несен А.В., Символоков Л.В. и других. В своих исследованиях они раскрывали вопросы посвященные подготовке и редактированию многостраничных документов, как стать опытным пользователем текстового редактора MS Word, как решать задачи связанные с профессионально деятельностью с целью улучшения эффективности. Эмпирической базой стали определенные результаты, которые представлены в научной, методической и практической литературе по проблеме исследования. В выпускной квалификационной работе использованы такие общенаучные методы исследования, как анализ и синтез методической и специализированной литературы, системный подход, проблемно- ориентированный анализ. Предполагаемая практическая значимость выпускной квалификационной работы заключается в том, что приведенные данные для создания многостраничного документа в тестовом редакторе Word могут послужить основной для обучения первоначальным навыкам создания документов в приложении Microsoft Office Word, а также повышению уровня владения текстовым редактором Word более опытными пользователями ПК. Структура работы обусловлена ее целью и задачами, которые решались в процессе проведения исследования. Она состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и приложения. 8 ГЛАВА 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ТЕКСТОВОМ РЕДАКТОРЕ WORD 1.1 Общая характеристика текстового редактора Word Современное приложение Microsoft Office Word представляет собой достаточно мощный текстовый процессор, который предназначен для реализации всех процессов обработки текста: набор, верстка, проверка орфографии, вставка таблиц, графиков, рисунков, а также распечатка текста. Текстовый процессор Word позволяет работать на двадцать одном языке мира, использование которых осуществляется при помощи различных шрифтов. Среди большого количества полезных свойств текстового процессора Word можно выделить самые основные: автоматическая коррекция текста по границам, автоматический перенос слов и правка правописания слов, сохранение текста в определенный устанавливаемый промежуток времени, наличие макетов текстов и шаблонов, позволяющих в считанные минуты создать деловое письмо, факс, автобиографию, расписание, календарь и многое другое. Word обеспечивает поиск заданного слова или фрагмента текста, замену его на указанный фрагмент, удаление, копирование во внутренний буфер или замену по шрифту, гарнитуре или размеру шрифта, а так же по надстрочным или по подстрочным символам. Наличие закладки в тексте позволяет быстро перейти к заложенному месту в тексте. Можно так же автоматически включать в текст дату, время создания, обратный адрес и имя написавшего текст. При помощи макрокоманд Word позволяет включать в текст базы данных или объекты графики, музыкальные модули в формате *.wav. Для ограничения доступа к документу можно установить пароль на текст, который Word будет спрашивать при загрузке текста для выполнения с ним каких-либо действий. Word позволяет открывать много окон для одновременной работы с несколькими текстами, а также разбить одно активное окно по горизонтали на два и выровнять их. 9 Microsoft Office Word является прикладной программой, которая направлена на создание и обработку текстовых документов разнообразной структуры и сложности, обладающая достаточно большим набором возможностей. Первоначальная версия текстового редактора Word появилась в 1983 году и была предназначена для работы в операционной системе MS DOS. В основе редактора находился текстовый процессор Bravo, котрый был разработан в специализированной лаборатории научно-исследовательского центра Xerox PARC. Первоначальную версию Word сложно назвать текстовым редактором с современной точки зрения. Это связано с тем, что Word не имел графического интерфейса, но при этом мог отображать разметку документов, что позволяло занять ему достаточно выгодную позицию по сравнению с другими программами для работы с текстом того времени. В дальнейшем в 1985 году вышла следующая версия Word 3.01 специально под компьютеры Macintosh (от компании Apple), существенным отличием которого было наличие графического интерфейса. В 1989 году появилась операционная система Windows и вместе с ней появилась версия Word под Windows. С этого момента нумерацию Word было решено начать с 1. Далее в таблице представим процесс превращения текстового редактора Word в полноценный текстовый процессор. Таблица 1.1 Этапы эволюционного развития текстового процесса Microsoft Word Год выхода Название программ Стадии развития 1989 MS Word 1 Первая версия . 1991 MS Word 2 для Windows Появилась первая версия набор программ MS Office 1993 Microsoft Word 6 для Windows Microsoft учли три версии, которые были до эпохи Windows перешли со 2 сразу на 6 версию 10 Продолжение таблицы 1.1 1995 Microsoft Word 7 для Windows С выпуском Windows 95 вышел Microsoft Word 7 для Windows, который стал Word 9 1997 Microsoft Word 8 для Windows98 Microsoft Word 97 (он же Word 8), ориентированный на работу с Windows 98. 1999 Microsoft Word 9 Microsoft Word 2000 (он же Word 9), разработанный для платформы Windows 2000 2001 Microsoft Word 10 Microsoft Word ХР (он же Word 2002, он же Word 10), работа с Windows ХР. 2003 Microsoft Word 11 Microsoft Word 2003 (он же Word 11) для Windows ХР. Работает в Windows Vista и 7 2007 Microsoft Word 12 Microsoft Word 2007 (он же Word 12) для Windows ХР и Windows Vista ,Windows 7 2010 Microsoft Word 13 Microsoft Word 2010 (он же Word 13) для Windows ХР/ Vista/7. 2010 Microsoft Word 2013 Microsoft Word 2013 для Windows ХР/ Vista/7/8. Таким образом, таблица 1.1. наглядно представляет эволюционный путь развития приложения Microsoft Word из простого текстового редактора в сложный текстовый процессор, который позволяет решать многочисленные задачи при создании и редактировании документов. В научной литературе по проблеме исследования выделяются следующие функции текстового процессора Microsoft Word: 1. Ввод и редактирование текста. 2. Поиск и замена. 3. Создание, открытие и сохранение документов. 4. Форматирование текста. 5. Форматирование абзацев. 6. Создание списков. 7. Стилевое оформление документа. 8. Разбиение документа на разделы, страницы, нумерация страниц и оформление колонтитулов. 11 9. Использование текстовых фреймов для верстки документа. 10. Использование таблиц. 11. Вставка в документ нетекстовых объектов. 12. Рецензирование и отображение изменений. 13. Программирование и автоматизация рутинных операций. 14. Подсчет статистики документа. 15. Печать конвертов для рассылки со слиянием данных. Далее в работе рассмотрим более подробно каждую из обозначенных функций. 1. Ввод и редактирование текста. Ввод и редактирование текста – это базовые задачи, для решения которых собственно и создается любой текстовый редактор (процессор). После того как введен текста может возникать необходимость его редактирования, а именно: добавить дополнительный текст, удалить, переместить или скопировать часть уже введенного текста, исправить слова, в которых обнаружены орфографические ошибки или пропущены буквы. Для того, чтобы выполнять операции с фрагментами текста текстовый процессор должен обладать функциональностью выделения фрагментов текста. Порядковые действия приведены на рисунке 1.1 - «Ввод и редактирование текста» Ввод Редактирование Форматирование Печать текста текста текста Рисунок 1.1 - «Ввод и редактирование текста» 2. Поиск и замена. Современный текстовый процессор обладает механизмом, который позволяет осуществлять поиск заданного слова, словосочетания, сочетания символов или текста в заданном формате. После того заданные параметры текста обнаружены пользователь может в автоматическом режиме заменить 12 его на предложенный фрагмент или выделен, для того чтобы пользователь самостоятельно принял решение когда исправления необходимо вносить, а когда нет. В поле Найти введите искомое слово или фразу.В поле Заменить введите новый текст .Нажимайте кнопку Найти далее, пока не перейдете к слову, которое нужно изменить. Нажмите кнопку Заменить. Чтобы обновить все вхождения одновременно, нажмите кнопку Заменить все. При нажатии клавиши CTRL+H.(Рис.1.2 Замена). Рисунок 1.2 - «Замена » 3. Создание, открытие и сохранение документов. Процесс создания, открытия и сохранения документов у различных текстовых процессоров различается. Это отличие находит свое отражение в том, что для выполнения указанные ранее операций могут реализовываться стандартные диалоговые окна открытия и сохранения документов, либо у текстового процессора имеются собственные диалоговые окна, которые позволяют в ходе сохранения документов выполнять дополнительные сервисные операции (проверка, сжатие, структурирование). Современный мир документооборота и распространения информации достаточно многообразен. В результате этого один и тот же документ может быть востребован в различных представлениях: - в виде текста – сохранение только текстового содержимого; - в виде документа – сохранение в системе электронного документооборота (СЭД); - в виде документа другого формата – для открытия в текстовом процессоре другого типа; 13 - в формате PDF – для последующей печати или чтения в другой операционной системе; - в формате HTML – для публикации на веб-странице; - в виде записи блога – для публикации в виртуальном дневнике. В связи, с выше представленной информацией наличие возможности сохранения документа в разнообразных форматах выступает одной из основных функций современного текстового процессора. 4. Форматирование текста. Для качественного отображения документа очень важно, чтобы текстовый процессор умел отображать фрагменты текста различными типами шрифта. Стандартным набором параметров шрифта, которые должен уметь изменять текстовый процессор, являются: семейство, начертание, в том числе обычное, полужирное, курсивное и размер шрифта. Кроме того, текстовый процессор должен обеспечивать средства подчеркивания и зачеркивания шрифта, ввода надстрочных и подстрочных символов, задания цвета для шрифта и фона. К числу дополнительных параметров, имеющихся не во всех текстовых процессорах, обычно относят средства для придания шрифту разнообразных эффектов, таких как рельеф, тень или анимация. 5. Форматирование абзацев. Для того, чтобы текст выглядел аккуратно его необходимо сверстать. Эффективность верстки текста достигается путем выстраивания абзацев текста. При помощи заданных параметров абзаца осуществляется величина выравнивания, отступы (слева, справа и первой строки), междустрочное расстояние. В процессе форматирования абзацев используется четыре типа выравнивания: по правому краю, по левому краю, по центру и по ширине. 6. Создание списков. Для эффективного представления перечисления определенной информации в тексте используются списки. Списки могут быть как 14 нумерованные, так и маркированные, так же в текстовом процессоре поддерживается возможность создания вложенных списков. 1) Введите список. 2) Перейдите в раздел разработчик и щелкните элемент управления содержимым "флажок" в начале первой строки. (Рис 1.3 Флажок). Рисунок 1.3 «Флажок» 3) Введите список. 4) Перейдите в раздел разработчик и щелкните элемент управления содержимым "флажок" в начале первой строки Создание списка только для печати 1) Перейдите на вкладку Главная и щелкните стрелку вниз рядом с кнопкой маркеры .( Рисунок 1.4 «Создание списка только для печати»). Рисунок 1.4 «Создание списка только для печати» 2) В раскрывающемся меню выберите команду определить новый маркер. 3)Выберите символ и найдите поле. Если вы первоначально не видите один из них, измените Шрифт на Wingdings или SEGOE Symbol UI. 4)Дважды нажмите кнопку ОК и создайте список. 15 7. Стилевое оформление документа. К числу инструментов текстового процессора, автоматизирующих подготовку документа, являются средства для автоматического создания оглавлений и указателей, списков иллюстраций и использованной литературы, а также для автоматического форматирования вводимого текста ( Рисунок 1.5 «Создание оглавления »). 1) Поместите курсор в то место, куда вы хотите добавить оглавление 2) Перейдите в раздел ссылки > оглавление и выберите Автоматическое оглавление 1или Автоматическая таблица 2или выберите настраиваемое оглавление, чтобы создать собственный стиль. Рисунок 1.5 «Создание оглавления » 3) Если вы вносите в документ изменения, которые влияют на оглавление, обновите оглавление, щелкнув правой кнопкой мыши оглавление и выбрав команду Обновить поле.Однако чтобы воспользоваться этими средствами, вводимый текст нужно оформлять предназначенным для этого стилем, например, заголовки стилями заголовков с соблюдением уровней вложенности, текст – стилем обычного текста, и т. п.. 16 8. Разбиение документа на разделы, страницы, нумерация страниц и оформление колонтитулов. При создании многостраничного документа весьма важно автоматизировать процедуры нумерации страниц, создания колонтитулов, разбиения документа на разделы, когда внутри каждого из разделов может существовать собственная нумерация страниц. Эти вопросы выходят на первый план, когда приходится оформлять в текстовом процессоре курсовую или дипломную работу, методические рекомендации или многостраничный документ, предназначенный для печати в малой типографии. 9. Использование текстовых фреймов для верстки документа. Текстовые фреймы обычно используются при создании шаблонов бланков официальных документов, а также разного рода брошюр, журналов, афиш и проспектов. С помощью фреймов любой объект, включая текст, иллюстрации или таблицы, можно разместить произвольным образом внутри печатного листа. 10. Использование таблиц. В современном мире табличное представление информации занимает достаточно важное место в возможностях текстового процессора. Современный текстовый процессор позволяет оформлять табличное представление информации в различных стилях. Помимо этого, текстовый процессор обладает возможностями преобразования текста в таблицу и таблицы в текст, также заполнять таблицу из внешнего источника данных, осуществлять автоматизацию определенных расчетов в таблице, например, суммирование по строкам и столбцам, вставка определенных функций, расчет корреляции и т.д. 11. Вставка в документ нетекстовых объектов. Современный сложный текстовый редактор позволяет осуществлять вставки в текстовый документ графических и мультимедийных объектов, гиперссылок и других сложных объектов. Наличие такой функциональной возможности у текстового редактора позволяет в дальнейшем созданный при 17 помощи него текстовый документ конвертировать в мультимедийную презентацию или в реальную web-страницу. 12. Рецензирование и отображение изменений. Эта функция обогащает текстовый процессор возможностью взаимодействия и коллективной работы нескольких человек над одним документом. Автор документа всегда может увидеть, что именно исправил рецензент, прочесть написанные примечания, принять или отвергнуть предложенные изменения.( Рисунок 1.5 «Рецензирование и отображение изменений»). 1) На вкладке " Рецензирование " перейдите в раздел " Отслеживание изменений" и нажмите кнопку " исправления" Рисунок 1.6 «Рецензирование и отображение изменений» 2) Если включено отслеживание изменений, удаления помечаются зачеркиванием, а добавления помечаются подчеркиванием. Изменения, внесенные разными авторами, выделяются разными цветами. 3) Когда регистрация исправлений отключена, Word прекращает пометку исправлений, но цветные подчеркивания и границы зачеркивание будут сохранены в документе до тех пор, пока они не будут приняты или отклонены. 13. Программирование и автоматизация рутинных операций. Часто некоторую последовательность операций приходится повторять. В офисных приложениях для того, чтобы рутинные операции такого сорта не выполнять многократно, есть возможность записи или программирования макрокоманд и связывания этих макрокоманд с определенным сочетанием 18 клавиш или элементом управления. Многие офисные приложения имеют развитый макроязык (язык написания макрокоманд) и даже встроенные системы программирования. 14. Подсчет статистики документа. Обычно средства для подсчета статистики документа не относят к самой важной функции, но при этом она может быть эффективна для системы электронного документооборота, при этом позволяя выяснить, сколько документов, абзацев, предложений, слов и букв было обработано посмотрим на рисунок 1.7 Рисунок 1.7 «Статистика » 15. Печать конвертов для рассылки со слиянием данных. Процесс автоматизированной печати конвертов или рассылка документа по электронным адресам в режиме, когда адреса рассылки выбираются автоматически из базы данных в определенной мере экономит время, которые может быть использовано человеком или работником организации для выполнения других своих функций. Далее в работе проведем сравнительную характеристику текстовых процессоров Microsoft Word, Open Office.org Writer и Abiword. В версии Microsoft Office 2007 была внедрена новая концепция пользовательского интерфейса, которая носила название Fluen. Это отражалось в том, что вместо главного меню и панели инструментов была внедрена и использована так называемая лента. 19 Возникновение нового интерфейса продиктовано тем, что Microsoft Office Word изобилует достаточно большим количеством команд (более 1500), в которых трудно ориентироваться при помощи старого интерфейса. Текстовый процессор Writer, входящий в состав свободного пакета Open Office. org3, является свободной альтернативой Microsoft Word. Можно сказать, что по основной функциональности эти программы совпадают и вполне могли бы конкурировать друг с другом. Свободный текстовый процессор Abiword, считается «легкой» программой, так как потребляет гораздо меньше ресурсов, чем Microsoft Word или OpenOffice.orgWriter. Однако, несмотря на «легкость» и гораздо меньшее количество инструментов, по базовой функциональности этот свободный текстовый процессор практически им не уступает. Далее в таблице приведем сравнительную характеристику по определенным параметрам текстовых редакторов Microsoft Word, Open Office.org Writer и Abiword. Таблица 1.2 Сравнение функциональных характеристик текстовых процессоров Характеристика MicrosoftWord OpenOffice.org Writer Abiword 1 2 3 4 Ввод и редактирование текста Есть Есть Есть Поиск и замена текста Есть Есть Есть, отсутствует поиск по стилю Создание, открытие и сохранение документов Есть, функц-ть расширенная Есть, функц-ть расширенная Есть Сохранение документов в различных форматах Есть, в том числе Есть, в том числе Есть, в том числе PDF Интеграция в документ дополнительных сведений, реквизитов и атрибутов Есть Есть Есть Форматирование шрифта Есть, функц-ть расширенная Есть, функц-ть расширенная Есть Форматирование абзацев Есть Есть Есть 20 Продолжение таблице 1.2 Создание списков Есть, функц-ть расширенная Есть, функц-ть расширенная Есть Применение стилей для создания структуры док-та Есть Есть Есть Разбиение документа на разделы, страницы, нумерация страниц и оформление колонтитулов Есть Есть Есть Использование текстовых фреймов для верстки документа Есть Есть Нет Работа с таблицами Есть Есть Есть Вставка в документ нетекстовых объектов Есть Есть Есть, только изображения Печать конвертов для рассылки со слиянием данных Есть Есть Нет Средства программирования и автоматизации рутинных операций Есть Есть Есть, поддерживаются сценарии Из представленной таблицы видно, что функциональность текстовых процессоров практически совпадает. Таким образом, из представленного материала в параграфе можно сделать вывод, что приложение Microsoft Office текстовой редактор Word эволюционировало в соответствии с требованиями XXI века или как его еще называют «информационным веком». Процесс эволюции текстового редатора Word позволял выполнять и решать достаточно обширные задачи для ввода, редактирования и хранения текстовой информации. Все это позволило ему занять достаточно прочное положение среди текстовых редакторов за несколько десятилетий существования. 21 1.2 Создание многостраничного документов текстовом редакторе Word Для того чтобы создать новый документ Word, в научной литературе выделяют три способа: 1. Создать новый пустой документ с помощью шаблона Word. 2. Создать документ, воспользовавшись своим ранее созданным шаблоном. 3. Создать документ, воспользовавшись одним из мастеров Word, например мастером факсов или мастером писем. Использование шаблона или мастера, в определенной мере делает проще создание нового текстового документа. Шаблон - это заготовка документа, которая уже содержит определенные стили форматирования, а иногда и некоторый текст. Созданный при помощи Шаблона Новый документ не содержит никакого текста (как это бывает при использовании других шаблонов), и форматирование текста в подобных документах полностью отражает стандартные настройки Word касающиеся полей, шрифтов и других атрибутов документов. Для того, чтобы создать новый Документа нужно выполнить следующие действия: Выбираем в ленте вкладку Файл → Создать. В правой части окна программы отобразится область задач Создание документа. В группе Создание с помощью шаблона щелкните на ссылке Общие шаблоны; Word отобразит диалоговое окно Шаблоны, на разных вкладках которого будут присутствовать определенные группы шаблонов. Выбрать вкладку Общие диалогового окна Шаблоны, после чего щелкнуть на значке Новый документ. В окне Word появится новый документ (так же при создании нового документа можно использовать любой из шаблонов, доступный в диалоговом окне Шаблоны). Самый быстрый способ создания документа - щелчок на кнопке Создать файл (стандартной панели инструментов). 22 В процессе создания нового документа не обязательно использовать шаблон Новый документ. Для создания нового документа можно использовать специальные шаблоны Word. Реализация данных шаблонов в значительной мере делает проще создание различного типа новых документов. Специализированные Шаблоны включают в себя специальный текст и сопутствующие этому атрибуты, то есть заранее определены параметрами используемого шаблона внешний вид и макет документа. К атрибутам можно отнести установленные поля, шрифты, графические изображения и другое. Для создания документа на основе определенного шаблона, нужно выполнить следующие действия: - выбрать команду Файл → Создать, в правой части окна программы отобразится область задач Создание документа. В группе Создание с помощью шаблона щелкнуть на ссылке Общие шаблоны; Word отобразит диалоговое окно Шаблоны. - выбрать одну из вкладок диалогового окна Шаблоны, например Записки. Выбрать подходящий вариант записки и щелкнуть на кнопке OK (или дважды щелкнуть на значке соответствующего шаблона). - в окне программы отобразится новый документ, основанный на выбранном шаблоне. Значительная часть документов, основанных на шаблонах, уже содержит текст, например заголовки, а также различные атрибуты текста, в частности шрифты. Например, документ, основанный на шаблоне Изысканная записка, уже имеет разметку записки и содержит сведения о текущей дате. Текст очень легко добавить в документ, особенно при использовании свободного ввода. Просто нужно щелкнуть в любом месте документа и вводить текст. Многие шаблоны (например, шаблон Изысканная записка) включают текст с подсказками о работе с шаблоном. Любой подобный текст можно выделить и заменить другим, именно тем, который нужен. Мастера Word содержатся на тех же вкладках диалогового окна Шаблоны, что и обычные шаблоны. Отличить мастера от шаблона поможет небольшое изображение волшебной палочки на их значке. 23 Для создания нового документа с помощью мастера нужно выполнить следующие действия: - выбрать команду Файл → Создать, в правой части окна программы отобразится область задач Создание документа. - в группе Создание с помощью шаблона щелкнуть на ссылке Общие шаблоны; Word отобразит диалоговое окно Шаблоны. В этом диалоговом окне перейти на вкладку, которая соответствует типу того документа, который нужно создать. - для того чтобы приступить к созданию документа с помощью мастера, дважды щелкнуть на значке соответствующего мастера (например, на значке Мастер записок на вкладке Записки). На экране появится диалоговое окно мастера, в котором перечислены все основные действия, которые необходимы для создания документа. В правой части диалогового окна Мастера располагаются краткие сведения о процессе создания документа. - для перемещения к следующему этапу создания документа нужно щелкнуть на кнопке Далее, расположенной в нижней части окна мастера. После выполнения всех действий щелкнуть на кнопке Готово, чтобы закрыть мастер. В окне Word появится новый документ, созданный с помощью определенного мастера. Мастера, значительно отличаются между собой, в зависимости от того, документ какого типа нужно создать. Например, Мастер резюме приводит к созданию документа, который совсем не похож на документ, который создается с помощью мастера конвертов. При работе с мастером всегда можно щелкнуть на кнопке Назад, если был выполнен какой-то лишний шаг (также можно вообще закрыть документ и начать все с начала). После того, как новый документ, создан при помощи шаблона Новый документ, другого шаблона Word или мастера документов, в дальнейшем его необходимо сохранить. Сохранение документа является одной из основных составляющих работы с приложением Word. Если созданный текстовый документ не сохранен, то все действия при его создании будут утеряны. Для 24 того, чтобы сохранить документ в текстовом процессоре Word необходимо осуществить следующую последовательность действий: - щелкнуть левой кнопкой мышки по кнопке Сохранить стандартной панели инструментов Word или выбрать команду Файл → Сохранить, на экране появится диалоговое окно Сохранение документа; - далее необходимо указать имя файла в текстовом поле Имя файла. Для сохранения документа формате, который отличается от стандартного формата Word (.doc), необходимо выбрать формат из раскрывающегося списка Тип файла; - при сохранении документа по умолчанию выбрана папка Мои документы, если же необходимо сохранить документ в другом месте надо воспользоваться раскрывающимся списком Папка; - затем дважды щелкнуть левой кнопкой мышки на значке нужной папки в списке Папка; - указав имя файла и его расположение, щелкнуть на кнопке Сохранить. Word сохранит документ и вернется к окну документа; - для того чтобы внести сохранения изменений в уже открытый созданный документ, необходимо щелкнуть по кнопке Сохранить стандартной панели инструментов. Осуществлять процесс сохранения документов необходимо как можно чаще. Это связано с тем, что если не сохранить внесенные изменения в уже существующий документ или вновь созданный то данные могут быть утеряны. К факторам, которые влияют на процесс сохранения документов в приложении Word относят: сбои электропитания, случайно выдернутый шнур питания или зависание компьютера. Для того, чтобы свести на минимум влияние перечисленных факторов можно использовать функцию автосохранения. Для того, чтобы использовать функцию Автосохранения необходимо выбрать команду Сервис → Параметры; перейти на вкладку Сохранение. Флажок Автосохранение каждые должен быть установлен, в соседнем текстовом поле устанавливается количество минут, через которое программа должна выполнять автоматическое сохранение документов. 25 Использование функции Автосохранение не заменяет реализацию команды Файл → Сохранить, а лишь только дает возможность осуществить процесс восстановления значительной части документа в случае сбоя. Для того, чтобы сохранить резервную копию текстового документа при каждом сохранении внесенных изменений, необходимо осуществить следующие действия: - выбрать команду Сервис → Параметры; - в диалоговом окне Параметры перейти на вкладку Сохранение, на которой установить флажок Всегда создавать резервную копию. Щелкнуть на кнопке ОК, чтобы вернуться к документу; - указать имя файла и сохранить документ в подходящей папке. Таким образом, используя каждый раз команду Сохранить для сохранения внесенных в документ изменений, резервная копия файла (с расширением .wbk) также будет сохранятся на жестком диске. Данная резервная копия будет представлять собой предыдущую копию документа до внесения изменений. Каждое дальнейшее сохранение приводит к замене резервной копии файла его предыдущей версией. Также существует возможность сохранять текущую версию Документа под другим именем. Для выполнения указанных действий необходимо выполнение команды Сохранить как. Для того чтобы сохранить копию документа под новым именем, нужно выполнить следующие действия: - выбрать команду Файл → Сохранить как; - в диалоговом окне Сохранение документа указать новое имя файла в текстовом поле Имя файла; - щелкнуть на кнопке Сохранить. Файл будет сохранен под новым именем. В конце завершая работу с документом его нужно закрыть. Для реализации процедуры закрытия документа необходимо выбрать команду Файл → Закрыть. Помимо указанного способа документ можно закрыть, 26 щелкнув левой кнопкой мышки по кнопке Закрыть (со значком ), которая расположена в правой верхней части строки заголовка окна документа. Хотелось бы уточнить, что если работа осуществлялась с нескольким числом документов, то закрытие одного из них не приведет к закрытию приложения Word. Для того, чтобы завершить работу с Word, необходимо в ленте команд выбрать команду Файл → Выход. Приложение Word устроено таким образом, что перед тем как закрыть документ, оно автоматически проверит, сохранены ли последние внесенные в него изменения. Если же внесенные изменения не сохранены, то оно попросит сохранить изменения. Для сохранения внесенных изменений необходимо нажать левой кнопкой мши по кнопке Да. Для открытия уже имеющегося файла текстового процессора Word, необходимо выполнить следующую последовательность действий: - в ленте выбрать закладку Файл → Открыть, в результате чего на экране должно отобразиться диалоговое окно Открытие документа; - по умолчанию Word представит список файлов, которые сохранены в папке Мои документы. Если необходимый документ сохранен в другой папке, щелкнуть в раскрывающемся списке Папка и выбрать диск и папку, в которой сохранен документ; - для того, чтобы открыть файл документа необходимо щелкнуть на его значке, после чего щелкнуть на кнопке Открыть (или дважды щелкнуть на значке файла). Если документ имеет формат отличный от стандартного формата документов Word (.doc), нужно выбрать соответствующий вариант из раскрывающегося списка Тип файлов. Текстовый процессор Word для оперативности работы с текстовым документом предоставляет пользователю некоторые возможности для перемещения по документу. Перемещение по текстовому документу возможно осуществлять при помощи вертикальной и горизонтальной полос прокруток (щелчок на кнопке 27 со стрелкой вверх на вертикальной полосе прокрутки позволяет перемещаться к началу документа, щелчок на кнопке со стрелкой вниз на вертикальной полосе прокрутки позволяет перемещаться к концу документа). Вертикальная полоса прокрутки имеет кнопки «Предыдущая страница» и «Следующая страница» (кнопки с двойными стрелками, направленными вниз и вверх соответственно). Указанные кнопки при помощи мыши предоставляют возможность осуществлять процесс пролистывания документа целыми страницами. Используя колесико мыши, которое находится между ее кнопками, также возможна быстрая прокрутка документа. Горизонтальная полоса прокрутки функционирует так же, как и вертикальная, позволяя перемещаться по документу в рамках одной страницы. Горизонтальная и вертикальная полосы прокрутки дают возможность просмотреть определенную страницу документа или определенную часть страницы документа. При этом не осуществляется процесс перемещения точки вставки. Для реализации процесса перемещения точки вставки необходимо перейти к нужном месту, разместить над ним І - образный курсор и щелкнуть левой кнопкой мыши, что приведет к размещению точки вставки в нужном месте. Помимо мыши текстовый процессор Word дает перемещать точку вставки и просматривать страницы текста или часть страницы текста при помощи клавиатуры. Таким образом, из представленного параграфа можно сделать вывод, что создание многостраничного документа в текстовом редакторе Word достаточно сложный процесс, который может быть реализован тремя способами: 1. Создать новый пустой документ с помощью шаблона Word. 2. Создать документ, воспользовавшись своим ранее созданным шаблоном. 3. Создать документ, воспользовавшись одним из мастеров Word, например мастером факсов или мастером писем 28 При работе с клавиатурой используются следующие комбинации клавиш, которые представлены ниже в таблице 1.3 « Комбинаций клавиш» Таблица 1.3 Комбинаций клавиш Название Значение клавиш Название Значение клавиш |