Стив Джобс, основатель корпорации
 Скачать 5.76 Mb.
|
|
Введение «За последние семь лет знаете, сколько раз я потерял личные данные? Ни разу. Сколько раз я делал резервную копию моего компьютера? Ни разу. У меня есть компьютеры в Apple, Pixar, NeXT и дома. Я подхожу к любому из них и вхожу под своим паролем, после чего компьютер считывает все данные из моего домашнего каталога на сервере и я получаю доступ к своим данным, где бы я ни был» Стив Джобс, основатель корпорации Apple век - это информационный век, т.е. век господства автоматизированных информационных технологий во всех сферах деятельности человека. Войти в этот век образованным человеком можно, только хорошо владея информационными технологиями. Ведь деятельность людей все в большей степени зависит от их информированности, способности эффективно использовать информацию. Тема взаимоотношения человека и компьютера в настоящее время очень актуальна. Особое внимание стоит уделить сети Интернет, которая объединяет компьютеры по всему миру и увеличивает коммуникативные возможности человека и его информационный потенциал при помощи электронного офиса. Для свободной ориентации в информационных потоках современный специалист любого профиля должен уметь получать, обрабатывать и использовать информацию с помощью компьютеров, телекоммуникаций и других средств. Об информации начинают говорить как о стратегическом курсе общества, как о ресурсе, определяющем уровень развития государства. Информатизация обеспечивает переход общества от индустриального типа развития к информационному. Информационный рынок предоставляет потребителям все необходимые информационные продукты и услуги, а их производство обеспечивает индустрия информатики, часто называемая информационной индустрией. В результате появления новых сетевых возможностей изменился характер деятельности организаций. Больше нет необходимости собирать людей в одном месте или даже в одной компании для решения задач, связанных с их совместной деятельностью. Новые инструменты и сети дают возможность предоставления информации по мере необходимости, а прикладные системы коллективного пользования дают возможность продуктивно работать пользователям, распределенным в географическом отношении. В то же время компании изменяют свою структуру информационных технологий, распространяя свои линии связи за пределы компаний во внешние сети. Возрастающая взаимозависимость современного мира экономики и потребность в немедленном доступе к информации порождают необходимость установления связи с поставщиками, заказчиками и партнерами компании в реальном масштабе времени, а также наличия межсетевого интерфейса связи, информационных услуг и включения в глобальную сеть Интернет. Эта тенденция к осуществлению важнейших коммерческих операций через линии связи часто называют «электронной коммерцией» - и она изменяет образ многих предприятий на рынке. В связи с этим особую актуальность приобретает тема данной работы -» Офис как информационная система. Электронный офис. Виртуальный офис». Цель данной работы - раскрыть роль электронного и виртуального офисов в современном обществе, а именно - в маркетинговой деятельности. Достижение данной цели предусматривает постановку ряда задач, таких как: ✎ Рассмотреть основные понятия офиса, как информационной системы, а также понятие электронного и виртуального офисов; ✎ Выявить недостатки и преимущества их использования; ✎ Изучить особенности использования информационных технологий в маркетинговой деятельности. Практическая значимость работы заключается в определении перспектив развития и конкретных рекомендаций по совершенствованию использования современных информационных технологий в конкретной организации с целью повышения эффективности маркетинговой деятельности предприятия. 1. Теоретические аспекты изучения электронного и виртуального офиса .1 Офис, как информационная система Часто офис рассматривается как средство обеспечения функционирования организационной структуры управления бизнес-процессами, поскольку возникающая в нем информация всегда имеет адресата - клиента, использующего эту информацию. Основной социальной функцией работы служащих в офисе является решение следующей традиционной задачи: представить нужную информацию нужному человеку в нужное время. Операционно работа служащих в офисе складывается из чтения документов, их подготовки, размышления над изложенными в документах фактами, общения между собой и с другими людьми. Основная информация сосредоточена в документе, являющемся организованным и устойчивым сочетанием текстовой, числовой и образной (зрительной и слуховой) информации. Понятие офиса имеет материальный (конторское помещение и оборудование) и организационный (формы и структура управления) компоненты. Офис может быть самостоятельным учреждением, входить в более крупную организационную структуру либо быть информационно-управляющей ячейкой в сфере производства или обслуживания. Важной особенностью работы офиса является то, что это не только источник конечных информационных услуг, но и источник решений, регламентирующих поведение людей или распределение материальных ресурсов. Существует ряд нормативных толкований понятия «офис». Наиболее распространенными можно считать следующие два. . Офис - это учреждение, на входе и выходе которого не материальные изделия, сырье, полуфабрикаты, инструменты, комплектующие, а «бумаги», являющиеся: ✎ письмом или заключением, фиксирующим решение, принятое должностным лицом или организацией в целом в ответ на запрос к этой организации в форме документа или визы на другом документе (письмо или заявление частного лица, распоряжение государственного органа и др.); ✎ договором с некоторым юридическим или физическим лицом (контракт, соглашение, дополнительное соглашение и т.п.); ✎ распорядительным или учетным документом, выпущенным для фиксации и юридического оформления действий в рамках договора или свободной инициативы (заказ на покупку, счет на оплату, запрос на оказание услуги и др.), и т.п. . Офис - это служба типа канцелярии, функция которой - получать и выпускать документы, а также отслеживать их движение; часто это сочетается с достаточно широким толкованием понятия «документ»: любое сообщение, передаваемое друг другу участниками бизнес-процесса. Основываясь на том, что в общем случае офис вырабатывает все-таки не «бумаги» и не траекторию их перемещения, а решения, имеющие ценность для клиента, офис целесообразно рассматривать как полноценное информационное предприятие (часто пользующееся правом юридического лица), преобразующее информационные ресурсы в информационные продукты. [11] Из всех видов технологий информационная технология сферы управления предъявляет самые высокие требования к человеческому фактору, оказывая принципиальное влияние на квалификацию специалиста, содержание его труда, физическую и умственную нагрузку, профессиональные перспективы и уровень социальных отношений. Оптимальная информационная технология, обладающая высокой гибкостью, мобильностью и адаптивностью к внешним воздействиям, является непременным условием повышения эффективности управленческого труда в любом офисе. В системах делопроизводства доля информации, представленной на бумажных носителях, в последнее время сократилась благодаря интенсивному развитию: ✎ современных технологий работы с документами; ✎ средств автоматизированного ввода документов (в том числе и рукописных) в компьютер; ✎ текстового и даже графического видов обработки документов, позволяющих просто и оперативно вносить в них изменения; ✎ систем электронной транспортировки; ✎ доступа к справочной информации через базы данных и др. Главным условием успешной профессиональной деятельности офисного работника становится умение использовать компьютерные средства обработки информации. Поскольку при автоматизации происходит перераспределение труда из областей деятельности, требующих более низкой квалификации в области, требующие более высокой квалификации, только наработка огромного технологического потенциала создает предпосылки для абсолютного роста производительности труда. К офисным задачам можно отнести следующие: делопроизводство, управление, контроль управления, составление отчетов, поиск информации, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями. В перечисленных выше задачах выполняется ряд стандартных типовых процедур, а именно: ✎ обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы); ✎ сбор и последующий анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора); ✎ хранение поступившей информации (быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных). Решение перечисленных задач требует выполнения следующих условий: ✎ работа между исполнителями должна быть скоординирована; ✎ движение документов должно быть по возможности оптимизировано; ✎ должна быть предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках офиса и офисов в рамках объединения. С помощью АИТУ можно реализовать, как минимум, три важнейших этапа обработки и использования офисной информации: ) учет; ) анализ; ) принятие решений. К офисам, основным видом продукции которых является информация (документы), можно отнести офисно-бухгалтерские подразделения, страховые компании, пенсионные фонды, издательства, рекламные конторы, банки, конструкторские бюро, консалтинговые фирмы, налоговые службы и т.п. Работа исполнителей в таких офисах связана со значительными эмоциональными перегрузками ввиду монотонности труда и большого психологического напряжения. Различные управленческие структуры верхних уровней, диспетчерские службы, конторы по сбыту продукции занимаются в основном выработкой решений. При этом преобладают интуитивный, субъективный подход и в значительной мере коллективный характер труда при высоком уровне деловых коммуникаций. Для каждой предметной области сохраняются индивидуальные черты делового процесса принятия решений. [12] .2 Электронный и виртуальный офисы офис электронный интернет маркетинг Решение задач управления и принятие решений подразумевают широкое использование автоматизированных информационных технологий, другими словами - работу в электронном офисе. По степени возможности перехода к работе в электронном офисе выделяют: ✎ электронную обработку данных, с использованием персональных компьютеров, т.е. без пересмотра методологии и организации процессов управления ведется обработка данных с решением отдельных экономических задач; ✎ автоматизацию управленческой деятельности; ✎ вычислительные средства, включая супер-ЭВМ и персональные компьютеры, используемые для комплексного решения функциональных задач, формирования регулярной отчетности и работы в информационно-справочном режиме для подготовки управленческих решений. Сюда же можно отнести автоматизированные информационные технологии поддержки принятия решений, которые предусматривают широкое использование экономико-математических методов, моделей и пакетов прикладных программ для аналитической работы и формирования прогнозов, составления бизнес-планов, обоснованных оценок и выводов по изучаемым процессам и явлениям производственно-хозяйственной практики. К названной группе относятся и широко внедряемые в настоящее время автоматизированные информационные технологии, получившие название электронного офиса и экспертной поддержки решений, которые ориентированы: ✎ на использование последних достижений в области интеграции новейших подходов к автоматизации работы специалистов и руководителей; ✎ создание наиболее благоприятных условий выполнения профессиональных функций; ✎ качественное и своевременное информационное обслуживание за счет полного автоматизированного набора управленческих процедур, реализуемых в условиях конкретного рабочего места и офиса в целом. Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления. В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства: ✎ один или несколько персональных компьютеров, возможно, объединенных в сеть (локальную или глобальную, в зависимости от рода деятельности офиса); ✎ печатающие устройства; ✎ средства копирования документов; ✎ модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ); ✎ сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно первичных документов; ✎ проекционное оборудование для проведения презентаций. [6] Определяя электронный офис как организованную для достижения общей цели совокупность специалистов, средств вычислительной и другой техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и их описаний, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов, следует подчеркнуть, что главным звеном и управляющим субъектом в электронном офисе являются специалисты. Однако современные специалисты, работающие в компьютерной среде, отличаются от тех, которые трудились десять лет назад, когда преобладающей была технология централизованной обработки информации в вычислительных центрах. Прежде всего, в условиях функционирования современных информационных технологий нет четкого различия между экономистом-пользователем системы, постановщиком задач, оператором, программистом, представителем обслуживающего технического персонала, как это было раньше. Кроме того, в настоящее время существуют готовые инструментальные программные средства, которые позволяют методом интерпретации быстро разрабатывать собственные программно-ориентированные продукты - пакеты прикладных программ. Для этого нужно быть, прежде всего, хорошим специалистом в своей области и в меньшей степени владеть программированием. Электронные офисы, решающие сложные задачи и требующие поддержки экспертных программ, составляют основу автоматизации труда специалистов-аналитиков. Специалисты таких офисов кроме аналитических методов и моделей для исследования складывающихся на рынке ситуаций (со сбытом продукции или услуг, финансовым положением предприятия и т.п.) вынуждены использовать накопленный и сохраняемый в системе опыт оценки ситуаций, т.е. сведения, составляющие базу знаний в конкретной предметной области. Обработанные по определенным правилам такие сведения позволяют формировать стратегию в области менеджмента и маркетинга, подготавливать обоснованные решения для поведения на финансовых и товарных рынках. В последнее время все большее распространение приобретают электронные офисы, оборудование и сотрудники которых могут находиться в разных помещениях. Необходимость работы с документами, материалами, базами данных конкретного предприятия (организации) в домашних условиях, в гостинице, транспортных средствах привела к появлению виртуальных офисов. Информационные технологии виртуальных офисов основываются на работе локальной сети, соединенной с территориальной или глобальной сетью. Благодаря этому, абонентские системы сотрудников организации независимо оттого, где они находятся, оказываются включенными в общую сеть. [6] В наибольшей степени появлению виртуальных офисов способствовали два фактора. Прежде всего, это - электронная почта и речевая почта. Во-вторых, широкое использование портативных персональных компьютеров и радиосетей. Создание виртуального офиса позволяет: ✎ способствовать децентрализации деловых операций и приблизить исполнителей к потребителям; ✎ формировать рабочие группы только на период выполнения конкретной работы; ✎ сокращать штат предприятия и уменьшать стоимость недвижимости; ✎ поддерживать телеработу; ✎ выполнять сотрудникам свои обязанности в любое время суток. Четкая граница между работой и домом стала стираться. Возникла модель, получившая название «малый офис / домашний офис» SOHO. Тенденция развития этой модели виртуального офиса стимулируется демографическими факторами, отражающимися на структуре трудовых ресурсов, появлением новых технологий, стремлением разработчиков снизить расходы, связанные с арендой помещений. В результате быстро расширяется категория сотрудников, работающих дома. Аналогичным образом создаются виртуальные колледжи - виртуальные учебные заведения. [8] |