Теоретические основы организации деятельности службы приема, размещения и выписки гостей
 Скачать 57.06 Kb.
|
|
Более удобна карточная система оформления документов. Форма регистрационной и контрольной карты (РКК) При регистрации на ПК данные о документе, введенные при регистрации, используются в программе для автоматического контроля и справочной работы. При этом поиск можно производить по любой из введенных метрик. Контролирует исполнение документов. Контроль выполнения поставленных задач является одной из административных функций. Вы можете определить преимущества решения проблем и контролировать сроки выполнения задач. Управление по существу выполнения поручений, решение вопросов осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченное лицо. Менеджмент заслуг — это оценка того, насколько правильно, успешно и полно была решена проблема. Управление сроками исполнения документов осуществляется секретарем или ведомственной службой документооборота. Контроль времени можно разделить на текущий и профилактический. Все документы, требующие действий и реагирования, должны быть под контролем. Форма управления выбирается исходя из возможностей учреждения. Можно использовать файлы ручных карточек учета рабочего времени, но сегодня все больше и больше используются автоматизированные системы для контроля исполнения документов. Файл терминологии. При ручном управлении используется учетная карточка и картотечный шкаф с 32 подвижными (картонными или пластиковыми) разделителями. 31 разделитель — это цифры месяца (31 день). Для 32-й дивизии к документу прилагается карточка и крайний срок - следующий месяц. В последний день месяца (за 2-3 дня до этого) эти карты раскладываются по числам нового месяца. Просроченные карты кладутся до первого перерыва. Они останутся здесь до тех пор, пока не будет указан новый продленный срок. Документы полностью зарегистрированы, и секретарь упорядочивает карточки в соответствии со сроками. Поместите каждую карточку на номер документа, который должен быть оформлен. Все пункты распорядительных документов также пишутся на отдельных карточках. Его можно записать на карту и устное указание администратора в любом формате. Документ считается выполненным, когда поставленные в документе или указанные в решении задачи полностью выполнены. Если документы были переданы от одного исполнителя к другому в процессе решения вопроса, это также будет зафиксировано на обратной стороне карты. После снятия документа с контроля контрольная карта снимается с картотеки учета рабочего времени и переносится на контрольную карту. Контроль сроков исполнения должен осуществляться по каждому структурному подразделению. Наиболее рациональным на сегодняшний день было бы автоматическое управление исполнением документов, запущенных на ПК. Специальная программа позволяет просматривать список документов, их сроки и определенный период времени. Информационно-справочная работа. Одной из основных целей регистрации является создание базы данных документов вашей организации. На основе этого банка данных за считанные минуты можно определить: -Кто, где и на каком этапе документа? - Документы, содержащие информацию по конкретным вопросам. Справочный файл состоит из регистрационных карточек. Разделителем в справочном файле будет название структурного подразделения или вида деятельности вашей организации. Внутри этих разделов удобнее всего расположить карточки по алфавиту выпуска корреспондента или вида деятельности (товары, продукты, услуги и т.д.). Отдельно ведется картотека обращений граждан (предложений, заявлений, жалоб). Для каждого тематического признака законодательных, нормативных и распорядительных документов создаются отдельные картотеки. Автоматическая система регистрации значительно расширяет возможности информационно-справочной службы. Современная система управления базами данных (СУБД) позволяет делать запросы и получать ответы на любые комбинации данных, содержащихся в карточке регистрации документов. Отправить документы. Обработку и передачу исходящих документов осуществляет служба административного документооборота (ДОЭ), либо помощник секретаря (секретарь), либо экспедиционный отряд (экспедитор). Получив документ для отправки, проверьте правильность его оформления. - Наличие подписи. - Наличие брони (если ее нет в присылаемом документе, проставьте ее). - Наличие заголовков. - Правильная адресация. - Наличие адреса, если документ предназначен для разовых корреспондентов. - Наличие всех листов и указанных вложений в документе. Эти элементы дизайна необходимы при отправке документов как по электронной почте, так и по факсу. Если документ составлен неправильно или неполный, он будет возвращен подрядчику на доработку. Если документ отправляется по почте, он будет вложен в конверт. Документы, отправленные на один адрес, вкладывают в один конверт. Конверты адресуются и маркируются. Конверты для генеральных корреспондентов уже готовы. Все регистрации производятся в строгом соответствии с требованиями Почтового регламента. В последние годы с развитием передачи документов по телефонным линиям (факс, электронная почта) объем обычной почтовой связи неуклонно сокращается. Отправка информации по электронной почте значительно сокращает время передачи и повышает надежность доставки. Однако при отправке документов по электронной почте возникают некоторые проблемы, такие как удостоверение подлинности подписей, использование специальных программ «электронной подписи», заключение специальных доверенностей с каждым корреспондентом. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций: - Проекты исходящих документов. - Утверждение проектов документов. - Проверить проекты документов на правильность оформления. - Подписание документов начальником. - Оформление документов (журнал, РК, ПК). - Пронумеруйте свои документы. -Проверка правильности адресации. -Отправка документов получателям. - Подшивка второго экземпляра (копии) в дело. Номенклатура дел. В процессе своей деятельности предприятия, учреждения и предприятия получают и выдают большое количество документов. Быстрый поиск и использование таких документов возможно только в том случае, если они четко засекречены. Простейшая классификация документов состоит в том, чтобы сгруппировать их в файлы. Номенклатура дел служит специальным таксономическим справочником, определяющим порядок распределения документов по делам. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, представляемых в организацию, с указанием условий хранения, составленный в установленном порядке. Короче говоря, номенклатура дел — это простейший классификатор, который позволяет быстро классифицировать документы по папкам (делам) для быстрого поиска в случае необходимости. Номенклатура дела должна охватывать все документы, используемые всеми учреждениями, организациями, предприятиями и предприятиями и изготавливаемые в процессе их деятельности. Существует три типа номенклатуры дел: конкретные или дискретные (номенклатура конкретной организации, компании, учреждения и корпоративного дела). типичный и образцовый. Индивидуальную номенклатуру дел можно редактировать индивидуально для всей организации (Сводка) или для каждого структурного подразделения. Для малых учреждений, не имеющих структурных подразделений, и для структурных подразделений крупных учреждений номенклатура по данному делу представляет собой систематизированный перечень наименований дел, введенных в течение календарного года. В крупных учреждениях номенклатура структурно разделенных дел объединяется в единую номенклатуру общеучрежденческих дел. Родовая номенклатура как таксономический справочник имеет схему структурной организации, в которой названия частей (классов) являются названиями структурных подразделений. В каждой организации должна быть номенклатура для моего конкретного (индивидуального) случая. Разработка специальной номенклатуры дел может начаться в четвертом квартале в учреждениях, завершиться не позднее декабря и вступить в силу с января следующего года. Основные правила работы ведомственных архивов заключаются в том, что типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, возбуждаемых в делопроизводстве отдельных категорий организаций, а в отрасли (системе) этих дел устанавливает единую индексацию с указанием того, что это регламент. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, возбуждаемых в делопроизводстве организации, к которой она относится, указывает их индекс, носит рекомендательный характер. Типовая и типовая номенклатура дел разрабатывается вышестоящими организациями для нижестоящих организаций. Только Руководитель и Ключевые специалисты могут перечислить весь комплекс вопросов, которые структурное подразделение будет решать в течение следующего года, и категории документов, отражающих эту деятельность. На их основе сотрудники Административной службы и Архива разрабатывают рубрики дел и определяют условия их хранения. К выяснению условий хранения отдельных категорий документов привлекаются специалисты. Приступая к составлению номенклатуры дел, необходимо знать требования к ней, предъявляемые нормативно-методическими документами — Государственной системой документационного обеспечения управления, Основными правилами работы ведомственных архивов — и изучить методические материалы по их разработке. Используются также положение об учреждении и его структурном подразделении, штатное расписание, перспективные и текущие планы, описи дел постоянного и временного хранения. Но главным источником при составлении номенклатуры являются совокупность документов, как полученных извне, так и созданных в процессе деятельности подразделения. В neрвoй графе проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он состоит из двух частей — обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные порядковые номера для заведения в структурном подразделении дополнительных непредусмотренных заранее дел, если такие появятся в течение года. Но вторую графу вносятся названия заголовков дел. В течение года под одним названием, в зависимости от количества документов, может быть сформировано дело в нескольких томах. Для их учета в конце года заполняется третья графа. 2.3. Пути совершенствования ведения деловой документации в гостинице «Inn Holiday» Повышение эффективности деятельности «Inn Holiday» зависит от внешних и внутренних факторов. Внешними факторами является положение отрасли туризма в России в настоящий момент, а также тенденции и перспективы его развития, такие как: существенные доработки и конкретные шаги, которые обязательны к исполнению: более активное развитие законодательства в области туризма, конкретизация и стандартизация документов в отрасли туризма, равномерное и доступное развитие интернет-технологий по всей стране, в перспективе - создание глобальной системы он-лайн бронирования и документооборота в туризме России. На делопроизводство «Inn Holiday» помимо внешних, влияют и внутренние факторы развития. У «Inn Holiday» есть обширная клиентская база, однако, нет единой базы данных по поиску уже оформлявшегося ранее клиента, что приводит к тому, что каждый раз, когда лояльный постоянный клиент приходит в агентство, менеджеру необходимо заново вносить все его данные. Современный уровень развития компьютерных технологий позволяет автоматизировать множество процессов. В документационном обеспечении управления «Inn Holiday» есть документация, которая обязательно должна существовать на бумажном носителе (устав предприятия, учредительные документы, бухгалтерский баланс и др.). Также в «Inn Holiday» документами на бумажном носителе, и даже составленными письменно, являются личные базы данных менеджеров, заказы на заявки (лист с условиями бронированияи оплаты услуг, передаваемый от менеджера к бухгалтеру) и некоторые другие документы. Очевидно, что данные виды документационного обеспечения управления можно вести и в электронном виде, то есть эта часть системы ДОУ «Inn Holiday» в данный момент является нерациональной, добавляет определенные издержки в работы персонала. Из структуры завтрат времени менеджера на оформление письменных документов, становится видно, что более двух часов рабочего времени, а это 25% рабочего дня, уходит на оформление бумажных документов (это уже с вычетом времени, затрачиваемого на заполнение бланков строгой отчетности). Для турагентств разработано специальное программное обеспечение, которое помогает им вести клиентскую базу. Эти базы данных универсальны и работают в режиме реального времени. Действия такой программы: Практически все данные предоставляются в табличном виде, администраторы вносят данные о туристах в базу, а база их распределяет автоматически. Информация о туристах может включать: имя, номер документа, место работы/учебы, номер телефона, номер бронирования, анкету, данные тура (страна, дата поездки, проживание, вид транспорта и т.д.), дату и номер и т.д. содержит данные. Оплата туров[19]. Для работы всей системы требуется однократный ввод данных о туризме. Как работает система: Туристы автоматически делятся на группы: кто оплатил долги, как оформлены документы, готовятся ли они к путешествию, путешествуют ли они сейчас, уже вернулись и т.д. Таким образом, если вы выберете только один параметр, вы сможете увидеть всех туристов, побывавших, например, в Таиланде. Или все туристы, которые планируют поездку на следующей неделе. Количество параметров, которые вы можете установить, не ограничено. При этом, когда путешественник возвращается, все его данные уже сохранены. Заключение Оценка традиционных технологий признает необходимость использования новых способов манипулирования документами. Основным направлением совершенствования технологии обработки документов является внедрение компьютерных систем обработки информации. Внедрив в нашу технологию обработки документов новейшую корпоративную систему электронного документооборота, можно будет в корне изменить всю систему обслуживания офиса отеля и значительно повысить эффективность документооборота. Это особенно важно для таких крупных компаний. . Также эффективно использование нормативных документов и методических пособий по сопроводительной документации органов контроля в виде электронных текстов внутри корпоративной сети. Электронный обмен сообщениями является наиболее эффективным, удобным и надежным средством письменной поддержки администраторов. Он не только использует элементы электронного документооборота, но и автоматизирует традиционные делопроизводские функции, а также выполняет справочно-аналитическую работу и обеспечивает реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в масштабе предприятия. отдел делопроизводства вывести на новый качественный уровень, способствует ее эффективности. В первой главе курсовой работы были рассмотрены основные виды деятельности службы приема и размещения в гостиничных предприятиях, документы, используемые в службах приема и размещения гостиниц и правила ведения деловой документации в гостиничных предприятиях. В главе 2 данной работы мы проанализировали выполнение хозяйственных документов в деятельности службы приема гостей, размещения и расселения в гостинице «Inn Holiday». На основании проведенного анализа был сделан вывод, что для гостиницы «Inn Holiday» будет не очень удобно управлять документами вручную, поэтому руководству следует рассмотреть возможность автоматизации процесса документирования. Предложено гостиничным компаниям начать использовать автоматизированную систему управления отелями «Эдельвейс». Это позволит службам приема и размещения быстрее выполнять свои функции, управлять документами на персональных компьютерах и облегчит работу персонала «Inn Holiday». Таким образом, предложенный нами метод совершенствования деловой документации гостиничных предприятий поможет гостинице «Inn Holiday» более эффективно вести бизнес, обслуживать больше клиентов и получать прибыль. Список использованной литературы 1. Array Гостиничное и ресторанное дело, туризм. Сборник нормативных документов; Феникс - М., 2015. - 448 c. 2. Барчуков И. С., Баумгартен Л. В., Башин Ю. Б., Зайцев А. В. Гостиничный бизнес и индустрия размещения туристов; КноРус - М., 2013. - 168 c. 3. Барчуков Игорь Сергеевич Гостиничный бизнес и индустрия размещения туристов. Учебное пособие; КноРус - М., 2022. - 273 c. 4. Баумгартен Л. В. Маркетинг гостиничного предприятия. Учебник; Высшая школа - Москва, 2015. - 340 c. 5. Бейзеров В. А. Английский язык для сферы туризма и гостиничного бизнеса / English for Tourism and Hotel Industry; Феникс - М., 2013. - 352 c. 6. Волков Ю. Ф. Введение в гостиничный и туристический бизнес; Феникс - М., 2015. - 352 c. 7. Волков, Ю.Ф. Законодательные основы гостиничного сервиса; Ростов н/Д: Феникс - М., 2015. - 320 c. 8. Воробьева С. А., Киселева А. В. Деловой английский язык для гостиничного бизнеса / Business English for Hotel Industry; Филоматис - М., 2022. - 336 c. 9. Гончарова Т. А. Английский язык для гостиничного бизнеса / English for the Hotel Industry; Академия - М., 2015. - 144 c. 10. Гончарова Т. А. Английский язык для гостиничного бизнеса / English for the Hotel Industry; Академия - М., 2015. - 144 c. 11. Гончарова Т. А. Английский язык для гостиничного бизнеса; Academia - М., 2013. - 144 c. 12. Гостиничное хозяйство / Hotelwesen; НОУ ВПО МПСИ, Флинта - М., 2016. - 344 c. 13. Гостиничное хозяйство / Hotelwesen; Флинта - М., 2022. - 344 c. 14. Гостиничный менеджмент. Учебник; КноРус - М., 2016. - 426 c. 15. Гридин А. Д. Безопасность и охрана труда в сфере гостиничного обслуживания. Практикум; Academia - М., 2016. - 316 c. 16. Гридин А. Д. Безопасность и охрана труда в сфере гостиничного обслуживания; Академия - М., 2017. - 224 c. 17. Европейский гостиничный маркетинг; Финансы и статистика - М., 2022. - 224 c. 18. Ехина М.А. Бронирование гостиничных услуг. Учебник; Академия (Academia) - М., 2022. - 236 c. 19. Каурова О. В., Малолетко А. Н., Юманова О. С. Бухгалтерский учет и экономический анализ гостиничного предприятия. Учебное пособие; Машиностроение - Москва, 2017. - 264 c. 20. Комов А., Веденеев В. Гостиничный роман; Вече - М., 2017. - 288 c. 21. Лесник А.Л. Безопасность в гостиничных предприятиях; ТрансЛит - М., 2022. - 338 c. 22. Маигова Ася Маркетинговое управление качеством гостиничных услуг; LAP Lambert Academic Publishing - М., 2016. - 156 c. 23. Медлик С., Инграм Х. Гостиничный бизнес; Юнити-Дана - М., 2022. - 224 c. 24. Петрашевская Е. К. Английский язык. Гостиничный сервис / English for the Hospitalty Industry; Бибком - М., 2017. - 190 c. 25. Романов В.А. Гостиничные комплексы. Организация и функционирование; Феникс - М., 2022. - 533 c. 26. Семенова Л. В., Корнеевец В. С., Драгилева И. И. Маркетинг гостиничного предприятия. Учебное пособие; Дашков и Ко - М., 2015. - 208 c. 27. Турковский Марек Маркетинг гостиничных услуг; Финансы и статистика - М., 2017. - 296 c. 28. Федцов В.Г. Культура гостинично-туристского сервиса; Феникс - М., 2022. - 953 c. 29. Феоктистов И. А. Гостиничный бизнес. Особенности бухгалтерского учета и налогообложения; ГроссМедиа, РОСБУХ - М., 2015. - 224 c. 30. Шамшина Ю. О. Гостиничный сервис. Конспект лекций; Феникс - М., 2022. - 208 c. |