Технологии работы с конфиденциальными документами. Технологии работы с конфиденциальными документами

• Название: Технологии работы с конфиденциальными документами
• Дата: 15.05.2022
• Размер: 126.03 Kb.
• Имя файла: Технологии работы с конфиденциальными документами.docx
• Тип: Документы; #531324
• страница: 4 из 5

2.2 Учет конфиденциальных документов

Учет конфиденциальных документов осуществляется подразделением конфиденциального делопроизводства. Учет документов, содержащих коммерческую тайну, осуществляется отдельно от документов, содержащих служебную тайну. Учету подлежат все без исключения изготовленные на предприятии и полученные им конфиденциальные документы.
Учет конфиденциальных документов подразделяется на 3 вида: изданных документов, поступивших документов и документов выделенного хранения. Учет изданных документов охватывает документы, изготовленные на данном предприятии рукописным, машинописным способами или с использованием печатающих устройств ЭВМ, независимо от того, направляются эти документы на другие предприятия или являются внутренними. Учет поступивших документов охватывает документы, поступившие от других предприятий, за исключением тех из них, которые без присвоения им регистрационного номера по этому виду учета сразу переводятся на учет документов выделенного хранения.

Учет документов выделенного хранения охватывает все документы, не подлежащие подшивке в дела. В открытом делопроизводстве нет такого вида учета. Независимо от вида учета конфиденциальные документы можно учитывать в журналах или карточках. При большом объеме документов целесообразно использовать карточный способ учета, т.к. он сокращает время на поиск документов за счет помещения карточек в соответствующие рубрики картотек, дает возможность осуществлять ручной контроль исполнения документов без изготовления специальных контрольных карточек, ускоряет и повышает качество проведения проверок наличия документов.

Порядок оформления учетных форм документов и внесения исправлений в произведенные в них записи является таким же, как и для учетных форм носителей.

Таким образом, учет КД включает в себя: учет поступающих в организацию КД, учет носителей КД, учет создаваемых КД, учет КД выделенного хранения, учет копирования КД.

1. 
   Учет поступающих в организацию КД включает в се­бя учет пакетов и учет документов.
   

Для учета пакетов (конвертов) можно использовать соответствующий журнал (Приложение 1).

В графе 6 «Номера документов» проставляются ука­занные на пакетах (конвертах) регистрационные номе­ра КД. После вскрытия пакетов (конвертов) и проверки правильности доставки и комплектности документов осуществляется регистрация (учет) поступивших КД

На каждом поступившем КД проставляется регист­рационный штамп, в котором указывается дата и номер поступления, а также количество листов основного до­кумента и приложений, например:

№ 81-к от 12.05.2007 2 л. + 2 прил. 15 л.

или:

№ 81-к/01-18к 3 л. + 1 прил. 4 л.

Регистрационный номер поступившего КД кроме порядкового номера поступления и отметки о конфи­денциальности может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, в которое будет помещен документ на хранение. На приложениях к КД, как правило, делается отметка: «Квх. №...».

Особенность учета поступивших документов заключа­ется в том, что учетная форма (например, журнал) должна содержать графы, позволяющие фиксировать не только исходные сведения о документе (дата, номер, краткое содержание и др.), но и данные о перемещениях докумен­та и месте его хранения. Необходимость фиксации большого количества учетных сведений делает журнальную форму не очень удобным инс­трументом при работе с КД, в связи с чем рекомендуем использовать карточную систему учета (приложение 2).

При ведении карточного учета нужно иметь в виду, что следует заполнять две карточки: одна - для картотеки инвентарного учета, в которую карточки поступают по мере регистрации документов. Картотека инвентарного учета используется для контроля наличия документов. Вторая картотека - рабочая - для регистрации посту­пивших документов и учета их перемещений, а также для учета местонахождения документа.

Рабочая картотека подразделяется на два раздела: первый - документы на исполнении, второй - исполнен­ные документы. В первом разделе карточки могут распо­лагаться по срокам исполнения (в этом случае картотека используется еще и как контрольная), во втором - по индексам номенклатуры дел, подразделениям-исполни­телям или по иному принципу.

2. 
   Учет носителей, используемых для изготовления КД, и учет создаваемых КД, как учет пакетов и учет поступив­ших КД, тесно связаны.
   

При учете носителей также может использоваться журнальная форма (Приложение 3).

3.Учет изготовленных КД может вестись в журнале (приложение 4) или с использованием регистрационно-учетных карточек.

4. В учетной форме подготовленного КД отражаются следующие сведения: исходные сведения (ход работы над проектом документа), изготовление КД, отправка КД и/или передача в дело, уничтожение КД (проекта КД). Подготовленным КД присваиваются регистрационные номера, например: № 56к или № 25дсп.

В номер подготовленного документа может вклю­чаться индекс дела по номенклатуре дел, например: № 01-18к/56к или № 01-19дсп/25дсп.

5. Еще одна форма учета, которая используется служ­бами КД, - это журнал учета копирования КД. Нужно отметить, что копирование КД должно быть организовано непосредственно в службе КД, а не в ином подразделении. Копирование КД осуществляется только с разреше­ния руководителя организации или иного должностного лица, которому предоставлено право принимать такого рода решения. На оборотной стороне экземпляра доку­мента, с которого снимается копия, проставляется отмет­ка (штамп) о снятии копии документа. После снятия копий документа на его оборотной стороне проставляется отметка (штамп) о количестве сделанных копий документа. На копии КД в верхнем поле над грифом ограничения доступа к документу проставляется специальная отмет­ка (штамп).

Для обеспечения быстрого поиска необходимых документов, создания условий для их сохранности и удобства использования исполненные конфиденциальные документы, зарегистрированные по журналам учета поступивших и изданных документов, должны быть сгруппированы в дела. Дело представляет собой совокупность документов (или отдельный документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Распределение документов по делам производится в течение года по мере исполнения документов в соответствии с номенклатурой конфиденциальных дел. Номенклатура конфиденциальных дел - это оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых на предприятии, с указанием их индексов (номеров), сроков хранения и лиц, которым предоставлено право пользования делами.

Номенклатура подписывается руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства, визируется руководителями заинтересованных структурных подразделений, согласовывается с архивом конфиденциальных документов предприятия (при его наличии), рассматривается на заседании ПДЭК предприятия и утверждается руководителем предприятия. Гриф конфиденциальности номенклатур дел должен соответствовать совокупной степени конфиденциальности сведений, содержащихся в заголовках дел. Если эти сведения не являются конфиденциальными, то гриф конфиденциальности номенклатуре не присваивается. При наличии грифа номенклатура регистрируется в журнале учета изданных документов. Каждому делу присваивается самостоятельный цифровой индекс, который состоит из номера структурного подразделения (при структурной схеме построения номенклатуры) или номера направления (при производственно-отраслевой схеме) и через тире порядкового номера дела в пределах каждого раздела, например: 0101, 0102, 0201 и т.д. В номенклатуре, не имеющей деления на разделы, вместо индекса дела проставляется его порядковый номер по номенклатуре. Систематизация конфиденциальных дел в номенклатуре должна производиться с учетом их важности и взаимосвязи, что ускоряет поиск документов. Дела с планами и отчетами располагаются в последовательности сроков их хранения: вслед за делами с годовыми планами (отчетами) должны вноситься дела с квартальными, а затем с месячными планами (отчетами). Дела с перепиской по одному вопросу, различающиеся между собой корреспондентским признаком, располагаются по алфавиту корреспондентов, а дела с документами, различающиеся географическим признаком, - по алфавиту населенных пунктов.

Экспертиза ценности конфиденциальных документов проводится ежегодно или при небольшом объеме документов 1 раз в несколько лет, однако подвергать экспертизе целесообразно документы, изданные 35 лет назад, когда одновременно с подготовкой документов для архивного хранения возможны отбор их для уничтожения, т.к. значительное количество документов имеет срок хранения 35 лет, и снятие грифа конфиденциальности с существенной части документов. Экспертизой ценности должны быть охвачены все конфиденциальные дела и документы выделенного хранения за соответствующий период времени, поскольку документы выделенного хранения являются составной частью документального фонда предприятия. По завершении экспертизы всех дел и документов выделенного хранения результаты работы всех экспертов рассматриваются на заседании ПДЭК и фиксируются в протоколе с отражением:
- какие дела и документы выделенного хранения (с уточненными заголовками, грифами конфиденциальности, сроками хранения и номерами статей по перечню) подлежат передаче на архивное хранение;
- какие документы из каких дел и в какие дела необходимо перешить;
- какие дела, документы из дел и документы выделенного хранения подлежат уничтожению;
- с каких дел, документов выделенного хранения или отдельных документов, подшитых в дела, должен быть снят гриф конфиденциальности с указанием в последнем случае, подлежит ли документ, с которого снимается гриф конфиденциальности, изъятию из дела или должен оставаться в нем.

Протокол заседания подписывается председателем и всеми членами ПДЭК и утверждается руководителем предприятия.

В соответствии с протоколом заседания ПДЭК сотрудниками подразделения конфиденциального делопроизводства производится частичное переформирование и дооформление соответствующих дел и документов выделенного хранения. Если срок хранения дел и документов выделенного хранения установлен не перечнем, а ПДЭК, то вместо статей перечня проставляется отметка ПДЭК. После изъятия из дел документов листы дела не перенумеровываются. На обложках дел и в номенклатуре рядом с количеством проставленных листов в скобках указывается количество листов, оставшихся в деле. В заверительной надписи дела под прежней надписью пишется: (прописью) листов изъято согласно записям в описи дела" с проставлением подписи, инициалов, фамилии лица, произведшего запись, и даты. Надела и документы выделенного хранения, отобранные на архивное хранение, составляются раздельные по видам тайны описи.

На дела и документы временного хранения (свыше 10 лет) составляются аналогичные описи с добавлением перед "Примечанием" графы "Срок хранения и номера статей по перечню". На научно-техническую, проектную, конструкторскую и иную специальную документацию составляются отдельные описи документов. Грифы конфиденциальности описей дел должны соответствовать совокупной степени конфиденциальности сведений, содержащихся в заголовках дел и документов выделенного хранения. Если эти сведения не являются конфиденциальными, то грифы конфиденциальности описям не присваиваются. При наличии грифов описи регистрируются в журнале учета изданных документов.

Конфиденциальные документы в помещениях должны храниться в сейфах, металлических шкафах или металлических стеллажах, которые по окончании рабочего дня запираются и опечатываются сотрудниками, ответственными за учет и хранение документов. Хранение открытых документов вместе с конфиденциальными допускается только в случаях, когда они являются приложениями к конфиденциальным документам.

После утверждения описи дел и документов постоянного срока хранения составляется акт о выделении дел и документов за соответствующий период к уничтожению. В акт включаются отобранные ПДЭК для уничтожения дела, отдельные документы из дел и документы выделенного хранения. Гриф конфиденциальности акта должен соответствовать совокупной степени конфиденциальности сведений, содержащихся в заголовках дел и документов. Если эти сведения не являются конфиденциальными, то гриф акту не присваивается. При наличии грифа акт регистрируется в журнале учета изданных документов.

Часть документов выделенного хранения (лишние экземпляры, справочно-информационные, присланные для сведения, отмененные), журналы (картотеки) учета конфиденциальных носителей, изданных документов, поступивших пакетов и документов могут включаться в данный акт или уничтожаться без рассмотрения ПДЭК по мере истечения сроков хранения по акту аналогичной формы (с исключением данных, относящихся к делам) без ссылки на протокол ПДЭК и без подписи ее председателя.

Каждое дело, каждый документ и учетный журнал (картотека) вносятся в акт отдельной позицией и должны соответствовать данным о них, зафиксированным в протоколе ПДЭК и учетных формах.

Перед уничтожением включенных в акт дел, документов и учетных журналов (картотек) проверяется соответствие данных акта записям в протоколе ПДЭК, номенклатуре дел, журнале учета документов выделенного хранения, на обложках и в заверительных листах дел и документов выделенного хранения, в описях документов дела (по документам, изъятым из дела). Листы и учетные карточки просчитываются, сложенные документы разворачиваются. Соответствие данных заверяется в акте подписями проверявших. Уничтожение дел, документов и учетных журналов (картотек) должно производиться путем сжигания или с помощью бумагорезательной машины. При уничтожении документов вне территории предприятия доставка их к месту уничтожения производится на служебном транспорте и принимаются меры, исключающие доступ к документам посторонних лиц. После уничтожения производятся отметки об уничтожении дел и учетных журналов (картотек) в номенклатуре дел. Отметки об уничтожении отдельных документов из дел проставляются в описях документов дел. Вместо уничтоженных документов в дела помещаются справки-заместители.

Составление акта о выделении к уничтожению дел и документов и проставление в учетных формах отметок об их уничтожении осуществляются сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства. В проверке правильности включения в акт дел и документов и в их физическом уничтожении, кроме этого сотрудника, должен участвовать второй сотрудник.

Проверки наличия конфиденциальных документов являются важной составной частью конфиденциального делопроизводства. Цель проверок состоит в обеспечении контроля за сохранностью документов. Это достигается путем установления соответствия фактического наличии документов учетным данным на них, выявления отсутствующих документов и принятия мер по их розыску.

Проверки направлены и на выявление неучтенных по каким-либо причинам конфиденциальных документов, установление этих причин и взятие таких документов на учет. «Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения»предусматривает проведение проверок наличия документов не реже одного раза в год, допуская тем самым возможность их проведений только один раз в год. Однако при такой периодичности резко снижается вероятность своевременного обнаружения утрат документов и их нахождения. Чем чаще проводятся проверки, тем больше гарантий обеспечения сохранности документов. Проверками должны быть охвачены не только документы, но и дела, а также носители конфиденциальной информации. Кроме того, существуют так называемые нерегламентные проверки фактического наличия документов, которые проводятся по мере возникновения необходимости в них.

В целях обеспечения контроля за проведением всех необходимых проверочных операций и избегания их дублирования необходимо проставлять соответствующие отметки о проверках. Для проверки правильности проставления регистрационных данных бумажных носителей должны привлекаться журнал учета бумажных носителей и носители. В журнале и на носителе проверяется соответствие записей об учетном номере и грифе конфиденциальности носителя, дате регистрации, виде, наименовании или назначении носителя, количестве листов. В носителе проверяется правильность нумерации листов. Отметка о проверке проставляется в журнале рядом с номером носителя. Для проверки правильности проставления отметок об отправлении документов привлекаются учетные журналы, в которых зарегистрированы отправленные документы, и сопроводительные материалы, по которым отправлены документы (реестры, расписки, квитанции, сопроводительные письма). В журнале и сопроводительном документе проверяется соответствие записей о номере, грифе конфиденциальности, виде и наименовании документа, адресате, номерах отправленных экземпляров (по документам, зарегистрированным в журнале учета поступивших документов, вместо номеров экземпляров проверяется количество отправленных листов), наименовании, номере и дате сопроводительного документа.

Годовая проверка наличия дел должна проводиться после подшивки в дела истекшего года всех поступивших и изданных за этот год документов и после закрытия дел (просчета листов, составления заверительной надписи дела, его прошивки и опечатывания). Если отдельные документы требуют длительного исполнения и поэтому не могут быть подшиты в дела, то их следует перерегистрировать в журнал учета документов следующего года с целью закрытия соответствующего дела за истекший год, однако по документам постоянного срока хранения такая перерегистрация может допускаться как исключение.

Нерегламентные проверки наличия конфиденциальных носителей, документов и дел проводятся при смене руководителя и сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства, их временном отсутствии (болезнь, командировка, отпуск), временном отсутствии исполнителей, нарушении оттисков печатей на хранилищах документов, ликвидации предприятия. Во всех случаях они осуществляются путем проверки соответствия фактического наличия носителей, документов и дел учетным данным на них.