Архивоведение Е.В.Алексеева. Учебник для нач проф образования Учеб пособие для сред проф образования Е. В. Алексеева
 Скачать 1.51 Mb.
|
|
6.2.3. Описание документов и дел досоветского периода Состав и содержание документов, созданных в предшествующие исторические эпохи, а также дел, сформированных вдело производстве XVI-XVII и X V I I I - X I X вв., обладают рядом специфических черти особенностей, которые следует учитывать при составлении заголовка. Необходимо знать, что при описании используют имеющиеся в архивоведческой и источниковедческой науке перечни и списки видов и разновидностей документов, которые адекватно отражают функциональное назначение каждого документа, его бытование и юридическую силу. Поэтому при описании документов и дел периода феодализма недопустима механическая модернизация понятий и терминов, а также применение современных аналогий, отражающих существо рассматриваемых в документах вопросов. Особым своеобразием отличаются документы XV—XVII вв., так как в них отображается самобытный облик Российского государства и особый стиль русского языка. Реорганизация структур гос управления, развитие языка и расширение функций государства приближает документы этого периода к современным сточки зрения приема их описания. Однако если своеобразие документов XV—XVII вв. делает возможным включение в состав заголовков отдельных оборотов речи и даже целых фраз, целиком заимствованных из текста или самоназвания документа, то для документов и дел XVIII — XIX вв. такие заимствования, как правило, не допускаются, например Дело по челобитной детей боярских С.Данилова и Ф. Преснякова на Осташковского воеводу П. Куницина в нанесенных им обидах и притеснениях. 1623 года 23 апреля —15 мая. Нельзя допускать и неоправданную модернизацию состава и содержания документов. При описании документов и дел XV—XVII вв. особое внимание уделяется сохранению транскрипции имени фамилий упоминающихся в них персоналий, название должностей и титулов. При описании комплексов документов, состоящих из одного итого же вида, например — грамот, само слово грамота можно опустить при сохранении разновидности этого вида документов, например Меновая купца П. Смолянинова и однодворца И. Курятникова на мельницу в с. Всесвятском Можайской волости, 1665 года. Жалованная Иосифо-Волоколамскому монастырю на владение сенными угодьями в с. Петрищево, 1664 г. При описании документов и дел XVIII-XIX вв. надо помнить о соблюдении и следовании тем видами разновидностям документов, которыми документы сами себя называют, и не прибегать к 135 произвольным заменам, уточнениями модернизациям терминов, сложившимся в делопроизводстве того времени, например «доношение», а недонесение наставление а не инструкция объявление а не информация рапорта неслужебная записка. При описании документов и дел предшествующих исторических эпох с особым вниманием надо подходить к фиксации того или иного должностного или церковного звания исторического лица, упоминаемого в документах, для того чтобы оно соответствовало занимаемому им положению именно в тот период, к которому относится документ, например неправильно Рапорт генералиссимуса А. В. Суворова в Государственную Военную коллегию о прибытии в г. Царицын для преследования отрядов Е. И. Пугачева. 1774 г, август. правильно Рапорт генерал-поручика А. В. Суворова. Следует избегать вульгаризированных эпитетов и определений, носящих отпечаток исторического или идеологического противостояния. В равной степени это относится как к представителям правящих классов и сословий, таки к их подданным. В последнем случае следует воздержаться от идеологических перекосов, содержащихся в тексте самих документов, поскольку они могут искажать подлинный смысли значение самих документов, например неправильно Письмо царского фаворита Потемкина с просьбой выдать ему денег, 1775 г правильно Прошение Президента Государственной Военной коллегии Г.А.Потемкина с просьбой увеличить ассигнования на содержание й Придунайской армии. 1775 г неправильно Сообщение Писарской воеводской канцелярии генералу МН. Волконскому о кровопролитиях, произведенных злодейской шайкой Емельки Пугачева. 1774 г, 21 июля правильно Рапорт Инсарской воеводской канцелярии московскому генерал-губернатору М.Н.Волконскому о боевых действиях повстанческих отрядов Е. И. Пугачева и жертвах среди местного населения. 1774 г, 21 июля. 6.3. Архивные описи Архивная опись — это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Архивная опись выполняет три важнейшие функции информационную (раскрывает состав и содержание документов, учетную (обеспечивает учет дел, классификационную (закрепляет систематизацию дел внутри фонда. 136 Информационная функция описи реализуется в процессе описания каждого делана карточках при составлении такого важного элемента, как заголовок дела, раскрывающего видовой состав документов и содержание единицы хранения. Архивная опись, законченная и правильно оформленная, дает представление о составе и содержании документов фонда в целом. Учетная функция описи состоит в указании количества единиц хранения в фонде. Этим обеспечивается сохранность документов, контроль за изменением объема фонда. Кроме того, наличие порядковых номеров дел способствует и быстрому поиску необходимой исследователям информации. Классификационная функция описи закрепляет и отражает наиболее рациональное и логическое расположение дел в фонде. Под классификацией документов и дел в пределах архивного фонда понимается их научная группировка в соответствии с исторически сложившейся структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности. Архивная опись состоит из двух частей собственно описи те. перечня дел (описательных статей) и справочного аппарата копи си Как правило, архивные описи составляются еще в учреждениях. Но ив государственных архивах описи составляются при усовершенствовании системы научно-справочного аппарата, при переработке неудовлетворительно описанных документов. Опись является одним из самых древних архивных справочников самая ранняя русская опись, дошедшая до нас, относится кв. Однако наиболее ценный опыт составления описей, выработки теоретических основ описания относится кв. Единая форма архивной описи сложилась сравнительно поздно, в 1940— х гг. 6.3.1. Влияние классификации документов и дел в пределах архивного фонда на составление архивной описи Архивная опись строится в соответствии с классификацией дел архивного фонда. Поэтому прежде чем перейти к составлению описи, рассмотрим организацию работы по классификации дел в пределах архивного фонда, которая состоит из двух этапов разработки схемы классификации дел фонда распределения дел в соответствии со схемой классификации. Разработка схемы классификации дел фондов является важным шагом для практического осуществления научной организации документов государственных архивов. Кроме того, классификационная схема — это основа структуры описи. Схема классификации (организации) дел архивного фонда представляет собой систематизированный список наименований структурных подразделений учреждения-фондообразовате- 137 ля, его функций или вопросов и направлений его деятельности. Классификационная схема является основанием для организации архивного фонда, для распределения дел фонда по группам, отражающим наиболее характерные стороны деятельности фондообразователя, его функции или структуру, что и закрепляется описью. Прежде чем разработать схему классификации, необходимо изучить историю фондообразователя, выяснить его структуру, компетенцию, функции, вопросы и направления его деятельности. Эта работа производится с учетом основных и дополнительных признаков классификации. К основным классификационным признакам относятся структурный — в соответствии со структурными подразделениями функциональный, отраслевой, тематический — с учетом функций или отраслей деятельности учреждения, а также тех, которых касается содержание документов хронологический — по датам или периодам, к которым относятся документы. К дополнительным классификационным признакам относятся номинальный — по видам дел, видами разновидностям документов корреспондентский — по учреждениями лицам, с которыми велась переписка фондообразователем; авторский — по наименованиям учреждений или фамилиям лиц, которые являются авторами документов предметно-вопросный — по темами вопросам, которые отражены в документах географический — по территориям, населенным пунктами географическим понятиям, с которыми связано содержание документов, их авторы или корреспонденты хронологический — по датам документов. При разработке схемы классификации следует запомнить, что необходимо использовать только основные признаки из всей совокупности основных признаков берут только два одним из двух выбранных признаков, как правило, должен быть хронологический выбранные признаки в схеме классификации могут меняться местами. Для фондов учреждений, имеющих четкую структуру сочетание таких двух признаков, как структурный и хронологический, образует два варианта схемы классификации хронологически- структурный или структурно-хронологический. При стабильной структуре учреждений завесь период существования целесообразно разработать структурно-хронологическую схему В соответствии с этой схемой все дела сначала группируются по структурным 138 подразделениям Хронологически-структурная схема применяется обычно в том случае, если структура фондообразователя изменялась. Тогда все дела первоначально группируются по годам, а внутри хронологических групп — по структурным подразделениям. Для фондов учреждений с часто изменяющейся или сложной структурой, а также при ее отсутствии необходимо отразить в схеме отрасли деятельности фондообразователя. В таких случаях обычно применяется хронологически-отраслевая схема При этом дела сначала группируются по годам, а внутри хронологических групп — по отраслям деятельности учреждения-фондообразователя. При классификации по отрасле-хронологической схеме дела группируются сначала по отраслям, а внутри отраслевых групп — по хронологии. Для фондов бесструктурных фондообразователей при небольшом объеме дел можно применять номинально-хронологическую или хро нологически-номинальную схему систематизации. Для небольших фондов имеющих свою специфику, а также для коллекции применяются тематически-хронологическая или хроно логически-тематическая схемы. Для объединенного архивного фонда при классификации дел сначала производится группировка дел по фондам, входящим в объединенный архивный фонд. Для фондов личного происхождения схемы классификации документов определяются составом фондообразователей (отдельное лицо, семья, род, характером их деятельности, составом и объемом документов фонда. Так, для деятелей культуры в РГАЛИ разработали типовую схему классификации документов фондов личного происхождения 1) рукописи фондообразователя; 2) записные книжки фондообразователя; 3) письма фондообразователя; 4) дарственные надписи разным лицам 5) письма фондообразователю; 6) дарственные надписи разных лиц фондообразователю; 7) материалы к биографии фондообразователя; 8) материалы имущественно-хозяйственного и бытового характера 9) материалы, собранные фондообразователем для своих работ и по интересующим его темам 10) материалы о фондообразователе; 11) изобразительные материалы 12) материалы членов семьи фондообразователя; 13) материалы разных лиц, отложившиеся в фонде 14) коллекции. Для документов представителей науки, управления, производства и других возможна аналогичная классификация дел в пределах 139 личного фонда. В схеме классификации для других фондов могут отсутствовать какие-либо из перечисленных разделов, но возможно наличие и других, непредусмотренных этой примерной схемой разделов, отражающих специфику документов и деятельность самого фондообразователя. Сложность классификации в пределах самой мелкой группы дел заключается в том, что приходится одновременно учитывать все признаки и располагать дела в систематическом порядке с учетом значимости авторов, корреспондентов, содержания, делопроизводственных форм и т.д. Для дальнейшей классификации используются графическая или текстовые классификационные схемы. В графической схеме изображаются графически (кружочками, ромбиками, квадратами и др) и текстуально поясняются все признаки группировки документов, начиная от высших групп, созданных на основании ведущих классификационных признаков, и кончая самыми низшими группами, созданными с учетом всех, в том числе и второстепенных признаков классификации. Здесь же в схеме указывается и порядок расположения дел в пределах самых мелких групп. Графические схемы классификации документов встречаются крайне редко. Наибольшее распространение в отечественных архивах получили текстовые классификационные схемы В текстовой схеме классификации документов архивного фонда последовательно перечисляются все разделы, подразделы и более мелкие деления, в которые должны быть сгруппированы дела фонда. Порядок расположения дел в пределах самых низших делений означается перечислением заголовков дел. Распределение дел в соответствии со схемой классификации может проводиться двумя способами непосредственной группировки и расположения дел в соответствии со схемой классификации или карточным способом. При непосредственной группировке дела физически группируются по разделами другим более мелким делениям в схеме и последовательно располагаются с учетом указанного в схеме порядка. При карточном способе группируются не сами дела, а карточки с описанными на них делами. Карточки для описания располагаются в предусмотренной схемой классификации последовательности и нумеруются в порядке валовой нумерации. После этого проводится уже окончательная группировка дел фонда. Карточный способ классификации документов наиболее удобен в тех случаях, когда архивный фонд велик по объему и сложен по составу. Кроме того, этот способ обеспечивает большую сохранность документов, так как не требует многократного перемещения единиц хранения по группам, подгруппам, а также экономит рабочее время. 140 6.3.2. Составление собственно архивной описи дел После проведения классификации делили карточек) фонда в соответствии с разработанной для конкретного фонда классификационной схемой составляется архивная опись. В зависимости от схемы классификации, объема и завершенности комплектования фонда (или любого другого комплекса документов) могут быть составлены одна или несколько описей. Отдельная самостоятельная опись может быть составлена на все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование дела всех лет одной структурной части, если она прекратила свое существование дела за один год или несколько лет деятельности учреждения- фондообразователя, а также одной или нескольких функциональных, предметно-тематических (материалы по личному составу, научно-техническая документация, фотоальбомы, творческие документы и т.д.) и других частей все дела объединенного фонда или каждого, входящего в объединенный фонд учреждения. Следует помнить, что количество дел, внесенных в одну опись, не должно превышать самого большого четырехзначного числа те. 9999). Как уже отмечалось, опись отражает систему организации документов фонда и закрепляет классификацию дел внутри фонда путем присвоения делу порядкового номера. В описи выделяются разделы, подразделы и более мелкие деления в соответствии со схемой классификации дел фонда. Опись документов (основная информационная часть) состоит из описательных статей Описательная статья описи представляет собой совокупность сведений о единице хранения и состоит из следующих элементов порядкового номера делопроизводственного индекса (номера дела по номенклатуре или старого инвентарного номера заголовка дела ив ряде случаев аннотации документа крайних дат документов в деле (число, месяц, год количества листов в деле примечаний. Каждому из элементов статьи, выполняющему определенную функцию, соответствует своя графа в листе описи. Графа 1 — Порядковый номер — отражает учетную функцию описи, закрепляет последовательность расположения дел в фонде. Присвоенный в порядке валовой нумерации номер последней статьи указывает на количество единиц хранения, включенных в опись. При изменении количественного состава дел описи делается соответствующая запись в конце описи (Итоговые записи. 141 бинированные указатели при незначительном количестве личных имен, географических названий и предметов. По форме указатели могут быть глухими и аннотированными (краткими или полными. Приведем пример составления указателя глухого, аннотированного краткого и аннотированного полного. Глухой указатель Гиацинтова СВ Аннотированный краткий Гиацинтова СВ актриса 7, 9, 18 Аннотированный полный Гиацинтова Софья Владимировна — советская актриса и режиссер, народная артистка СССР. На сцене с 1910 года, играла во МХАТе, первой студии МХАТ, МХАТе втором. С 1938 года — в Московском театре им. Ленинского комсомола. В историю русского драматического искусства вошло исполнение ею роли Марии (Двенадцатая ночь В. Шекспира) и др. 7, 9, 18 Составить именной и географический указатели не составляет труда, так как в них включаются все понятия, встречающиеся в тексте описи. Следует только запомнить, что географический указатель никогда не бывает глухим. Подробно методику составления указателей рассмотрим на примере предметного указателя. Предметный указатель представляет собой алфавитный перечень научных понятий, исторических фактов, явлений, учреждений и т.п. Предметный указатель может быть общим, включающим понятия различного характера, и специальным, включающим однородные понятия (указатель фабрики заводов. Составить предметный указатель значительно сложнее, чем географический или именной. Специфика предметного указателя состоит в отборе понятий для включения в него. В предметный указатель следует включать только наиболее существенные, раскрывающие основные вопросы и направления деятельности фондообразователя. Предметный указатель строится следующим образом. Основным элементом предметного указателя является рубрика состоящая из предметного понятия и поисковых данных. В зависимости от назначения указателя рубрика может быть простойте. не иметь подрубрик, сложной те. иметь одну подрубрику или определение гнездовой те. иметь две или несколько подрубрик, например Простая рубрика Газеты. Сложная рубрика Газеты, тираж. Гнездовая рубрика Газеты Известия 7, 8, 9 Независимая 10, 11 «Спид-инфо» 14, 16 144 Подрубрики могут располагаться как в алфавитной, таки в логической, систематической последовательности, например Образование низшее 25, 26 среднее 5, 9 высшее 12, 13, 35 При составлении гнездовой рубрики, следует помнить, что рубрика — всегда родовое понятие, а подрубрики — его виды, поэтому нельзя составлять такого типа гнездовые рубрики как Яблоня посадка 7 полив 8 уничтожение вредителей 9 Виды документов не включаются в предметные указатели как самостоятельный элемент справочного аппарата. Указатель видов документов составляется только к перечням документов, которые служат для определения сроков их хранения. Понятия в предметном указателе могут быть однословными и многословными При введении в указатель многословных понятий следует иметь ввиду, что все слова несут разную смысловую нагрузку. Так, например, в понятиях борьба с неграмотностью, борьба с дезертирством, избирательная кампания основное смысловое значение имеют слова неграмотность, дезертирство, кампания. Такие слова называются ударными или ключевыми. Выявление ударного (ключевого) слова необходимо для правильной организации поиска информации в указателе основных вопросов и направлений деятельности учреждения-фондообразователя. При включении многословного понятия в указатель ключевое слово ставится напер вое место, те. осуществляется инверсия, и к нему указываются поисковые данные. А второе слово превращается в пояснение, дополнение к первому, например Неграмотность борьба с ней 4, 6, 8 Невозможно предугадать заранее мысли исследователя, поэтому в указатель необходимо включать многословное понятие полностью, делая отсылку к ключевому понятию, например Избирательная кампания — см. кампания избирательная Кампания избирательная 13, 21 Если оба слова являются ключевыми, тов указатель вносится такое словосочетание, какое включено в опись, а второе слово заносится в указатель на соответствующую букву с отсылкой на основное понятие без указания ссылочных данных, например Учет военнообязанных 14, 17, 18 Военнообязанные — см. Учет Инверсии не подвергаются устоявшиеся понятия, например Новый русский 7, 13 145 Для того чтобы составить предметные указатели к описи, необходимо каждое предметное понятие выписать на отдельную карточку, дать к нему необходимые пояснения, указать номера единиц хранения, где встречается это понятие. После выявления всех предметных понятий, в том числе именных и географических, следует произвести их систематизацию по алфавиту (до го знака, сделать необходимую инверсию, создать при необходимости сложные рубрики. И только после этого перенести содержание карточного указателя на листовую форму. Прописные заглавные буквы русского алфавита должны быть проставлены перед каждой группой понятий, начинающихся на эту букву, в центре листа, например А Арбуз 4, 7, 9 Автомобиль грузовой 7, 8 легковой 8, 9 Архивы ведомственные 4, 5 государственные 7, 8 частные 13, 17 И Избирательная кампания, см. кампания избирательная К Кампания избирательная 7, 8, 9. К подготовленной архивной описи обязательно должна быть составлена заверительная надпись на отдельном листе-заверителе. В заверительной надписи указывается количество листов в описи. Листы собственно описи и справочного аппарата к ней пронуме ровываются в валовом порядке. Заверительная надпись подписывается составителем описи, например В опись внесено 24 (двадцать четыре) дела с № 1 по № 24 Составитель Дата -Ц 00.00.00 |