Выполнение работ по должности служащего Архивариус - практическо. Средства обеспечения хранения архивной документации
 Скачать 130.29 Kb.
|
|
Автономная некоммерческая профессиональная образовательная организация "Национальный социально-педагогический колледж" Тема: Средства обеспечения хранения архивной документации. Цель занятия: приобретение практических навыков и умений в сфере средств обеспечения хранения архивной документации Задание 1. Решение ситуационной задачи о списке оборудования, необходимого для обеспечения приёма документов в архив (максимальная оценка - 4 балла). Решите задачу. Архивохранилище принимает ежегодно документы на хранение. Вопросы: 1. Заполните итоговую запись акта приёма-передачи дел на архивное хранение, указав, количество принимаемых единиц хранения. Задание выполнено в Приложении 1. 2. Составьте список предметов, материалов и оборудования, необходимых для обеспечения данного вида работ (приёма-передачи дел на архивное хранение).
Задание 2. Заполнение таблицы «Переплетение архивных документов» (максимальная оценка – 3 балла). Заполните таблицу «Переплетение архивных документов», подробно пояснив каждый способ переплёта, и указав, в каких случаях он применяется.
Задание 3. Работа с номенклатурой дел и определением дел на уничтожение (максимальная оценка - 3 балла). Внимательно изучите фрагмент номенклатуры дел.  Запишите из номенклатуры индекс и заголовок дела, которое уже уничтожено. Укажите причину уничтожения дела. Ответ: уничтожено дело с индексом 01-03 «Переписка с учреждениями по основным вопросам деятельности», так как истёк срок его хранения. Задание 4. Составление макета инструкции по транспортировке архивных документов для сопровождающего (максимальная оценка - 3 балла). Составьте макет инструкции. В инструкцию внесите пункты: 1. Укладка и упаковка архивных документов при перемещении и транспортировке. 2. Средства для перемещения архивных документов внутри архива. 3. Особенности транспортировки на дальние расстояния (автотранспортом). Для составления инструкции вы можете воспользоваться следующими нормативными актами: - Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, пункт 15.3 https://docs.cntd.ru/document/564515322 - Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (приказ Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19 (ред. от 16.02.2009), пункт 2.11.11 https://archdelo.rusarchives.ru/rule/part/id/68 Макет инструкции 1. Укладка и упаковка архивных документов при перемещении и транспортировке. Транспортировка архивных документов производится при их плотной укладке, исключающей возможность перемещения архивных документов внутри упаковки, ударов и различных сотрясений, при этом фотофонодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробки жёсткой конструкции соответствующего размера, обёрнутые во влагонепроницаемую ткань. Другие аудиовизуальные и электронные документы, графические и крупноформатные дела и документы перемещаются только в упаковке, в которой они хранятся, или в специально предназначенных для их перемещения средствах. 2. Средства для перемещения архивных документов внутри архива. Для перемещения архивных документов внутри архива используются передвижные тележки и другие средства транспортировки. Внутригородские перевозки архивных документов производятся в закрытых автомашинах при обязательном сопровождении работника архива. 3. Особенности транспортировки на дальние расстояния (автотранспортом). Транспортировка архивных документов на дальние расстояния производится в упакованном виде в крытом транспортном средстве в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными для соответствующего вида транспорта. Задание 5. Решение ситуационной задачи о приобретении программного обеспечения (максимальная оценка – 4 балла). Решите задачу. Вам, как архивариусу небольшой организации необходимо обосновать приобретение программного обеспечения (системы электронного архива и другое программное обеспечение на ваш выбор). Составьте смету на приобретение и служебную записку, обосновывающую ваш выбор (примерный макет сметы и записки приведён в задании). Смета
Служебная записка составлена в Приложении 2. Задание 6. Составление таблицы «Электронные средства обеспечения деятельности архивариуса» (максимальная оценка – 4 балла). Составьте таблицу «Электронные средства обеспечения деятельности архивариуса».
Задание 7. Оформление описи дел постоянного хранения (максимальная оценка - 4 балла). Вам необходимо передать документы на постоянное хранение в архив. В этих целях оформите опись дел постоянного хранения № 1. Опись дел № 1 дел постоянного хранения за 2003 год Управления культуры администрации г. Москвы, подчиняется Министерству культуры РФ, фонд № 165, утверждается начальником управления культуры администрации С. Н. Павловым, составлена архивистом управления Т. Н. Прохоровой. Секретариат 01-01; Приказы управления культуры по основной деятельности; 11.01 2003-23.12.2003 10 листов; 01-04; Приказы начальника культуры по основной деятельности; 12.012003-29.12.2003; 120 листов 01-07; Уставы муниципальных учреждений управления культуры; 2003; 50 листов 01-08; Утверждённое штатное расписание; 2003; 4 листа 01-09; Смета расходов муниципальных учреждений культуры; 2003; 45 листов 01-10; Положение об управлении культуры администрации города; 2003; 23листа 01-11; План работы управления культуры;2003; 13 листов; 01-12; Отчёт управления культуры о выполнении целевых и текущих программ, планов (годовой);2003; 13 листов; 01-13; Список муниципальных учреждений культуры города;2003 22; 10 листов; 01-14; Номенклатура дел, описи дел (утвержденные); 2003; 42 листа. Опись дел постоянного хранения составлена в Приложении 3. № 2. После составления описи вы передаёте дела в архив. Сотрудник архива сверяет дела, внесённые в опись, и фактическое наличие дел, сопоставляя заголовки в описи и на обложках дел. Соотнесите таблицу, куда внесена информация с обложек дел, с описью, которую вы составили. Выявите, какое из дел, заявленное в описи выше, отсутствует в наличии. Отразите этот факт в акте. Таблица с информацией с обложек дел, которые по факту передаются в архив.
АКТ В результате приёма-передачи документов в архив по описи №1 дел постоянного хранения за 2003 год Управления культуры администрации г. Москвы выявлено несоответствие. В описи значится 10 (десять) дел, по факту в наличии имеется 9 (девять) дел. Дело под заголовком «Уставы муниципальных учреждений управления культуры» отсутствует. Организации, передающей дела на архивное хранение, следует провести розыск отсутствующего дела и установить причины. Приложение 1
АКТ ______________ № ___________ приема-передачи архивных документов на хранение В связи с ликвидацией организации Общество с ограниченной ответственностью «ХХХХХ» (основание передачи) Фонд ООО «ХХХХХ» (название передаваемого фонда) Общество с ограниченной ответственностью «ХХХХХ» сдал, (название организации, передающей документы) а Государственное казенное учреждение «ХХХ архив» принял (название организации принимающей документы) документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:
Итого принято 386 ед. хр. Передачу произвели: Прием произвели: Должность Подпись Расшифровка Должность Подпись Расшифровка подписи подписи Дата Фонду присвоен № Изменения в учетные документы внесены. Должность Подпись Расшифровка подписи Дата Приложение 2 Руководителю организации ООО «ХХХ» Фамилия И. О. от архивариуса Брагиной С. И. Служебная записка В целях обеспечения работы электронного архива, прошу приобрести следующее программное обеспечение: Программа для сканирования и распознавания изображений VueScan; Пакетный обработчик файлов AСDsee Ultimate; Редактор PDF-файлов ContentReader PDF Standard; Программа распознавания текста Scanitto Pro; Графический редактор PixBuilder Studio на общую сумму 13767 руб. 25 декабря 2022 г. Брагина С. И. Брагина Приложение 3 Министерство культуры Российской Федерации (наименование организации)
Управления культуры администрации г. Москвы
В данный раздел описи внесено 10 (десять) ед. хр., (цифрами и прописью)
литерные номера: нет пропущенные номера: нет
Дата
Пермь - 2022 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||