Алексеева Е.В. Архивоведение. Учебник допущено Экспертным советом по начальному профессиональному

• Название: Учебник допущено Экспертным советом по начальному профессиональному
• Анкор: Алексеева Е.В. Архивоведение.doc
• Дата: 28.01.2017
• Размер: 9.29 Mb.
• Имя файла: Алексеева Е.В. Архивоведение.doc
• Тип: Учебник; #653
• страница: 23 из 35

6.7. Дополнительные справочники системы НСА

В архиве могут создаваться дополнительные справочники сис­темы НСА — указатели, тематические картотеки и перечни доку­ментов и дел, аннотированные реестры описей.

Указатель — архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием поисковых дан­ных этих документов. Основными видами указателей являются: тематические, предметные (общие и специальные), именные, географические (разновидности предметных), хронологические. Указатели могут быть межархивные, межфондовые, внутрифондовые. По форме указатели могут быть листовыми или карточными. Указатели могут составляться к делам (без просмотра дел) или документам (с просмотром дел).

Указатели к делам одного фонда или к нескольким описям од­ного фонда составляются в том случае, если фонд многопрофиль­ный, имеет сложную структуру и большое количество описей.

Тематические картотеки могут создаваться самостоятельно, но, как правило, формируются на основе делопроизводственных кар­тотек, поступивших из учреждения-фондообразователя вместе с документами. В таком случае на них проставляется новый архив­ный шифр — по законченной описи дел. Наиболее распростра­ненные виды картотек — картотеки документов по личному со­ставу учреждения, картотеки приказов, картотеки по истории учреждений и др.

Тематические перечни документов и дел создаются при подго­товке ответов на сложные тематические запросы, требующие боль­шой работы по выявлению документов. Они могут создаваться в карточной форме (карточки заполняются в процессе выявления дел) или в виде таблицы со следующими графами: номер по по­рядку, заголовок документа (дела), дата документа, архивный шифр документа. Один экземпляр перечня обязательно остается в архиве и служит для поиска информации по теме, сходной с те­мой запроса. Перечни состоят из заголовков документов или дел.

Аннотированные реестры (списки) описей составляются к фон­дам, к которым составлено много описей. В аннотированных рее­страх приводятся крайние даты каждой описи, дается характери­стика состава и краткого содержания документов каждой описи.

Глава 7. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Использованием документов архива — комплекс работ по обес­печению информационных потребностей общества в ретроспек­тивной документной информации.

В отечественном архивоведении различают направления, цели и формы использования.

7.1. Направления использования архивных документов

В современном архивоведении важнейшими задачами направ­лениями использования архивных документов являются:

укрепление российской государственности;

удовлетворение информационных потребностей общества;

обеспечение законных прав и интересов граждан.

В процессе использования архивных документов участвуют две стороны — архив (федеральный, субъект Федерации, муници­пальный, ведомственный, негосударственный и др.), хранящий информацию, и пользователь, которому нужна информация. Пользователями информации государственного архива могут быть органы государственной власти, управления, суда, прокуратуры, министерства, ведомства, предприятия и организации, воинские части, научные, культурные, учебные учреждения, средства мас­совой информации, негосударственные объединения, предприятия, фирмы, в том числе общественные организации, а также граждане. Круг пользователей ведомственного и негосударственного ар­хива организации, фирмы, субъекты Федерации, как правило, уже.

Использование документов — сложная и ответственная рабо­та, которая требует высокого профессионализма, знания в со­вершенстве научно-справочного аппарата данного архива, ис­точниковедения и архивной эвристики. Поэтому в государствен­ных архивах использование документов считают разновидностью научной работы. Сотрудники всех архивов и сами архивы несут ответственность за точность, достоверность и своевременность предоставления информации, использование информации во вред интересам общества и личности, отказ в предоставлении инфор­мации.

Использование архивных документов в нашей стране основы­вается на принципах открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста одинаково важно обеспечение информационных потребностей государства и отдельной личности. С эти связана проблема доступа к документной информации, засекречивания и рассекречивания архивных документов. Вопросам, связанным с этой проблемой, а также целям и формам использования документов и посвящен данный раздел.