Архивоведение Е.В.Алексеева. Учебник для нач проф образования Учеб пособие для сред проф образования Е. В. Алексеева
 Скачать 1.51 Mb.
|
|
4.1. Комплектование Архивного фонда Российской Федерации Комплектование — это систематическое пополнение архива документами в соответствии сего профилем. Под профилем архива следует понимать установленный для архива состав документов, который определяется признаками классификации документов Архивного фонда РФ. Главной целью комплектования является наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю каждого архива. Работа по комплектованию архивов состоит из нескольких этапов установление профиля архива определение источников комплектования определение состава документов, подлежащих хранению в архиве организация комплектования. Первый этап работы по комплектованию подробно описан в р. 3.3, третий решается входе экспертизы ценности документов (р. 4.2.2). Поэтому в этом разделе остановимся на двух этапах работы определение источников комплектования и организация комплектования. 4.1.1. Определение источников комплектования Источники комплектования — это учреждения или лица, непосредственно передающие документы в государственные или ведомственные архивы. Источниками комплектования могут быть как государственные, таки негосударственные учреждения. Научно обоснованные критерии определения источников комплектования государственных архивов сложились км гг. К концу х гг. они были развиты и дифференцированы. Однако в середине х гг., в связи с изменениями в общественно- политической и экономической жизни страны, архивисты вновь вынуждены были их переоценить. В ее гг. сложились следующие критерии определения источников комплектования государственных архивов для учреждений значение учреждения в системе органов власти и управления, в отраслевой ведомственной системе (учреждения союзного, республиканского, областного, районного, городского подчинения и т.д.); полнота отражения деятельности учреждения в документах вышестоящих организаций соответствие документов учреждения профилю государственного архива для документов личного происхождения значение творческой и общественной деятельности фондооб разователя в развитии науки, культуры, общественной жизни и других областей история фонда, те. степень сохранности личного фонда, наличие собранных фондообразователем ценных документов, особенности фиксации его творческого процесса взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (наличие в фонде документов, освещающих жизнь и творчество видных деятелей. На основе этих критериев утверждались списки источников комплектования, в основе которых лежало разделение потенциальных источников комплектования на несколько групп учреждения, организации и предприятия, документы которых подлежат полному (обязательному) приему в государственные архивы учреждения, организации и предприятия, документы которых подлежат приему в государственные архивы в составе фондов вышестоящих инстанций, а также выборочному приему. Под выборочным приемом подразумевается, что из многих фондов однотипных учреждений, действовавших на одной территории, в государственные архивы поступали на хранение один или несколько фондов как правило, лучший, худший и средний. Это так называемый групповой выборочный прием. Повидовой выборочный прием предполагает, что в государственный архив поступают отдельные виды и разновидности создаваемых источниками комплектования ценных документов. Таким образом, повидовой и групповой выборочные приемы отличаются друг от друга последующему принципу все от избранных (групповой, немногое от всех (повидовой); учреждения, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов. На основе последней редакции примерных списков каждый государственный архив ведет в соответствии со своей зоной комплектования списки своих источников комплектования. Списки долж- 1 Примерные списки учреждений, организаций, предприятий, материалы которых подлежат или не подлежат приему в государственные архивы СССР. ГАУ при СМ СССР. - М, 1960. Примерные списки видов учреждений, организаций и предприятий, являющихся или не являющихся источниками комплектования государственных архивов. ГАУ при СМ СССР. — М, 1987. 7 8 нЬ 1 постоянно уточняться и пересматриваться. В современных редакциях списков источников комплектования архивов вместо Верховного Совета СССР значится Федеральное Собрание, вместо Совета Министров СССР — Правительство РФ, вместо исполкомов — мэрии и префектуры. Но принцип составления списков остался прежним. Так, например, в 1992 г. Росархив направил на места новые примерные отраслевые списки учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов. Особое внимание было уделено изучению состава и содержания документов вновь образованных органов Администрации Президента РФ, аппарата глав исполнительной власти (президентов республик в составе РФ, администраций краев, областей, автономных областей, автономных округов, местной администрации, представительств и представителей Президента РФ, мэрий, муниципалитетов, префектур, дум, департаментов и др. Особого внимания требует отбор на государственное хранение документов о подготовке и проведении массовых политических кампаний (референдумов, выборов. Кроме того, весьма усилилась роль учреждений и организаций социально-культурной сферы, общественных организаций и творческих союзов. После пересмотра списков многие из этих учреждений стали самостоятельными источниками комплектования. Такова система критериев и методика комплектования государственных архивов, которая сложилась к началу х гг. и вполне может быть использована при комплектовании архивов документами, созданными дог. Однако изменения в государственном аппарате, общественно-политической жизни страны, экономическом развитии привели к тому, что в комплектовании появился целый ряд новых проблем. Во-первых, после распада СССР бывшие союзные республики, ставшие независимыми государствами, приняли собственное архивное законодательство, в связи с чем возникла проблема, связанная с претензиями бывших союзных республик на материалы, которые уже поступили на государственное хранение. Однако в соответствии с основным научным принципом архивоведения — «недробимости архивных фондов и комплексов фондов — было принято нелегкое решение — не перемещать материалы. Во-вторых, с изменением статуса архивных фондов (объекты федеральной собственности и собственности субъектов Федерации, муниципалитетов) уточняется профиль комплектования архивов архивы федерального уровня, архивы субъектов федерации, муниципальные архивы. Архивисты предлагают способ решения этой проблемы на основе принципа территориальности комплектования, те где родился (архивный фонд, там и пригодился (принят на государственное хранение независимо от формы собственности и подчинения. 7 9 В-третьих, в связи с распадом централизованной ведомственной системы во всех отраслях управления пересматриваются критерии определения источников комплектования. Так, например, особое внимание архивистов обращено на критерий места учреждения в отраслевой системе, поскольку уровень подчиненности учреждения уже не отражает реального значения его деятельности. Рост самостоятельности государственных учреждений приводит к тому, что все меньше их документации поступает на хранение в фонды вышестоящих органов. В связи с этим растет число государственных учреждений — самостоятельных источников комплектования. В условиях реформирования экономики архивисты столкнулись также с неотложной проблемой приема на государственное хранение документов ликвидированных учреждений, которые не имеют правопреемников. Это создает для архивов девятый вал внепланового приема документов, вследствие чего они тонут, не успевая обрабатывать поступающие документы временного и постоянного хранения. Особое внимание в данной ситуации следует обратить на документы по личному составу, срок хранения которых 75 лет иногда они могут быть отданы на постоянное хранение. Сведения из этих документов порой могут решить судьбу человека. Прием этих документов в государственный архив в составе фондов ликвидированных учреждений — это один путь решения проблемы, другой — создание специальных межведомственных архивов по личному составу, особенно на районном и городском уровнях. Эти промежуточные архивы могли бы освободить Федеральную архивную службу РФ от большого количества социально-правовых запросов. В-четвертых, в е гг. наблюдается устойчивая тенденция к разгосударствлению всех сфер управления. Роль государственных структур постоянно сокращается в таких отраслях как экономика, культура, общественно-политическая жизнь. Поэтому, если Федеральной архивной службой РФ не будут приняты меры по сохранению документов негосударственных структур, значительная часть ценных источников по истории современности будет утрачена. В связи с этим перед государственными архивами стоит двуединая задача выявить негосударственные структуры, фонды которых относятся к профилю комплектования данного архива, и установить, какие из них являются источниками комплектования установить договорные отношения с представителями этих структур. В результате выявления негосударственных структур составляются списки потенциальных источников комплектования госархивов. Источниками комплектования государственных архивов являются организации нового типа, в деятельности которых образуются документы, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежащие обязательной передаче на государственное хранение (организации с государственной или муниципальной форой собственности) и на основе договора (с другими формами собственности. Списки источников комплектования составляются на основе несколько видоизмененной системы критериев, которая активно обсуждается в современном архивоведении. Критерий Пояснение 1. Функционально- Выполнение основных задач отрасли, уникаль- целевое назначение ность деятельности, новизна товаров и услуг, учреждения стабильность существования, конкурентоспособность, участие в международных и региональных программах 2. Масштаб Многопрофильность производства товаров и ус- деятельности луг объем уставного фонда состав учредителей и участников межрегиональная деятельность численность работников 3. Вид организации Сложившаяся структура и организация деятельности, наличие иностранного партнера, наличие уникальных или наиболее типичных структур 4. Полнота отражения Степень повторения ценной информации, информации в том числе в фонде других организаций Среди источников комплектования особую группу составляют общественные организации — партии, союзы, движения, студии, клубы и др. Критерий определения источников комплектования в отношении этой категории фондообразователей только разрабатываются. Однако, опираясь на опыт ЦАОДМа и других центров хранения современной документации и архивов общественных движений, можно наметить общие тенденции в отборе на постоянное хранение документов этих организаций. На основании изучения хроники об щественно-политической жизни архивисты делят всю совокупность современных общественно-политических организаций по направлениями характеру их деятельности на общественно-политические, религиозные, правозащитные, культурные, экологические и др. Политические организации в свою очередь по ориентации подразделяются на национал-патриотические, марксистские, соци ал-демократические, либерально-демократические и др. В каждой из этих групп выделяются, в свою очередь, лидирующие организации, в документах которых наиболее полно должна отразиться история того или иного общественно-политического направления. Далее, при непосредственном изучении архива организации вступает в силу критерий истории фонда, те. наличие в архиве организации документов, наиболее полно отражающих важнейшие события общественно-политической жизни страны и Региона, а также деятельность самой партии и ее лидеров и различных движений, структуру региональных отделений движения. 8 1 4.1.2. Организация комплектования Рассмотрим процесс принятия документов на хранение в ведомственном и государственном архивах. Передача дел на хранение в ведомственный архив После оперативной работы с документами дела структурных подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственный архив. В ведомственный архив сдаются дела, оконченные производством, на срок хранения более 10 лета также дела по личному составу. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении. В процессе передачи дел необходимо проверить правильность формирования и оформления дел соответствие количества дел постоянного и долговременного хранения, заведенных в соответствии с номенклатурой, и количество этих же дел, включенных в опись. Проверка формирования дела предполагает установление соответствия между заголовком делана его обложке и содержимым дела. Принципы формирования дел отражены в их заголовках, которые, в свою очередь, закреплены в номенклатуре дел учреждения. Дела, передаваемые в ведомственный архив, должны подвергаться в структурном подразделении полному оформлению Это значит, что каждое дело должно быть переплетено и подшито, листы дела должны быть пронумерованы, причем нумерация должна быть скреплена заверительной надписью в конце дела, где указывается общее количество листов обложка дела должна быть правильно оформлена, те. содержать название учреждения и структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, крайние даты дела, срок хранения дела, количество листов в деле. Кроме того, на особо ценные, личные, судебные и следственные дела, а также другие категории дел составляется внутренняя опись, в которой указывается заголовок и дата каждого документа, его индекс и номера листов делана которых находится документ. Сопоставление количества дел в номенклатуре ив описи — очень ответственная задача. Если в описи дел постоянного и долговременного хранения меньше, чем было заведено в соответствии с номенклатурой, об этом следует составить справку и предпринять все меры к розыску недостающих дел. Материалы долговременного хранения по личному составу (до 75 лет, по которым исполняется множество социально-правовых запросов граждан, поступают на хранение в объединенные межведомственные архивы. Сроки хранения документов в ведомствах, имеющих отраслевые фонды, определяются специальным соглашением между ведомством и Росархивом. Ниже приводятся сроки хранения документов в архиве учреждения. 82 Вид документации Срок хранения, лет Записи актов гражданского состояния документы по личному составу записи нотариальных действий и судебных дел хозяйственные книги 75 Научная, технологическая, патентная документация 10 Конструкторская документация 15 Проектная документация по капитальному строительству 25 Телеметрическая документация 5 Кинодокументы, фотодокументы, видеофонограммы 3 фотодокументы 3 Документы на машинных носителях 5 Передача дел на хранение в государственных архив Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а также по актам приема-передачи. В государственном архиве строго следят за соблюдением сроков передачи документов от источника комплектования в госар хив. Ниже приводятся сроки передачи документов от источников комплектования в государственный архив. Источники комплектования Срок передачи, лет Федеральные органы государственной власти Генеральная прокуратура РФ органы государственной власти и прокуратуры республик отраслевые академии государственные объединения учреждения, организации, предприятия федерального и республиканского подчинения 15 Органы государственной власти и прокуратура краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов прокуратура го- Родов и районов, государственных учреждений, организаций, предприятий краевого, областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения 10 Органы местного самоуправления учреждения, организации, предприятия городского и районного подчинения предприятия сельского хозяйства 5 Совместные предприятия с участием государства организации и объединения смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной ^ственности 10 83 Передача документов из каждого учреждения — источника комплектования в государственный архив осуществляется ежегодно или разв лет (в зависимости от объема документов фондооб- разователя). Естественно, что если у архива 200 источников комплектования, регулярное комплектование возможно только при составлении графика приема документов из учреждений. Комплектование государственного архива документами данного фондооб- разователя осуществляется в несколько этапов сначала на заседании Э П К госархива утверждается опись дел постоянного хранения, которые должны быть переданы в архив этот экземпляр описи остается в государственном архиве затем в ведомственный архив выезжает сотрудник государственного архива для проверки физического и санитарно-гигиеничес кого состояния дел, оформления дели т.д.; наконец, на последнем этапе, в соответствии с описями по- единично передаются делана постоянное хранение. В особо ценных делах проверяется количество листов. Если количество дел в описи больше количества реально передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, а ведомственный архив составляет справку о причинах отсутствия дел. Основным документом, на основании которого производится прием документов на хранение, является акт приема-передачи документов на хранение. В акте указывается учреждение, передающее документы, и архив, в который они поступают, причина передачи (истечение сроков ведомственного хранения или ликвидация учреждения, а также реальное количество передаваемых копий, количество особо ценных дели др. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается представителями государственного и ведомственного архивов. Вместе с документами передаются еще два экземпляра описи в дополнение к экземпляру, оставшемуся в архиве после утверждения описи на Э П К государственного архива. Один экземпляр описи остается в ведомственном архиве. На трех экземплярах описи, переданных в государственный архив, делается отметка о передаче документов. Всего составляется четыре экземпляра описи. Прием документов от источников комплектования негосударственной части Архивного фонда РФ имеет свою специфику. Как показывает опыт, сохранность документов у этих фондооб- разователей оставляет желать лучшего, поэтому рекомендуется принимать документы через пять лет после окончания их делопроизводства. Собственники документов могут передавать свои документы в собственность государства на хранение в учреждения Федеральной архивной службы России, государственные музеи и библиотеки. При этом передача права собственности на документы оформляется соглашением (договором) с архивным учреждением. 8 4 В случае необходимости условия хранения и использования домен тов могут включать ограничения права доступа и использования документов, содержащих тайну личной жизни, коммерческою тайну, являющихся объектом авторского права и др. Документы личного происхождения также могут поступать в государственный архив по договору дарения, по завещанию, по решению суда или нотариальных органов о признании документов бесхозными, по договору купли-продажи. На временное хранение (депонент) документы личного происхождения передаются на основании личного заявления владельца. При приеме документов также составляется акт приема-пере дачи, к которому прилагается сдаточная опись. Особо важное значение имеет договор между архивом и владельцем, поскольку на его основе документы передаются в государственную собственность. Поэтому следует детально обсудить с владельцем каждый его пункт. В современных условиях архивисту зачастую необходимо использовать методы активного комплектования проведение бесед с фондообразователями о важности сохранения их документов выявление потенциальных источников комплектования в органах регистрации юридических лица также на основе изучения хроники общественно-политической жизни анкетирование, интервьюирование лидеров и членов партий и движений, запись митингов и других событий общественно-по литической жизни, запись устных воспоминаний сбор воспоминаний, составление хроники событий сбор документов, отражающих общественное мнение, участие во встречах, круглых столах с фондообразователями. Основой работы по активному комплектованию является высокий профессионализм, компетентность, вежливость и активная жизненная позиция архивиста. |