ЦБС. Тема Особенности управления в центральной районной библиотеке (и системе соответственно)
 Скачать 2.27 Mb.
|
|
Обозначим основные принципы, на которых, по нашему мнению, базируется оптимизация управления библиотекой, для этого необходимо определить этапы. Основные этапы, которые необходимо пройти РМБУК «Ононская межпоселенческая Центральная библиотека» на пути оптимизации своего развития с целью обеспечения эффективности работы следующие: Первый этап - анализ ситуации и оценки ресурсов организации:анализ- это популярная методика анализа ситуации и оценки ресурсов организации. Ее название складывается из первых букв английских слов Strengths (сильные стороны, что подразумевает имеющиеся в наличии внутренние ресурсы организации), Weaknesses (слабые стороны или имеющиеся внутренние проблемы), Opportunities (возможности, которые существуют вне организации для ее развития) и Threats (угрозы благополучию организации, имеющиеся во внешней среде). Второй этап - определение миссии и целей: При определении миссии РМБУК «ОМЦБ» нужно, прежде всего, задаться вопросом: в чьих интересах работает библиотека, удовлетворение, чьих потребностей для нее является приоритетным. Приоритетные интересы - первое основание определения миссии библиотеки. Второе основание -это та модель, на которой предполагается строить весь процесс работы библиотеки. Она определяет, какие интересы потенциальных потребителей, и в какой мере библиотека может удовлетворить. Если миссия задаёт общие ориентиры, направления деятельности библиотеки, выражающие смысл её существования, то конечные результаты, к которым стремится организация, фиксируется в виде её целей. Значимость целей для библиотеки невозможно переоценить. Цели являются исходной точкой планирования деятельности, лежат в основе построения организационных отношений; на целях базируется система мотивирования, используемая в библиотеке. Наконец, цели являются точкой отсчёта в процессе контроля и оценки результатов труда отдельных работников, подразделений и библиотеки в целом. Цели библиотеки должны обладать рядом характеристик. Это конкретность, измеримость, ориентированность, во времени, гибкость, достижимость. Данные характеристики иногда называют критериями качества, так как они во многом определяют уровень реализации целевых установок. Конкретность цели позволяет однозначно определить, в каком направлении должна развиваться библиотека. Чем более конкретна цель, тем легче выработать стратегию её достижения. Для того чтобы успешно осуществлять миссию библиотеки, достигая при этом поставленных целей, необходимо выбрать для себя стратегию всей дальнейшей деятельности. Третий этап включает выработку стратегии: Выработка стратегии - дело творческое. Поэтому жесткие алгоритмы здесь вряд ли возможны. При выборе стратегии нужно помнить, что для их реализации необходимо учитывать: - возможности библиотеки; - степень риска; - достаточность необходимых ресурсов; - внешние опасности и возможности; - способы применения ресурсов. При разработке новой модели управления мы выяснили, что в РМБУК «ОМЦБ» не в полной мере используют возможности социологии, прибегают к ее методам лишь эпизодически. Зачастую библиотечная деятельность в данной библиотеке деформирована. Изменить ситуацию можно только одним способом, а именно: сделать библиотеку социально отзывчивой, создать альтернативные структуры управления. В условиях конкуренции библиотеки вынуждены бороться за пользователя, изучать рынок общественных интересов, в том числе и методами социологии. Знание социологии в библиотеке специалистом - управленцем поможет ему грамотно анализировать общественную жизнь, вырабатывать соответствующие стратегии и технологии, т.е. стать социологически грамотным менеджером, тонко чувствующим социальную среду, учитывающим ее реакцию на управленческие решения. Централизация управления имеет несомненные преимущества при решении глобальных стратегических задач. Она позволяет масштабно распределять все виды резервов и ресурсов, но при этом неизбежно подавляется творческая инициатива, не всегда оптимально решаются тактические задачи. Децентрализация управления освобождает членов коллектива от постоянной опеки, эффективно стимулирует инициативу, полнее раскрывает потенциальные возможности личностей. В последние годы стал очевидным тот факт, что для улучшения деятельности в РМБУК «ОМЦБ» ее структура управления нуждается в разработке специальных технологий эффективного управления качеством работы. Библиотека как посредник между информацией и потребителем информации должна уметь доказывать, что она предлагает услуги высокого качества. При изучении структуры управления РМБУК «ОМЦБ» на первый взгляд, нет стимулов для повышения качества работы. Однако ситуация меняется. Значительные массивы информации уже существуют вне библиотеки. Любой потребитель, располагающий необходимым оборудованием, может получить непосредственный интерактивный доступ к базам данных, содержащим библиографическую информацию и даже полные тексты документов, а информация может обрабатываться и пакетироваться информационными посредниками. При постоянном сокращении бюджетных ассигнований, снижении уровня финансирования, сокращении штатов и одновременном возрастании требований потребителей данная библиотека не может себе позволить иметь нечетко сформулированные цели, выполнять ненужную работу или осуществлять неэффективные рабочие процессы. Для библиотеки управление качеством работы может означать следующее: - определение миссии библиотеки и приоритетных групп пользователей; выявление существующих и предполагаемых потребностей пользователей; установление долгосрочных целей и краткосрочных задач; - создание адекватных потребностям услуг; - предоставление этих услуг на максимально высоком уровне; - измерение эффективности работы и ее сравнение с поставленными целями; формирование оптимальных условий для постоянного повышения эффективности работы; - создание атмосферы внимания к запросам пользователей и обеспечение высокого качества работы. Оптимизация библиотечной деятельности осуществляется также благодаря маркетинговому подходу. Библиотечные менеджеры ищут гарантии того, что их организация развивается, так как потребности пользователей меняются с течением времени, отражая тем самым динамично меняющееся окружение. Если обобщить понятия «библиотечного маркетинга», то можно сформулировать его определение так: библиотечный маркетинг - это разновидность инновационной управленческой деятельности, которая содействует становлению, производству и продвижению библиотечных товаров и услуг. Маркетинг может явиться тем средством, которое потребует оценить собственные возможности, посмотреть на работу библиотеки с точки зрения пользователя, изменить свои стереотипы. В библиотеках требуется использование маркетинга как системы, позволяющей осуществлять эффективную работу в современной социокультурной ситуации. Концепция библиотечного маркетинга определяет стратегические цели, задачи и функции библиотеки, приоритеты и направления работы. Свой путь библиотеке приходится искать между желаниями, ожиданиями пользователей и собственными культурными и информационными функциями. Все это и применяется в маркетинговой деятельности. Социально-культурная ситуация в последние годы заметно меняется, досуг заполняется не столько чтением, сколько другими, как правило, более зрелищными формами. В то же время основной информационный запрос в большей степени обусловлен необходимостью получения образования, самообразованием, занятостью, социальной защитой интересов личности, здоровья. Обеспечение целевого доступа к информации является существенным профессиональным признаком библиотечной деятельности в социальной сфере. Эта направленность позволяет не только предоставлять новые информационные услуги для пользователей, реализовывать задачи, стоящие перед библиотекарями, но и активно развивать профессиональную библиотечную деятельность, внедряя новые информационные технологии, инновационные формы работы. Ориентация на социальную деятельность позволяет библиотекам сформировать современный пакет услуг, поскольку именно услуги являются результатом социальной работы. Позиция РМБУК «ОМЦБ» в обществе определяется не социальной работой, а информационным обеспечением социальных запросов различных групп. Представляется возможным дополнить модель оптимизации управления библиотекой более подробным рассмотрением стратегий, ориентированных на каждый элемент библиотечной структуры. При воздействии на целевую аудиторию библиотеки (библиотечный контингент) требуется проведение информационного мониторинга потребностей пользователей и степени их удовлетворенности качеством предоставляемых услуг; прогнозирование изменений в социокультурной ситуации; внедрение в библиотечную работу новых информационных технологий; оценка востребованности и эффективности внедрения новых услуг; усиление презентативности библиотеки - PR. Комплексный характер управления библиотечной деятельностью: Целевая аудитория: . Информационный мониторинг потребностей пользователей и степени их удовлетворенности качеством предоставляемых услуг; . Прогнозирование изменений в социокультурной ситуации; . Внедрение в работу новых информационных технологий; . Оценка востребованности и эффективности внедрения новых услуг; . Усиление презентативности библиотеки - PR. Библиотечный персонал: . Анализ и корректировка организационной культуры; . Принятие эффективных управленческих решений, оценка их результативности; . Демократизация организационной структуры; . Создание системы непрерывного повышения квалификация сотрудников библиотеки; . Объединение библиотечных процессов в единый технологический процесс; . Проведение бенчмаркинговых исследований. Материально-техническая база: . Стабильное финансирование; . Ремонт помещений; . Обновление библиотечной мебели, оборудования; . Программное обеспечение; . Усиление презентативности библиотеки - PR, формирование благоприятного имиджа библиотеки. Для оптимизации работы персонала данной библиотеки необходимы осуществление анализа и корректировки организационной культуры в библиотеке; принятие эффективных управленческих решений и оценка их результативности; демократизация организационной структуры; создание системы непрерывного повышения квалификации сотрудников библиотеки; объединение работы библиотечных подразделений в единый технологический процесс; проведение бенчмаркинговых исследований. Достаточно сложный аспект библиотечной деятельности - модернизация материально-технической базы, которая предполагает необходимость стабильного финансирования; систематического ремонта помещений; обновления библиотечной мебели; обновления и закупки необходимого оборудования и соответствующего программного обеспечения; формирования благоприятного имиджа. Таким образом, рассмотренные нами процессы структурных преобразований, принципы и подходы способствуют оптимизации структуры управления библиотекой на современном этапе. Успех по усовершенствования организационной системы управления районной библиотеки (РМБУК «ОМЦБ») я считаю, возможным дополнить, созданной нами моделью, которая включает все компоненты работы библиотеки и в комплексе позволит оптимизировать деятельность названной библиотеки. Заключение В России, изначально ориентированной на создание единой библиотечной сети, сложилась особая ситуация. С изменением социально - культурного устройства общества распались не только экономические, но и многие культурные связи, существовавшие между отдельными территориальными образованиями. Значительно ослабли функции центральных федеральных библиотек как методических и образовательных библиотечных центров. Финансирование из разных источников привело к различиям в планировании, отчетности и нормативной деятельности и, тем самым, к разобщенности библиотек, сориентированных на местные задачи в ущерб общим профессиональным нуждам. В условиях жесткого финансового дефицита, отсутствия единой нормативной базы и профессионально, адресно-направляемой государственной помощи районным библиотекам пришлось самостоятельно принимать решения. В связи с этим смена парадигмы включает соответствующий сдвиг структур социальных организаций. Эффективной формой подобных организаций являются - гибкие функциональные иерархические формы, которые быстро создаются и преобразуются в соответствии с меняющимися потребностями. Современная библиотека представляет собой сложный комплекс, успешная работа которого во многом зависит от структуры управления. Большинство библиотек используют сегодня бюрократические управленческие структуры (линейно-функциональные, линейно-штабные). В современных условиях отчетливо проявляется ограниченность иерархических структур: жесткая заданность поведения в рамках инструкций и циркуляров; затрудненность взаимодействия внутри библиотеки; неспособность к быстрым нововведениям. В рамках любой структуры целесообразно развивать процессы децентрализации с тем, чтобы улучшать взаимодействие и обмен информацией между руководителями, усиливать мотивацию руководителей низших уровней, повышать эффективность принятия управленческих решений. Полученные в ходе исследования выводы говорят о том, что управление районной библиотекой требует реализации системного подхода к управленческой деятельности, а именно: постановки перспективных целей, выдвижения текущих задач, разработки, и осуществления необходимых организационно-экономических мероприятий. К наиболее полезным и основным организационно методическим работам библиотек системы относятся такой показатель эффективности как удовлетворенность пользователей режимом работы, справочными службами, каталогами, инструментами поиска. Результатом организации библиотечной деятельности, является создание или развитие библиотечного объекта определенного уровня и, кроме того, обеспечение разработки и накопления разнообразных принципов, правил, методов взаимодействия различных частей библиотечной системы для эффективного достижения целей. Используя разнообразие правил и методов достижения целей, управление библиотекой удерживает ее в режиме оперативного функционирования и стратегического развития. Власть определяет социальную стратегию библиотечной деятельности, обеспечивает ее финансами, библиотеки же наполняют ее конкретным содержанием. Организационно-правовой механизм отношений библиотеки и учредителя предполагает наличие таких учредительных документов, как устав библиотеки и контракт учредителя (собственника) с руководителем библиотеки. Юридически эти документы представляют собой соглашения, отражающие взаимные права и обязанности. Так, например, в уставе как основном документе формулируются задачи и функции, система управления, регламентируются организация и деятельность библиотеки, порядок использования ресурсов, принципы хозяйствования и т.д. Результаты данного анализа можно будет использовать во всех областях науки, касающихся менеджмента по организацию и управления библиотеками. Организационная система управления районной библиотекой на современном этапе это сложный процесс. И если брать во внимание характеристику каждого типа и вида системы, то к управлению районной библиотекой необходимо применять адаптивный вид структуры управления (гибкие структуры, способные изменяться (адаптироваться) к требованиям среды (по аналогии с живыми организмами). Именно адаптивные организационные структуры способны, используя все эффективные аспекты линейных и функциональных структур, успешно функционировать в постоянно изменяющемся мире. При детальном рассмотрении подходов и принципов, с помощью которых нам необходимо оптимизировать организационную структуру РМБУК «ОМЦБ» мы пришли к выводу, что на данном этапе развития организационной системы управления библиотеки необходимо использовать предложенную нами модель оптимизации. Современное учреждение культуры должно стать обучающей организацией, которая постоянно повышает свои способности путем освоения новых способов деятельности и отказа от устаревших методов. Это позволит адаптироваться в постоянно меняющейся среде, реализовать свой потенциал, реально влиять на общественные информационные процессы и повышать авторитет культуры в обществе. Список использованных источников 1. Аверьянов А.С. Управление библиотекой: учебно - практическое пособие / А.С. Аверьянов, А.Н. Ванеев, В.Г. Горев. - СПб.: Профессия, 2003. - 302с. 2. Атаманчук Г.В. Государственное управление. Организационно -функциональные вопросы. / Г.В. Атаманчук. - М.: Наука, 2008.- С. 48 - 52. . Ахмадова Ю.А. Система менеджмента качества библиотеки: учеб-практ. пособие / Ю.А. Ахмадова; науч.ред. В.В. Брежнева. - Спб.: Профессия, 2007. - 264 с. (Серия «Библиотека») . Василенко И.А. Государственное и муниципальное управление: учебник. - 2-е изд. испр. и доп. / И.А. Василенко - М.: Гардарики, 2010. - С. 24 - 30. . Герчикова И.Н. Менеджмент: учебное пособие / И.Н. Герчикова. - М.: ЮНИТИ, 2005. - 685 с. . Гриханов Ю.А. Содействие и рекомендации - единственно возможный стиль работы/ Ю.А. Гриханов // Библиотека. 1996. № 6. - C. 13 - 14. . Жадько Н.В. Управленческая эффективность руководителя/ Н.В. Жадько, М.А. Чуркина. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2009 г. - 245с. . Карташов Н.С. Особенности современного библиотечного управления / Н.С. Карташов // Библиотека. - 2002. - № 9. - С.14 - 21. . Карташов Н.С. Инновационные процессы: общее и частное/ Н.С. Карташов // Библиотека. - 1998. - № 3. - С. 39 - 42. . Карташов Н.С. Качество управления обусловлено технологией / Н.С. Карташов // Библиотека. - 2009. - №5. - С. 47. . Карташов Н.С. О трех заблуждениях в науке управления / Н.С. Карташов // Библиотека. - 2001. - № 6. - С. 59 - 62. . Карташов Н.С. Управление библиотечным делом: организационный механизм / Н.С. Карташов // Библиотековедение. - 2001. - №4. - С.17 - 25. . Качанова Е.Ю. Инновации в библиотеках/ Е.Ю. Качанова; науч. ред. В.А. Минкина; СПбГУКИ. - СПб.: Профессия, 2003. - 318 с. - (Серия « Библиотека»). . Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6 - ФКЗ, от 30.12.2008 № 7 -ФКЗ) // Собрание законодательства РФ, 26.01.2009, № 4, ст. 44 . Клюев В.К. Маркетинг в системе управления библиотекой: учебное пособие / В.К. Клюев, Е.М. Ястребова. - М.: МГУКИ,1995. - 132 с. . Кривова Н. Новые методы и старые принципы/ Н.Кривова // Библиотека. - 1999. - № 1. - С. 24 - 25. . Матлина С.Г. Инновационное творчество библиотекарей в контексте социокультурной динамики: (Постановка проблемы) / С.Г. Матлина // Библиотековедение. - 1998. - № 2. - С. 39 - 53. . Столяров Ю.Н. Библиотека: структурно-функциональный подход / Ю.Н. Столяров. - М.: Книга, 1981. - 255 с. . Суслова И.М. Менеджмент в современной библиотеке: научно-методическое пособие/ И.М. Суслова, В.В. Кармовский. - М.: Либерия, 2004. - 175 с. . Суслова И.М. Основы библиотечного менеджмента: учебно-практическое пособие / И.М. Суслова. - М.: Либерия, 2000. - 232 с. . Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197- ФЗ (ред. от 23.07.2013) . Уголовный кодекс Российской Федерации от 13 июня 1996г. №64 - ФЗ (в последней ред. ФЗ от 29.12.2009 №383-ФЗ) // Собрание законодательства РФ. 1996. №25. Ст. 2954; 2010. №1. . Федеральный закон от 29.12.1994 № 78 - ФЗ (ред. от 02.07.2013) «О библиотечном деле» // Собрание законодательства РФ, 02.01.1995, № 1, ст. 2 . Федеральный закон от 27.07.2006 № 149 - ФЗ (ред. от 02.07.2013) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собрание законодательства РФ, 31.07.2006, № 31 (1 ч.), ст. 3448 . Федеральный закон от 29.12.1994 № 77 - ФЗ (ред. от 11.07.2011) «Об обязательном экземпляре документов» // Собрание законодательства РФ, 02.01.1995, № 1, ст. 1 . Федеральный закон от 03.06.2009 № 119- ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О библиотечном деле» // Собрание законодательства РФ, 08.06.2009, № 23, ст. 2774. . Федеральный закон от 20.02.1995 № 24 - ФЗ (ред. от 10.01.2003) «Об информации, информатизации и защите информации» // Документ утратил силу в связи с принятием Федерального закона от 27.07. 2006 № 149 - ФЗ, вступившего в силу по истечении 10 дней после дня его официального опубликования (опубликован в «Российской газете» - 29.07. 2006). . Цыганова Н.Н. Управление нововведениями/ Н.Н. Цыганова // Мир библиотек сегодня. - 1998. - № 2. - С. 44 - 49. |