Архивоведение Е.В.Алексеева. Учебник для нач проф образования Учеб пособие для сред проф образования Е. В. Алексеева
 Скачать 1.51 Mb.
|
|
' Только для организаций МИД, Службы внешней разведки и Госфильмофонда Федеральные архивы Отраслевые фонды Федеральные органы исполнительной власти (министерств и ведомств) Сведения о состоянии хранения документов в организациях — источниках комплектования данного ведомства (министерства) на 1 декабря (1 разв три года до 20 января) Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию по центральному архиву ведомства, на 1 декабря (1 разв три года) Организации и воинские части Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию, на 1 декабря (1 разв три года) и/или| Паспорт архива организации, хранящей кино- и фотодокументы, на 1 декабря (1 разв три года) ПО Рис. 8. Движение документов централизованного |и/или | Паспорт архива организации, хранящей кинофото- документацию по центральному архиву ведомства, на 1 декабря (1 разв три года) |и/или| Паспорт архива организации, хранящей научно-техническую документацию (по центральному архиву ведомства, на 1 декабря (1 разв три года) или Сводный паспорт организаций, хранящих документы отраслевого фонда для Министерства природных ресурсов Федеральной службы по гидрометерологии и мониторингу окружающей среды, Федеральной службы геодезии и картографии, Государственного комитета по стандартизации, метрологии, сертификации, к 20 января (1 разв три года) [й/й Паспорт архива организации, хранящей научно- техническую документацию, на 1 декабря (1 разв три года) или Паспорт архива организации, хранящей документы отраслевого фонда (для организаций, хранящих документы геологического фонда, Российского государственного фонда данных о состоянии природной окружающей среды, картографо- геодезического фонда и центров стандартизации, метрологии и сертификации, на 1 декабря (1 разв три года) Учета для отраслевого фонда 111 Федеральная архивная служба СВЕДЕНИЯ о состоянии хранения документов в организациях — источниках комплектования государственных, районных и городских архивов Российской Федерации Орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации СВЕДЕНИЯ о состоянии хранения документов в организациях — источниках комплектования государственных архивов данного субъекта Российской Федерации на 1 декабря (не реже 1 раза в три года) Федеральные архивы СВЕДЕНИЯ о состоянии хранения документов в организациях - комплектования федеральных архивов на 1 декабря (не реже 1 раза в три года) источниках Государственные архивы субъектов Федерации СВЕДЕНИЯ о состоянии хранения документов в организациях — источниках комплектования государственных, районных и городских архивов на 1 декабря (не реже 1 раза в три года) ч Архивы учреждений — источники комплектования архивов фонда Российской Федерации Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию, на 1 декабря к 30 декабря ежегодно) и/или Паспорт архива организации, хранящей кинофото документы, на 1 декабря к 30 декабря ежегодно) и/или Паспорт архива организации, хранящей научно-техническую документацию, на 1 декабря к 30 декабря ежегодно) Рис. 9. Движение документов централизованного учета для архивов учреждений Федеральная архивная служба Сводный паспорт документов, хранящихся в архиве РАН, научных и научно-отраслевых архивах РАН Центральный фондовый каталог (ЦФК) Федеральной архивной службы Орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации Сводный паспорт по архивам субъекта РФ, включащий сведения о научных и научно- отраслевых архивах данного субъекта РФ Фондовый каталог субъекта Федерации Архив Российской академии наук Сводный паспорт научных и научно- отраслевых архивов (1 разв три года к 15 марта) Паспорт архива Российской академии наук (1 разв три года) Фондовый каталог Российской академии наук Карточка фонда РАН (ежегодно) Сведения об изменении в составе и объеме фонда РАН на 1 января ежегодно) Сведения об изменении в составе и объеме фондов, предоставленные из региональных архивов РАН ежегодно) Научные архивы региональных отделений РАН и региональных центров РАН, научно-отраслевые архивы РАН Паспорт архива на 1 января не реже 1 раза в год) Карточка фонда ежегодно) Сведения об изменении в составе и объеме фонда на 1 января (ежегодно) Рис. 10. Движение документов централизованного учета для АФ Российской академии наук Федеральная архивная служба Сводные сведения о состоянии хранения документов в потенциальных источниках комплектования Российской Федерации Центральный фондовый каталог (ЦФК) Федеральной архивной службы Орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации Сведения о состоянии хранения документов в организациях — потенциальных источниках комплектования субъектов Федерации Фондовый каталог субъекта Федерации Государственные, районные и городские архивы Сведения о состоянии хранения документов в организациях — потенциальных источниках комлектования Собственники документов негосударственной части Архивного фонда РФ Юридические лица Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию, на 1 декабря по запросу Федеральной архивной службы [и/или| Паспорт архива организации, хранящей кинофотодокументацию, на 1 декабря по запросу Федеральной архивной службы Паспорт архива организации, хранящей НТД, на 1 декабря поза просу Федеральной архивной службы Карточка фонда по запросу Федеральной архивной службы Рис. 11. Движение документов централизованного учета для негосударственной части АФ Российской Федерации X S3 Его о S3 X О) о W » UJ 05 X S3 о о О > S3 "Ох хи о- СИ * 3 СБ X ах оп им о W и Оно ч Ко о »< S П) X н О « о о о ан о s о 1 а S п » g 43 С S3 I OJ Лоза ю S3 X О о а ш о X <^> © a Оно к й Ы О а я п В S пни л 2 х О а Ян Яс s f о • s i я 1 я 09 Я о 3 •е- о Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное, бездумное отношение к документам. До сих пор бытует мнение о бесполезности бумаги о пыльном архиве как о чем-то ненужном. И только тогда, когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архивов. Но ведь архивы — это еще и уникальные хранилища сведений о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один сохранившийся документ может поменять наше представление и знание о чем-либо или ком-либо. Это только в романах рукописи не горят, в жизни все прозаичнее и трагичнее — горят и гибнут ив наши дни. Нет ничего страшнее, чем потерять память, забыть свои корни — это в равной мере страшно и для отдельного человека и для целых народов. Вот почему призыв, прозвучавший вначале х гг.: Сохраняйте архивы — столь же актуален и сегодня. Специалистам, решившим связать свою профессиональную деятельность с архивоведением, необходимо знать основы обеспечения сохранности документов. Система мер по обеспечению их сохранности включает в себя следующие мероприятия комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание ма териально-технической базы хранения документов (здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных материалов и др, а также комплекс мер по созданию и соблюдению режима хранения документов (тем- пературно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный. Остановимся более подробно на требованиях, предъявляемых к зданиями помещениям, режиму хранения, размещению, проверке наличия и состояния дел. Здания и помещения для архивов В соответствии с современными нормативными документами к зданиями помещениям для архивов предъявляются следующие требования архив должен размещаться в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или помещении. Абсолютно не допускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, неотапливаемых, без вентиляции помещений. Под архив должно быть предоставлено несколько помещений так называемого основного назначения хранилище документов помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов помещение для использования документов рабочие комнаты сотрудников архива. Они должны быть безопасны в пожарном отношении, гарантированны от затопления и иметь запасной выход. В них не должно быть газовых и водонесущих труб 116 электропроводка должна быть скрытой, а рубильники — располагаться вне помещений хранилищ. Режим хранения Для сохранности документов очень важную роль играет правильное освещение хранилищ поэтому для светового режима существуют особые требования. Так, постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Освещение хранилищ и документов солнечным светом не допускается. Естественное освещение должно быть рассеянно специальными светорассеивателями. Чтобы защитить документы, их хранят в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа и т.п. Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра. В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный для документов температурно-влажностный режим учитывающий их специфику. Так, для бумажных документов температура должна равняться С, а относительная влажность воздуха составлять 50 — 55%; для черно-белых пленочных материалов — температура С, а влажность — 55%; для документов на магнитных лентах и дисковых носителях — температура 15 — 20 "С, влажность воздуха 50 — 65%. В помещениях не должно быть резкого колебания температуры и влажности, так как это разрушает носитель информации (бумагу, пленку и т.д.). Температурно-влажностный режим в хранилищах необходимо регулярно измерять, а параметры записывать в регистрационном журнале. Измерения проводятся при помощи специальных контрольно-измерительных приборов термометров, психрометров, гигрометров, которые размещают в главном проходе, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Для поддержания санитарно-гигиенического режима исключающего появление плесени, пыли и, особенно насекомых и грызунов, в помещениях систематически должна проводиться влажная уборка и, не реже одного раза в год, обработка растворами антисептиков. Кроме того, два раза в год документы выборочно подвергаются обследованию для обнаружения насекомых и плесневых грибков. При проведении уборок и санитарных обработок антисептиками растворы не должны попадать на документы. Строго должен соблюдаться охранный режим архива Хранилище в рабочее время должно быть закрыто на ключ, право доступа к нему должно быть ограничено и т.д. Обязательно должны быть технические средства защиты (решетки на окнах, сигнализация и т.д.). Размещение документов в хранилище Хранилища оборудуются стационарными металлическими стеллажами, в качестве дополнительных средств хранения могут использоваться сейфы, металлические шкафы и др. 117 Расстояние между рядами стеллажей должно составлять в главном проходе — 120 см, проход между стеллажами — 75 см, такое же расстояние должно быть между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене. Расстояние между полом и нижней полкой стеллажа — не менее 15 см, а в цокольных этажах — 30 см. Документы в зависимости от вида размещаются в соответствующих первичных защитных средствах коробках, специальных футлярах, пакетах и т.д. Все помещения архива, а также стеллажи и полки нумеруются сверху вниз и слева направо. В целях закрепления места хранения документов в хранилищах используются топографические указатели. Проверка наличия и состояния документов Входе проверки устанавливается фактическое наличие документа, находящегося на хранении в архиве выявляются и устраняются недостатки в учете документов выявляются документы, требующие реставрации, консервации, профилактической и технической обработки. Проверка наличия и состояния документов должна проводиться не реже 1 раза влет. Кроме того, в архивах проводятся единовременные проверки наличия и состояния документов, если производились перемещения дел в другое помещение после чрезвычайных происшествий при смене заведующего архива или лица, ответственного за архив при ликвидации или реорганизации архива. По окончании проверки наличия и состояния дел в конце каждой описи после заверительной надписи делается запись проверено, проставляется дата проверки и подпись проводивших проверку работников с указанием их должностей. Если проверкой обнаружена недостача дел, то организуется их розыск. На пропавшие дела, а также дела, не подлежащие восстановлению, составляются соответствующие акты, к которым также составляется справка о проведении розыска. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений в учетные документы проверяемого фонда. Создание страхового фонда архивных документов На особо ценные и уникальные документы организации создаются страховые копии, которые в совокупности составляют страховой фонд, создаваемый на случай утраты или повреждения подлинных документов. Страховой фонд архивных документов — это совокупность особо ценных и уникальных документов, хранимых на микрофильмах в специально защищенных объектах (на случай утраты или повреждения оригинала. Страховой фонд архивных документов входит составной частью в Единый страховой фонд Российской Федерации (ЕСФ РФ. 118 Кратко остановимся на истории возникновения страхового фонда. В конце х гг. вовремя ядерного противостояния было постановление Правительства СССР по Министерству обороны о создании страхового фонда документов оборонного значения. Кг. в основном было закончено создание объектов хранения и специальных лабораторий по микрофильмированию (их было даже слишком много создано. В 1994-1995 гг. ряд министерств и ведомств (экономики, государственного имущества) попытались вывести эту работу из-под контроля государства, пошли даже на рассекречивание ряда данных. В 1995 г. вышло постановление о Едином российском страховом фонде. В соответствии с Е С Ф РФ предлагается четкое разграничение архивных документов последующим уровнями категориям уровни федеральный (на основе мобилизационного плана региональный (территориальный, категории документов на каждом уровне включенные в мобилизационный план для проведения аварийно-спасательных работ национального культурного наследия страны. Курируют эту работу следующие организации Министерство экономического развития, М Ч Си Минобороны, Министерство культуры, Росархив и РАН. Основным носителем ЕСФ РФ является миллиметровая пленка (рулонный микрофильм. Микрофильм, как правило, использует М Ч С . Можно использовать и лазерные диски с летним сроком хранения (срок хранения самого диска) или 16- и 70- миллиметровую пленку, хотя использование последней в силу ряда причин не совсем эффективно. В РФ достаточно объектов для хранения страхового фонда, заполнены они примерно на 50 —60% и расположены в основном за Уралом. К сожалению, многие лаборатории самоликвидировались, однако возможность действующих составляет 140—200 тыс. кадров в год. Особо активно участвуют в создании территориальных страховых фондов такие регионы, как Москва, Кемерово, Тула, Курск и ряд других. В архиве организации, где документы интенсивно используются в различных целях, рекомендуется создавать фонд пользования, который может быть создан путем микрофильмирования, ксерокопирования, с применением электронных носителей, обеспечивающих идентичность копии и подлинника документа. Глава 6 НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ К ДОКУМЕНТАМ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 6 . 1 . Система научно-справочного аппарата к архивным документам Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива — это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования. Классификация архивной документации Проблема классификации архивной документной информации — это стержневая проблема современной организации архивного информационного пространства. Поэтому в настоящее время ведется работа по созданию отраслевого классификатора архивной документной информации. Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организаций и лиц необходимой документной информацией. Документная информация это сведения, различные данные, содержащиеся в документе. В практике информационной работы архивные документы, являющиеся первоисточниками сведений о предметах объективной действительности и мыслительной деятельности человека, получили название носителей первичной документной информации. Различные сообщения о документах, состоящие из описаний, специальных шифров и кодов, называются информацией об информации, или вторичной документной информацией. Архивные справочники, содержащие вторичную документную информацию, и сами документы, несущие первичную документную информацию, в совокупности составляют архивную информационную среду. Все архивные справочники, описывающие документную информацию, делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные справочники существуют во всех государственных архивах. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, обзоры документов и другие архивные справочники. Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов архива, а также складываются исторически (поступившие на постоянное хранение делопроизводственные картотеки, 120 картотеки и перечни документов, выявленных для публикации. К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры, тематические перечни, аннотированные каталоги. Принципы построения системы НСА. Основными принципами построения системы НСА являются 1) взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях 2) неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников 3) преемственность НСА ведомственных, государственных и муниципальных архивов. Первые два принципа необходимо соблюдать для того, чтобы сделать поиск более эффективными избегать затрат труда архивиста на дублирование информации. Если описание и каталогизация фонда проведены в соответствии с принципом взаимосвязи и взаимодополняемости информации, исследователь, ознакомившись с описью фонда и выписав из нее номера единиц хранения по интересующей его теме, обращается затем к соответствующему разделу каталога для более углубленного поиска. В каталоге он находит не только названия единиц хранения, но и заголовки документов и более подробную информацию с указанием на листы единицы хранения, на которых эту информацию можно найти. Третий принцип очень важен для организации поисковой работы. Он означает, что к созданию всех типов справочников в ведомственных, государственных и муниципальных архивах применяются единые требования и единые методы. Так, описи дел составляются еще в делопроизводстве учреждений под контролем ведомственного архива. Сводные описи (годовые разделы) описей дел постоянного хранения ведомственного архива обязательно утверждаются Э П К государственного архива и хранятся в государственном архиве как контрольные экземпляры до передачи дел на постоянное хранение. Такой же контроль должен осуществляться за составом ведомственных картотеки других справочников. Все элементы описания, все вспомогательные элементы справочного аппарата к описи должны находиться в строгом соответствии с основными правилами работы ведомственных и государственных архивов. Структура системы НСА. Система НСА структурно подразделяется на вертикальный и горизонтальный уровни. Горизонтальный уровень системы основан на функциональном различии справочников. По функциям справочники системы НСА подразделяются на справочники по учету справочники по раскрытию содержания документов (инфор мационно-поисковые системы. 121 Вертикальный уровень системы основан на иерархии классов справочников к следующим комплексам архивных документов АФ РФ в целом сети архивов архиву фонду делу или отдельному документу. В соответствии с таким делением можно назвать наиболее распространенные справочники и справочные комплексы к архивным документам. 1. АФ РФ Центральный фондовый каталог Росархива и разрабатываемая ранее на его основе автоматизированная система Н Т И ; справочник Государственные архивы СССР. — ЧМ справочник Документы ГАФ СССР в библиотеках, музеях и научно-отраслевых архивах. — М, 1991; указатель Личные архивные фонды в государственных хранилищах СССР. - Т. 1-2. - М, 1963; Т. 3. - М, 1980. 2. Группа архивов отдельного региона фондовый каталог субъекта Российской Федерации или муниципального образования путеводитель Центральные архивы Москвы. — Вып. 1 — 3. — М, 1999; Вып. 4. - М, 2000. 3. Архив путеводитель или краткий справочник книга поступлений список фондов листы фондов описи каталоги тематические обзоры указатели паспорт архива. 4. Фонд лист фонда опись обзор фонда каталоги указатели 5. Отдельное дело или отдельный документ тематические путеводители каталоги указатели 122 обзоры фондовые и тематические внутренняя опись дела аннотация заверительная надпись. В практической работе все справочники в результате их классификации по уровням документов получили названия межархивные (на уровне АФ РФ и его части внутриархивные и межфондовые (на уровне фондов или их частей внутрифондовые (на уровне фонда или его части. Подробный перечень справочного аппарата каждого федерального архива России по указанным группам (внутриархивные, меж фондовые, внутрифондовые справочники) дается в справочнике Федеральные архивы России и их научно-справочний аппарат, опубликованном в 1994 г. Перспективы развития СНСА. Разработка перспектив дальнейшего оптимального развития системы НСА опирается на решение следующих основных проблем. 1. Оптимизация системы НСА АФ РФ в целом как подсистемы в общегосударственной системе научно-технической информации (НТИ). 2. Оптимизация отдельных подсистем и элементов системы НСА АФ РФ на различных уровнях организации документов архив — фонд — дело — документ — это уровни входа в систему НСА; а также оптимизация системы НСА каждого архива. 3. Всестороннее обеспечение преемственности НСА государственных архивов и архивов учреждений. 4. Дальнейшее совершенствование методики создания отдельных типов справочников с учетом их взаимодействия и взаимодополняемости в системе НСА архива. Система НСА должна строиться на основе единства методов учета и описания документов и на едином нормативно-методи ческом обеспечении, что определяют следующие требования, предъявляемые к ней 1) удовлетворять все потребности общества в ретроспективной информации по мере возникновения и поступления запросов в архивы 2) ориентироваться в основном на тематический поиск информации 3) быть универсальной, те. охватывать всю совокупность документов АФ РФ (текстовых, К Ф Ф Д , технических и др, независимо от способа закрепления информации 4) иметь единую методику составления всех типов и видов справочников 5) отличаться взаимосвязью, взаимодополняемостью справочников 6) развиваться с учетом дальнейших перспектив применения Новейших достижений науки и техники, те. автоматизированного ввода и поиска информации. 123 Исходя из этих требований, основу системы НСА должно составлять двойное единство единство организации документов, которое достигается единством научно-методических основ классификации документов (единая система НСА закрепляет организацию документов и их учет по единицам хранения, фондам, комплексам фондов, архивам единство описания документов, которое достигается единством методики составления справочников. В настоящее время создание и усовершенствование НСА в каждом архиве происходит дифференцированно. Это означает, что архивисты по-разному подходят к созданию и усовершенствованию справочников к фондам различной информативности. В зависимости от информативности архивные фонды подразделяют натри категории. Под категорией архивного фонда при этом понимают различную степень информативности материалов этого фонда. Так, к значимым, многоаспектным по содержанию и большим фондам, к которым часто обращаются исследователи, создаются сложные, высококачественные виды архивных справочников, отличающиеся глубиной и детализацией сведений о содержании документов. Такие справочники создаются к фондам I категории. Более упрощенный НСА создается к фондами категорий. |