практика пм. Отчёт по производственной практике. Организация документационног. Тема Документационное обеспечение управления
 Скачать 302.6 Kb.
|
Тема 2. «Организация секретарского обслуживания»1. Составление перечня нормативно-методических документов, регламентирующих деятельность секретарской службы в организации.Наименование организации прохождения практики МБУК «Централизованная библиотечная система» НГО Нормативные документы, регламентирующие деятельность секретаря: При характеристике секретарской деятельности в первую очередь акцент сделан на документах организационно-методической направленности - должностных и обучающих инструкциях. Основополагающими документами в этой области являются: Единая номенклатура должностей служащих (ЕНДС); Классификационный справочник должностей служащих; Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Широкое распространение контрактной системы найма обусловило появление такого документа, как контракт. Он регулирует взаимоотношения нанимателя и работника, определяет условия их взаимодействия, устанавливает профессиональные и квалификационные параметры, необходимые служащему для эффективного выполнения порученных функций. Должностная инструкции секретаря Примерная последовательность работ по созданию такого важного документа, как должностная инструкция, регулирующего деятельность каждого сотрудника, и секретаря в том числе, может быть следующей: изучение Гражданского кодекса РФ, основ законодательства о труде (КЗОТ), ЕНДС, Квалификационного справочника, отраслевых типовых инструкций, ГСДОУ и других нормативно-методических материалов в сфере информационного обеспечения управления. На основе комплексного анализа названных и других документов (например, Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), ГОСТов системы стандартов безопасности труда (ССБТ) и др.) создается конкретная должностная инструкция, учитывающая не только типовые операции, но и специфические виды работ в данном учреждении. Должностные инструкции могут разрабатываться как «внешними» организациями (государственными и частными, например, консультативными, внедренческими фирмами), так и внутренними силами (подразделения НОТ, инновации и развития и т.п.). Основой для будущей инструкции может служить также личностная спецификация, в которой перечисляются требования к работнику, его знаниям, опыту, навыкам. Требования составляются на основе анализа процессов, выполняемых работником. Исходные «типовые» данные берутся из квалификационных характеристик, состоящих из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать», «Квалификационные требования». Сама должностная инструкция секретаря включает в себя: общие положения; функции работника; должностные обязанности; права секретаря; ответственность; взаимоотношения; оценка работы. В разделе «Общие положения» устанавливается область деятельности секретаря, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещения во время его отсутствия, требования к квалификации по разрядам оплаты (уровень образования, стаж и др.), подчиненность секретаря, должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться секретарь в своей деятельности. В разделе «Функции работника» определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за секретарем, перечень видов работ (операций), образующих отдельные функции, например регистрация документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки и т.д. В разделе «Должностные обязанности» указываются особенности, связанные с подготовкой секретарем документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за исполнением документов), могут также указываться этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе. Должностные обязанности должны формулироваться таким образом, чтобы они автоматически приводили к мысли об оценке работы секретаря. Формулировки обязанностей должны быть реалистичными, точными, связанными с описываемой работой. Перечень основных обязанностей для хорошо структурированной работы обычно содержит от 5 до 8 определений. Установлено: если используется более 10 определений (направлений деятельности), то вполне вероятно, что в описание работы включены второстепенные обязанности. В разделе «Права секретаря» закрепляются полномочия, которые предоставляются секретарю для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся к его компетенции. При разработке данного раздела необходимо сформулировать такие полномочия, как право давать указания по конкретным вопросам, например по предоставлению секретарю данных о ходе выполнения контролируемых заданий. Этот раздел также содержит описание полномочий секретаря, необходимых для выполнения всех предписанных ему действий. Здесь указываются такие права, как принятие решений, получение информации, необходимой для работы, требования выполнения определенных действий, право осуществления контроля, способы согласования вопросов и т.п. Раздел «Ответственность» регламентирует персональную ответственность секретаря за правильное и своевременное использование предоставленных ему прав. В разделе «Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых секретарь получает и которым передает информацию, ее структура, сроки передачи, с кем они согласовываются и т.д. Данный раздел может быть представлен в табличной форме. В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения секретарем своих функций и обязанностей, использования прав. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется, в первую очередь, выполнением обязанностей, изложенных в должностной инструкции. Допускается объединение близких по содержанию разделов, например «Права и ответственность». Составители инструкции, придерживаясь общепринятой структуры, могут вводить и новые разделы, например «Личностные качества секретаря, необходимые ему при выполнении своих функций», или раздел «Организация рабочего места и оптимальные условия труда». |