отчет. ОТЧЕТ Екатерины. Тема Нормативноправовые основы архивного дела 5

• Название: Тема Нормативноправовые основы архивного дела 5
• Анкор: отчет
• Дата: 01.04.2023
• Размер: 97.69 Kb.
• Имя файла: ОТЧЕТ Екатерины.docx
• Тип: Реферат; #1029537
• страница: 6 из 6

2. Проанализировать комплекс мер по обеспечению сохранности документов в архиве организации, являющейся базой практики

Под сохранностью документа понимается его состояние, которое характеризуется степенью удержания эксплуатационных свойств (прочности, эластичности, износостойкости составляющих документ материалов).

Сохранность документов в архиве обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии. При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива.

Архив является структурным подразделением и выполняет следующие задачи:

1. 
   Обеспечивает учет, сохранность, создает научно-справочный аппарат, использует документы, хранящиеся в архиве;
   
2. 
   Осуществляет контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве;
   
3. 
   Принимает не позднее, чем через 2 года после завершения дел в делопроизводстве из всех структурных подразделений по утвержденному главным врачом или его заместителем по медицинской части плану документы;
   
4. 
   Принимает карты и истории болезни, в том числе отнесенные лечащим врачом к разряду ценных, которые хранятся и учитываются отдельно ото всех других документов;
   
5. 
   Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел (документов)
   
6. 
   Проводит совместную работу с экспертной комиссией по экспертизе ценности документов, хранящихся в архиве, в том числе по отбору переданных в архив карт и историй болезней, учитывая критерии оценки и мнение лечащих врачей и специалистов, для последующего включения в описи дел постоянного хранения и (или) выделения к уничтожению;
   
7. 
   Ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;
   
8. 
   Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в подготовке дел к передаче в архив;
   
9. 
   Участвует в мероприятиях (практических семинарах), проводимых экспертной комиссией, по организации отбора: документальных материалов, в том числе специфической медицинской документации, утратившей свое научное, историческое и практическое значение, для уничтожения;
   
10. 
    Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом муниципального архива;
    
11. 
    Информирует руководство и работников о составе и содержании документов архива;
    
12. 
    Выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования;
    
13. 
    Составляет описи, каталоги, указатели и другие справочники в целях использования школьной документации;
    
14. 
    Выдает по материалам архива в установленном законом порядке учреждениям и отдельным гражданам справок и копий;
    
15. 
    Сдает материалы в государственный архив в установленном порядке.
    

Таким образом, архив выполнят большое количество задач, и одним из ведущих видов деятельности специалиста архива, является обеспечение сохранности архивных документов.

Тема 5. Анализ собственной деятельности, обобщение результатов

1. Анализ собственной деятельности в период практики, систематизация и обобщение результатов, написание отчета

Основными архивными справочниками в архиве являются описи дел, документов, исторические справки к фонду и база данных.. Основу НСА архива как и прежде составляют именно архивные описи и в основном основные усилия развития НСА направлены на усовершенствование описей: создание предисловий к описям фондов, титульных листов, оглавлений. Архивная опись представляет собой базовый архивный справочник, к которому в первую очередь обращаются исследователи.

Проведенный анализ теоретического и практического материала, позволил сделать ряд выводов.

В каждом учреждении должен быть создан архив, работа которого должна быть организована на нормативно-правовой базе, состоящей из Федеральных законов, основных методических рекомендаций и указаний по обеспечению сохранности документов, в соответствии с нормативно-правовой базой, архив должен осуществлять хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. Деятельность архивов организации базируется и на локальных нормативных актах, которые создаются и обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в вопросах обеспечения их сохранности и использования

— изучены требования, предъявляемые к зданиям и помещениям архива;

— рассмотрены особенности режима хранения документов в архиве, в зависимости от вида носителя;

— рассмотрен архив, как структурного подразделения лицея;

— проведен анализ сохранности документов в архиве;

— предложены пути улучшения условий обеспечение сохранности документов в архиве.

Обеспечение сохранности документов является важнейшим направлением в деятельности архивов. Организовать архив и следить за сохранностью документов это довольно сложно, так как все документы не хранятся вечно. Именно в этом и проявляется актуальность вопроса обеспечения сохранности документов организации.

За время прохождения практики я изучала структуру архивного учреждения, работала в двух отделах – отделе информационно-поисков х систем и справочной работы и отделе комплектования и обеспечения сохранности документов. Это дало возможность шире ознакомиться с организацией делопроизводства в архиве: был получен опыт работы с автоматизированным научно-справочным аппаратом архива, занималась регистрацией входящих документов, затем получила навыки в архивной обработке дел и изучила способы и условия хранения, обеспечивающие полную сохранность документов. Изучила основные цели и задачи организации. За время практики я приобрела много знаний и полезной информации, которая в дальнейшем, безусловно, мне очень пригодится.

Список использованных источников

1. Андреева, В.И., Делопроизводство: организация и ведение: учебно - практическое пособие / В.И. Андреева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М. КНОУС, 2007. - 248с.

2. Березина, Н.М., Лысенко, ЛМ.,Воронцова, Е.П.Современное делопроизводство.3-е изд. - СПб.: Питер, 2007. - 224с. Ил. - ( Серия «Современный офис - менеджер»).

3. Бурова Е.М. Архивоведение: (Теория и методика): учебник для вузов / Е.М. Бурова, Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева ; под ред. Е.М. Буровой; Рос.гос. гуманитарный ун-т. -М.: Изд.дом МЭИ, 2012.

4. Государственная система документационного обеспечения управления («Консультант - плюс»).

5. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления). - М., 2006.

*^* При выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив организации, графы 4, 5 не заполняются.