Лекции ДОУ. Теоретические основы документационного обеспечения управления Тема Исходные понятия документационного обеспечения управления
 Скачать 65.25 Kb.
|
|
Раздел 5. Оформление документации по личному составу. Цель работы – научиться правильно оформлять документы, такие, как: анкета (или резюме) - документ, отражающий личные сведения о сотруднике, его квалификацию; трудовой договор - основной документ, регулирующий отношения между сотрудником и предприятием; приказы по личному составу, которые регулируют все трудовые отношения между сотрудником и предприятием; Перед приемом сотрудника на работу руководство предприятия изучает его квалификационные характеристики. В настоящее время, особенно в коммерческих предприятиях, распространена первичная форма знакомства с претендентом на должность в виде резюме (автобиографии). Резюме – документ, содержащий сведения, характеризующие уровень образования, профессиональные навыки и опыт работы претендента на должность. (Приложение 1). Квалификационное резюме отражает ваши профессиональные достижения и включает хронологию трудового пути. Это своего рода характеристика человеком самого себя. Не существует строгих нормативных правил, как составлять резюме. Работодатели должны увидеть ваши сильные стороны и разнообразие ваших талантов. Постарайтесь быть предельно точными и ясными. Помните, лучше всего уместить информацию на одной странице. Резюме содержит несколько разделов. В разделе «Личные сведения» следует указать фамилию, имя, отчество, домашний адрес, телефон, дату рождения, семейное положение. В разделе «Образование» указывается название учебного заведения, год его окончания, специальность и квалификация по диплому. Если вы окончили несколько учебных заведений и считаете, что есть смысл это отразить, то их следует указать в обратном хронологическом порядке. В разделе «Опыт работы» описываются этапы трудовой деятельности в одной или нескольких организациях (также в обратном хронологическом порядке). Помимо этих основных разделов в резюме можно указать круг интересов, дипломы и сертификаты, а также дополнительные сведения, такие как знание иностранного языка, компьютерная грамотность, наличие печатных трудов, размер предполагаемой заработной платы. Подведите итог своим качествам и наиболее важным способностям. Объясните потенциальным работодателям на конкретных примерах, какой ценный вклад вы могли бы внести в работу организации. Опишите свои уникальные способности. Этот раздел напишите в последнюю очередь – обычно это самое трудное. Трудовой договор – основной документ, регламентирующий трудовые отношения между работником и работодателем, которые являются сторонами трудового договора. (Приложение 2). Заключение трудового договора с каждым работником – это обязанность работодателя. Оформление договоров обязательно не только в случае, если сотрудник принимается на постоянную работу, но и в случае совместительства и выполнения работниками определенного объема работ временного характера. Трудовой договор является основанием возникновения трудовых отношений. Трудовой договор является двусторонним соглашением. Сторонами трудового договора являются работник и работодатель. Работник – физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем. Работодатель – юридическое лицо либо индивидуальный предприниматель или физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работником. Содержанием трудового договора признаются взаимные обязательства (условия), оговариваемые сторонами при его заключении. Работодатель обязан заключить трудовой договор в письменной форме с каждым лицом, принимаемым на работу. Все договоры заключаются с соблюдением всех обязательных реквизитов и условий, установленных ст. 57 ТК РФ, и заверяются подписями сторон. Поправки, внесенные в ТК РФ Федеральным законом № 90-ФЗ, устанавливают требование об обязательном приведении в трудовом договоре сведений, индивидуализирующих стороны трудового договора. Это важно для возложения ответственности на ту и другую сторону трудового договора. В отношении работника указываются: фамилия, имя, отчество работника; сведения о документах, удостоверяющих личность работника. В отношении работодателя указываются: наименование работодателя (если работодателем является юридическое лицо, то указывается полное наименование организации, содержащее указание на организационно-правовую форму, а также наименование органа или фамилия, имя, отчество лица, осуществляющего права и обязанности работодателя в трудовых отношениях. Если работодателем является физическое лицо, то в трудовом договоре указываются его фамилия, имя и отчество); сведения о документах, удостоверяющих личность (для работодателей – физических лиц); идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями); сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями. Также должны быть указаны такие реквизиты, как место и дата заключения трудового договора. И только после того, как будут указаны эти сведения, вполне определенное лицо наделяется правами и несет ответственность по трудовому договору. Как правило, иные, индивидуализирующие признаки сторон трудовых отношений указываются в конце текста трудового договора (место жительства работника, юридический и почтовый адрес работодателя и иные сведения). Приказ – это внутренний документ организации, издаваемый ее руководителем по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации. Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но и одновременно относятся и к первичным учетным документам, так как фиксируют факт приема, перевода или увольнения гражданина и являются основанием для начисления ему заработной платы Основой кадрового делопроизводства являются приказы (распоряжения) по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях. Содержание кадрового приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Из приказов руководителя организации по личному составу информация переносится в учетные документы и трудовые книжки работников. Приказы по личному составу документируют процесс движения кадров в организации. С этой целью целесообразно разработать инструкцию, которая определяла бы порядок оформления документов при приеме, переводе, увольнении и учете работников предприятия, а также порядок издания, учета и рассылки приказов по личному составу. Приказами по личному составу документально оформляются: прием, перевод на другую работу, увольнение; изменение условий труда, присвоение разрядов, классности; установление размеров оплаты труда; предоставление отпусков; командирование сотрудников; наложение дисциплинарных взысканий и др. Для оформления приказа по личному составу необходимо письменное обоснование, такое как заявление работника, докладная записка, акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), запрос на перевод работника из другой организации и др. Личное заявление работника обычно пишется от руки в произвольной форме, в которой излагается просьба о приеме на работу, увольнении, переводе на другую вакантную должность или в другую организацию и т.д. В заявлении обязательно указывается адресат(должность, фамилия, инициалы руководителя организации), текст, личная подпись, дата. На заявлении проставляются резолюция руководителя и отметка о направлении документа в дело. Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов по основной деятельности организации. Кадровые приказы начинаются со слов: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК И Т.Д. По структуре приказы могут быть простыми и сложными. Если приказ касается одного лица, то он называется простым (индивидуальным). В заголовках к текстам таких приказов пишется: «О приеме на работу...», «О переводе на другую работу...», «О поощрении...» и т.п. Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным. В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса (прием или увольнение и др.) заголовок формулируется в зависимости от решаемого вопроса. В сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием, и увольнение и др.), заголовок отсутствует или дается в обобщенном виде («По личному составу»). В этих приказах, как правило, существует определенная последовательность расположения отдельных вопросов: сначала – назначение на должности, затем – перевод на другие должности, далее – освобождение от занимаемых должностей. Если в одном пункте перечисляется несколько фамилий, то они следуют в алфавитном порядке. Приказы по личному составу должны быть оформлены в строгом соответствии с ТК РФ. при приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда и условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (продолжительность) и т.п.; при увольнении – причина увольнения (конкретная статья ТК РФ); при предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, дата начала и окончания; при переводе на другую работу – вид перевода(если временный - продолжительность), новая должность и подразделение, причина перевода, изменение оплаты труда; при поощрении или дисциплинарном взыскании – причина и вид поощрения или взыскания; при командировании – дата, продолжительность и цель командировки, наименование организации командирования. Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать. Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии (печатается прописными буквами), имени и отчества (печатаются полностью строчными буквами), в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса. Приказ по личному составу должен по каждому пункту содержать обоснование, в котором указывают документы, послужившие основой для его издания. В приказе по личному составу обязательна запись: «С приказом ознакомлен, подпись, расшифровка подписи, дата». Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников приказ касается. Раздел 6. Организация делопроизводства Цель изучения: изучение движения документов на торговом предприятии с момента их создания до завершения исполнения или отправки. Вопросы для изучения: 1. Понятие и принципы организации документооборота. 2. Прохождение и порядок исполнения входящих документов. 3. Прохождение исходящих и внутренних документов. 4. Работа с конфиденциальными документами. 5. Работа с письмами и обращениями граждан. 1. Понятие и принципы организации документооборота. Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Основными принципами организации документооборота являются следующие: прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. д.); каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов; порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными. Основная задача организации документооборота - прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки. По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами). Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются: объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря-референта) за год, полугодие или квартал; структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками; режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта). Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами. Для оптимизации маршрутов движения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т. д.), разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения. Существует три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная. Централизованная форма организации документооборота применяется на предприятиях с небольшим документооборотом; при децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях. Смешанная форма работы с документами используется на крупных предприятиях со сложной структурой и большим объемом документооборота. 2. Прохождение и порядок исполнения входящих документов. Документопоток входящих документов составляют: документы вышестоящих организаций, органов власти; документы подведомственных организаций, присылающих отчетно-учетную документацию и различного рода запросы; документы организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий; жалобы и заявления граждан. В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции: прием входящих документов; первоначальная (экспедиционная) обработка; предварительное рассмотрение и распределение; регистрация; рассмотрение документов руководством; исполнение резолюций; отправка ответных документов. Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизованно экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции. Вся корреспонденция, поступающая в организацию, независимо от адресата должна пройти обработку в канцелярии. Первоначальная обработка входящей документации имеет своей задачей проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов — все конверты, за исключением личной корреспонденции, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяется наличие приложений. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложений к нему, об этом сообщается отправителю. На всех документах (как регистрируемых, так и нерегистрируемых) для фиксации факта и времени их поступления в учреждение делают отметку в виде регистрационного штампа. Проставление штампа и даты в нем производится в день получения документа. Отметку при поступлении документа (реквизит 29) проставляют только на регистрируемых документах в момент регистрации. В процессе первоначальной обработки документы сортируют по структурным подразделениям. Документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию или секретарю-референту руководителя. Документы, адресованные в структурные подразделения, сортируются по их наименованиям, а затем разбираются секретарями этих подразделений. Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации. Распределение поступивших документов во многом определяет прямоточность их движения. В малых организациях всю первоначальную обработку входящей документации производит секретарь, секретарь-референт руководителя. Здесь необходимо подчеркнуть, что в настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но приняты по телетайпу, факсу (факсимильное сообщение), электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм должен проводиться в службах связи и затем передаваться в канцелярию. Предварительное рассмотрение поступивших документов в канцелярии (секретарем-референтом) производится с главной целью - отобрать документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружено избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20% всей документации. На документах, направляемых непосредственно структурному подразделению или исполнителю, проставляется условное обозначение (код) структурного подразделения, в которое направляется документ, или фамилия исполнителя. При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученной корреспонденцией. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь. Рассмотрение документов руководством организации и структурных подразделений производится, как правило, в день их получения. Срочные документы рассматриваются по мере поступления. Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях (реквизит 17). Руководитель учреждения или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению. С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Если указано несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль. Все перемещения документа между структурными подразделениями и исполнителями осуществляются без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карте. Исполнение резолюции осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется на оборотной стороне регистрационной карточки. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя. При передаче ответного документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей и т. п. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии (или секретарь-референт). |