Главная страница
Навигация по странице:

  • Тема 3. Анализ собственной деятельности, обобщение результатов

  • Список использованных источников

  • Интернет-ресурсы

    		•

    практика пм. Отчёт по производственной практике. Организация документационног. Тема Документационное обеспечение управления


    Скачать 302.6 Kb.
    НазваниеТема Документационное обеспечение управления
    Анкорпрактика пм
    Дата12.01.2023
    Размер302.6 Kb.
    Формат файлаdocx
    Имя файлаОтчёт по производственной практике. Организация документационног.docx
    ТипРегламент
    #882915
    страница10 из 10
    1   2   3   4   5   6   7   8   9   10

    7.Осуществлять телефонное обслуживание, принимать и передавать факсы.



    Организация и документирование телефонных переговоров

    Массовые коммуникации являются процессом оперирования информацией, в который вовлечено значительное количество людей. Благодаря использованию технических средств передачи информации человеческая коммуникация становится массовой и предоставляет возможность одновременно включать в процесс коммуникации разнообразные социальные, религиозные, этнические группы и общности.

    Коммуникация (от лат. communicatio - "сообщение") - сообщение или передача средствами языка содержания высказывания. Современный толковый словарь русского языка. С.-Петербург: Норинт, 2005. С. 282.

    В современном мире к массовым коммуникациям относят:

    • действия, включающие в себя огромные общности людей (религиозные, политические собрания, художественные выставки, форумы и т.д.);

    • технические средства и сети, такие как телефон, телефакс, компьютер.

    Процесс коммуникации - диалог между людьми, при этом многие дискуссии по сути своей являются переговорами, хотя таковыми и не называются. Следовательно, даже не подозревая, каждый из нас становится участником личных или деловых переговоров.

    Переговоры по телефону имеют свои преимущества:

    • многократно повышается оперативность решения вопросов и проблем;

    • отпадает необходимость посылать письма, телеграммы или совершать поездки в другие города, учреждения в пределах одного города для выполнения каких-либо обстоятельств дела;

    • по телефону можно также изложить просьбу, отдать распоряжение (совершить управленческое действие) и т.д.

    Вместе с тем переговоры по телефону имеют свои недостатки:

    • лимит времени (особенно в междугородних и международных звонках);

    • ограниченные возможности восприятия информации только на слух.

    В учебниках по секретарскому делу, руководствах по проведению телефонных переговоров есть небольшой раздел "Этика телефонного общения".

    Под этикой понимается "совокупность норм поведения, мораль какой-либо общественной или профессиональной группы".

    Следовательно, профессиональная этика секретаря при проведении телефонных переговоров предполагает:

    • вежливость (употребление вежливых форм общения, доброжелательный тон);

    • краткость (говорить о самом главном, по существу, без лишних подробностей);

    • логичность (последовательность в изложении материала);

    • средний темп речи, четкость произношения, особенно фамилий и чисел (в случае необходимости - по слогам или буквам);

    • сдержанность (умение вести разговор спокойно, без лишних эмоций, терпеливо).

    Начинающий свою деятельность секретарь может использовать также специальный перечень (см. таблицу 1).
    Таблица 1. Краткий перечень того, что следует и чего не следует делать, когда на вашем столе звонит телефон:



    В соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих секретарь руководителя "организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно сообщает ему информацию, полученную по каналам связи".

    Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. 3-е изд., дополненное. М., 2001. С. 320.

    По подсчетам специалистов, телефонные переговоры занимают значительную часть рабочего времени секретаря, так как около 75% ежедневных вопросов он решает по телефону.

    В должностные обязанности секретаря руководителя входят:

    • прием всех телефонных вызовов и их систематизация;

    • ответы абонентам;

    • фильтрация вызовов;

    • соединение руководителя с абонентом в случае необходимости.

    Главная задача секретаря в работе с телефоном - освободить руководителя от вызовов, не адресованных ему. В лице секретаря руководитель обретает своеобразную защиту от ненужных звонков, так как они нарушают нормальный режим работы и разбивают рабочий день руководителя на короткие обрезки времени. Такая дробность рабочего времени мешает руководителю сосредоточиться. Не согласованные заранее звонки и непредсказуемые темы для обсуждения вынуждают руководителя резко переключать внимание на решение возникающих задач.

    Следовательно, помощь секретаря в организации служебных разговоров (переговоров) по телефону способствует рациональной организации работы руководителя.

    В отделе делопроизводства ПАО «Пролетарский завод» факс не используется. Альтернативой ему применяется электронная почта и электронный документооборот (ЭДО). При необходимости пересылки документов осуществляется в бумажном варианте почтой России или транспортными компаниями.

    Тема 3. Анализ собственной деятельности, обобщение результатов


    В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

    Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом

    Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня, как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением - службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

    К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации.

    Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

    Цель моей практики - изучить службу документационного обеспечения управления предприятия; задачи, функции, должностной и численный состав, а также нормативно - методическую базу, регламентирующую работу с документами и применить имеющиеся умения и навыки на практике. Документационное обеспечение управления (ДОУ) - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждений, организации и предприятия. Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.

    Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов федеральной власти и управления и субъектов федерации, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, ГСДОУ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений государственной архивной службы и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

    Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Работники службы осуществляют свои функции в соответствии с должностной инструкцией, утвержденной руководителем организации.

    Службу документационного обеспечения на разных уровнях управления и в зависимости от масштабов организации именуют по-разному: для министерств (ведомств)- управлением делами, для исполнительных органов власти - общим делом, для предприятий, организаций, учебных заведений - канцелярией. На малых предприятиях функции делопроизводственной службы возлагаются на секретаря.

    Основой построения делопроизводственной службы является принятая в организации форма работы с документами - централизованная, децентрализованная или смешанная форма.

    Штатная численность службы документационного обеспечения должна соответствовать объему работы и обеспечивать высокое качество делопроизводства в организации.

    Список использованных источников



    Нормативно-правовые акты

    1. Конституция Российской Федерации. Принята всенародным голосованием 12.12.1993 (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ, от 05.02.2014 № 2-ФКЗ, от 21.07.2014 № 11-ФКЗ) // Собрание законодательства РФ – 2014. – № 9. – Ст. 851.

    2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ // Собрание законодательства РФ. – 17.06.1996. - №25.- Ст. 2954.

    3. О персональных данных: федер. закон РФ от 27.07.2006 № 152-ФЗ // Собрание законодательства РФ. – 31.07.2006. - № 31(1 ч.)- Ст.3451.

    4. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

    5. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2019) // Официальные документы в образовании. - № 18. -2017.

    6. Байкова, И.Ю. Полное руководство секретаря - референта. - Москва: Рид - Групп, 2013. - 208 с.

    7. Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления / М.И.Басаков. - Москва: КноРус медиа, 2017.

    8. Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: Учебник и практикум / И.Н. Кузнецов. - Люберцы: Юрайт, 2016.

    Интернет-ресурсы

    1. Архивы России [Электронный ресурс]. – Режим доступа http : //www.rusarchives.ru (дата обращения: 10.06.2022).

    2. ВНИИДАД [Электронный ресурс]. – Режим доступа http://www.vniidad.ru. (дата обращения 08.06.2022).

    3. Все о делопроизводстве [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://delo-ved.ru/category/deloproizvodstvo/dokumentooborot (дата обращения 11.06.2022).

    4. Делопроизводство и документооборот на предприятии [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.delo-press.ru/journals.php/ (дата обращения 11.06.2022).

    5. Консультант Плюс [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/ (дата обращения 11.06.2022).

    6. Секретарское дело [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.sekretarskoe-delo.ru (дата обращения 10.06.2022).

    7. Современные технологии делопроизводства и документооборота Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.sekretariat.ru/magazinestdd/ (дата обращения 11.06.2022).



    1   2   3   4   5   6   7   8   9   10

    написать администратору сайта