Технология организаторской деятельности. Технология организаторской деятельности
 Скачать 109 Kb.
|
|
Технология организаторской деятельности Организация как функция управления направлена на создание необходимых условий для достижения запланированных целей. В технологическом плане она решает две основные задачи: формирование системы управления и обеспечение деятельности этой системы при выполнении конкретных задач необходимыми силами и средствами. Для успешного решения каждой из этих задач следует определить, что делать, в какой последовательности, на основе каких принципов и с применением каких методов, т.е. необходимо определить технологию решения каждой задачи. При организации любого действия Будь то крупное событие или незначительное мероприятие организатор должен продумать и реализовать 7 основных этапов: 1) Постановка цели и задач 2) Планирование и тайм менеджмент 3) Информационная политика и позиционирование 4) Организация работы в коллективе, создание мотивации 5) Поиск и привлечение ресурсов, взаимодействие с партнерами 6) Контроль и внесение корректив 7) Итоговая аналитика Остановимся на каждом этапе и подробно разберем наши действия на каждом из них. 1. Постановка цели и задач Эпиграф: «Какая цель – такая и жизнь» Цель – это образ конечного результата. составление чёткого представления об итоговом результате деятельности; Откуда берется цель (из проблемного поля). Виды целей: Долгосрочная 2) Краткосрочная SMART – технология (корректная постановка целей) Specific – Конкретность. Сфорулированы конкретно, точно и понятно. Measurable – Измеримость. Поддаются количественному измерению. Attainable –Достижимы. Выполнимы, но при вложении усилий. Relevant – Релевантными. Поддерживают цели нашей организации. Timebound – Ограниченными во времени. Указаны точные сроки. Specific (Конкретность) Объясняется, что именно необходимо достигнуть. Например, «увеличить чистую прибыль собственного предприятия» или «Увеличить количество членов профсоюзной организации» Measurable (Измеримость) Объясняется в чем будет измеряться результат. Если показатель количественный, то необходимо выявить единицы измерения, если качественный, то необходимо выявить эталон отношения. Например, «увеличить прибыль собственного предприятия на 25 %, относительно чистой прибыли текущего года». Если же цель нематериальная, то поставьте себе десятибальную шкалу и оценивайте по ней, или измеряйте в процентах. Команда, вовлеченная в процесс ее достижения, должны понимать, достигнута ими цель или нет. Основным средством измеримости цели является Ключевой показатель эффективности (KPI). Attainable (Достижимость) Объясняется за счет чего планируется достигнуть цели. И возможно ли ее достигнуть вообще? Например, «увеличить прибыль собственного предприятия на 25 %, относительно чистой прибыли текущего года, за счет снижения себестоимости продукции, автоматизации ресурсоемких операций и сокращения штата занятых на исполнении автоматизируемых операций сотрудников на 80 % от текущего количества». А вот совершить кругосветный круиз на резиновой уточке вряд ли удастся. Работники, вовлеченные в процесс ее достижения, должны обладать соответствующими ресурсами (время, орудия, бюджет и пр.). Relevant (Актуальность) Определение истинности цели. Действительно ли выполнение данной задачи позволит достичь желаемой цели нашей организации? Необходимо удостовериться, что выполнение данной задачи действительно необходимо. Цель должна соотноситься с более общей, стратегической целью и работать на ее достижение. Time-bound (Ограниченность во времени) Определение временного промежутка по наступлению или окончанию которого должна быть достигнута цель (выполнена задача). Например, «К окончанию второго квартала следующего года увеличить прибыль собственного предприятия на 25 %, относительно чистой прибыли текущего года, за счет снижения себестоимости продукции, автоматизации ресурсоемких операций и сокращения штата занятых на исполнении автоматизируемых операций сотрудников на 80 % от текущего количества». Для каждой цели должны быть определены временные рамки. Технология ВОДКИ 1) Важной и вдохновляющей (Relevant – Релевантными) 2) Ограниченными по времени (Timebound – Ограниченными во времени) 3) Дерзкими но достижимыми (Attainable – Достижимы) 4) Конкретными (Specific – Конкретность) 5) Измеримыми (Measurable – Измеримость.) Итог: Чтобы сформулировать цель по принципам SMART, начните предложение с глагола в совершенной форме: Повысить, Внедрить, Понизить, Завершить, Устранить, Произвести, Разработать, Приобрести и т.д. Кроме этого, укажите только один результат, который должен быть достигнут. Не забудьте включить дату завершения работы. Будьте максимально конкретны и указывайте только измеряемые результаты. Указывайте реалистичные и достижимые цели, однако достаточно сложные для выполнения. Помимо всего вышеперечисленного цель обязательно должна быть позитивной. Например, «я не хочу болеть» — негативная цель, а «я буду здоровым» — позитивная. Пример цели: обучить полезным компетенциям 20 активных членов профсоюзной организации РЖД к 25 апреля 2018 года в рамках курсов повышения квалификации. P.s. ALE SMART А – ambition - амбициозная L – legal - легальная E – ecologically – экологичная (согласовать вашу цель с окружающими людьми) 2. Планирование и тайм менеджмент Планирование — это процесс выработки действий по достижению цели. Планирование отвечает на следующие вопросы: Что делать (постановка задач, по итогу выполнения которых будет достигнута цель) Как делать? определение механизмов выполнения задач (технология, программа действий)? Когда делать? определение оптимальных сроков (эффективный тайм-менеджмент) Кто делает? распределение и закрепление обязанностей за исполнителями Основные цели планирования: оптимизация всех видов затрат; координация действий коллектива; предвидение событий с целью снижения риска и необоснованных потерь; готовность к быстрому реагированию на изменение окружающей среды. Дедлайн – окончательные сроки выполнения работы, которые необходимо соблюдать. Планирование может осуществляться с разной границей охвата времени: долгосрочным среднесрочным краткосрочным Ключевой инструмент планирования ИНФОРМАЦИОННАЯ КАРТА МЕРОПРИЯТИЯ Тайм менеджмент Таблица Эйзенхауэра
- Списки (каталогизация); - Три гвоздя; - Начинайте всегда с жабы; - Встраивайте дела в контекст (оптимизация процессов); 3. Информационная политика и позиционирование - определение целевых аудиторий информационной работы; Для кого в первую очередь должна доходить информация от нас. - Создание базы данных работников предприятия. (телефон, личная страница в вк, почта, модерирование групп и сообществ) - разработка системы позиционирования на основе целей и задач деятельности – «Какое о нас должно сложиться общественное мнение?». - выбор информационных ресурсов которые (сайта, группы в социальной сети, видео-роликов, создание стен газет, афиш и т.п.). - разработка содержания и плана информационной работы; - осуществление контроля за эффективностью работы, мониторинг общественного мнения - личные страницы. 4. Организация работы в коллективе, создание мотивации Команда - это не просто группа людей. Это группа людей, имеющих чёткие границы, действующая сообща с целью достижения результатов, к которым стремится каждый человек из группы. Потенциал команды гораздо выше потенциала групповых или индивидуальных усилий. 1) четкое распределение ролей и обязанностей; 2) осознание всеми членами команды целей и текущих задач проекта; 3) принятие задачь и ценностей группы! 4) отождествление себя с командой - распределение обязанностей в рамках проведения мероприятия; Для руководителя - Планирование – действие - результат. - помните, если вы себе не врете, то получится именно то, что вы планируете! - учет личностных и профессиональных качеств участников при объединении их в команду; - Сначала распределение по желанию, а потом коллективное обсуждение кто может взять оставшееся; - Ответственность — это ключевое понятие команды! Подвел 1 раз, разберись и помоги подвел 2й рой раз окончание сотрудничества какой бы это ни был профи. - Делегируйте! давайте работу абсолютно всем Плох тот лидер, который все делает или пытается делать своими собственными руками. Очень важно – уметь делегировать полномочия при выполнении задания. Это означает, что лидер не только дает поручение, но и дает право принимать решение самому выполняющему в определенном объеме. Для команды 1) отчитывайтесь без напоминаний! (Открыто говорите если не успеваете, чем подвести в последний момент) 2) не держите проблему при себе. Если не можете решить обратитесь за советом к руководителю. 3) составьте план разговора. Что за чем. Цели: что он должен знать, что он хочет знать, если что то нужно узнать от него, чем он может помочь. 4) не начинайте издалека. Начинайтие с сути. Выкинь мусор - донеси суть! 5) руководитель не ванга. Подумайте знает ли ваш руководитель о том, почему вы не можете, обосновывайте. 6) будьте капитаном очевидностью. Говорите кто именно и что он будет делать, когда и как! С фактами! Оперируйте цифрами. 7) правило "и что?" Никогда не приходите к руководителю без заранее вариантов решения. 8) не уходите без решения! Если вы не получили решение, дальше будет еще хуже. 9) отвечайте на поставленный вопрос в своем первом предложении! Не надо лить воды перед ответом, даже если он плохой. 10) только правда и ничего кроме правды! 11) задавайте вопросы сразу, если что-то не поняли. - сплочение и мотивация команды. - сплочение и развитие коллектива (команды) может проходить только через совместную деятельность! - создавайте ситуацию успеха! Вот почему многие современные подростки уходят в игры? Потому что там их ситуация успеха ясна и понятна! Выиграл, молодец, проиграл – лузер! Устанавливая свою цель определяет четкие критерии, так вы будете понимать, когда достигаете ситуации успеха! - Вот знаете это любимое мамино «А что, если все с крыши прыгать начнут, ты тоже прыгнешь?» А ты такой про себя думаешь, че я дурак что ли? Потому что у тех, кто прыгает у них какой то Мотив есть, но у тебя его нет и этот поступок тебе совершенно не ясен…. Зато Мотив прогулять со всеми урок у тебя точно был и в этот момент выражение «все пошли и я пошел» тебе абсолютно понятно
5. Поиск и привлечение ресурсов, взаимодействие с партнерами (посмотреть по времени, если что сократить время т.к. есть отдельная тема) Ресурсы - Это материальные и не материальные инструменты, которые мы можем использовать для достижения своих целей в актуальный период времени. Типы ресурсов: 1) Материальные и нематериальные; 2) Восполнимые, невосполнимые, трудновосполнимые; 3) Основные и второстепенные. Виды ресурсов: - Технические (аппаратура); - Валютные; - Информационные (от нас к ним и от них к нам); - Технологические (технология); - ВременнЫе; - Административные; - Связи; - Людские; - Природные (условия); - Аттрактивные (любовные). Очень важно с самого начала определить имеющиеся у нас ресурсы и определить требующиеся ресурсы для достижения задач и цели; И в этом нам может помочь SWOT анализ нашей организации/ситуации:
поиск партнёров, выстраивание отношений сотрудничества, чёткое распределение сфер влияния; - привлечение ресурсов на возможных условиях. Как держаться при работе с публикой: 1) До встречи - Всегда представляйте кто ваша аудитория (с кем вы идете на встречу, за что отвечает именно этот человек, может ли он решить ваш вопрос) - Выглядите подходящим образом (одежда). - назначайте встречу или отправляйте ваше предложение 2,5 – 4 недели до старта проекта 2) Содержание вашей беседы - Вы должны четко донести до человека зачем ваш проект нужен, какую проблему он решает, что вы хотите получить от него, и что он получит от вас. И почему это ему вообще может быть интересно. - Всегда имейте тезисный план беседы; - Используйте наглядные материалы по возможности (только 20% информации усваивается через речь) (в идеале, высылайте материалы для ознакомления заранее.) 3) На встрече - Представляйтесь (почему вас должны слушать? Я такой то такой то и я шарю в этой теме); - Не начинайте издалека. Начинайте с сути. Выкинь мусор - донеси суть! - Взгляд на человека и работа взглядом. - Что делать, что бы не нервничать. - Слова паразиты! - Не используйте узкоспециализированные слова и термины. - Лучше не сказать довод, если вы в нем не уверены, чем сказать и получить железный контраргумент; - Отвечайте на поставленный вопрос в своем первом предложении! Не надо лить воды перед ответом, даже если он плохой. 6. Контроль и внесение корректив Контроль является необходимым условием выполнения качественной работы и устранения всех недочетов. Его цель— выявление всех возможных погрешностей, неточностей, несостыковок и своевременная корректировка. В контроле важно: - выбрать систему контроля (определение уровней контроля, распределение зон ответственности); - осуществлять промежуточный и поэтапный контроль; - оперативно реагировать и исправлять ошибки. Виды контроля: Первичный (предварительный контроль, на уровне планирования деятельности и распределение обязанности) Промежуточный (осуществление контроля на этапах орг.деятельности, продумывается заранее). Итоговый (осуществляется по итогам мероприятия). Контроль осуществляется по двум направлениям: сроки и качество. Вам понадобятся два плана: - базовый календарь, определяющий этапы проекта и комплексы работ на каждом этапе; - краткосрочный календарь, включающий детальный перечень и объямы работ, сроки их начала и окончания, фамилии ответственных лиц. Когда надо вмешиваться в ситуацию и вносить коррективы? - вмешиваемся при отклонении в большую или меньшую сторону на 20 % Существует два способа внесения корректив в план реализации проекта: - перераспределение имеющихся ресурсов для выполнения существующего плана. Как правило, это приводит к необходимости пересмотреть объемы финансовых и трудовых затрат; - разработка нового плана от текущего момента до момента завершения проекта. Чаще всего это сопряжено с изменениями сроков и временных интервалов, отведенных на каждый этап. 7. Итоговая аналитика Аналитика – завершающий эта организаторской деятельности. Содержание: выявление положительных и отрицательных моментов организации и проведения мероприятий. Кто может участвовать в аналитике? Организаторы (итоговое обсуждение) Участники мероприятия (опросы, мониторинг общественного мнения) Партнёры (предложения) Др. Технологии аналитики: Рассмотреть мероприятия с разных сторон. Определение сначала «-», потом «+». Принимается решение: 1) отказаться от подобных мероприятий проектов 2) продолжить проект с внесением корректив 3) продолжить проект в том виде в каком он состоялся. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||