«Создание многостраничного документа в текстовом редакторе Word». ВКР Готов 2020 ☻. Создание многостраничного документа в текстовом редакторе Word
 Скачать 2.41 Mb.
|
|
Переход к началу строки Переход на одно окно вниз Переход к концу строки Переход на одно окно вниз > Переход на одно слово вправо Переход на одно окно вверх < Ctrl + > Переход на одно слово влево Переход на одну страницу вниз < Ctrl + > Переход к предыдущему абзацу верх Переход к началу документа < Ctrl + > Переход к предыдущему абзацу вниз Переход к концу документа Ctrl+Y Повтор действия Ctrl+Z Отмена действия Esc Остановка выполнения текущей задачи или выход из нее F6 Циклическое переключение между элементами экрана в окне или на рабочем столе В процессе работы над документом могут использоваться как элементы ленты команд, а также сочетание клавиш, которые позволяют повышать эффективность производительности для пользователя. 29 ГЛАВА 2 ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С МНОГОСТРАНИЧНЫМ ДОКУМЕНТОМ В ТЕКСТОВОМ РЕДАКТОРЕ WORD 2.1 Редактирование и форматирование текста в приложении Microsoft Office Word Для осуществления процесса редактирования и форматирования текста в приложении Microsoft Office Word первоначально ознакомимся с визуальной частью программы. Рассмотрим содержимое окна MS Word, его основных панелей, команд, меню настроек. При первом запуске MS Word появляется окно документа, изображенное на рисунке 2.1, и в строке подзаголовка появится имя Документ1.docx. Основные компоненты окна отмечены поясняющими надписями. Верхняя часть окна содержит панель быстрого доступа, меню и ленту, отображающую содержимое каждого раздела меню. Внизу окна – строка состояния, выше – полоса горизонтальной прокрутки (полоса горизонтальной прокрутки находится в правой части экрана). Рисунок 2.1 - Окно MS Word 30 Под меню находится лента, на которой отображается содержимое данного раздела меню. При переходе к другому разделу меню соответственно изменяется и содержимое ленты. Панель быстрого доступа позволяет разместить наиболее часто используемые функции программы над разделами меню, тем самым сделав эффективнее работу с текстовым редактором. Чтобы текстовые, графические данные документа верно отображались, необходимо правильно настроить документ, а именно задать ориентацию листа, его размеры, расстояние полей (участки документа от края страницы до текста) в документе и т.п. Все эти настройки задаются в меню «Разметка страницы». Рисунок 2.2 - Меню «Разметка страницы» Выбрав в меню «Разметка страницы» → Поля → Настраиваемые поля, откроется диалоговое окно для задания параметров страницы (рисунок 2.3). Эту же форму можно вызвать более простым способом: двукратным нажатием на полях линейки документа. Рисунок 2.3 - Меню «Параметры страницы» 31 Обратите внимание, в каких единицах измерения вы задаете параметры (должны быть в «см»), а также разделителем единиц разрядов должна быть запятая, а не точка. Общий режим просмотра документа устанавливается одной из кнопок режима находящихся в правом нижнем углу экрана. Предусмотрены четыре режима просмотра: режим разметки страницы; режим чтения; - режим разметки страницы; - режим чтения; - режим web-документа; - режим отображения структуры; - режим черновика. При работе с многостраничными текстами возникает необходимость быстро перейти к определенному участку текста. Для этого в текстовом редакторе MS Word есть несколько механизмов и инструментов. Для перехода в начало документа можно использовать сочетание клавиш В правой части окна Word находится вертикальная полоса прокрутки. Полосы прокрутки предназначены для перемещения по тексту в окне редактора по вертикали и горизонтали. Перемещение по документу с использованием линеек прокрутки осуществляется с помощью мыши. На ней находятся следующие инструменты: - кнопки «Прокрутка вверх» и «Прокрутка вниз» для перемещения экрана на одну строку вверх/вниз соответственно; - бегунок прокрутки щелчок левой клавиши мыши ниже или выше бегунка приводит к перемещению текста на одно окно. Аналогичное действие имеют клавиши PageUp и PageDown . Неотрывное перемещение бегунка с помощью левой клавиши мыши приводит к перемещению вдоль всего текста. При этом в правой части экрана (на тексте) появляется 32 контекстная подсказка номера страницы. Отпустив клавишу мыши, мы попадаем на нужную страницу; - кнопки «Страница вверх» и «Страница вниз» приводят к перемещению текста ровно на одну страницу. Для перехода к нужной странице (строке) можно открыть диалоговое окно перехода функциональной клавишей F5 либо щелкнуть левой клавишей в строке состояний на номере страницы. В окне перехода можно указать конкретный номер страницы или количество страниц для перехода вперед/назад относительно текущей (соответственно со знаком «+ / -»). Иногда бывает полезным включить кнопку «непечатные символы» расположенную в разделе меню «Главная». На экране появятся символы табуляции, пробела, абзаца и т.д. Эти символы полезны при редактировании и не видны на печати. Символ текста появляется на месте курсора. Клавиша Enter перемещает текстовый курсор в начало новой строки, клавишами Del и Backspace можно удалить символ. При появлении красной волнистой линии (ошибка) можно правой клавишей мыши вызвать контекстное меню: пропустить, добавить (в словарь), орфография (доп. варианты написания). Для удаления или замены отдельного слова, абзаца, фрагмента его необходимо выделить. Это можно сделать с помощью мыши или клавиатуры: - слово – дважды щелкнуть левой клавишей мыши на слове; - отдельные строки или фрагмент – установить указатель мыши в начало текста, нажать левую клавишу мыши и удерживать вдоль всего фрагмента либо щелкнуть левой клавишей в начале фрагмента + Shift + + левая клавиша в конце; - предложение – нажать клавишу - строку – нажать левую клавишу мыши слева от строки на полосе выделения; 33 - абзац - дважды щелкнуть левой клавишей мыши слева от абзаца на полосе выделения; - весь текст - Фрагментом документа может быть текст, объект, рисунок и т.д. Выделенный фрагмент можно: - удалить (Delete); - заменить, набирая новый текст; - переместить в другое место: подвести указатель мыши к выделенному тексту, нажать левую клавишу мыши и, не отрывая еѐ, переместить фрагмент в нужное место, после этого отпустить клавишу; - скопировать в другое место: аналогично перемещению, но с удержанием клавиши Ctrl. Приведенным механизмом можно копировать (перемещать) текст в пределах видимости экрана. Для копирования и перемещения фрагмента в любую часть текста, а также в другой документ можно воспользоваться элементами ленты. Для этого выделить фрагмент и щелкнуть кнопкой «Копировать» (Главная → Копировать либо горячие клавиши «Вставить» (Главная → Вставить). При перемещении действия аналогичны, за исключением замены кнопки «Копировать» кнопкой «Вырезать», Причем в него может быть помещена любая информация: рисунок, чертеж, диаграмма. Рисунок 2.4 - Меню «Главная» 34 Буфер обмена Clipboard един для всех приложений, поэтому вставить информацию из буфера можно в документе любого приложения. Отменить предыдущее действие (или несколько действий) можно кнопкой на панели быстрого доступа. Повторить – кнопкой расположенной на панели быстрого доступа. В процессе работы может возникнуть необходимость внести изменения в уже набранный текст. Для замены текста существует кнопка в разделе меню «Главная» панели «Редактирование»: (рисунок 2.5). Исправляемый текст можно набрать непосредственно в поле «Найти». В поле «Заменить на» помещаем новый текст. Затем можно осуществить сразу все замены, щелкнув на клавише «Заменить все». В новом окне будет показано количество замен. Если нажать клавишу «Найти далее», то будет выделено очередное появление в документе старого текста и для замены его на новый требуется нажать клавишу «Заменить». Рисунок 2.5 - Диалоговое окно «Найти и заменить» Замену можно осуществлять также с помощью диалогового окна «Office»: Параметры Word → Правописание → Параметры автозамены. В отличие от простой замены в данном случае старый и новый текст будут 35 сохранены в буфере автозамены, буфер простой замены сохраняет текст лишь до следующего обращения к нему. Кроме того, в окне Автозамены (рисунок 2.6) можно установить ряд общих полезных настроек, таких как: в случае ввода двух заглавных букв заменять вторую на строчную; устанавливать заглавную букву в начале предложения; устранять последствия случайного нажатия Рисунок 2.6 - Произведение команды «Автозамена» Удобным инструментом вставки в текст часто употребляемых фраз или слов являются команды Автотекста. Для создания автотекста требуется выделить запоминаемый фрагмент и воспользоваться командой на панели Текст раздела «Вставка». Для вставки фразы в текст необходимо набрать имя элемента и функциональную клавишу F3. 36 Далее рассмотрим в работе процесс форматирования текста. Форматирование – это установка параметров, отвечающих за внешний вид текста, к которым относятся: шрифт, высота, ширина, наклон, подчеркивание, отступы, установки табуляции, интервалы между двумя абзацами и между строками в абзаце, любая нумерация и маркирование списков, обрамление, заливка и т.д. Первоначально раскроем определение вида и начертания шрифта. В MS Word все операции изменения шрифта применяются к выделенному фрагменту текста или, при отсутствии выделения, к слову, на котором располагается курсор. Для простейших операций по изменению вида и начертания шрифта используют панель «Шрифт» раздела «Главная». Рисунок 2.7 - Панель «Шрифт» раздела меню «Главная» В раскрывающемся списке Шрифт выбирают гарнитуру, в списке Размер шрифта определяют размер символов, а кнопками Полужирный, Курсив и Подчеркнутый изменяют их начертание .В поле шрифтов приведено достаточно большое их количество, самыми распространенными являются Arial, Times New Roman. Размер технического текста 12-14. Единица измерения шрифта принята полиграфическая - пункт (в дюйме 72 пункта, т.е. пункт равен 1/72 дюйма). Эффекты, недоступные с панели «Шрифт» раздела «Главная», можно создать в диалоговом окне Шрифт, которое можно вызвать горячими клавишами 2.8). 37 Рисунок 2.8 - Окно «Шрифт» В нижней части данного диалогового окна приводится пример текста, написанного в соответствии с заданными параметрами шрифта. Основной смысловой единицей текста обычно является абзац. Поэтому команды выравнивания и операции форматирования предназначены для изменения внешнего вида отдельных абзацев. В MS Word выравнивание задают на панели «Абзац» в разделе «Главная» (рисунок 2.9). Рисунок 2.9 - Панель «Абзац» раздела меню «Главная» 38 Из четырех кнопок (по левому краю, по центру, по правому краю, по ширине) может быть включена только одна для конкретного абзаца: - при выравнивании по левому краю все строки абзаца начинаются с одной и той же позиции, т.е. левый край абзаца образует вертикальную линию; - в случае выравнивания по центру строки располагаются симметрично относительно вертикальной оси, проходящей через середину страницы (такое выравнивание нередко применяется для заголовков); - при выравнивании по правому краю все строки абзаца заканчиваются на одной и той же позиции, т.е. правый край абзаца образует вертикальную линию; - при выравнивании по ширине ровными оказываются и левая, и правая границы. Для полного форматирования абзаца используют диалоговое окно «Абзац», которое открывается кнопкой на панели «Абзац» в разделе «Главная» (рис. 2.10). Вкладка Отступы и интервалыопределяет выравнивание абзаца и его размещение в потоке текста документа: - способ выравнивания задают в раскрывающемся списке Выравнивание. Раскрывающийся список Уровень задает смысловой уровень абзаца в общей структуре текста; - группа Отступ определяет правую и левую границы абзаца относительно правой и левой границ страницы; - раскрывающийся список Первая строка позволяет задать наличие и размеры «красной строки» (абзацного отступа); - группа Интервал позволяет задать промежутки между абзацами, а также между строками данного абзаца. Вкладка Положение на страницепредназначена для форматирования абзацев, попадающих на границу между страницами. Здесь можно: 39 - запретить отрывать от абзаца одну строку; - потребовать, чтобы абзац размещался на одной странице целиком; - «присоединить» следующий абзац к данному или начать текущим абзацем новую страницу. Рисунок 2.10 - Диалоговое окно «Абзац» Далее рассмотрим процесс форматирования текстового документа с помощью линейки. Линейка не только предоставляет информацию о разметке документа, но и является мощным инструментом форматирования. Она позволяет управлять боковыми границами и позициями табуляции текущего абзаца. Границы абзаца задают путем перетаскивания (перемещения) специальных маркеров, располагающихся на горизонтальной линейке (рисунок 2.11). 40 Рисунок 2.11 - Горизонтальная линейка Нижний левый маркер задает левую границу для всех строк абзаца, кроме первой. Данный маркер соответствует параметру Отступ слева в диалоговом окне «Абзац». Верхний левый маркерзадает линию начала первой строки абзаца и позволяет сформировать абзацный отступ. Данный маркер соответствует параметру Первая строка в диалоговом окне «Абзац». Правый маркерзадает правую границу текущего абзаца. Данный маркер соответствует параметру Отступ справа в диалоговом окне «Абзац». Примечание. Существует еще один быстрый способ вызова окна «Абзац», для этого выполняется двойное нажатие мышью на любом из вышеописанных маркеров. Линейку также используют для задания позиции табуляции. Позиции табуляции применяются, когда строка состоит из нескольких полей, например в несложной таблице. По умолчанию позиции табуляции располагаются через каждые полдюйма и отмечаются на линейке короткими вертикальными засечками. Символ, обозначающий позицию табуляции, располагается на линейке слева. Он имеет вид «уголка» (рисунок 2.12). Рисунок 2.12 - Позиция табуляции 41 В длинных документах обычно существует несколько вариантов оформления абзацев, которые многократно используются внутри документа. Форматировать абзац вручную при каждом изменении текста неудобно, особенно если учесть, что, скорее всего, уже существует абзац с таким же форматированием. MS Word решает эту проблему, позволяя производить форматирование по образцу, а также путем применения готовых заданных стилей форматирования. Чтобы выполнить форматирование по образцу, необходимо установить курсор на абзац с нужными параметрами форматирования и щелкнуть на кнопку Формат по образцу . Далее нужно щелкнуть на абзаце, формат которого требуется изменить, и он будет выглядеть точно так же, как выбранный в качестве образца. Стиль форматирования – это совокупность всех параметров оформления, определяющих формат абзаца. Доступные стили перечислены на панели «Стили» на вкладке меню «Главная» (рисунок 2.13). В начале работы с программой Word этот список содержит перечень стилей, заданных по умолчанию. Выбранный стиль применяют к выделенным абзацам. Рисунок 2.13 - Панель «Стили» Можно создавать собственные стили, открыв окно создания стилей на панели «Стили» раздела «Главная» (рисунок 2.14). В диалоговом окне Создание стиля можно задать имя нового стиля и указать, какой из существующих стилей принимается за основу. Чтобы изменить параметры данного стиля, надо щелкнуть на кнопке и выбрать в открывшемся меню форматируемый элемент: Шрифт…, Абзац…, Табуляция…, Граница…, Язык…, Рамка…, Нумерация…, Сочетание клавиш… 42 Рисунок 2.14 - Диалоговое окно «Создание стиля» В документах довольно часто встречаются списки-перечисления, т.е. оформление текста в виде пронумерованных или отмеченных пунктов. В таких списках для выделения каждого отдельного пункта используются декоративные значки или цифры. В разделе «Главная» на панели «Абзац» для этой цели предназначены две кнопки: Маркеры и Нумерация . Эти кнопки можно включить перед созданием списка либо применить к выделенному фрагменту. Список формируется за счет наличия в конце каждого элемента (строки, абзаца) непечатаемого символа , который появляется при нажатии на клавишу 43 Если необходимо внести под один номер две строки, то нужно установить курсор на вторую строку и отжать кнопку. При этом порядковый номер перейдет на следующую строчку, обозначенную символом . Образцы различных символов нумерованного и маркированного списков выбираются при нажатии на соответствующие кнопки списков. Установка многоуровневых списковосуществляется кнопкой (рисунок 2.15). Многоуровневый список позволяет задать специальный список, содержащий до девяти уровней пунктов, нумеруемых или маркируемых отдельно. Рисунок 2.15 - Диалоговое окно «Определение нового многоуровневого списка» Для перехода на более низкий уровень служит кнопка Увеличить отступ , а для возврата на более высокий уровень служит кнопка Уменьшить отступ на панели «Абзац». Для разбиения текста на столбцы его вводят обычным образом, затем выделяют и щелкают на кнопке Колонки вразделе «Разметка 44 страницы». В выпадающем списке выбирают количество создаваемых столбцов. По умолчанию столбцы имеют одинаковую ширину. На линейке форматирования появляются маркеры столбцов. Перетаскиванием этих маркеров изменяют положение промежутка между столбцами и его ширину. Если стандартный метод форматирования столбцов неудовлетворителен, следует использовать диалоговое окно «Колонки» (рисунок 2.16). Рисунок 2.16 - Диалоговое окно «Колонки» Раскрывающийся список Применить указывает, какую часть документа следует разбить на столбцы: ко всему документу, к текущему разделу, к выделенному тексту. После набора и оформления текста MS Word предлагает набор средств оформления документации. MS Word позволяет вставить в документ так называемые колонтитулы 45 - дополнительную информацию в верхнее или нижнее поле каждой страницы. Такой информацией чаще всего является номер страницы, но могут быть и названия разделов, дата, исполнитель документа и т.д. Колонтитулы могут различаться для четной и нечетной страниц, а также для первой и последующих страниц. Использование колонтитулов позволяет лучше ориентироваться в документе. Чтобы создать колонтитул, выберите соответствующий тип колонтитула на панели «Колонтитулы» раздела «Вставка». При выполнении этой команды основной текст документа при этом высвечивается серым цветом и не может быть изменен. После выхода из режима колонтитула текст по-прежнему изображен черным цветом, а информация в колонтитуле - серым. Если режим просмотра документа обычный, а не разметки, то колонтитулы вообще не видны. При печати на принтере символы текста и колонтитула имеют одинаковую интенсивность. Рисунок 2.17 - Конструктора колонтитулов Чтобы пронумеровать страницы, необходимо выбрать команду Вставка → Номер страницы При выполнении этой команды появляется всплывающее окно. В нем можно выбрать расположение номера на экране, а клавиша «Формат номеров страницы» откроет ещѐ одно окно, в котором задаются номер начальной страницы и формат самого номера. При разрывной нумерации страниц есть ряд особенностей. Перед нумерацией необходимо искусственно ввести разрывы страниц в тех местах, где нарушается последовательная нумерация. Для этого отметить курсором 46 место разрыва нумерации и выполнить команду Разрыв страницы в разделе «Вставка». MS Word существенно облегчает создание грамотных и литературно правильных документов. Проверка текста и исправление ошибок в нем может производиться автоматически или вручную. Контроль опечаток и ошибок происходит уже по ходу ввода текста. Неверное слово подчеркивается красной волнистой линией, а неудачное или неправильное словосочетание - зеленой линией. Если щелкнуть на помеченном тексте правой кнопкой мыши, открывается контекстное меню с возможными вариантами исправления ошибки. Можно выбрать любой из предложенных вариантов. Пункт Добавить используют в тех случаях, когда слово правильное, но отсутствует в словаре программы. Оно будет считаться правильным для всех последующих таких же слов и в других документах. В ситуациях, когда словосочетание подчеркнуто зеленой линией, программе обычно трудно самой предложить правильный способ исправления ошибки. В этом случае в контекстном меню приводится только правило, которое, по мнению программы, оказалось нарушенным. Провести проверку правописания после создания документа позволяет кнопка Правописание в разделе «Рецензирование». Получив такую команду, программа проверяет весь документ, останавливаясь при обнаружении ошибки и позволяя ее исправить. Значок книги в строке состояния указывает на режим проверки правописания. Если значок помечен крестиком , значит, проверка не проводилась или были обнаружены ошибки, при отсутствии ошибок знак Литературное редактирование. Качество текста нередко можно улучшить, заменив слово более подходящим по смыслу. Обычно для этой 47 цели используют словарь синонимов. Программа Word содержит команду Тезаурус в разделе «Рецензирование», выполняющую те же функции. Текстовый редактор Word позволяет формировать структуру документа (заголовки, подзаголовки, их нумерация) и создавать оглавление. Для этой цели необходимо перейти в режим структуры документа (кнопка в нижней части экрана на полосе горизонтальной прокрутки). В режиме структуры документа появляется панель инструментов. С еѐ помощью удобно создать нумерацию заголовков. Для этого кнопками панели структуры «Повысить уровень», «Понизить уровень» создать вложенность заголовков (1, 1.1, 1.1.1). Далее выполнить команду Формат → Нумерация заголовков. Выбранным стилем будут пронумерованы все заголовки документа. Для создания оглавления (например, в конце документа) необходимо создать раздел для дополнительной страницы под оглавление командой Вставка → Разрыв Страницы. Установить курсор в месте, где должно быть собрано оглавление, выбрать команду Ссылки → Оглавление Активизировать вкладку «Оглавление» и установить формат по одному из предлагаемых образцов (классический, изысканный и т.д.). В конце документа появится оглавление. |