Алексеева Е.В. Архивоведение. Учебник допущено Экспертным советом по начальному профессиональному

• Название: Учебник допущено Экспертным советом по начальному профессиональному
• Анкор: Алексеева Е.В. Архивоведение.doc
• Дата: 28.01.2017
• Размер: 9.29 Mb.
• Имя файла: Алексеева Е.В. Архивоведение.doc
• Тип: Учебник; #653
• страница: 29 из 35

Глава 8. МЕНЕДЖМЕНТ В АРХИВАХ

8.1. Основные функции управления

В современном мире, чтобы быть конкурентоспособными, эффективными и готовыми к постоянному развитию, необходимо знать современные методы и технологии управления и уметь ими пользоваться.

Управление в целом — это общее свойство, присущее техни­ко-технологическим, биологическим и социальным системам:

1. 
   для сохранения или поддержания существующих парамет­ров системы;
   
2. 
   изменения каких-либо параметров на величину (+);
   
3. 
   изменения каких-либо параметров на величину (-), т.е. све­дения существующих параметров к 0.
   

Виды управления определяются предполагаемым или реаль­ным объектом управления, при этом существуют:

технико-технологические системы управления (неживые);

автоматизированные системы управления технологическими процессами;

биологические системы (живые);

социальные системы, где главным субъектом и объектом уп­равления является человек.

Именно к последнему виду управления и применяется термин менеджмент.

Менеджмент — это совокупность современных концептуаль­ных моделей и специфических технологий, нацеленных на посто­янное изменение и развитие предприятий и организаций в дина­мично меняющейся среде хозяйствования.

Здесь мы будем употреблять термины менеджмент и управление в одном и том же значении. Хотя, несомненно, в обоих из них имеются нюансы, связанные со спецификой двух исследователь­ских традиций — западной и отечественной.

Значение понятия «менеджмент» можно представить и графи­чески (рис. 14).

Рис. 14. Схема социального управления

Основными функциями управления на сегодняшний день яв­ляются:

1. 
   организация — предметная деятельность, организация как процесс достижения цели, задач и используемых мер, действий, решений;
   
2. 
   прогнозирование — система и процесс определения веро­ятностей событий:
   

научно-техническое;

экономическое;

экологическое;

политическое;

3. 
   планирование — система и процесс определения и установления плановых показателей на определенный период времени;
   
4. 
   координация — взаимная увязка работ, задач по видам, исполнителям, объемам и срокам;
   
5. 
   работа с персоналом — изучение различных способов стимулирования деятельности, психологических мотиваций работников и др.;
   
6. 
   маркетинг — вид человеческой деятельности, связанный с изучением спроса на товары и реализацией мер по удовлетворе­нию этого спроса;
   
7. 
   паблик рилейшнс — связи с общественностью;
   
8. 
   инновации — нововведения на предприятиях, в организациях.
   

Из перечисленных функций рассмотрим три — наиболее ха­рактерные для архивов: планирование, работа с персоналом и маркетинг.

Однако прежде чем приступить к рассмотрению этих функ­ций управления, выясним, что лежит в основе деятельности архива.

8.2. Нормативно-правовая база работы архива

Вся деятельность в архиве должна базироваться на правовой основе. Нормативно-правовую базу работы архива составляют по­мимо архивного законодательства, подробно рассмотренного в соответствующем разделе, нормы гражданского, администра­тивного и трудового права РФ, постановления и указы прави­тельства, ведомственные нормативные акты. К последним отно­сятся приказы Росархива, постановления ее коллегии, основные правила работы государственных и ведомственных архивов, отраслевые инструкции и нормативы, например, примерное по­ложение (устав) об архиве, типовые структуры, типовые нормы времени и выработки на основные виды работ в архивах.

Однако основные нормативные документы, которыми в своей работе руководствуются директор архива и руководители струк­турных подразделений, должны быть разработаны в самом архиве и утверждены органами управления архивным делом данного субъекта Российской Федерации. Состав этих документов разли­чен для государственных архивов и архивов учреждения (табл. 13).

Таблица 13

Государственный архив

Архив учреждения

1. Положение об архиве (Устав архива) 2. Положение о структурном подразделении архива 3. Структура и штатное расписание архива 4. Смета расходов архива на год 5.Должностные инструкции сотрудников

1. Положение об архиве учреждения; положение о центральном отраслевом архиве; положение о центральном архиве министерства, ведомства; положение об объединенном ведомственном (межведомственном) архиве 2. Инструкция о службе документационного обеспечения управления (ДОУ) или инструкция по делопроизводству организации 3. Если в архиве учреждения есть подразделения — положение о структурном подразделении, например положение об электронном архиве учреждения 4.Должностные инструкции сотрудников архива

Самым важным документом, определяющим деятельность ар­хива, является его Положение (Устав).

Положение о государственном архиве или архиве учреждения (Ус­тав) определяет его юридический статус (юридическое лицо, структурное подразделение), ранг (центральный республиканс­кий, объединенный ведомственный), профиль архива (источни­ки комплектования, состав документов, принимаемых на хране­ние); задачи, функции, права и обязанности архива, организаци­онные основы деятельности архива.

Положение о структурном подразделение архива определяет за­дачи, функции права, организацию деятельности структурного подразделения архива.

Должностные инструкции сотрудников определяют обязанно­сти, права и ответственность сотрудников архива. Они составля­ются на всех сотрудников, кроме директора архива и его замес­тителей.

Штатное расписание — перечень должностей учреждения (орга­низации) с указанием количества и размеров должностных окладов.

Все документы, кроме Положения об архиве и инструкции о службе документационного обеспечения управления (ДОУ), под­писываются директором архива.

Положение (Устав) о государственном, центральном отрасле­вом архивах, центральном архиве министерства (ведомства) ут­верждается соответствующим органом управления архивным де­лом. Так, Положение об архиве учреждения, который является юридическим лицом, утверждается в государственном архиве, По­ложение об архиве учреждения и структурном подразделении — руководством этого учреждения.