Алексеева Е.В. Архивоведение. Учебник допущено Экспертным советом по начальному профессиональному

• Название: Учебник допущено Экспертным советом по начальному профессиональному
• Анкор: Алексеева Е.В. Архивоведение.doc
• Дата: 28.01.2017
• Размер: 9.29 Mb.
• Имя файла: Алексеева Е.В. Архивоведение.doc
• Тип: Учебник; #653
• страница: 21 из 35

6.5. Архивные путеводители

Путеводитель — архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов. Видами пу­теводителя являются: путеводитель по архивам, путеводитель по фондам архива(ов), краткий справочник по фондам архива(ов), тематический путеводитель по фондам архива(ов).

Путеводитель по архивам (архиву) — вид путеводителя по фон­дам архивов, содержащий систематизированный перечень архи­вов с характеристикой хранящихся в них документов. Он может включать информацию обо всех архивных учреждениях, музеях, библиотеках и других архивохранилищах, осуществляющих посто­янное хранение документов АФ РФ, отдельных субъектов Рос­сийской Федерации или ее регионов. Объектом описания в путе­водителе по архивам выступает архив или любое из перечислен­ных выше хранилищ документов АФ РФ.

Характеристика архива в путеводителе по архивам состоит: из названия архива (полного и сокращенного), адреса архива (пол­ные адресные данные), количества фондов на бумажной основе, объема фондов на бумажной основе, крайних дат документов на бумажной основе, исторической справки, аннотации. Она может содержать список изданных справочников. При наличии в архиве кинофотофонодокументов и научно-технической документации (НТД) указывается их объем и крайние даты.

Путеводитель по фондам архива — вид архивного справочника, содержащего краткие характеристики или краткие сведения об архивных фондах (коллекциях, комплексах) в систематизирован­ном порядке и предназначенного для общего ознакомления с со­ставом и содержанием фондов архива.

Тематический путеводитель по фондам архива(ов) — вид путе­водителя по фондам архива(ов), характеризующий ту часть доку­ментов этих фондов архива(ов), в которой заключена информа­ция по теме (темам), и указывающий наименования или номера архивных фондов.

Путеводитель, краткий справочник и тематический путеводи­тель могут создаваться по фондам всех или нескольких архивов любого региона, по фондам отдельного государственного архива, по отдельному комплексу фондов государственного архива(ов).

Подробно рассмотрим методику создания подобного рода архив­ных справочников на примере путеводителя по фондам архива.

Любой путеводитель состоит из двух частей: характеристик фондов (документов) и справочного аппарата.

6.5.1. Характеристики фондов в путеводителе

Основной частью в путеводителе является характеристика фон­да — это совокупность сведений, включающих название фонда, справочные данные о нем, историю организации-фондообразователя (для фонда личного происхождения — основные биографи­ческие сведения о лице), информацию о составе и содержании документов фонда. Она может дополняться библиографическим списком литературы о фонде. Порядок расположения характерис­тик зависит от классификационной схемы, которая определяется составом фондов архива. Так, для архивов, хранящих фонды досо­ветского, советского и современного периодов, характеристики на них даются раздельно по историческим периодам, например:

1.Фонды досоветского периода.

2.Фонды советских, современных учреждений, организаций предприятий.

Характеристики фондов досоветского периода могут располагать­ся по следующей схеме:

высшие и местные органы государственного управления;

органы административно-полицейского управления и подчи­ненные им учреждения и организации;

органы финансово-хозяйственного управления и подчиненные им учреждения; хозяйственно-экономические организации и пред­приятия;

культурно-просветительские органы и подчиненные им учреждения;

органы суда и прокуратуры;

органы сословно-городского и земского самоуправления;

учреждения религиозного культа; общественные организации;

фонды личного происхождения и архивные коллекции.

Характеристики фондов советского и современного периодов мо­гут располагаться по такой схеме:

высшие и местные органы государственного управления;

органы народного и государственного контроля;

органы управления промышленностью, сельским хозяйство и другими отраслями экономики и подведомственные им учреждения, организации, предприятия;

органы управления народным образованием, здравоохранением, научной и другими отраслями социально-культурного строительства; подведомственные им учреждения и организации;

органы правосудия, арбитража и прокурорского надзора;

общественные организации;

фонды личного происхождения и архивные коллекции.

Внутри разделов фонды группируются в подразделы по отрас­лям или характеру производственной деятельности. В пределах под­разделов характеристики могут объединяться по признаку ведом­ственного подчинения или однотипности учреждений. Внутри этих групп возможно расположение характеристик по хронологии, значимости фондов, алфавиту названий и т. д.

При составлении характеристик фондов существуют различные методы и способы описания документов данного фонда или группы фондов архива, которые заключаются в выборе принципа группировки в аннотации, различной методике подачи информации о содержании отдельных видов документов, в разной степени подробности сведений, включаемых в историческую справку, в составе и степени полноты справочного аппарата к изданию.

Теперь рассмотрим характеристики фондов. Они могут быть индивидуальные и групповые. Название фонда в индивидуальной характеристике должно соответствовать его названию в учетных документах.

Для групповой характеристики дается типовое или обобщенное название группы фондов, включенных в характеристику. Для груп­повой характеристики, объединяющей последовательно сменяв­шие друг друга организации с родственными функциями, назва­нием может служить перечисление в хронологической последова­тельности этих фондообразователей.

Основное требование, предъявляемое к характеристике фон­да, заключается в том, чтобы она отражала основное содержание документов фонда, давала четкое представление об объеме и ха­рактеристике его документной информации. Максимально пол­ный охват содержания документов фонда без лишней детализа­ции возможен при четко намеченных пределах описания, завися­щих от целевого назначения данного вида справочника.

Цель характеристики фонда в целом — дать необходимую и достаточную информацию о составе и содержании документов фонда и адрес информации. Необходимость и достаточность информации определяется тем, что в характеристике фонда отражаются основ­ные направления деятельности организации, зафиксированные в ее документах, с учетом специфики ее деятельности. Выполнению этой задачи служат все элементы характеристики фонда: название фонда, справочные данные о фонде, историческая справка, анно­тация, библиографический список литературы о фонде.

Каждый элемент характеристики фонда несет определенную информационную нагрузку.

Название фонда — обязательный элемент характеристи­ки, который может дать указание:

1)на историческую эпоху деятельности фондообразователя;

2. 
   название фондообразователя, его функции в государствен­ном аппарате или отрасли экономики, культуры и т. п.;
   
3. 
   масштаб деятельности фондообразователя, который содержится в понятиях «губернский», «областной», «волостной», «уездный» и т.д. В то же время по названиям фондов предприятий нельзя, как прави­ло, установить масштаб их деятельности;
   

4)местонахождение фондообразователя.

Справочные данные о фонде сообщают поисковые све­дения в виде номера фонда; объем фонда позволяет судить в опреде­ленной мере о сохранности документов, составе фонда (когда огова­ривается количество дел по личному составу). Хронологические рамки документов дают информацию об их принадлежности к определен­ной исторической эпохе и их сохранности за весь или частичный период деятельности фондообразователя, что вместе с характерис­тикой объема фонда дает представление о возможном содержании фонда. Сведения о наличии научно-справочного аппарата к доку­ментам фонда указывают дальнейшие пункты поиска информации.

Важной частью характеристики фонда является историческая справка, которая помогает вскрыть сущность исторических и логических связей документов описываемого комплекс уяснить характер и правильно оценить содержание документов, включенных в аннотацию. Историческая справка является своего рода введением к аннотации, давая общее представление о месте данной организации в системе государственного аппарата, пери­ода ее деятельности, масштабе и функциях (если название фонда не сообщает эти данные).

Основными требованиями, предъявляемыми к исторической справке, являются связь информации, заключенной в ней, с ан­нотацией и предельная краткость. В историческую справку вклю­чаются следующие сведения: даты образования и ликвидации организации, название организации-предшественника и преемника и перечисление основных функций организации, если из названия нельзя определить круг вопросов ее деятельности.

В исторической справке целесообразно отметить особенности организации документов в делопроизводстве фондообразователя.

При значительной утрате документов в фонде сведения об плохой сохранности помещаются в конце исторической справки в виде краткой информации: «документы сохранились не полнос­тью», «значительная часть документов не сохранилась» и т.д.

Для фондов, включенных в групповую характеристику, в об­щую историческую справку вносятся общие данные по истории организаций. Особенности исторического развития отдельных фондообразователей называются при перечислении этих фондов.

Историческая справка для фондов личного происхождения состоит из кратких биографических данных о фондообразователе: фамилия, имя, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, про­фессия, род служебной и общественной деятельности. В истори­ческой справке на семейные и родовые фонды даются сведения по хронологии степени родства. На фонды, состоящие из доку­ментов нескольких лиц, связанных творческой деятельностью, кратко излагаются сведения о служебной и общественной дея­тельности фондообразователей в порядке алфавита их фамилий.

В исторической справке к архивной коллекции указываются сведения по истории ее создания, составитель, а также место на­хождения коллекции до поступления в архив.

Аннотация состава и содержания документов фонда представляет собой краткое обобщенное описание соста­ва документов (по видам) и их содержания (по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя).

В аннотации может быть указана хронология темы, вопросов или отдельных групп документов и обозначены их географичес­кие (административно-территориальные) границы.

К аннотированию отдельных документов нужно прибегать в крайних случаях, когда есть возможность отразить в аннотации на фонд содержание действительно всех уникальных документов. Аннотирование лишь отдельных важных документов, когда за рам­ками аннотации остается информация о целом ряде таких же до­кументов, ведет к искажению и потере информации, к дезориен­тации потребителя информации в вопросе о действительном со­держании документов фонда.

Большое значение для повышения информативности путеводи­теля имеет принцип группировки информации о содержании доку­ментов в аннотации. Четкая и продуманная группировка информа­ции о содержании документов фонда в аннотации позволяет пока­зать состав и содержание документов фонда в закономерной логи­ческой последовательности, вскрыть исторические связи докумен­тов данного комплекса, что повышает возможность восприятия та­кой информации, облегчает пользование путеводителем в целом.

Группировка информации в аннотации может быть различной, так как она зависит от характера и особенностей аннотируемого фонда и может строиться по следующим схемам: структурной, тематичес­кой, производственно-отраслевой (функциональной), номинальной.

Для фондов, содержащих многоаспектную документную ин­формацию со значительным объемом документов, систематиза­ция которых в фонде проведена по структуре, возможно построе­ние аннотации по структурным делениям. Этот принцип располо­жения информации наиболее удобен для фондов организаций, имевших достаточно четкую и стабильную структуру. Внутри струк­турных групп информация в аннотации группируется по темати­ческому или номинальному признаку.

Построение аннотации по тематическому признаку применяется в тех случаях, когда именно такой принцип дает точное представ­ление о содержании документов фонда, об истинном направлении деятельности организации, его создавшей. Наиболее целесообраз­но применение тематического признака для фондов досоветского периода, когда ни структура, ни функции учреждения не могут достаточно отчетливо ориентировать в содержании его документов.

Одним из вариантов группировки информации в аннотациях является расположение информации о документах по видам и раз­новидностям, т. е. по номинальному признаку. Такая группировка ин­формации применяется, в частности, при аннотировании узкоот­раслевых фондов, а также коллекций, созданных по одной теме.

Выбор этого признака может быть продиктован также особенно­стью содержания документов фонда, определяемой узкоотраслевым назначением фондообразователя. В этом случае формальный признак вполне достаточен для обозначения содержания материалов фонда.

Таким образом, если при тематическом построении аннота­ции тематические группы или вопросы размещаются в историчес­кой или логической последовательности, то в пределах темы или вопроса — по номинальному признаку. Выделение тематические рубрик позволяет в пределах каждой темы сократить аннотацию до перечисления основных разновидностей документов. Если тема­тические рубрики крупные, внутри них может быть проведена по­следующая группировка по вопросам, располагающимся также в исторической или логической последовательности. Название те­матических рубрик определяется содержанием самих документов

Сущность построения аннотации по производственно-отраслевой, или функциональной, схеме состоит в том, что в основу груп­пировки сведений берутся отрасли или основные направления деятельности фондообразователя (или его функции). Такая схема группировки информации в аннотации применима для тех фон­дов, когда организации, в деятельности которых они отложились, имели четко обусловленные отрасли (направления) деятельности или функции, подтвержденные содержанием документов.

В такой аннотации вначале указываются материалы о деятель­ности фондообразователя в целом, а затем — материалы, относя­щиеся к отдельным отраслям (или функциям). Внутри отдельных групп при производственно-отраслевой схеме информация стро­ится по номинальному признаку. Так, например, аннотацию на материалы фонда финансового учреждения можно составить, ис­ходя из его функций, по следующим группам: деятельность по рассмотрению и утверждению смет доходов и расходов; по фи­нансированию; по разработке налоговых мероприятий и проведе­нию их в жизнь. В начале аннотации помещаются сведения по об­щим вопросам деятельности организации. Внутри каждой группы материалы располагаются в порядке их значимости по номиналь­ному признаку.

Методика описания документов, сведения о которых включа­ются в аннотацию, должна отвечать требованию четкости и лаконичности подачи информации.

При описании организационно-распорядительной и нормативной документации характерным является отсутствие прямых сведений о содержании документов, обозначается лишь их разновидность. Информация о такой группе документов дополняется указанием их автора (за исключением тех случаев, когда без такого указания ясно, что автором является фондообразователь) и обозначением направленности действия (если это возможно).

При описании отчетной и плановой документации помимо разновидности документов и указания в определенных случаях автора обязательно обозначается их содержание, дополненное при необходимости хронологическими и географическими данными.

При описании переписки обязательно указывается ее обобщенное содержание. Указание адресатов и корреспондентов дается только в том случае, если эти данные являются дополнительным источником информации о содержании описываемых документов. Автор в переписке не указывается, так как им является сама организация.

Информация о документах может быть значительно дополнена путем датирования наиболее важных фактов и событий, упомина­емых в аннотации. Кроме того, в аннотации датируются комплек­сы документов или отдельные документы в том случае, если ма­териалы, сведения о которых содержатся в аннотации, имеются в фонде не за все годы, указанные в справочных данных, а лишь за отдельные периоды. Отсутствие дат свидетельствует о том, что документы, сведения о которых приведены в аннотации, имеют­ся за все годы, указанные в крайних датах фонда.

Если даты материалов фонда выходят за рамки существования организации, то необходимо, чтобы в аннотации сведения об этих материалах были датированы.

В характеристику фонда может включаться библиографи­ческий список литературы о фонде. В соответствии с действующими государственными стандартами в нем дается опи­сание изданий по истории фондообразователя, справочников и исследований о документах и публикациях документов фонда.

Вслед за характеристиками фондов помещается список неаннотируемых фондов, в котором указывается: название фонда (груп­пы фондов), номер (номера или количество) фонда, объем и край­ние даты документов. Однотипные фонды могут быть приведены под общим названием с указанием общего количества фондов, дел и общих крайних дат. Неаннотированные фонды в списке рас­полагаются в соответствии с общей схемой построения путеводи­теля.

Основную часть путеводителя дополняет характеристика печатных изданий, в которой приводятся сведения о количестве печатных изданий, их хронологических рамках, аннотируется их со­став и содержание, отмечается наличие редких изданий, изданий на языках народов РФ и иностранных языках, журнального фонда, пер­сональных и коллекционных собраний, системы каталогов.

Характеристика небольшого по объему фонда печатных изда­ний может быть дана в предисловии к путеводителю.

6.5.2. Справочный аппарат к путеводителю

Основными элементами справочного аппарата в путеводителе являются: титульный лист, оглавление (содержание), предисло­вие, список сокращений, указатели.

Следует знать, что титульный лист не только завершает оформ­ление справочника, но и содержит основные сведения справочно-ориентирующего характера. Это — информация общего харак­тера о подведомственности данного архива, названии архива и названии справочника, о месте и времени издания.

Для повышения информативности оглавления целесообразно включать в него постраничный перечень не только разделов, под­разделов, но и рубрик. Оглавление несет определенную информа­ционную нагрузку, показывая основные ступени систематизации, давая конкретную и наглядную информацию о структуре описа­ния комплекса документов в целом.

Предисловие включает общие сведения по истории архива, на документы которого составлен данный справочник, по составу и содержанию документов и построению справочника. История ар­хива дается очень кратко, освещаются такие вопросы, как история комплектования архива, его объем и профиль.

Основное внимание в предисловии уделяется характеристике материалов и принципам построения справочника. Как правило, дается общая оценка хранящихся документов. Основной акцент делается на те аспекты их содержания, которые составляют специфику данного архива.

Кроме того, указывается объем, степень сохранности документов, приводятся сведения об опубликованных документах архива. В предисловие следует включать сведения о материалах, относя­щихся к профилю архива, но хранящихся в других архивах, биб­лиотеках, музеях. При отсутствии в путеводителе списка непрофильных фондов, хранящихся в архиве, в предисловии целесооб­разно оговорить их наличие в составе архива.

В последней части предисловия даются сведения о принципах построения справочника (обосновывается схема построения справочника, при этом обращается особое внимание на признаки, взятые в качестве ее оснований, и на расположение групп мате­риалов в соответствии со схемой); составе характеристик, спра­вочного аппарата и приложений.

Выбор остальных элементов справочного аппарата зависит о назначения (для широкой информации или целевого информи­рования) и формы издания (архивный справочник или научно популярное издание). Для многотомных изданий составляется спра­вочный аппарат как для всего издания в целом, так и для отдель­ных томов.

Методика составления списка сокращений, указателей и оглавления к путеводителям аналогична методике подготовки этих элементов справочного аппарата к описи.