Конспект. Документ. Тема Общение сущность, структура, функции Вопрос Что такое общение Общение и коммуникация
 Скачать 408.5 Kb.
|
|
Тема 7. Основы деловой переписки Вопросы темы: 1. Общие требования, предъявляемые к документу. 2. Виды документов. 3. Текстовые нормыписьменной деловой речи. 4. Языковые нормыписьменной деловой речи. Успешно изучив материал темы, Вы будете: Знать: · требования, предъявляемые к документу; · виды документов; · разновидности деловых писем; · текстовые нормы письменной деловой речи; · языковые нормы письменной деловой речи. Уметь: · создавать тексты деловых писем. Основные понятия темы; · документ; · внутренние и внешние документы; · деловое письмо; · реквизиты деловых писем; · структура деловых писем. Теоретический материал Вопрос 1. Общие требования, предъявляемые к документу. Письменная деловая речь, как отмечалось в Теме 6, протекает в условиях строгой официальности, что обусловливает тщательный отбор и организацию языковых средств, используемых коммуникантами. Чем вызваны такие повышенные требования к языку и стилю официально-деловой речи? Во всех языковых культурах официально-деловая письменная речь формируется по мере развития государственного аппарата. Формирование официально-деловой речи в первую очередь связано с необходимостью письменно закреплять правовые отношения юридических и частных лиц.
Таким образом, документированием во всем мире называют процесс записи информации (на бумаге или ином носителе), обеспечивающий ее юридическую силу. Правила документирования устанавливаются правовыми актами государства. Документирование в деловом общении имеет особое значение: ссылка на устную договоренность может быть опровергнута или подвергнута сомнению. Но если та же договоренность или распоряжение имеют форму документа, то считается, что ссылка на него обоснована юридически. Сегодня можно говорить об интернациональных свойствах документов, поскольку в международной практике они служат инструментом делового общения, языковым средством фиксации деловой, управленческой, служебной информации. К любому документу в любой стране предъявляются следующие общие требования: достоверность; актуальность; аргументированность; полнота информации; лаконизм (краткость) изложения: 1. Достоверность. Факты, приведенные в документе, должны быть правильно отобраны и тщательно проверены. В каждом факте должна содержаться только объективная информация, необходимая для конкретного случая. 2. Актуальность. Количество приводимых в документе фактов должно быть достаточным для подтверждения того или иного суждения, а сами факты – важными именно в данный момент и в данной ситуации. 3. Аргументированность. Любая деловая бумага должна быть аргументированной, т.е. убедительной. «Искусство убеждать» в письменной деловой речи особенно важно, так как оно обусловлено необходимостью приобрести заказчика или потребителя продукции, сторонника или единомышленника в деловых взаимоотношениях. Основным условием придания аргументированности документу является доказательность. Правильно отобранные и точные факты, убедительные доказательства – то, что необходимо любому служебному документу или деловому письму. 4. Полнота информации. Письменная деловая речь – это речь в отсутствие собеседника, поэтому ситуация в документе должна быть представлена во всех подробностях, чтобы сделаться понятной адресату. Полнота информации – одно из главных условий, обеспечивающих практическую и правовую ценность документа. Информация в деловой бумаге не должна быть избыточной, здесь нет места повторам и сведениям, не имеющим прямого отношения к делу. Полнота информации – одно из главных условий, обеспечивающих практическую и правовую ценность документа. 5. Лаконизм. Информативная насыщенность деловой речи (о чем говорилось выше) не значит информативная избыточность. Ни в каком документе нет места повторам и сведениям, не имеющим прямого отношения к делу. Лаконизм в письменной деловой речи достигается с помощью готовых речевых формул и сочетается с принципом достаточности информации. Документ должен содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию, но в то же время быть кратким, написанным по существу. Названные требования имеют интернациональный характер и находят свое выражение в построении текста документа и в отборе языковых средств. Вопрос 2. Виды документов. Документация весьма разнообразна по выполняемым функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условия документирования, специалисты выделяют ряд факторов, позволяющих разделить все документы на несколько видов. Рассмотрим некоторые из них. Таблица 5. Виды документов по содержанию и назначению
Частные деловые бумаги связаны с деятельностью частного лица. Соотношение «адресант – адресат» в данном случае может быть следующим: · организация → частное лицо (справка, характеристика и др.); · частное лицо → организация (доверенность, заявление в нотариальную контору, автобиография и др.). Организационно-распорядительные и информационно-справочныедокументы связаны с деятельностью организации. Такие документы могут быть внутренними и внешними. Таблица 6. Виды документов по фактору адресации
Внутренниедокументы используются для передачи информации внутри одной организации, при этом адресант и адресат состоят в отношениях делового соподчинения. Соотношение «адресант – адресат» в данном случае следующее: · должностное лицо → должностное лицо. Внутреннюю документацию принято называть служебной. Внешниедокументы используются для передачи информации на расстоянии, служат средством общения между учреждениями, официальными лицами. Внешней документацией принято считать официальные письма (деловые письма). Адресант и адресатделовых писемне состоят в отношениях делового соподчинения. Соотношение «адресант – адресат» в данном случае следующее: · организация → организация. Именно деловые письма чаще всего называют деловой корреспонденцией, а сам процесс письменного делового общения между различными учреждениями – деловой перепиской. Хотя существует и более широкая трактовка: под деловой корреспонденцией и деловой перепиской подразумевают передачу и прием любой деловой информации (и внешней, и внутренней) в письменной форме. В данном курсе мы будем использовать узкое понимание терминов «деловая корреспонденция» и «деловая переписка». Таблица 7. Разновидности деловых писем по содержанию
Правила оформления внутренней документации вы будете изучать в рамках курса «Документационное обеспечение». В настоящем учебном пособии мы рассмотрим правила составления текста внешних документов (деловых писем). Вопрос 3. Текстовые нормы письменной деловой речи. Приступая к созданию любого документа, необходимо понять, о чем вы собираетесь писать. Если вам необходимо просить какую-либо организацию, в которой вы не работаете, об оказании услуги, это будет деловое письмо-просьба; если информировать руководство своей организации о чем-либо – это будет служебная записка и т.д. Итак, первый этап для составляющего документ в сфере делового общения – уяснение характера официально-деловой ситуации и выбор в соответствии с ней жанра документа. Выбрав соответствующий ситуации жанр документа, мы определяем и единственно возможную в данном случае форму (схему) документа. Что такое форма документа?
Реквизиты во внешних и внутренних документах разные. Основными реквизитами деловых писем являются следующие (см. таблицу 8). Таблица 8. Реквизиты деловых писем
Следует помнить, что деловое письмо является единственным видом документа, на котором не пишется его название, т.е. слова «письмо-просьба» или «письмо-ответ» не пишутся. Приведем схему организации текста делового письма любого содержания. Схема 9. Организация текста делового письма  Для сокращения времени на подготовку документов и во избежание ошибок в организациях созданы типовые формуляры для разнообразных целей, включающие в себя заранее напечатанные на типовых бланках отдельные реквизиты. Поэтому не удивляйтесь, если в какой-либо организации вы увидите несколько иное расположение реквизитов. Отметим, что при поступлении письма в организацию добавляются: · резолюция ответственного лица; · отметка о контроле за исполнением. Форма документа не ограничивается суммой его реквизитов: необходимо знать схему организации текста: количество частей текста, их взаимосвязь, последовательность расположения. Структура делового письма. Наиболее простая структура делового письма – это две части. В первой излагаются факты и события (причины, аргументы), послужившие основанием для создания письма. Во второй – выводы, просьбы, предложения. Количество частей текста может быть и более двух. Вот примеры схем организации текста некоторых деловых писем. Служебное письмо-запрос: · обоснование необходимости запроса; · содержание запроса; · ожидаемый результат, если просьба будет выполнена. Письмо-просьба: · изложение причины, побудившей обратиться с просьбой; · изложение просьбы; · ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена; · выражение готовности к дальнейшему сотрудничеству. Письмо-ответ (с отказом): · повторение изложения просьбы; · обоснование причины неудовлетворения просьбы; · констатация отказа или отклонения предложения. Сопроводительное письмо: · сообщение о высылаемом материале; · уточняющие сведения. И только теперь, когда выбран жанр документа, а тем самым и его форма, возникает проблема языкового наполнения документа. Таким образом, последовательность действий в реализации письменной деловой речи такова:
Вопрос 4. Языковые нормы письменной деловой речи. Типовое построение текста делового письма выступает в качестве рамки, внутри которой пишущим совершается выбор и организация языковых средств для передачи конкретных обстоятельств дела, – и соответственно возрастают трудности, стоящие перед составителем текста. Трудности такого выбора касаются в основном двух языковых аспектов: выбора лексики для адекватной передачи существа дела и выбора грамматических средств, главным образом, синтаксических конструкций, составляющих синтаксическую структуру делового текста. В этом плане трудности могут существенно облегчаться за счет следующих знаний. 1) Важная особенность деловой речи – широкое употребление языковых формул (клише).
Их наличие в деловой речи объясняется регламентированностью служебных отношений, повторяемостью ситуаций и тематической ограниченностью деловой речи. Задача составителя текста упрощена благодаря возможности выбора готовой формулы в соответствии с речевым замыслом: сообщить, высказать просьбу, развить свою точку зрения (сообщаем о …, просим Вас рассмотреть вопрос о…, считаем целесообразным…). Языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность, например в гарантийном письме: Оплату гарантируем. Наш расчетный счет…; в письме-претензии: … в результате осмотра упаковки установлено. Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие. Вот примеры некоторых языковых формул, которые вы можете использовать в деловой письменной речи. Примеры стереотипных формул (клише), выражающих мотивы, причины и цели создания документа: · В ответ на ваше письмо от … · В связи с вашей просьбой … · В порядке оказания помощи … · Ввиду отсутствия … · По вашему запросу высылаем (направляем, посылаем) Вам … · В связи с нарушением срока поставки … · В связи с финансовыми трудностями … · В целях ознакомления с … · В целях обмена опытом … · Во избежание конфликтных ситуаций… Примеры стереотипных формул (клише), выражающих просьбу, требование: · Прошу Вашего ходáтайства перед … · Мы обращаемся к Вам с просьбой … · Прошу рассмотреть возможность … · Убедительно прошу решить вопрос … · Мы будем (весьма) признательны (благодарны) Вам, если … · Просим принять участие … · Просим Вас рассмотреть вопрос … Примеры стереотипных формул (клише), выражающих напоминание или предупреждение: · Напоминаем, что срок соглашения истекает … · Организация уведомляет Вас о том, что … · Вторично ставим Вас в известность … · Мы официально заявляем Вам … · Мы вынуждены сообщить … Примеры стереотипных формул (клише), выражающих отказ от предложения: · К сожалению, Вашу просьбу мы выполнить не можем … · К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным … · К сожалению, мы не можем выслать (предоставить) … Примеры этикетных стереотипных формул (клише): · Многоуважаемый (уважаемый) господин Серебряков! · Уважаемые коллеги! · Желаем успеха Вашей компании… 2) В текстах документов употребляйте только литературные слова, о чем уже говорилось в теме 4, так как в официально-деловой речи недопустимы жаргонные слова (в том числе и профессионализмы), просторечия и диалектизмы. 3) Старайтесь использоватьнейтральные (неэмоциональные и неэкспрессивные) слова в прямом значении. Осторожно нужно также обращаться и с производными словами, так как в новой форме они могут приобретать иной смысл. Например: строить – перестройка, документ – документальный, метод – методология. 4) Создавайте простые конструкции с акцентом на ключевые слова. Характерной особенностью любого официального документа является то, что порядок слов в предложении должен отражать логическую последовательность элементов содержания письма и соответствовать традиционным нормам расположения слов, принятым в данном языке. В русском языке информационная насыщенность речи возрастает именно к концу предложения. Это значит, что, как правило, в конце предложения располагаются ключевые слова и фразы, несущие основной смысловой акцент. Таким образом, в начале предложения должна находиться вспомогательная информация, а затем идти основная. Причем вспомогательная информация помещается перед сказуемым, а основная информация – после него. Сравните: «Заседание совета директоров состоится в конференц-залев 15 часов 30 минут» (акцент на обстоятельствах проведения: где и когда). Или: «В 15 часов 30 минут в конференц-зале состоится заседание совета директоров» (акцент на событии: что состоится). 5) Делайте каждое предложение завершенным и точным. Необходимо помнить, что в деловом документе каждое предложение должно быть максимально завершенным, чтобы, будучи выделенным из контекста, оно сохраняло первоначальный смысл, например: Проект был завершен к сроку, указанному в договоре от 22.04.98. Сравните данный пример со следующими: · Проект был завершен к сроку, указанному в договоре. · Проект был завершен к указанному сроку. · Проект был завершен к сроку. · Проект был завершен. · Он был завершен к сроку. В данных примерах полнота изложения убывает от первого предложения к последнему. Представьте, какие недоразумения возможны из-за отсутствия ясности в последних трех вариантах. 6) Применяйте глаголы в действительном, а не страдательномзалоге. Напомним, что действительный залог отражает активную позицию, а страдательный – пассивную, например: · Компания заключила контракт (действительный залог). · Компанией заключается контракт (страдательный залог). Глаголы действительного залога делают документ убедительным и облегчают его понимание. Сравните также: · Оплата счета производилась 10 февраля 2003 года (худший вариант). · Оплата счета произведена 10 февраля 2003 года. · Компания оплатила счет 10 февраля 2003 года (лучший вариант). Итак, деловая письменная речь есть, по существу, совокупность стандартов письменной речи, необходимых в официально-деловых отношениях. Эти стандарты включают в себя как текстовые нормы (набор, последовательность и расположение реквизитов), так и соответствующие им способы изложения (языковые нормы). Названные специфические черты делового стиля закреплены в ГОСТах и руководствах, что обеспечивает высокий уровень унификации и стандартизации официально-деловых документов. Приводимые в приложениях образцы текстов некоторых деловых писем послужат хорошей иллюстрацией теоретического материала данной темы. |