Управление закупками товара в кальянной. Теоретические основы управления закупами товара в кальянной 1 Описание специфики управления закупками товара в кальянной
 Скачать 156.9 Kb.
|
1 2 Содержание: Введение Глава 1: Теоретические основы управления закупами товара в кальянной 1.1 Описание специфики управления закупками товара в кальянной 1.2 Проблемный анализ 1.3 Ценности информационной системы управления закупками товара в кальянной Глава 2: Анализ управления закупками товара в кальянной 2.1 Описание предметной области 2.2 Обоснование причин инициации проекта 2.3 Разработка концепции проекта Глава 3: Разработка управления закупками товара в кальянной 3.1 Разработка календарного плана проекта 3.2 Описание ресурсов проекта 3.3 Оптимизация плана проекта Заключение Список использованной литературы Введение Глава 1: Теоретические основы управления закупами товара в кальянной 1.1 Описание специфики управления закупками товара в кальянной Кальянный бум в России начался после вступления в силу антитабачного закона, который вышел в июне 2014 года. Согласно ему, курение табака было запрещено в общественных местах (в кафе, барах и ресторанах). С тех пор кальянные стали фактически единственным местом, где табак курить разрешено. Свой вклад внесла и мода - кальян стал почти обязательным атрибутом отдыха в веселой компании. Кальян считается индийским изобретением, сперва распространившемся по мусульманскому миру, а уже затем набравший популярность в Европе (ХIX век). В разных странах культура курения кальяна различна, равно как и само слово «кальян» не является повсеместным (хука, наргила, уотертайп, хаббл-баббл и т.д.). Какой бы ни была концепция или «философия» курения, сам процесс можно описать просто. Чаще всего кальян курится в компании с поочередной передачей курительной трубки. За одну сессию курения курильщики могут сделать около 100 затяжек. Издавна через кальян курили обычный табак, позже появились смеси на основе табачного листа, а в наше время, во многом из-за антитабачных кампаний, и безникотиновые смеси. Клиентам кальянного клуба будет предоставляться возможность курить кальян на основе табака и безникотиновых смесей. Поставки табака и смесей будут производиться у нескольких поставщиков. На закупаемой продукции будет иметься акцизная марка и положенные надписи Минздрава о вреде курения. Для предотвращения опасности передачи различных заболеваний через слюну в процессе курения кальяна будут использовать персональные одноразовые мундштуки. Для оказания услуг рамках правового поля, в заведении будет полностью исключена продажа еды и напитков. Однако у клиентов при желании будет возможность сделать заказ на доставку у кафе-партнера, либо у другого заведения при желании. Для предотвращения конфликтов с проверяющими органами на заказанные еду и напитки будут необходимы чеки. Автоматизация ведения учета в торговых сетях с программой для супермаркета является сегодня обязательным для поддержания рентабельности шагом. Без этой меры тяжело рассчитывать на грамотное управление рабочими процессами и качественное обслуживание покупателей. Старт бизнеса в сфере общепита и сферы развлечений также значительно упростится, если вовремя автоматизировать заведение. Понимание того, что управление процессами с помощью программы жизненно необходимо как минимум для поддержания себя «на плаву», пришло не сразу. Однако периодически возникающие сложности с учетом товара на складе, мониторингом работы сотрудников заставили задуматься о поиске решений проблем. Администрирующий состав стал рассматривать различные идеи для усовершенствования ведения финансового и складского учета. С каждым годом все большую и большую популярность имеют кальян-бары. А с учетом изменений законодательства РФ в этой сфере, этот тренд будет продолжаться. Кальянные - динамично развивающая индустрия, очень привлекательная для инвестиций. Данный вид деятельности имеет свою специфику бизнес-процессов, свои нюансы в управлении складом товаров, персоналов, в учете продаж и посещаемости заведения. Для автоматизации данных задач и оптимизации бизнес-процессов и была разработана программа Cafe Manager - первый облачный сервис для управления и автоматизации кальянных. Данное решение позволяет вам вести учет продаж товаров и услуг, калькулировать стоимость аренды комнат, столов или кальянов, генерировать кассовые чеки, получать подробнейшую статистику о состоянии вашего бизнеса и вести единую базу клиентов. Cafe Manager - это облачный сервис и вся работа с ним осуществляется через интернет-браузер, а это значит, что вы сможете получать информацию о состоянии вашего бизнеса из любой точки планеты, а также у вас не будут возникать дополнительные расходы, связанные с установкой, настройкой и обслуживанием работы программного обеспечения. Cafe Manager это готовое решение, которое позволяет вам усовершенствовать ваш бизнес с минимальными финансовыми и временными затратами. Стоимость доступа к сервису составляет всего от 495 рублей в месяц, благодаря чему вы можете избежать необходимости сразу инвестировать в дорогостоящее программное обеспечение для кальянных. На каждого посетителя или кампанию, которая пришла в ваше заведение менеджер открывает заказ, в котором в дальнейшем будет фиксировать все проданные товары и оказанные услуги. Менеджер выбирает из каталога товаров именно те позиции, которые приобретает клиент. Если стоит задача брать с клиента деньги за почасовую или поминутную аренду комнаты, стола или самого кальяна, то такая возможность тоже есть в сервисе Cafe Manager. Менеджер может оставлять себе или своим коллегам комментарии к заказам, получать текущую статистику о том, сколько людей находится в заведении, и кто из клиентов какую стоимость должен оплатить. Cafe Manager имеет функционал базы клиентов, поэтому вы можете регистрировать своих посетителей, чтобы в дальнейшем видеть подробную статистику посещений и покупок каждого из клиентов в отдельности. Также этот функционал позволит вам иметь под рукой всю необходимую контактную информацию, чтобы, например, делать информационные рассылки или лучше узнать кто именно является вашим непосредственным клиентом. По окончанию посещения заведения менеджер закрывает заказ и сервис выводит подробную информацию о том, что именно приобретал клиент и итоговую сумму к оплате, также сервис позволяет сформировать и распечатать кассовый чек. CRM для кальянной берет на себя все задачи по подсчету времени в кальянной, учету клиентов, продаж, статистики, контролю сотрудников, а у вас появляется больше времени для непосредственного развития бизнеса. Программа автоматизации кальянных Cafe Manager может работать как в режиме ручного ввода информации, так и в автоматическом, благодаря интеграции с беспроводными смарт-картами. Вы можете выдать своим постоянным клиентам именные дисконтные карты, в электронный чип которых будет записан уникальный номер клиента. Посетитель приходит в заведение, дает менеджеру свою карту, и менеджер подносит карту у специальному USB-считывателю. Сервис Cafe Manager автоматически определяет владельца карты, имеются ли у него скидки, и предлагает открыть новый заказ для этого клиента. Если же клиент забыл карту, то менеджер всегда может открыть заказ вручную, найдя клиента по фамилии, номеру телефона или электронной почте. Данный функционал позволяет вам не только автоматизировать работу менеджера, получать подробнейшую статистику о посещении заведения, но и добиться дополнительной лояльности со стороны ваших клиентов. Для работы системы со смарт-картами необходим USB-считыватель смарт-карт и сами смарт-карты (приобрести оборудование можно как у нас, так и у любого другого поставщика). Для начала работы с системой автоматизации и управления кальянными мы бесплатно предоставляем вам тридцатидневную лицензию. Для этого вам необходимо всего лишь заполнить регистрационную форму и через несколько секунд вы уже сможете использовать наш сервис. Устанавливать какое-либо программное обеспечение не требуется, необходимо лишь наличие Интернета. Cafe Manager работает на любых операционных системах и с любых устройств (ноутбуки, планшеты, телефоны и т.д.). Сервис Cafe Manager уже использует более 100 заведений, что позволяет им автоматизировать свои бизнес-процессы, экономить ресурсы и развивать бизнес. Наше решение по управлению кальянными регулярно обновляется и получает новый функционал, все обновления всегда бесплатные. Вы в любой момент можете экспортировать всю накопленную в сервисе информацию и перенести ее в другую систему учета. Также мы предоставляем бесплатную техническую поддержку, которая с радостью ответит на все ваши вопросы. 1.2 Проблемный анализ В качестве прямых конкурентов в городе Курске можно выделить порядка 12 заведений. В основном это кальянные, открытые в 2015 году (подробный анализ конкурентов см. в Табл. 1 данного бизнес-плана). Наиболее частый формат – это клуб с кальянным меню и «по умолчанию» разрешенными безалкогольными напитками – фирменными коктейлями и чаями. Гораздо реже в таких заведениях можно встретить еду. Согласно закону о запрете курения, в общественных местах курить табак запрещено, а значит, для предотвращения конфликтов с проверяющими можно подавать клиентам лишь кальяны на основе безникотиновых смесей, либо искать законные «компромиссы». По опыту городских кальянных, одним из законных компромиссов является сотрудничество с городскими кафе. То есть клиентам кальянных предоставляется возможность сделать заказ на доставку еды со скидкой от партнерского заведения. При этом продажа в самом заведении исключается. Другой вариант – включение напитков и еды в стоимость кальяна, либо предоставление их в подарок. Наиболее верным представляется первый вариант. Однако для доставки еды желательно, чтобы кафе-партнер находилось поблизости от кальянной. Что касается концепций, то в основном городские кальянные рассчитаны на широкий круг потребителей. Независимо от главной концепции сетка мероприятий может состоять из настольных игр, вечеров игры в «Мафию», спортивных трансляций, тематических встреч и вечеринок. Часть заведений имеет подчеркнуто восточный формат, который выражается в дизайне, меню и восточных «фишках» (например, танцы живота). Также присутствуют концепции кальянных-антикафе, кальянных-ночных клубов, кальянных-баров, кафе-кальянных, чайно-кальянных клубов и закрытых кальянных клубов. Стоимость аренды 1 кальяна в городе варьируется от 190 до 1500 руб. и в среднем составляет около 800 руб. Таблица 1 - Анализ конкурентов
В основном для привлечения клиентов кальянные города используют социальные сети. Наиболее «продвинутые» заведения имеют группы «Вконтакте» с аудиторией от 3 до 5 тыс. человек и ведут Instagram. В целом, не считая особенностей концепции, можно выделить следующие способы привлечения клиентов: Выгодные франшизы WAFL Инвестиции от 525 000 руб.  Франчайзинг5 Инвестиции от 680 000 руб.  O'PRIME Инвестиции от 1 500 000 руб.  AppGlobal Инвестиции от 59 000 руб.  White&Smile™ international Инвестиции от 145 000 руб.  1.Богатая сетка мероприятий. Может включать тематические встречи, праздники, вечеринки, спортивные трансляции, турниры по играм в приставки, вечера настольных и ролевых игр и т.д. 2.Регулярное обновление меню. Тематическое меню дня, необычные кальяны, дегустации, мастер-классы. 3.Скидки. Скидки на определенные кальяны, по праздникам, скидки именинникам, скидки в определенный день недели, скидки на каждый следующий кальян. 4.Фотоотчеты с мероприятий. Приглашение фотографа на мероприятия, фотоотчеты в социальных сетях. 5.Конкурсы в социальных сетях. Конкурсы репостов с розыгрышем на кальяны или прочее меню, selfie-конкурсы и т.д. 6.Регулярное обновление плейлиста. 1.3 Ценности информационной системы управления закупками товара в кальянной Эффективное управление взаимоотношениями с поставщиками (supplier relationship management) способствует налаживанию путей взаимодействия с компаниями, обеспечивающими материальнотехническое снабжение компании. Многие организации стремятся повысить экономию затрат за счет эффективного выбора поставщиков и схем обеспечения снабжения Выделяя процессы снабжения в качестве центров получения прибыли, дальновидные и прогрессивные компании укрепляют отношения с поставщиками и подрядчиками, что отводит снабжению большую роль в стратегическом развитии компании. Автоматизированные информационные системы и решения для управления взаимоотношениями с поставщиками представляют стратегическую ценность, выраженную в виде существенной экономии затрат, корректного исполнения контрактов и ускоренной окупаемости. Компания получает инструменты для достижения высоких результатов за счет внедрения комплексных бизнес-процессов Внедряя современные решения и информационные системы, увеличивая взаимосвязь функций, повышая контроль и компетенции ключевых сотрудников, а также минимизировав риски мошеннических схем, компания может добиться значительного увеличения эффективности. Вопросы снабжения зачастую традиционно находятся в зоне особого внимания со стороны руководства компаний. В последние годы значительно возросло влияние эффективности управления системой снабжения на проблему поддержания конкурентоспособности В целях обеспечения получения прибыли на постоянной основе, компаниям целесообразно и необходимо иметь сбалансированную систему управления расходами на снабжение. Если предприятие способно сократить затраты на приобретение товаров и услуг, то результатом будет повышение рентабельности - без ущерба качеству и даже без увеличения объемов продаж. Автоматизация процессов управления взаимоотношениями с поставщиками позволяет автоматизировать все процессы, объединяющие в себе выбор источников поставок и собственно снабженческую деятельность. Одновременно с этим позволяет увеличить прозрачность логистической сети цепей поставок и предоставить в распоряжение руководства интерактивный и максимально подробный обзор всех затрат, связанных со снабжением. Технологии организации закупок в коммерческих организациях на конкурсной основе сегодня хорошо разработаны, и разговоры об их автоматизации ведутся давно Автоматизированные конкурсные закупки компаний уже успели обрасти терминами, такими как «В2В-системы». Цель любого закупочного конкурса -экономия средств за счёт создания конкуренции между поставщиками и повышение прозрачности рынков, что, безусловно, положительно влияет на минимизацию затрат Автоматизация проведения этого процесса помогает значительно увеличить скорость принятия решений закупщиком и максимально снизить стоимость управления закупками Автоматизация позволяет также собрать всю необходимую статистику по закупкам, что является важным и необходимым шагом на пути к созданию закупочной стратегии компании. Как известно, автоматизация становится выгодной, когда стоимость разработки и внедрения ниже, чем достигаемая экономия. Наибольший интерес к автоматизации закупок проявляют крупные компании с большой номенклатурой закупаемых товаров и услуг. Впрочем, и компаниям среднего размера, закупающим ресурсы и товары в больших объемах либо закупающим определенный список номенклатуры высокой стоимости, автоматизация способна сэкономить достаточно и окупить себя, а главное максимально снизить риски неправомерной деятельности сотрудников, которая также бывает весьма губительна для компании. Системы автоматизации закупок могут показаться крайне полезными акционерам и владельцам компаний, руководству этих компаний, защищающему интересы акционеров, и службам внутреннего аудита компаний. Решение должно предусматривать и включать в себя функционал управления закупочными заявками, формируемыми на основе единой базы данных нормативно-справочной информации, механизм согласования заявок и их утверждения, а также необходимый функционал по проведению тендеров и квалификационного отбора Тендер должен проводиться на основании закупочной заявки и иметь прямую связь с ERP системой компании. Для минимизации рисков имеет смысл проведение квалификационного отбора поставщиков Тендер - конкурентная форма отбора предложений поставщиков на поставку товаров, оказание услуг и выполнение работ по объявленным в документации условиям, в оговоренные сроки на принципах состязательности. Контракт заключается с победителем тендера - участником, подавшим наилучшее предложение Термин «тендер» может являться аналогом русских терминов конкурс или аукцион и других конкурентных процедур, например, запрос котировок, запрос предложений Квалификационный отбор поставщиков позволяет повысить эффективность закупок в компании и ограничить список поставщиков для участия в тендере. Это благоприятно сказывается на результатах закупок и положительно - на результатах деятельности компании в целом ввиду минимизации рисков присвоения заказа поставщикам, которые по тем или иным причинам не могут быть признаны надежными. За счет квалификационного отбора существует возможность снизить издержки, вызванные некачественными материалами поставщиков, и получить дополнительную экономию от снижения потребности в дополнительных трудовых ресурсах, т к появляется возможность четко структурировать рынок Информационная система должна позволять выполнять следующее: - автоматизировать процесс регистрации, сбор данных о поставщиках и подрядчиках, в т.ч. вести структурированные базы данных, позволяющие в любой момент получить всю необходимую информацию и сохранять дополнительные атрибуты для каждой записи поставщика или подрядчика; - проводить тендерные процедуры и сбор предложений исключительно средствами электронной системы; - формировать отчеты, позволяющие упростить выбор максимально выгодного предложения; - сформировать контракт в соответствии с определенным шаблоном. Эффективное управление закупками и грамотно выстроенные бизнес-процессы позволяют эффективно планировать и развивать основную деятельность компании Только чётко продуманные и внедрённые бизнес-процессы всех этапов, начиная от сбора и консолидации потребности до заключения контракта, позволят добиться максимально эффективных результатов Следовательно, внедрение автоматизированного решения, позволяющего интегрировать внешнее взаимодействие с рынком в общий бизнес-процесс снабжения, создаёт замкнутую транспарентную цепочку Производители, поставщики и подрядчики имеют возможность получать своевременно информацию о проводимых закупочных кампаниях, что повышает число участников конкурентного рынка и благоприятно сказывается для компании-покупателя. В настоящее время многие организации переходят от децентрализованной модели к централизованной, что позволяет службе закупок использовать более гибкие средства управления и стандартизованные процедуры, а также открывает новые возможности ведения переговоров с поставщиками с целью повышения эффективности закупок и экономии денежных средств. Проведение тендеров централизованно позволяет закупать значительно большие количества по каждому наименованию, что не может не сказаться на конечных затратах в сторону их минимизации. Электронные торги открывают возможность минимизации проблем, связанных с различными махинациями и незаконными схемами в процессах закупки, направленными на осуществление мошеннических схем, влекущих убытки для компании. Успех торговых и промышленных фирм во многом зависит от деятельности поставщиков и подрядчиков. В начале развития рынка проблема поиска подходящих поставщиков зачастую становится фактором, сдерживающим рост компании. Фирмы, сумевшие эффективно решить на этом этапе вопросы снабжения или провести регрессивную интеграцию, получают существенные конкурентные преимущества Эффективность реализации компанией рыночных возможностей и инновационного потенциала во многом определяется деятельностью поставщиков Эффективное взаимоотношение с поставщиками также вносит немаловажный вклад в основные ключевые показатели эффективности деятельности компании Электронные торги — это урегулированная нормами права система общественных отношений между участниками электронного взаимодействия размещенной в сети Интернет информационной системы общего пользования, используя которую, участники совершают между собой гражданско-правовые сделки по реализации товаров и услуг Процесс проведения электронных торгов регламентирован и включает в себя выполнение функций подготовки, сбора, анализа, обработки и предоставления информации, касающейся участников электронного взаимодействия Информационная система должна решать основную задачу, а именно, создание и размещение предложения делать оферты (тендера) с возможностью доступа поставщиков из сети интернет с учетом функционально ролевой модели, что требует функционала регистрации внутренних и внешних пользователей и с учётом временных рамок проведения тендерных процедур Также к задачам следует отнести функционал ответа поставщика, т е создание предложения (оферты). Данная система должна позволять определять наилучшее предложение, а также формировать весь спектр необходимых отчётов Для создания полного цикла закупки средствами автоматизированной системы необходим механизм завершения тендера, что может быть представлено созданием электронным документом контракта с возможностью печати в соответствии с принятым шаблоном установленного образца Для обеспечения решения данных задач необходимо решение, обладающее рядом свойств: - простой и понятный интерфейс для поставщиков и закупщиков; - минимальные требования к аппаратному обеспечению; - максимальная производительность и надежность; - возможность простого и эффективного резервного копирования бизнес-данных и их защиты от несанкционированного доступа, хранимых на сервере; - дополнительным преимуществом может послужить простота внедрения и возможность использования решения по назначению сразу, без необходимости дополнительной доработки Внедрение любого проекта сопровождается определением возможных (с точки зрения автоматизации) путей решения, выявленных на предприятии (объекте автоматизации) проблем: - приобретение готового проектного решения (типового пакета прикладных программ); - адаптация (доработка) имеющегося на предприятии проектного решения (типового проекта собственной разработки); - разработка нового проекта силами сторонней организации; - разработка нового проекта силами сотрудников предприятия Возможные пути решения должны быть проанализированы и сопоставлены по таким характеристикам, как функциональная полнота решения выбранных задач, отсутствие избыточных (не используемых) функций в приобретаемых (разрабатываемых) проектах, простота освоения соответствующих проектных решений пользователями на объекте, надежность работы, производительность, достоверность получаемых результатов, защищенность от несанкционированного доступа, наличие сопровождения, соответствие уже имеющимся решениям для других задач, возможные сроки создания и внедрения проектов и т д Внедряемая информационная система должна консолидировать всю необходимую информацию о процессах снабжения в единой базе данных, что позволит получать широкий спектр различных отчетов, информационно-аналитических материалов, а также визуализировать информацию максимально удобным для восприятия образом, что благоприятно сказывается на принятии эффективных управленческих решений. При реализации подобного проекта стоит внимательно рассмотреть вопросы связи бизнес-процессов, разработанных и актуализированных при внедрении решения по управлению взаимоотношением с поставщиками и систему ключевых показателей эффективности, в частности методологию оценки показателей, зависящих от процессов снабжения, включая тендерные процедуры и логистические процессы Идею использования сбалансированной системы показателей как инструмент управления эффективностью развития компании предложили Роберт Каплан и Дейвид Нортон. Они назвали свою разработку «Balanced Scorecard» (BSC), чтобы подчеркнуть сбалансированность («Balanced») системы, которая должна быть измери- мой при помощи системы показателей («Scorecard») Основное назначение концепции - воплотить видение руководства компании в реальность, а также связать стратегию с оперативной деятельностью и стоимостными факторами Выбор ключевых показателей - достаточно ответственный и неоднозначный процесс. На этапе разработки необходимо учитывать, что стратегические цели составляют ядро сбалансированной системы показателей. Лучшие показатели бесполезны, если положенные в их основу цели не описывают надлежащим образом стратегию, ведущую к устойчивому конкурентному преимуществу Из этого следует, что стоит учесть все возникшие факторы, связанные с реинжинирингом бизнес-процессов и внедрением новой информационной системы, значительно снижающей ряд издержек Внедрение подобных информационных систем позволяет существенно снизить риски, а также повысить эффективность деятельности компании в целом Немаловажным является консолидация всей информации, затрагивающей все сферы деятельности компании, в едином информационном хранилище. Это позволит в любой момент времени оперативно формировать необходимую отчетность, определять взаимосвязи и получать данные о результатах деятельности на основе ключевых показателей эффективности деятельности компании Доступ к информационному хранилищу целесообразно предоставлять ограниченно в соответствии с функционально ролевой моделью. Таким образом, внедрение информационной системы управления снабжением и ее интеграция с единым информационным хранилищем позволит значительно повысить эффективность, снизить риски, минимизировать издержки и увеличить рентабельность компании. 1 2 |