Лабораторная работа№2. Тема 1 История и методология управления проектами. Тема 1 История и методология управления проектами Зарождение и становление управления проектами
 Скачать 1.1 Mb.
|
|
Открыто обсуждать проблемы Бюрократические организации потому и неэффективны, что в них все скрывается, решения принимаются избранными, обсуждения нет, движение информации происходит с задержками, искажениями или не происходит вовсе. Проблемы есть всегда, поэтому необходимо не скрывать их, а выносить на обсуждение. Улучшения невозможны без поиска решений. Избавляться от лишних трат Под тратами понимается: Движение: на заводе рабочие делают лишние движения, а материал находится слишком далеко. Время: каждый процесс на производстве требует времени. Тот, кто сможет его существенно сократить, получит преимущества. Дефекты: чем больше дефектов будет выявлено на ранних стадиях, тем больше времени и денег можно будет сэкономить. Перепроизводство: если вы произведете больше товаров, чем нужно, он будет лежать на складах, что приведет к дополнительным тратам. Принимать идеи от сотрудников Сотрудники — самая большая ценность. Генри Форд гордо писал о том, как простые рабочие почти каждый день придумывали усовершенствования, благодаря которым завод экономил десятки и даже сотни тысяч долларов. Конечно, при этом они знали, что будут вознаграждены. Персонал должен быть заинтересован в том, чтобы придумывать улучшения. Но даже сегодня часто это не так. Работники приходят в офис или на завод утром и уходят вечером, эмоционально не вовлекаясь в дела компании, в которой работают. Поэтому важно создать такую систему, при которой каждый сможет предложить улучшение, даже самое маленькое. При чем не просто предложить, но и получить возможность его реализовать и распространить по всей компании. И получить за это вознаграждение. Исправлять то, что не работает Очевидный принцип, которого придерживаются далеко не все. Если подумать, то вы сами наверняка знаете такие случаи, когда на производстве что-то не работает или работает не так, но никому нет до этого никакого дела. В результате время идет, компания учится жить с недостатками, но не устранять их. Три основных правила, следующих из этого принципа: Если вы можете вести бизнес без сломанной вещи, выбросьте ее. Если не можете — почините. Если вещь может работать лучше — усовершенствуйте ее. Лень и нежелание становиться лучше — качества людей, которым совсем скоро не будет места в бизнесе. Быть экономным Ошибочно полагать, что быть экономным значит экономить на зарплатах своих работников. Это самый неверный способ снизить издержки, который всячески отвергается в кайдзен. Достигается же экономия мелкими улучшения во всех сферах. Только помните, что новые технологии не решают старые проблемы. Они заменяют их новыми, но еще неизвестными. Фокусироваться на клиентах Легко забыть о клиентах, когда так много работы и проблем. Но без фокуса на клиенте, повышения качества, снижения цены бизнес будет обречен. Создавать рабочие команды Каждый работник должен быть членом рабочей команды и кружка качества. Такой подход помогает создать ощущение принадлежности к чему-то большему. Но главное — у работников не будет возникать сомнений относительно того, нужно ли придерживаться высокого качества. Они будут воспринимать это по умолчанию. Стандартизировать Нужно создавать стандарты качества и придерживаться их. Решения возможных проблем должны быть описаны в специальном документе, чтобы к нему мог обратиться любой желающий. Так вы сможете закрепить достигнутый успех и всегда соответствовать своим стандартам. Делать выводы, опираясь на факты Анализируйте происходящее на основании фактов и достоверной информации. Концепция кайдзен будет неполной, если не упомянуть о бережливом производстве На самом деле, именно оно является основным, а кайдзен — лишь одна из составляющих частей. Бережливое производство Бережливое производство — это концепция управления производственным предприятием, основанная на постоянном стремлении к устранению всех видов потерь. Оно также основано на нескольких принципах. Непрерывное улучшение Именно эта концепция и называется кайдзен. Этот принцип является основным в бережливом производстве. Без постоянного улучшения прогресс будет остановлен: расходы станут расти, цены — подниматься, конкуренты — доминировать. Суть в том, чтобы непрерывное улучшение было состоянием, которое вы создадите в своей компании. Это не то, что нужно навязывать, и к чему нужно призывать время от времени: подобный принцип должен быть встроен в бизнес по умолчанию. Уважение к человечеству Бережливое производство тесно связано с людьми. Многие владельцы компаний считают, что основная цель — заработать как можно больше денег. Однако в долгосрочной перспективе они проигрывают как в финансовом, так и в репутационном плане. Следует обращать внимание как на своих подчиненных, так и на клиентов и общество в целом. Каждый работник, даже если не признает этого, хочет чувствовать себя значимым. Ему важно понимать, что он вносит вклад, причем не только в развитие компании, но и несет пользу человечеству. Клиенты же должны чувствовать, что о них заботятся. Обществу важно, чтобы компании разделяли их ценности, заботились о планете и будущем. Выравненное производство Основой этого принципа является то, что рабочая нагрузка должна быть одинаковой каждый день. Большинство компаний-производителей находятся во власти своих клиентов, получая заказы. Производство простаивает в ожидании и это ведет к серьезным издержкам и тратам. Генри Форд неоднократно заявлял, что каждому производителю необходимо избавиться зависимости от заказов. Каким образом? Понижая цены при помощи снижения издержек. Каждый его новый автомобиль обычно стоил дешевле предыдущего. Таким образом, он точно знал, что покупатели найдутся. Только для этого нужно внедрять принципы бережливого производства. Можно составить прогноз о том, сколько людей купят ваш товар за 100 долларов, основываясь на предыдущем периоде. Но если вы сможете продавать его за 80 долларов, повысив при этом качество, то сможете продавать гораздо больше и в итоге лишь выиграете. Продукция «точно в срок» Если вы создаете продукт, которые лежит на складе, это чревато огромными издержками. Если не можете создать продукт из-за того, что поставщик не привез нужные компоненты, результат будет точно таким же. Вот почему современные компании используют канбан — систему организации производства и снабжения, позволяющую реализовать принцип «точно в срок». Встроенное качество Качество должно быть встроено в: производственный процесс конструкцию деталей упаковку доставку Данный принцип позволяет замечать дефекты на ранних стадиях и тут же исправлять их. Что, конечно, ведет к минимизации издержек и непрерывному производству. Устранение и использование отходов Одним из основных принципов бережливого производства является ликвидация или использование отходов. Бережливое производство — это очень широкий термин и раскрыть его полностью в тесных рамках нашей статьи попросту невозможно. Но обязательно надо сказать об инструментах. Хошин Канри (Hoshin Kanri) Это совмещение целей компании (стратегии) с планами среднего менеджмента (тактики) и работой, выполняемой на заводе (действиями). Он обеспечивает последовательный прогресс в достижении стратегических целей, устраняет отходы, которые случаются из-за плохой коммуникации. Андон (Andon) Это визуальная система обратной связи, которая оповещает всех сотрудников о статусе производства и позволяет операторам прекратить производственный процесс. Действует как инструмент связи в реальном времени на заводе, который сразу же обращает внимание на проблемы. Отходы (Waste) Все, что происходит в процессе производства, что не повышает ценность с точки зрения клиента. Устранение отходов является основным направлением бережливого производства. Пока-Йоке (Poka-Yoke) Обнаружение ошибок и их предотвращение в производственных процессах с целью достижения нулевых дефектов. Этот инструмент помогает значительно сэкономить, потому что обнаружение дефектов на этапе производства обходится намного дешевле. Еще одним инструментом бережливого производства является гемба кайдзен, о котором мы скажем отдельно. Принципы кайдзен Стоит сказать, что не Масаки Имаи придумал эту философию, он ее только описал. Даже кайдзен подлежит совершенствованию, его положения и принципы постоянно уточняются и улучшаются. Вот некоторые из них. 1. Самодисциплина. Научись контролировать себя и уважать других работников своей организации, как самого себя. 2. Самосовершенствование. Приучись определять области своей ответственности и начинай с решения собственных задач. 3. Информирование каждого сотрудника о деятельности компании. 4. Фокусируйся на клиентах. Помните, что это и есть главная цель твоего бизнеса. 5. Изменения должны быть непрерывными. Это и есть суть кайдзен — каждый день, понемногу, но меняйся в лучшую сторону и меняй свою компанию. 6. Открыто признавай проблемы. Помни, что там, где нет проблем, невозможно совершенствоваться. Выноси проблемы на публичное обсуждение. 7. Пропагандируй открытость. Сотрудники должны общаться, а не делиться на группы. 8. Создавай рабочие команды. 9. Управляй проектами при помощи полифункциональных команд. 10. Развивайся по горизонтали. Твой личный опыт должен стать достоянием всей компании. 11. Делегируй полномочия каждому сотруднику. Развивай в каждом сотруднике желание совершенствоваться в каждом аспекте жизни. Так ты сможешь поручать ему работу разной сложности. 12. Планируй. Затем сравнивай план с результатом. 13. Предотвращай рецидивы. Выясни причину проблемы и борись именно с ней, а не с ее проявлениями. 14. Качество встраивается в процесс. Причем как можно раньше. 15. Стандартизация. Что такое анти-кайдзен Анти-кайдзен — токсичное поведение, которое включает в себя все ограничивающие убеждения, которые препятствуют любым улучшениям и прогрессу. Выделяют 13 убеждений токсичного поведения, которые мешают прогрессу и улучшению. Это касается не только компаний, но и людей. Вот они: 1. Лгать себе: выглядеть богатым и успешным, хотя на самом деле это не так. 2. Считать себя жертвой обстоятельств: ныть, стенать и обвинять окружающий мир. 3. Мыслить в стиле «нет необходимости в улучшениях»: позволять рутине себя засосать, повторяя одни и те же действия. 4. Считать, что времени всегда недостаточно: отговорка для того, чтобы не развивать себя или компанию. 5. Стремиться реагировать на проблемы, а не предупреждать их: такие люди всегда не успевают сделать работу к дедлайну, получая изрядную долю стресса. 6. Отсутствие уверенности в себе и мужества: это, что необходимо для того, чтобы противостоять проблемам, неудачам и ошибкам. 7. Страстное желать изменить других, а не себя: такие люди не понимают, что изменение начинается именно с них. 8. Считать проблемы чем-то невыносимым, а не средством для извлечения опыта: вместо прогресса они получают стресс и портят себе нервы. 9. Не создавать новые идеи: потому что это сложно, болезненно и требует времени. 10. Быстро сдаваться: изменения — это очень длительный процесс, поэтому начать, но не закончить = не начинать. 11. Решать проблемы при помощи дополнительного администрирования и денег, а не при помощи мозга и творческого мышления. 12. Надеяться на лучшие времена, ничего при этом не делая: проблемы сами собой не решатся. 13. Слишком быстро принимать решения: не имея достаточной информации, легко ошибиться. Гемба кайдзен Гемба — это японский термин, буквально означающий «реальное место». В бизнесе это может быть строительная площадка или этаж, на котором происходит производство или где поставщик услуг напрямую взаимодействует с клиентом. Суть гемба кайдзен заключается в том, чтобы сделать улучшения в гемба (то есть в месте, где происходит реальная работа). Эти усовершенствования окажут большое влияние на организацию. Пять золотых правил гемба кайдзена: 1. Когда возникает проблема, вы должны сначала отправиться на гемба. Это даст четкое представление о проблеме и поможет найти подходящее решение. Японский принцип отличается от американского, где все проблемы решаются, как правило, удаленно. 2. Проверьте объекты и найдите возможную причину проблемы. Причины могут быть классифицированы по 5 принципам: человек, машина, материал, методы и измерения. 3. Вы должны принять временные меры на месте, чтобы избежать дальнейшего ухудшения. 4. Найдите основную причину. Используйте, к примеру, принцип Парето. 5. Чтобы проблема не возникла снова, зафиксируйте ее в стандартах и инструкциях. Внедрение принципов гемба кайдзен на рабочем месте имеет множество преимуществ для компаний. Это не только экономит деньги, но и создает деловую атмосферу, где нет места стрессу и отрицательным эмоциям . Проблема решается очень быстро, что также помогает выиграть время. Около десяти лет назад Масааки Имаи написал еще одну книгу под названием «Гемба кайдзен: путь к снижению затрат и повышению качества». Как видим, добавилось новое слово «гемба». Что же значит это слово? Дословный перевод «место, где происходит событие». Гемба — это обозначение подхода, согласно которому для полноценного понимания ситуации необходимо прийти на гемба — место выполнения рабочего процесса, собрать факты и непосредственно на месте принять решение. Гемба говорит руководителю о том, что при любой проблеме нужно вырабатывать решение на месте, а не удаленно. В связи с этим существуют пять простых правил менеджмента гемба: 1. Когда возникла проблема, нужно прийти на гемба (место рабочего процесса). 2. На гемба нужно проверить гембуцу (оборудование, среду). 3. Принимать решения необходимо только на гемба, то есть непосредственно на месте возникновения проблемы. 4. Найти причину проблемы. 5. Чтобы проблема не возникала снова, ее необходимо зафиксировать в инструкциях и стандартах. Данные правила с успехом применяются в в системе менеджмента Тойоты уже несколько десятилетий. Разобравшись со значением гемба (еще раз — это место рабочего процесса), мы готовы понять и разобрать пять шагов поддержания порядка. Эти принципы можно использовать и в личной жизни и для саморазвития Пять шагов для поддержания порядка (5S) 1. Seiri – сортировка, аккуратность 2. Seiton – порядок 3. Seiso – чистота 4. Seiketsu – стандартизация 5. Sitsuke – самодисциплина Кайдзен учитывает сопротивление людей переменам, поэтому прежде чем внедрить 5S, людей нужно тщательно к этому подготовить. Подготовка означает обсуждения выгод от внедрения и обсуждения этой философии. Люди должны понять, что внедрение 5S поможет им же самим, что это не очередная прихоть начальства, намеревающаяся сделать их жизнь хуже. Эти пять шагов экономят время, оставляют мозг ясным и чистым. Инструменты не теряются, станки ломаются реже, а если и ломаются, починить их не составляет труда. Это требует от работника полной самоотдачи и самодисциплины , поэтому на внедрение философии кайдзен и правила 5S может уйти какое-то время. Восточный и западный подходы и менталитет отличаются довольно сильно. Европейцы и американцы любят революционные технологии, способные решить все их проблемы в бизнесе и личной жизни. Они находят какой-нибудь ТРП (тотальное решение проблем), пытаются применить его в бизнесе. Кое-что получается, но в итоге эта игрушка выбрасывается и пробуется другая. И так до бесконечности. Кайдзен же предлагает неказистый и медленный путь наверх. Мало кому интересно, что человек делает по шажку каждый день, это обыденно и скучно. Зато спустя пару лет результаты поражают. А теперь оставим в покое произоводство и задумаемся о том, как можно измениться, если каждый день делать что-то лучше и придерживаться этой философии всю свою жизнь. Если каждый день готовить какое-то блюдо и совершенствовать каждый аспект приготовления, уже через месяц результаты будут поражать. Обязательно нужно следить за всем процессом приготовления, отмечать, что не получается и почему, а также что получается и как это сделать еще лучше. Знать свои стандарты и непрерывно их повышать. Олимпийского чемпиона от неудачника отделяет всего одна секунда. Канбан. Принцип «точно в срок» Японский подход к производству всегда вызывает неподдельный интерес во всем мире. Японское экономическое чудо появилось не на пустом месте, поэтому до сих пор многие экономисты и бизнесмены изучают манеру и принципы производства и бизнеса в Японии. Как и многие системы организации производства, принцип канбан был придуман и реализован фирмой «Тойота». С 1955 года японская экономика начала свой феноменальный подъем. Это стало возможным благодаря взаимному доверию большого бизнеса и власти. Они выработали общую стратегию и создали самую передовую в мире металлургию. Япония превратилась в первую судостроительную державу мира, а затем приоритеты были отданы автомобилестроению. До 1960-х все японское значило то же самое, что и китайское десятилетиями назад, поэтому была поставлена цель изменить эту тенденцию. С тех пор японское означало качество. Понятие и суть канбана Было невозможно создать такую мощную экономику, не применяя и не совершенствуя свои принципы. Одним из главных был канбан, который внедрила в свое производство компания «Тойота» в 1959 году. Канбан — система организации производства, позволяющая реализовать принцип «точно в срок». Этот принцип позволял не только создавать продукцию в тот день, когда это было нужно, но и замечать дефекты и неисправности. Все мастера участков перечисляли выполняемые работы на бумаге и вывешивали их на видном месте. Таким образом каждый работник мог подойти к стенду и увидеть в режиме онлайн, что происходит на производстве, над какими задачами и кто именно работает, а также подстраивать свою работу, исходя из списков. В те годы интернетом и компьютерными технологиями не пахло, поэтому данный способ был поистине революционным и позволял быть всегда в курсе событий. Одно из главных преимуществ данного принципа — экономия времени на ненужные совещания и встречи. Принцип канбан предполагает и использование карточек, которые перемещаются между производителями. Например, если запас материала достиг минимального уровня, только в этом случае составляется запрос на карточках. Это позволяет материалу не задерживаться на складах, не переполнять их и экономить на этом. Огромное преимущество карточек в том, что их можно перемещать, оптимизируя рабочий процесс. Если что-то не сработало, его можно улучшить или выбросить. Это позволяет постоянно размышлять над процессами и задавать себе вопросы о том, как что- либо можно сделать еще лучше. К тому же наглядность проясняет мысли и позволяет видеть работу системы в общем и целом. Канбан сегодня Этот принцип давно вышел за рамки автомобилестроения и используется повсеместно. Если вы производите не физические товары, а интеллектуальные, он прекрасно подойдет и вам. Очень популярный веб-сервис (и приложение) Trello основан на принципах канбан. Главное преимущество этого сервиса в том, что он позволяет видеть несколько одновременно запущенных проектов сразу и оценивать их состояние на данный момент. Очень популярное среди программистов и разработчиков приложение набирает популярность с каждым годом. Хотя данный сервис подойдет и для одиночек. Если вы фрилансер и вам необходимо выполнить очень много проектов, каждый из которых можно временно остановить и приняться за второй, у вас на ладони оказывается прогресс по каждому проекту. Это очень удобно, позволяет следить за результатами и подстраиваться под новые требования. Сервис Trello сами разработчики предлагают использовать для таких вещей как: разработка продуктов подбор персонала управления клиентами планирования свадьбы и других мероприятий исследования встречи CEO рецепты фитнес и тренировки блоггинг Как видим, возможностей применения масса. Разработчики просто дали понять, что областей применения много, а значит вы сами можете решить для себя, какие задачи будете решать. Для написания книги или продвижения сайта этот сервис тоже подойдет. Есть еще очень минималистичный и простой проект KanbanFlow. Окошко сервиса делится на четыре столбика: проекты и задачи, которые необходимо выполнить проекты и задачи, которые необходимо выполнить сегодня задачи и проекты, над которыми вы работаете в данный момент выполненные задачи Вы можете перемещать любые задачи в любое окно. Например, если одна из задач может подождать, а вы начали над ней работать, перемещайте ее в первое окно и на время сосредоточьтесь на других. Если говорить о возможностях, то Trello имеет больше функций, чем KanbanFlow, однако кому-то может прийтись по душе именно минималистика второго. Если у вас есть большая доска и стикеры, вы тоже можете применять принцип канбан. Более того, вас никто не ограничивает — вы можете спокойно крепить на доску фотографии, какие-то мелкие вещи, журнальные вырезки и все в таком духе. Возможность за секунду окинуть взглядом состояние всего проекта дорогого стоит. Такой инструмент называется канбан-доской. |