Тема. Управление проектами
 Скачать 1.76 Mb.
|
|
Слайд 1. Тема. Управление проектами. Слайд 2. Жизненный цикл проекта Простой аспект управления проектами заключается в отслеживании финансового положения в сопоставлении с имеющимся бюджетом; это важно, но представляет собой лишь часть того, что может быть достигнуто. Опыт анализа проекта и его разработки может иметь большое значение при рассмотрении следующей темы исследования. Слайд 3. Что же тогда нужно сделать для разработки нового проекта? Мы можем признать ряд шагов и этапов планирования. Первоначально этот процесс, как правило, носит довольно неофициальный характер, однако, как только необходимо изыскать финансирование, требуются более четкие материалы: • Какова цель? В начале важно получить четкое изложение цели исследования. Это будет служить основой для построения остальной части плана проекта. • Каковы ожидания? Имея в виду четкую цель, можно перейти к определению соответствующих результатов исследований, связанных с достижением цели. Это часто стимулирует мысли о связанных с этим мероприятиях, таких как публикации. Верна ли спецификация? Первоначального мышления теперь должно быть достаточно, чтобы дать ментальную картину природы исследовательского проекта. На данном этапе полезно проанализировать объем проекта: ⋄ Является ли тема четко определенной и самостоятельной или она является открытой? ⋄ Можете ли вы уточнить цель, чтобы создать более четкое видение? Если проект является относительно открытым, возможно, можно определить маркер этапа, например, результат, который требуется для того, чтобы можно было предпринять какие-либо дальнейшие шаги, и затем спланировать достижение этой подцели. Зачастую лишь небольшое изменение определения цели приведет к упрощению подхода и, как следствие, к повышению способности к достижению целей. Это помогает быть гибким в мышлении на этом раннем этапе, так что вы избегаете быть заблокированным в конечном итоге несостоятельной позиции. Установить положение в исследовательской среде Прежде чем продвигаться слишком далеко, полезно понять, где находится предлагаемый проект в общей исследовательской среде: ⋄ Стремитесь ли вы установить новое направление? ⋄ Требуется ли для проекта ресурсы или результаты из других источников? Ответы на эти вопросы будут диктовать, какого рода справочные материалы необходимы для недавней работы, имеющей отношение к данной области. Соответствующая работа может быть вам уже хорошо известна, но проверить не помешает. • Самая ранняя версия плана проекта Имея в виду общий взгляд на тему исследования, настало время изложить характер исследовательской деятельности. На данном этапе «план» может представлять собой лишь набор примечаний для обобщения общей ситуации, охватывающих основные моменты: ⋄ Что мне нужно знать, чтобы достичь целей исследования? ⋄ Какие ресурсы необходимы? ⋄ Каковы соответствующие источники финансирования? ⋄ Идея ограничений и узких мест. • Создание потенциальной временной линии Это хороший момент, чтобы попытаться набросать основные этапы исследований и то, как они взаимодействуют. Необходимо учитывать наличие персонала и любые задержки, вероятные при необходимости набора. Кроме того, закупка оборудования будет иметь значительное время, которое может повлиять на разработку проекта. Если предусмотрено несколько направлений работы, это смысл думать об их взаимодействии, так что у вас есть представление о зависимостях, например, где одна цепь основывается на результатах второй, которая, следовательно, должна быть закончена первой. Слайд 4. Проект плана проекта Как только у вас будет хорошее представление о полном объеме проекта и временных масштабах, следует постараться конкретизировать план проекта, чтобы включить четкое изложение научных целей, а также способа, которым ожидается выполнение работы. С полным набором информации, собранной сейчас, это подходящий момент для использования инструментов проекта для организации информации и, таким образом, понимания критических шагов. Этот процесс также поможет вам понять риски, связанные с проектом, от научных (возможна ли работа?) до таких вопросов, как этическое разрешение для работы с животными или людьми. План проекта Предварительная работа теперь должна была позволить вам получить четкую концепцию всего проекта, способ его решения и любые критические препятствия. Затем эта информация может использоваться для составления полного плана проекта, включая наброски бюджета работы, в рамках подготовки к составлению предложения. Нужно подумать о том, что было предусмотрено для непредвиденных обстоятельств, если дела идут не так, что особенно важно при вводе в эксплуатацию нового оборудования. План проекта дополняет исследовательское предложение в качестве руководства по всему спектру работы и ее взаимозависимости. Он может с пользой включать показатели прогресса, такие как определенные вехи. • Разработка и представление предложений финансирующему учреждению Конкретная форма, необходимая для исследовательского предложения, зависит от финансирующего учреждения и схемы финансирования. В некоторых случаях научная и бюджетная информация является отдельной, чаще она появляется в одном документе. Мышление, которое ушло в создание плана проекта, помогает сделатьдело об исследовании более убедительно. Вы все еще должны «продать» важность и необходимость научного компонента, чтобы обеспечить финансирование. Предложение должно соответствовать правилам финансирующего учреждения, что приведет к ограничению характера приемлемых статей бюджета и допустимых сроков. Возможно, потребуется выдвинуть только часть широкой исследовательской программы, чтобы оставаться в пределах того, что может быть поддержано. В этом случае предварительное планирование должно сделать порядок компонентов программы ясным. Важно также следить за политикой финансирования учреждений, которым представляются материалы. В тех случаях, когда финансируемые суммы регулярно значительно меньше, чем просьбы, для осуществления проекта в полном объеме могут потребоваться дополнительные усилия или предложения. Финансирование проекта В эти дни высокой конкуренции за финансирование исследований, вероятно, потребуется несколько представлений предложений, чтобы обеспечить финансирование. При предоставлении обратной связи крайне важно, чтобы это было включено в предложение и чтобы были поняты последствия для общего плана проекта. Когда финансирование обеспечено, требования заключаются в том, чтобы привести проект в действие для достижения целей исследований. Характер того, что может быть достигнуто, будет зависеть от уровня финансирования, и план исследований должен быть пересмотрен для осуществления. Слайд 5. Рабочий план проекта Сейчас проект близится к началу, план проекта необходимо пересмотреть с учетом сложившихся обстоятельств, в частности имеющегося объема финансирования. Возможно, придется сократить объем работ от желаемого, разместить более короткий срок или меньше денег. Заблаговременное планирование облегчает принятие таких решений, если не делает их более приятными. Полезно сохранить первоначальный план проекта для справки, но теперь необходимо переработать график и ресурсы, чтобы заложить основу для дальнейшей работы. В течение проекта внешние и внутренние обстоятельства могут измениться, и поэтому план может потребоваться обновить в ходе работы. Эффективное управление исследованиями должно признавать, как развивается проект, и оставаться гибким, чтобы обеспечить наилучшие результаты. Отчетность, публикации и презентации Следует учитывать любые требования к отчетности и включать их в строку рабочего времени. В начале проекта стоит набросать ожидаемые презентации на конференциях и т.д., и какие члены исследовательской группы будут нести ответственность. Презентационные материалы часто могут служить хорошей основой для подготовки публикаций. Окончательный доклад о финансируемом проекте, как правило, требует краткого изложения достигнутых результатов. Стоит оглянуться на план проекта Рисунок 2.1: Схематическое представление разработки исследовательского проекта. на данном этапе и подумать о том, насколько перспективное планирование соответствовало фактический прогресс. Этот шаг поможет в разработке следующего проекта. • Уроки Часто вы обнаружите, что исследование развило другие аспекты, чем ожидалось в начале, и вместо того, чтобы ответить на поставленные вопросы, вы открыли новую группу проблем. Это часть ажиотажа исследований; результаты могут быть неожиданными. Важно не навязывать жесткую приверженность плану, за исключением тех случаев, когда финансирование привязано к конкретным результатам, а приспосабливаться к обстоятельствам. Опыт одного проекта затем включается в создание следующего, и то, что было извлечено из отслеживания хода осуществления проекта, поможет улучшить следующий план. М ы можем суммировать этапы исследовательского проекта между концепцией и завершением в виде блок-схемы, как показано на рисунке 2.1. Слайд 6. Формирование исследовательского предложения Усилия, направленные на разработку плана проекта, могут быть легко погашены за счет облегчения подготовки исследовательских предложений. В частности, четкая концепция требуемых ресурсов и способов их использования может улучшить направленность описания науки, которая будет осуществляться. Официальные и неофициальные исследовательские предложения Большинство исследовательских предложений разрабатываются в качестве средства представления финансирующим учреждениям для обеспечения ресурсов, необходимых для проведения исследований. Вследствие этого конкретный формат и классы информации, которые должны быть запрошены, определяются схемой, из которой испрашивается финансирование. Даже в рамках одного финансирующего учреждения требования могут заметно отличаться между программами, например, в отношении представления и бюджетных ограничений. Поэтому важно обеспечить понимание и выполнение этих требований в предложении. Для проектов среднего размера нормальным способом работы является представление единого предложения, хотя иногда требуются отдельные документы по научной и бюджетной составляющей. Финансирование более крупных программ часто предполагает двухэтапный процесс. Первоначально требуется выражение заинтересованности или относительно короткое предложение. Затем отдельным представлениям предлагается подготовить полное представление большей длины. Временные рамки, в течение которых должен быть подготовлен полный материал, могут быть короткими, и поэтому может потребоваться подготовить первый черновик полного материала в случае необходимости. В некоторых случаях, например, заявки на некоторые схемы Европейского исследовательского совета, обе части предложения должны быть представлены вместе с первоначальной заявкой. Первая часть используется группой по оценке для оценки того, направлено ли все предложение на рассмотрение. Обе части предложения рассматриваются внешними экспертами по рассмотрению и группой в ходе их заключительных обсуждений в свете обзоров. Слайд 7. Общие соображения Цель исследовательского предложения заключается в обеспечении убедительного обоснования для осуществления конкретного исследовательского проекта на основе научного случая и исследовательского потенциала. Поэтому конкретный рабочий компонент должен охватывать следующие темы: • Что нужно сделать? • Почему это нужно делать? • Почему это важно? • На чем можно опираться? • Как вы решите проблемы? • Как вы узнаете, что вы правы? • Какие ресурсы необходимы? Способ представления этих элементов в предложении по исследованию будет зависеть от требований схемы финансирования. Часто ограничения по длине накладываются на различные разделы предложения и так краткая, но ясная экспозиция стоит на высоте. Кроме того, будет запрошена информация о научных данных потенциальных участников, включая такие вопросы, как история занятости и публикации. В некоторых случаях заявитель делает отдельное заявление о том, каким образом его исследовательский опыт приносит пользу проекту; в других случаях это будет являться частью научного компонента. Слайд 8. Подготовка бюджета Представление бюджета является важной частью исследовательского предложения. Форма представления бюджета, особенно в том, что касается уровня детализации, будет зависеть от финансирующих учреждений. Кроме того, между различными схемами одного и того же учреждения могут существовать заметные различия в соответствии с различными категориями расходов. Следовательно, важно читать и понимать правила финансирования, прилагаемые к конкретной схеме, в отношении которой подается заявка. Следует обеспечить надлежащее разъяснение бюджетных статей в рамках выделенных помещений, с тем чтобы причины расходов были вполне обоснованными. Представление предложения Хотя в требуемой форме предложений имеется множество вариантов, имеются также общие основные элементы, которые ориентированы на характер процесса оценки. Во многих случаях некоторые материалы должны вноситься в электронные формы со строгими ограничениями по символам для разделов, в то время как остальная часть представляется, например, в виде PDF-файлов. Необходимо выполнить инструкции по форматированию или отклонить предложение. Основными компонентами предложения являются: Материал покрытия Сюда входит название, резюме и необходимая институциональная информация. Следователи Необходимо определить сторонников предлагаемой работы и представить подробную информацию об их опыте и возможностях. Спецификации таких материалов весьма разнообразны, и необходимо внимательно следить за выполнением инструкций, содержащихся в схеме финансирования. На этом этапе можно выявить перебои с исследованиями и нетрадиционные пути развития карьеры. Слайд 9. Научное обоснование Это главный компонент предложения, в котором должна быть выражена четкая цель и план исследования. Именно здесь будут погашены усилия, затраченные на разработку рабочего плана по исследовательской теме. Если концепция работы уже хорошо разработана с четким выражением вопросов, гипотез и результатов, то это может быть встроено непосредственно в обоснование предлагаемой работы. Этот раздел обычно имеет фиксированные пределы длины и может также иметь предписанную структуру. Например, во вставке 2.1 показаны требуемые заголовки для схемы обнаружения Австралийского исследовательского совета (ARC) на 2013 год вместе с классом материала, который должен появиться в каждом разделе. Этот список дает хорошее представление о темах, которые должны быть рассмотрены в предложениях, даже если допускается более свободная структура формы. Бюджеты Методы обработки бюджетной информации в разных схемах существенно различаются. Иногда бюджет включается в план исследований, но часто он находится в отдельном разделе. Может потребоваться стандартная форма бюджета или записи в электронной таблице. Где дополнительные шаблоны бюджета предоставляются при условии, что их целесообразно использовать, поскольку это облегчит обобщение информации в процессе обзора. Во всех случаях статьи бюджета должны быть тщательно и четко обоснованы. Предметом особого контроля могут быть путевые расходы и расходы на полевые работы, оборудование, расходные материалы и техническое обслуживание. Результаты предыдущей поддержки Инициаторы часто обязаны сообщать о результатах ранее профинансированных проектов, в том числе тех, для которых они не могут быть основным исследователем. В некоторых случаях, например, Национальный научный фонд США (NSF) это является частью научного компонента. В других случаях он фигурирует в качестве отдельного раздела предложения. Слайд 10. Примеры руководящих принципов предложений Первым шагом в официальном процессе рассмотрения в финансирующем учреждении является отбор проектов, которые будут рассмотрены, и назначение подходящих экспертов по обзору. Такой процесс может включать в себя руководителя программы или экспертную группу. Следующей задачей финансирующего учреждения является обеспечение достаточного числа внешних обзоров. Как правило, будет задействовано по крайней мере два рецензента, но иногда может потребоваться до десяти, особенно для очень крупных проектов. С ростом научных усилий многие призывы звучат во времени ученых, и, как следствие, скорость принятия назначенными рецензентами может быть низкой. Безусловно, на более ранних этапах карьеры следует принять такое приглашение пересмотреть предложение, если это вообще возможно, потому что оно представляет собой эффективный опыт обучения, который вполне может помочь вам в написании собственного предложения. Кроме того, вы зависите от готовности других пересмотреть ваши предложения, и поэтому требуется некоторая взаимность. Правила коллизии интересов, как правило, исключают возможность рассмотрения предложений, касающихся недавних сотрудников, бывших студентов или консультантов, а также ваших собственных нынешних или недавних бывших учреждений или учреждений, с которыми Слайд 11. Инструменты управления проектом Часто можно получить хорошее представление о важных аспектах проекта без явного использования инструментов управления проектом. Однако использование таких инструментов вынуждает очень внимательно следить за тем, что требуется и что имеется в наличии. Действительно, работа по построению плана проекта может выявить неожиданные проблемы. Процесс организации и управления проектом может быть значительно облегчен за счет использования стандартных инструментов, для которых существует хорошо разработанная методология. Такое использование необязательно требует значительных затрат, поскольку имеется высококачественное бесплатное программное обеспечение. Коммерческие версии программного обеспечения ориентированы на более крупные программы с рядом подкомпонентов и обеспечивают более сложный графический вывод. Инструменты управления обеспечивают отслеживание прогресса на основе назначения задач, персонала и ресурсов. Во всех случаях эффективное использование инструментов требует хорошего понимания специфики проекта. Действительно, анализ, необходимый для создания инструментов, часто дает существенное представление о самом проекте. Как вы увидите, важно понимать, как различные части проекта взаимодействуют. Такое знание зависимостей позволяет идентифицировать критический путь, т.е. набор шагов, определяющих скорость всего проекта. Если возможно, усилия могут быть направлены на эти критические шаги, чтобы сгладить прохождение общего усилия. Инструменты, которые мы собираемся внедрить, позволяют построить подходящий план проекта и оценить прогресс. Однако важно помнить, что это всего лишь план, который необходимо корректировать по мере изменения обстоятельств. План должен периодически обновляться по мере развития проекта, но желательно сохранить более ранние версии для справки Разбивка задач и ресурсов Первым шагом в разработке хорошего плана проекта является определение задач, которые должны быть выполнены для достижения желаемых результатов исследований, и имеющихся ресурсов. Это точка, с которой вы начинаете оценивать время, необходимое для выполнения каждой задачи. Способ начать - написать набор заголовков для каждого из желаемых результатов, и под ними перечислить компоненты работы, которые необходимо выполнить, подразделяя при необходимости, где есть несколько компонентов |