Алексеева Е.В. Архивоведение. Учебник допущено Экспертным советом по начальному профессиональному

• Название: Учебник допущено Экспертным советом по начальному профессиональному
• Анкор: Алексеева Е.В. Архивоведение.doc
• Дата: 28.01.2017
• Размер: 9.29 Mb.
• Имя файла: Алексеева Е.В. Архивоведение.doc
• Тип: Учебник; #653
• страница: 27 из 35

7.5. Основы архивной эвристики

Эвристика (от греч. heurisko — отыскиваю, открываю) — на­ука, изучающая методы получения нового знания (эвристиче­ские методы), а также процесс продуктивного творческого мышления.

Архивная эвристика — направление архивоведения, изучающее
методику поиска ретроспективной документной информации в
целях эффективного использования документальных богатств архивов в интересах общества и исторической науки, а также основные приемы атрибуции документов. Основной задачей архивной эвристики является поиск документной информации как для учреждений, предприятий и организаций, так и для исследовательской работы специалистов по выявлению в архивах, библиотеках и музеях источников по теме.

Для выполнения этой задачи архивной эвристики необходимы:

1. 
   наличие научных принципов организации Архивного фонда РФ и формирования хранящихся в архивах документов;
   
2. 
   организация современного Архивного фонда РФ как целос­тной системы государственных и ведомственных хранилищ оп­ределенного профиля архивов учреждений;
   
3. 
   существование системы учетного и научно-справочного ап­парата государственных архивов.
   

Каждому, кто работает в архиве, необходимо знание методики поиска информации по архивным справочникам. Основными эта­пами поиска документов являются:

1. 
   установление фондообразователей, в деятельности которых могли возникнуть материалы, содержащие интересующую иссле­дователей информацию;
   
2. 
   поиск на межархивном уровне, на котором следует устано­вить название архивов, музеев, библиотек, в которых хранятся или могут храниться как фонды, так и отдельные материалы по теме исследования;
   
3. 
   поиск на уровне архива, когда в архиве устанавливаются или уточняются названия или номера фондов и коллекций, в ко­торых отложились нужные документы;
   
4. 
   поиск на уровне фонда, когда требуется установить номера единиц хранения. Если к данному фонду составлено несколько опи­сей, поиск усложнится. Следует установить, какая именно опись, часть или том описи нужны, установить номер и название описи;
   
5. 
   поиск на уровне дела, документа, документной информации.
   

Поиск первичной документной информации начинается с оп­ределения архивного шифра — совокупности поисковых данных, позволяющих безошибочно разыскать нужный документ в недрах архива. При поиске документа в делопроизводстве роль архивного шифра играет регистрационный номер документа, а если доку­мент исполнен и подшит в дело — индекс дела по номенклатуре. В архиве учреждения шифр несколько удлиняется — он состоит из номера фонда, номера описи, номера дела по годовому разделу сводной описи дел постоянного или долговременного хранения, дел по личному составу, номера листа. В государственном (муници­пальном) архиве архивный шифр складывается из названия архи­ва, номера фонда, номера описи, номера дела по описи и номера листа. Архивный шифр обязательно должен быть проставлен в тре­бовании на выдачу дел, заполняемом исследователем в читаль­ном зале. Кроме того, шифр может включать в себя дополнитель­ные элементы информации — часть или том описи, номер короб­ки или картона и др. Сотрудник архивохранилища, в которое по­ступило требование, по шифру может найти любое дело с помо­щью топографического указателя. Таким образом, самое главное в Поиске — точно установить архивный шифр.

Поиск документов в делопроизводстве, ведомственном и государственном архивах имеет свою специфику.

7.5.1. Поиск документов в делопроизводстве и архиве учреждения

Очень часто работникам делопроизводственной службы при­ходится оперативно разыскивать какой-либо документ или доку­менты по вопросу, требующему срочного решения. Если делопро­изводство ведется в соответствии с требованиями Единой госу­дарственной системы документационного обеспечения управле­ния (ЕГСДОУ), проблем с поиском какого-либо документа, как правило, не бывает.

Для поиска документов, не оконченных делопроизводством, следует обратиться к регистрационно-контрольным картотекам. Схема поиска документной информации в делопроизводстве и архиве учреждения приведена в табл. 9. Рань­ше (а кое-где и сейчас) в учреждениях велись картотеки входящих и исходящих документов, журналы регистрации внутренних до­кументов, а также отдельные контрольные картотеки жалоб и за­явлений граждан, документов по личному составу, научно-тех­нической документации и др. Неудобством этих картотек было то, что они имели, как правило, один уровень входа, соответствовав­ший принципу систематизации карточек. Так, карточки регистра­ции входящих документов систематизировались, как правило, по дате поступления документа, а карточки регистрации исходящих документов — по адресатам. В этом случае, когда неизвестна точ­ная дата поступления документа или точное название адресата, но известен вопрос, могли возникать трудности с поиском.

В настоящее время традиционные картотеки почти повсемест­но уступили место регистрационным базам данных и интегриро­ванным автоматизированным системам делопроизводства (АСД), разработанным на основе таких СУБД, как Lotus Notes или Docs Open, Personal Oracle и др. Преимущество электронных систем ре­гистрации состоит в том, что поиск можно осуществлять по лю­бому «чувственному» реквизиту документа или по сумме реквизи­тов: дате регистрации и внутреннему номеру; внешнему номеру и дате; автору (от кого); адресату (кому); краткому содержанию; виду отправления (электронная почта, почтовое сообщение, факс); резолюции руководства; контрольной дате; исполнителям; отмет­ке об исполнении и отправке ответа; хранению (№ и название дела); комментариям (приложению) и др.

Если известен хотя бы один из этих реквизитов, база данных в считанные секунды найдет все документы, соответствующие за­просу. Еще одним преимуществом для поиска в АСД является то, что они позволяют тут же просмотреть текст найденного доку­мента, введенный с помощью сканера, или даже графическое изображение документа. При поиске по традиционным картотекам в лучшем случае можно было узнать лишь имя исполнителя.

Поискдокументов,оконченныхделопроизвод­ством,имеет свою специфику. Это документы временного (сро­ком до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного хранения.

Дела временного хранения находятся в структурном подразде­лении до тех пор, пока, согласно решению ЭК учреждения, они не будут уничтожены в связи с истечением срока хранения. Что­бы найти документ, прежде всего следует найти папку-скоро­сшиватель, в который он подшит, а для этого следует узнать индекс дела по номенклатуре, проставленный на обложке папки-скоросшивателя. Как правило, индекс дела по номенклатуре состоит из двух цифр, разделенных дефисом: номера структур­ного подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре (например, 05-12, где 05 — номер отдела, а 12 — номер дела). В по­следнее время широкое распространение получили классификато­ры информации. Если в учреждении принят классификатор вопросов деятельности, то индекс состоит из трех цифр, из ко­торых средняя — код по классификатору. Классификаторы об­легчают поиск информации. Поэтому предварительно следует отыскать код нужного вопроса по классификатору. Этот код, на­верняка, можно узнать из регистрационной картотеки (базы дан­ных). Отыскав требуемую папку-скоросшиватель, придется про­смотреть все документы, так как внутри дела документы систе­матизируются чаще всего по хронологии, поэтому необходимо знание точной даты документа. Однако есть исключения: заявления граждан систематизируются по алфавиту фамилий заявите­лей; исходящие документы могут систематизироваться по адре­сатам. Следует учесть, что дела временного хранения могут хра­ниться не только в структурном подразделении, но и централи­зованно — в канцелярии.

Дела долговременного или постоянного хранения в структурном подразделении находятся временно — до передачи в архив учреж­дения. В период формирования любое дело имеет свой индекс по номенклатуре, который, как было сказано выше, состоит из двух или трех цифр, разделенных чертой.

После окончания делопроизводством дела изымаются из скоросшивателей, переформировываются, переплетаются, нумеру­ются, уточняются данные на их обложках. На них составляются годовые описи дел структурного подразделения. У дела, включен­ного в годовую опись, кроме индекса по номенклатуре появляет­ся еще и архивный номер.

Дела в описи дел структурного подразделения нумеруются в Валовом порядке (1, 2, 3 и т.д.). Однако в одном структурном Подразделении ежегодно может быть составлено несколько описей, поэтому существенное значение имеет не только № дела, н. и № описи.

Описи дел структурных подразделений нумеруются следующим образом, например 5п—81, где 5 — номер структурного подразделения; буква обозначает категорию документов (п — постоянного хранения, в — временного хранения, л/с — по личному составу ит.п.), а 81 — последние цифры года, когда дело было закончено делопроизводством. Номер дела ставится на обложке карандашом, так как, когда дела передаются в архив учреждения, то там на основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел учреждения.

После передачи дел в архив учреждения по описи, один экземпляр описи остается в структурном подразделении. В архиве учреждения ежегодно составляется также несколько сводных описей (дел постоянного хранения, долговременного хранения, по личному составу и т.д.), где дела всех структурных подразделений имеют общую валовую нумерацию, поэтому номер дела в описи дел структурного подразделения отличается от номера того же дела в сводной описи учреждения. Номер дела проставляется на обложке дела чернилами после утверждения сводной описи дел учреждения на ЭК организации и согласования ее с ЭПК архивного учреждения (для государственных и негосударственных учреждений, заключивших договор с государственным архивом). Однако и этот номер не является окончательным — на дела постоянного хранения и дела по личному составу составляются так называемые законченные описи дел. Количество дел в законченной описи, как правило, не должно быть меньше 1000, поэтому в законченную опись включаются дела учреждения за несколько лет. В законченной описи дела учреждения за несколько лет также нумеруются в валовом порядке. По законченным описям дела передаются в государственный или объединенный архив учреждения и хранятся уже там.

Чтобы не запутаться в архивных шифрах, на обложке дела, в описи дел структурного подразделения и сводной описи дел учреждения обязательно проставляется индекс дела по номенклатуре. Индекс дела проставляется также на регистрационной карточке документа. На него и следует ориентироваться при поиске.

Основными справочниками в архиве учреждения являются свод­ные описи дел постоянного и долговременного хранения, состав­ляемые ежегодно (см. раздел 6.3. «Архивные описи»).

Остановимся на последовательности поиска нужного документа.

Сначала нужно просмотреть заголовки единиц хранения и вы­писать нужные цифры, затем, обратившись к топографическому указателю, разыскать дело. Если опись содержит несколько сотен или тысяч единиц хранения, следует воспользоваться указателями к описи — предметным, именным, географическим и другими. Однако, как правило, в архив учреждения поступают запро­сы, требующие обнаружить конкретный документ или подтвер­дить точные данные (например, дату и номер приказа о приеме на работу и увольнении сотрудника). Описи, раскрывающие содержание документа на уровне единицы хранения, как правило, недостаточно подробны для такого поиска, поэтому целесообраз­но воспользоваться картотеками и каталогами архива учрежде­ния, где, как правило, информация описывается подокументно. Основу каталога составляет регистрационно-контрольная карто­тека (РКК), которая должна передаваться в архив учреждения вме­сте с делами постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хра­нения. В архиве картотека подвергается экспертизе: из нее изыма­ются карточки документов, не подлежащих хранению; остальные карточки снабжаются указанием на архивный шифр дела по свод­ной описи учреждения. Картотеки пересистематизируются, к ним составляются предметные указатели. Особенно большое значение в работе архива учреждения имеет картотека документов по личному составу. Кроме того, здесь могут быть представлены картотеки на на­учно-техническую документацию, по истории учреждения и др.

В автоматизированных системах делопроизводства регистрационно-контрольные базы данных за истекший делопроизводственный год, как правило, сохраняются полностью. Поэтому в регистрационной карточке таких систем помимо индекса дела по номенклатуре проставляется срок хранения и место хранения документа, предусматривается поле для ар­хивного шифра.

Если необходимы документы более чем десятилетней давно­сти, то, чтобы убедиться, что они не уничтожены, следует вни­мательно изучить протоколы заседаний Экспертной комиссии уч­реждения и прилагаемые к ним акты о выделении на уничтоже­ние дел. Если дела переданы в государственный архив, поисковая работа будет продолжена самим учреждением. Чтобы поиск доку­ментов, хранящихся в государственном архиве, увенчался успе­хом, необходимо представлять себе систему НСА к документам Архивного фонда РФ.

Таблица 9

Этап поиска	Тип справочника	Информация справочника
Поиск документов в делопроизводстве
Поиск документов, исключение которых не завершено в структурных подразделения	Регистрационно-контрольные картотеки. Картотеки жалоб и заявлений граждан или заменяющие их базы данных. Системы автоматического делопроизводства (САД)	Резолюция руководителя. Имя исполнителя документа (исполнителей). Название учреждений, куда направлены данные запросы. Если документ уже исполнен — дата и суть ответа, дата посылки ответа заявителю в САД. Как правило, тут же можно посмотреть электронную копию документа и ответа на него
Поиск документов, исключение которых завершено в структурных подразделения	Регистрационно-контрольные картотеки и заменяющие их базы данных и системы автоматизированного делопроизводства. Номенклатура дел (для дел с временными сроками хранения 10 лет). Опись дел структурного подразделения для дел со сроками хранения выше 10 лет, для постоянного хранения дел по личному составу и некоторых других категорий дел	Регистрационный номер документа. В случае с АСД — электронного архива. Если делопроизводство ведется традиционно — индекс дела по номенклатуре
Поиск дел в архиве учреждения
	Годовой раздел сводной описи дел учреждения для дел со сроками хранения свыше 10 лет, дел постоянного хранения и дел по личному составу. Законченные описи дел постоянного хранения и дел по личному составу. Указатели к описям фондов. Каталоги ведомственного архива. Картотеки ведомственного архива (на НТД, по личному составу, именная, геогра­фическая, по истории государственных учреждений) или заменяющие их базы данных. Обзоры документов, фондовые и тематические	Архивный шифр в ведомственном архиве. Архивный шифр дела. Номер дела. Архивный шифр документа в ведом­ственном архиве; заголовок документа, иногда — исполнитель, регистрационный номер и другие сведения. Содержание и архивный шифр документа в ведомственном архиве

7.5.2. Поиск документов в государственном архиве

Рассмотрим последовательно этапы поиска ретроспективной Документной информации (РДИ).

На первом этапе информационного поиска следует уста­новить, в фондах каких учреждений, организаций или хранилищ Могли отложиться документы по теме исследования.

Для этого необходимо вспомнить принципы классификации документов на уровне Архивного фонда РФ, в соответствии с которыми все архивы делятся на исторические (хранящие документы эпохи феодализма и капитализма), комплектующиеся (хранящие документы эпохи социализма и постсоциалистического периода) и архивы, хранящие документы всех эпох в отдельных хранилищах. Кроме того, существуют архивы, хранящие документы общенационального значения (федеральные архивы), и архивы субъектов Федерации (областные, краевые, муниципальные, рай­онные). Для хранения документов на специальных носителях су­ществуют архивы научно-технических документов (НТД) и кинофотофонодокументов (КФФД). Наконец, профиль архива иногда определяется принадлежностью документов к отраслям государ­ственной и общественной деятельности, поэтому существуют ар­хивы народного хозяйства, литературы и искусства, военно-ис­торические архивы, архивы общественных движений.

Документы по политической истории, государствен­ной власти и управлению следует искать в фондах высших орга­нов государственной власти, центральных органов государственного уп­равления — Государственного Совета, Государственной Думы, Комитета Министров, Совета Министров, Сената, Синода, приказов, коллегий и министерств, отложившихся в РГИА. Фонды высших органов власти и управления советского государства — ВЦИК, СНК, Верховного Совета, Совета Министров, наркоматов и министерств СССР и РСФСР — отложи­лись в ГАРФ. Однако исследование вопросов политической истории совет­ского периода в силу особенностей советской политической системы не­возможно без привлечения фондов Политбюро ЦК КПСС [РСДРП— РКП(б)—ВКП(б)] в РГАСПИ, архиве Президента РФ; секретариата ЦК КПСС, аппарата ЦК КПСС в РГАНИ, поскольку важнейшие решения по вопросам внутренней и внешней политики принимались партийным ру­ководством. К сожалению, документы высших органов КПСС еще не скоро станут в полном объеме доступны исследователям.

Документы по истории местного управления и ад­министрации отложились в фондах воеводских канцелярий, канце­лярий губернатора (генерал-губернатора, военного губернатора), губерн­ского правления, наместничеств, земских и городских управ, губерн­ских, уездных, волостных, областных, окружных, районных исполко­мов советов народных депутатов, хранящихся в государственных и му­ниципальных архивах субъектов РФ. Исследование истории местного уп­равления советского периода также нуждается в привлечении материа­лов фондов областных, краевых, районных, городских комитетов КПСС, которые зачастую подменяли советские органы на местах. Эти фонды хранятся ныне в государственных архивах.

Приступая к исследованию по истории экономики, сле­дует помнить, что далеко не все документы по этой теме хранятся в Российском государственном архиве экономики (РГАЭ), хотя он так и называется. РГАЭ хранит документы высших и центральных органов управления экономикой с 1917 года — ВСНХ, Госплана СССР, ЦСУ СССР, Государственного комитета по науке и технике, экономических нарко­матов и министерств, государственных деятелей и руководителей ведомств. Вместе с тем значительная часть документов по истории промышленно­сти, строительства, транспорта, из фондов проектных, конструкторских организаций, научно-производственных объединений советского пери­ода отложилась в материалах РГАНТД и его филиала. (Конечно, они пе­рекликаются с документами фондов ВЦИК и СНК СССР, хранящихся в ГАРФ.) Документы по истории экономики России периода феодализ­ма и капитализма отложились в фондах Поместного, Разрядного, Си­бирского, Посольского и других приказов, Сената, коллегий Экономии, Вотчинной, Берг-, Мануфактур-, Камер- и Коммерц-коллегии, Глав­ного Магистрата, Поместно-вотчинного архива (РГАДА), Министерства финансов, Министерства земледелия, Министерства путей сообщения; Министерства торговли и промышленности, Департамента торговли и мануфактур, Департамента земледелия, Горного департамента, Коми­тета по техническим делам, Главной палаты мер и весов, Сельскохозяй­ственного ученого комитета, Вольного экономического общества и др. (РГИА). В РГИА также отложились материалы фондов крупнейших бан­ков, акционерных обществ, товариществ и предприятий, национализи­рованных в 1918—1921 гг. Фонды губернских статистических комитетов, фабричных инспекторов, казенных палат, управлений государственным имуществом, губернских по крестьянским делам присутствий, местных промышленных предприятий, колхозов, машинно-тракторных станций (МТС), союзов кооперации отложились в государственных и муници­пальных архивах субъектов Федерации.

Особенностью исследования общественных движений является тот факт, что материалы по истории политических, нацио­нальных, религиозных организаций, как правило, откладываются в фон­дах политического сыска, полиции, жандармерии — Преображенского, Разрядного приказов, Тайной канцелярии, Тайной экспедиции Сената (РГАДА); Верховного уголовного суда по делу декабристов, III отделе­ния Собственной Его Императорского Величества Канцелярии, Депар­тамента полиции МВД, охранных отделений Москвы и Санкт-Петер­бурга, жандармских управлений (ГАРФ). Справедливо это, до некоторой степени, и для общественных движений советского периода: сведения об оппозиции и инакомыслии можно найти в фондах органов суда, про­куратуры (судебно-следственные материалы политических процессов), органов идеологического надзора и цензуры (ЦК КПСС и его отделов; ЦК ВЛКСМ, первичных партийных и комсомольских организаций). Эти материалы хранятся в ЦА ФСБ (архивно-следственные дела), централь­ных и местных архивах КПСС, переданных в 1991 г. в ведение Федераль­ной архивной службы России. Бывшие партийные архивы занимаются комплектованием фондов общественных движений второй половины 1990-х гг., поэтому некоторые из них называются архивами обществен­ных движений. Фондов общественных организаций на государственном хранении немного — кооперативные, благотворительные, культурные.

Фонды политических партий, ассоциаций, профсоюзов отложились в ГАРФ (например, фонды «Союза 17 октября», конституционно-демократической партии, партии социалистов-революционеров (эсеров), Всероссийского крестьянского союза, Союза русского народа и др.)- Документы по истории РСДРП — РКП(б) — ВКП(б), а также документы партий и групп, входивших в РКП(б) и союзных с ней, отложились в РГАСПИ и местных хранилищах, ранее принадлежавших архивному фонду КПСС. Кроме того, на государственном хранении отложились фонды благотворительных организаций (Московский славянский благотворительный комитет, Общество попечения о тюрьмах, Исполнитель­ный Комитет союза обществ Красного Креста и полумесяца в ГАРФ, Общество для пособия нуждающимся сценическим деятелям в РГАЛИ). Фонды общественных организаций советского периода в ГАРФ и архи­вах субъектов Федерации, как правило, представлены фондами профсо­юзов, кооперативных организаций, добровольных спортивных обществ, отделений общества «воинствующих безбожников», ДОСААФ и др. Фон­дов оппозиционных и диссидентских организаций на государственном хранении фактически нет, ими комплектуются Московские, Санкт-Пе­тербургские и другие общественные архивы — общества «Мемориал», архив Андрея Сахарова, Центр документации «Народный архив».

Исследования в области истории культуры и искус­ства, как правило, требуют привлечения материалов из фондов лично­го происхождения деятелей культуры, а также из фондов общественных организаций — театральных, литературных, музыкальных, художествен­ных, творческих союзов, обществ, объединений, студий, училищ, клу­бов. Около 3 тысяч фондов хранятся в РГАЛИ. Однако, как было сказано выше, для личных фондов характерна высокая степень раздробленности. Большое количество фондов деятелей литературы и искусства и обще­ственных организаций в области культуры хранится в отделах рукописей (ОР) библиотек и музеев — ОР Российской национальной библиотеки, Институте истории русской литературы — ИРЛИ (Пушкинский дом); ОР библиотеки РАН в Санкт-Петербурге; Музея книги; в отделе руко­писей Государственной Третьяковской галереи, Государственного цент­рального музея музыкальной культуры им. М.М.Глинки, Государствен­ного Русского музея, Государственного центрального театрального му­зея им. А. А. Бахрушина, Государственного Литературного музея. Документы о политике правительства в области культуры и образования отложились в фондах Комитетов по делам искусств при СНК СССР и РСФСР, его от­делов и управлений, Народного комиссариата просвещения РСФСР, Ми­нистерства культуры СССР и его отделов и управлений, Государственной академии художеств, Государственной академии искусствознания; Госу­дарственного комитета СССР по кинематографии и др., хранящихся Российском государственном архиве литературы и искусства.

Очень ценную информацию содержат фонды цензурных учреждений: Московского комитета по делам печати — ЦГИАМ; Главлита — ГАРФ.

Исследования по истории науки требуют привлечения ма­териалов из личных фондов деятелей науки (Центральный архив Российской академии наук в Москве, Санкт-Петербургское отделение архива РАН; архивы отраслевых институтов и территориальных отделений РАН). Кроме того, важным является привлечение фондов научных об­ществ — Всесоюзного общества почвоведов, Всесоюзного биологичес­кого общества, Всесоюзного гидробиологического общества; Всесоюз­ного физиологического общества им. Павлова (МО архива РАН); Всесо­юзного ботанического, минералогического, химического и других об­ществ (архив РАН, Санкт-Петербургское отделение), московских ну­мизматического и археологического обществ (отдел письменных источ­ников Государственного исторического музея), Общества истории и древ­ностей (отдел рукописей Российской национальной библиотеки), а так­же научно-технических обществ, обществ изобретателей и рационализа­торов, фонды центральных правлений которых хранятся в ГАРФ, а мест­ных отделений — в государственных архивах субъектов Федерации.

Свои особенности имеет поиск информации при исследованиях биографического характера. К ним относятся историко-биографические и генеалогические исследования, а также поиск документов по личному составу при исполнении социально-правовых запросов. Историко-биографические и генеалогические исследования требуют при­влечения документов, содержащих персональную информацию. Для это­го прежде всего следует установить, нет ли на хранении личного фонда данного деятеля, семейного фонда, фондов коллег и соратников, в кото­рых могли отложиться его документы. В дальнейшем методика поиска для всех трех типов биографического исследования является единой — следу­ет связать моменты человеческой жизни с государственными структура­ми и их фондами.

Генеалогические исследования требуют привлечения материалов, содержащих сведения о рождении, крещении, бракосочетании, венча­нии, смерти, отпевании, записи в сословие, учебе и трудовой деятель­ности, имуществе, службе в армии, наградах, подданстве, переселе­нии, нахождении под судом, репрессиях и др. Иногда термин «генеало­гический источник» применяют к документам, которые содержат ин­формацию о нескольких поколениях семьи, например метрические книги, городские обывательские книги, анкеты и личные дела рабочих и служащих.

Документы, содержащие генеалогическую информацию, как прави­ло, откладывались в фондах приходских церквей, но не кафедральных соборов и монастырских церквей.

После установления основных фактов жизни человека следует предположить, что он получил образование и работал. Если известны учеб­ное заведение, где он учился, и присутствие, где он работал, можно попытаться найти их фонды и в них личное дело человека.

Если учебное заведение и присутствие неизвестны, следует выяснить, к какому сословию он принадлежал, поскольку фонды органов сослов­ного управления содержат ценную генеалогическую информацию.

Сведения о предках можно получить в фондах судебных органов, в фондах губернского правления, канцелярии генерал-губернатора или уездного полицейского управления, в фондах переселенческих управле­ний или уездных полицейских управлений.

Источниковая база генеалогических исследований советского пери­ода отличается сравнительной бедностью. С одной стороны, при отборе документов на хранение приоритетными всегда были интересы госу­дарства, а не человека. С другой стороны, до сих пор действует 75-лет­ний срок хранения документов по личному составу в учреждениях. Hа государственное хранение документы этой категории принимаются толь­ко в том случае, если учреждение было ликвидировано без правопре­емника.

Так, например, на государственном хранении почти нет фондов ЗАГСов, поэтому установить элементарный факт рождения или смерти человека порою бывает непросто.

Однако говорить о полном отсутствии генеалогических источников советского периода на государственном хранении было бы несправедли­во. Если известно место работы человека, можно попытаться разыскать фонд учреждения и в нем — личное дело сотрудника. Сведения о миллио­нах людей, подвергшихся репрессиям, можно найти в фондах исполни­тельных комитетов местных советов (списки раскулаченных и лишенных избирательных прав граждан). Архивно-следственные дела подвергшихся политическим репрессиям в 1990-е гг. начали передаваться из архивов местных управлений ФСБ и НА ФСБ в государственные архивы. Сведе­ния об эвакуированных в годы Великой Отечественной войны гражданах можно почерпнуть в фондах переселенческих отделов исполкомов или уполномоченных по эвакуации. Сведения о погибших, пропавших без вести в годы Великой Отечественной войны можно обнаружить с помощью автоматизированной поисковой системы «Книга памяти», создан­ной на основе данных Центрального архива Министерства обороны (ЦАМО), Военно-медицинского музея, Министерства обороны, РГАВМФ и местных военных комиссариатов.

Запросы генеалогического характера требуют больших трудовых зат­рат, поэтому для облегчения поиска архивисты создают дополнительные справочники по документам, содержащим информацию персонального характера.

Важнейшей задачей Федеральной архивной службы России является исполнение социально-правовых запросов учреждений и граждан. Для успешного выполнения этой задачи необходимо овладеть методикой поиска документов по личному составу — анкет, автобиографий, послужных списков, характеристик, личных дел, личных карточек, ведомостей выдаче заработной платы, приказов, списков награжденных и др.

Во-первых, следует помнить о том, что значительная часть документов по личному составу находится на хранении не в государственных архивах, а в архивах учреждений.

Во-вторых, для успешного розыска личного дела необходимо знать дату увольнения заявителя и последнее место его работы. Далее архиви­сту придется восстановить всю историю учреждения и его фонда. Ведь личное дело могло путешествовать как вместе с человеком, меняющим работу в рамках ведомства, так и вместе с архивом. История советского госаппарата богата слияниями, переименованиями, разукрупнениями и реорганизациями. Ведомственные архивы предшественников должны были передаваться учреждению-преемнику.

Если личное дело в силу особенностей кадрового делопроизводства многократно передавалось из организации в организацию, не стоит забывать о том, что по месту работы человека могли отложиться и другие документы — приказы, распоряжения, списки, ведомости о зарплате.

В поиске документов по личному составу используются справочники — каталог по истории государственных учреждений, картотеки документов по личному составу, специальные памятки.

При исследовании конкретного учреждения следует найти фонд данного учреждения. Если фонд не сохранился, следует ус­тановить, кому подчинялось данное учреждение: возможно, сведения о нем отложились в фонде вышестоящей организации.

Для частных предприятий в области торговли и промышленности материалы могли отложиться в фондах органов, ведавших их регистра­цией и выдававших разрешение на открытие — канцелярии губернатора или генерал-губернатора (первой половины XIX в.), канцелярии градо­начальника (второй половины XIX в.). Большое значение имеют фонды губернских и уездных земских управ, фабричных инспекций, губернских статистических бюро. Следует обратиться также к фондам Городской Думы, осуществлявшей сбор налогов.

Исследования для проведения реставрационных ра­бот требуют строительной документации, описаний зданий. В губерн­ских городах описание и планы строения можно найти в фондах Город­ской Думы и Городской Управы (оценочного отделения, занимавшего­ся сбором налогов с недвижимости); Губернского правления, строитель­ное отделение которого утверждало проекты сооружений; Московского археологического общества, дававшего разрешение на перестройку па­мятников до XVIII в., в фондах кредитного общества и страховых об­ществ. Документацию о памятниках церковного зодчества можно найти в фондах церквей и монастырей, викариев, уездных духовных правле­ний, губернских духовных консисторий, и, наконец, Священного Си­нода, куда проекты церковных зданий поступали на утверждение (РГИА).

Исследования по истории ментальности, образа жизни и быта сталкиваются с бедностью источниковой базы. Ма­териалы по данной тематике отложились в личных фондах (дневники, письма), интересный материал дают фонды судебных и следственных учреждений. За советский период ценным источником такого рода являются письма и заявления граждан в общественные приемные, редакции журналов и газет. К сожалению, на государственном хране­нии оказались лишь случайные выборки, так как срок хранения доку­ментов этой категории не превышает 3 — 5 лет. Вообще, массовые ис­точники личного происхождения, повествующие об образе жизни, взглядах и представлениях «рядовых участников движения», в силу принятых в советском архивоведении критериев экспертизы ценности документов в государственных архивах сохранялись плохо. Значительно полнее они представлены в отделах рукописей музеев. Сейчас отноше­ние архивистов к документам «маленького человека» изменилось.

На втором этапе информационного поиска сле­дует выяснить номера и названия архивных фондов, хранящих нужные документы. Если кругнеобходимых фондов уже намечен, следует внимательно изучить последнее издание путеводителя (или краткого справочника) по фондам нужного архива. Затем в архи­ве необходимо узнать, возможен ли доступ к фондам и научно-справочному аппарату к ним. Необходимо помнить, что система справочников каждого архива, несмотря на единые принципы со­здания НСА, имеет свои особенности, так как она формирова­лась исторически в течение столетий — нет двух архивов с одина­ковым набором справочников. Особенно это своеобразие касается дополнительных справочников (картотек, указателей, обзоров, тематических перечней). Поэтому прежде всего следует узнать об особенностях системы НСА данного архива.

В некоторых федеральных архивах графическая схема НСА помещена в читальном зале. Узнав, что по теме вашего исследования имеется ката­лог, картотека, обзор, указатель, вы существенно сэкономите время по­иска. В читальном зале вам предложат путеводитель по архиву и картоте­ку фондов, в которой можно уточнить номера нужных фондов, количе­ство описей к фонду, но если их несколько сотен, вам скорее всего понадобится номер описи. Номера и названия описей вы можете узнать из картотеки фондов или реестра описей. Теперь можно приступать к следующему этапу поиска, заказав у сотрудника читального зала самый главный справочник — архивную опись.

На третьем этапе информационного поиска не­обходимо выяснить последний элемент архивного шифра, кото­рый необходим для заполнения требования, — номер единицы хранения. Это очень трудоемкая работа, в процессе которой пред­стоит изучить многочисленные описи, состоящие из тысячи заго­ловков. Для архивистов сейчас появилась возможность для просмотра заголовков прибегнуть к помощи ЭВМ, однако лишь не­многие архивы (например, ГАРФ), предоставляют электронные справочники пользователям. Облегчить работу могут указатели к описи, например внутрифондовый указатель, хотя они, как пра­вило, содержат лишь рубрику, подрубрику и шифр, а также обзо­ры к интересующим фондам.

Выяснив номер фонда, описи и дела, можно составить требо­вание на выдачу дел.

Однако третий этап поиска этим не ограничивается. Во-первых, описи далеко не всегда достаточно информативны. Во-вто­рых, помимо номера дела необходимо знать номера листов, ко­личество которых в деле может достигать значительного количе­ства, и если не знать номера листа, необходимо будет ознако­миться с каждым из них. Это также трудоемкая работа, для избе­жания которой следует обратиться к системе каталогов архива — систематическому, предметному, именному, географическому, каталогу по истории государственных учреждений.

На четвертом этапе информационного поиск (на уровне группы документов дела, документа и части документа) особое значение имеют вспомогательные справочники-указатели к документам, предметный каталог, тематические обзоры, перечни картотеки.

Предметный каталог, указатели к документам, именные кар­тотеки архива зачастую создаются на базе переданных на хране­ние делопроизводственных картотек. Иногда карточки содержат ссылку на делопроизводственный номер или шифр дела в архиве учреждения. Такие карточки нуждаются в перешифровке по спе­циальным переводным таблицам, поэтому выписанный шифр сле­дует проверить у дежурного по каталогу.

Осуществляя поиск на этом уровне, следует помнить о том, что даже в пределах одного архива качество, информативность, набор элементов описания, наполнение справочного аппарата могут быть неравноценными. Даже отдельные части фондов, име­ющие самостоятельные описи, могут иметь различный набор эле­ментов описания и справочный аппарат. Это объясняется диффе­ренцированным подходом к описанию документов.