Алексеева Е.В. Архивоведение. Учебник допущено Экспертным советом по начальному профессиональному

• Название: Учебник допущено Экспертным советом по начальному профессиональному
• Анкор: Алексеева Е.В. Архивоведение.doc
• Дата: 28.01.2017
• Размер: 9.29 Mb.
• Имя файла: Алексеева Е.В. Архивоведение.doc
• Тип: Учебник; #653
• страница: 18 из 35

6.2. Аналитико-синтетическая обработка ретроспективной документной информации

Для того чтобы первичную информацию можно было легко и быстро отыскать в архиве, она подвергается аналитико-синтетической обработке, т.е. сжатию, свертыванию, обобщению, в ре­зультате чего появляется вторичная документная информация ар­хивов — описание.

В более узком смысле слова описание — это раскрытие состава и содержания документов каждого дела для обеспечения быстро­го поиска и использования документов.

Описание дел заключается в выявлении информационных ха­рактеристик и в письменном обозначении этих характеристик на обложке дел или карточках.

6.2.1. Описание документов и дел в архивах учреждения и государственных архивах

Описание начинается в делопроизводстве учреждений и про­изводится непосредственно на обложках дел в начале делопроиз­водственного года. Оно представляет собой прогностический спи­сок тех документов, которые будут сформированы в дела.

В архивах учреждения и государственных архивах описание производится, если поступили дела, описанные неудовлетворитель­но или совсем не описанные.

При обработке значительного комплекса документов описание в архивах производится на карточках, что помогает не только опе­ративно исправлять неточности, но и облегчает в дальнейшем клас­сификацию дел внутри архивного фонда.

На обложках и карточках указываются одинаковые и в единой последовательности информационные характеристики докумен­тов и дел.

Информационные характеристики документов и дел. Информационными характеристиками каждого дела являются:

название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;

название структурной части (функции, отрасли);

индекс дела по номенклатуре;

заголовок дела;

аннотация;

крайние даты документов дела;

количество листов;

архивный шифр.

Название учреждения является в то же время и названием фон­да. Дается полное наименование учреждения с указанием ведом­ства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть офици­ально принятое сокращенное наименование, оно дается в скоб­ках после полного наименования учреждения.

Если название учреждения менялось или дело из одного уч­реждения передавалось в другое, то на обложке указывается пос­леднее название.

Название структурной части помогает быстро и правильно про­вести классификацию дел внутри архивного фонда.

Если учреждение не имело структуры, то указываются функ­ции или отрасли деятельности этого учреждения, например «ру­ководство» и т.д.

Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и пол­ноты материалов.

Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документов.

Аннотация документов - это краткое изложение содержания документа, а также краткая характеристика наиболее ценных до­кументов, содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела.

Крайние даты определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве. Следует учитывать, что дела могут начи­наться или заканчиваться документами входящими, исходящими или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает несколько дат: составления, подписания, исходящей или входя­щей регистрации.

В качестве крайних дат для документов входящих приняты даты входящей регистрации, для исходящих и внутренних - даты со­ставления или подписания документов.

Особое внимание следует обратить на датировку декретов и законов, планов и отчетов, книг и копий документов.

Для декретов, законов, указов, постановлений, приказов крайними датами являются даты подписания или утверждения. Если они не датированы, то дата определяется моментом опубликования или вступления до­кумента в силу.

Для планов, отчетов, смет крайними датами являются даты, на кото­рые или за которые они составлены, а не даты составления или подпи­сания. Такие даты достаточно указать только в заголовке, не указывая крайних дат.

Для книг (кассовых, учета, регистрации) крайние даты определяются первой и последней записями.

Для копий документов крайними датами являются даты их изготовле­ния, а не даты оригиналов.

На практике встречаются случаи, когда дело было начато в одном учреждении, а затем передано в другое. Особенно это типично для судеб­ных дел. В этих случаях указываются 3 даты:

дата заведения в первом учреждении;

дата поступления в другое учреждение;

дата окончания дела во втором учреждении.

Первые две даты в таких случаях обозначаются в виде дроби.

Количество листов проставляется с целью сохранности доку­ментов дела.

Архивный шифр — это условное обозначение места хранения дела: название архива, № фонда, № описи, № дела по описи.

Из перечисленных информационных характеристик более подробно рассмотрим важнейшие из них — заголовок и анно­тацию.

Заголовок должен быть кратким, точным и литературно-грамотным. Не следует механически переносить в заголовки из текстов документов архаичные выражения, нельзя также модер­низировать заголовок, заменяя исторические понятия современ­ными терминами.

Заголовки бывают трех типов: простые, обобщенные и сложные.

Простой заголовок складывается из расположенных в опреде­ленной последовательности следующих элементов: вид дела, вид или разновидность документов (вид дела: дело, материалы, переписка и др.; вид документов: протоколы, планы и др.);

автор (дает возможность уяснить смысл и степень достоверно­сти фактов, определить сущность содержания документов);

корреспондент (указывает на те учреждения и лица, с которы­ми был связан в своей деятельности фондообразователь);

предмет или вопрос (отражает содержание документов дела, имеет большое значение и его надо четко и ясно формулиро­вать);

территория (указывает на территорию, о которой говорится в документах, или на территорию, на которой были созданы доку­менты, или на территорию, с учреждениями или лицами кото­рой переписывался фондообразователь);

время (событий или составления документов);

формальные признаки (подлинность или копийность).

Рассмотренные элементы заголовка одновременно все вместе никогда не применяются. Их набор зависит от состава и содержа­ния документов дела. Документы в дело подбираются на основе признаков заведения: предметного, номинального, авторского, корреспондентского, географического, хронологического, а так­же формальных признаков подлинности и копийности.

Если в делопроизводстве правильно были сформированы дела по признакам их заведения, то не представляет труда составить заголовок, с наибольшей полнотой отражающий состав и содер­жание документов этого дела.

Протоколы, приказы, циркуляры и другие организационно-распорядительные документы в делопроизводстве формируются по номинально­му, авторскому, иногда предметно-вопросному, а также хронологичес­кому признакам. Соответственно заголовки будут содержать указание вида документов, название автора и дату, а также будет указан формальный признак подлинности или копийности. В том случае, если при формиро­вании был использован предметно-вопросный признак или заголовок составлен на отдельный документ, тогда в заголовке будет указано со­держание документов. Например:

Протоколы №1 — 15 заседаний коллегии Министерства экономики Российской Федерации за январь —июль 1996 г. Подлинники.

Приказы ректора РГГУпо личному составу за 1997 г. Подлинники.

Циркуляры Управления Можайской уездной рабоче-крестьянской милиции о внесении в основной оклад милиционеров самогонной премии за март 1926 г. Копии.

Планы и отчеты также описываются с указанием автора, иногда содержания, и времени — периода составления документа. Например:

План работы коллегии Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации на 1996 г.

Отчеты о работе секции ВО политкаторжан и ссыльнопоселенцев по изучению декабристов и их времени за 1924 г.

Сведения, ведомости, сводки, справки, таблицы и другая информационно-аналитическая документация описывается с указанием в заголов­ке автора, содержания, территории и времени. В некоторых случаях ука­зания автора и территории можно опустить, что зависит от состава и содержания самих документов. Например:

Сведения о положении военнослужащих Красной Армии в немецком плену, о деятельности испанской «Голубой дивизии» за 1940—1942 гг.

Ведомости на выдачу заработной платы профессорско-преподавательскому составу РГГУ за январь—июнь 1994 г.

Сводки удовлетворенных и отклоненных ходатайств о принятии в гражданство СССР за 1925-1927 г.

Самым сложным при составлении заголовков является опреде­ление характера дела по составу документов. Иногда в деле собра­ны разные виды документов, и необходимо, в первую очередь, определить вид дела: материалы, дело, переписка.

Понятие материалы применяется тогда, когда описывается комплекс, состоящий из документов разных видов и не связан­ных между собой последовательностью делопроизводства. Их, как правило, объединяет вопрос, содержание. Например:

Материалы об организации выставок советской литературы в Лондоне, Париже, Харбине, Нью-Йорке в 1925 г. (положение, про­токолы, докладные записки).

Понятие материалы применяется и в тех случаях, когда обо­значаются документы-приложения к какому-либо документу. На­пример:

Протоколы заседаний Комитета по присуждению международ­ных премий за 1991 г. (подлинники) и материалы к ним (стенограм­мы, представления, переписка).

При описании материалов после указания всех элементов заго­ловка в круглых скобках по значимости перечисляются основные виды документов, включенных в дело.

Понятие дело применяется при описании личных дел, когда указываются только фамилия, имя и отчество, а также при опи­сании дел, в которых документы разных видов связаны единством вопроса и последовательностью делопроизводственного рассмот­рения. Как правило, это судебные, следственные или по рассмот­рению споров дела. Например:

Дело об авторском праве наследников П. А. Римского-Корсакова.

Следственное дело об Игнатии, митрополите Крутитском, и Кириане, архимандрите Суздальского Спасо-Ефимъего монастыря, обвиненных в оказывании чести и разных услуг инокине Елене, быв­шей царице Евдокии, во время заточения ее в Суздальском Покровс­ком девичьем монастыре. Из: Описания документов и дел, храня­щихся в архиве Св. Синода. Т. 1. С. 81.

Понятие переписка применяется к комплексу документов, яв­ляющихся запросами и ответами, возникающими в процессе вза­имодействия нескольких учреждений. В заголовке указывается лишь корреспондент и содержание. Например:

Переписка с ЦИК СССР, ПК РКП СССР, секретариатом И. В. Сталина, Главлитом о переводе и популяризации национальной литературы, об изъятии книг из печати.

Для личной переписки уместно указать и автора. Например: Переписка Ю. С. Нечаева-Мальцева с И. В. Цветаевым и В. Д. Поленовым об архитектурном убранстве и росписи залов Музея изящ­ных искусств художниками В. Д. Поленовым, В. М. Васнецовым, В. А. Серовым, П. В. Жуковским.

После того как определен характер дела, составляется заголовок из определенных элементов, вытекающих из признаков заведения дел. Ниже приведена примерная схема расположения заголовка.

Постановления Приказы Протоколы	[№—№] * — автор — [содержание] — время Подлинность, копийность
Решения Циркуляры	автор — [содержание] — время Подлинность, копийность
Планы Отчеты	автор — [содержание] — время
Сведения Ведомости Сводки Справки Таблицы	[автор] — содержание — [территория] — время
Дело	автор (имя, отчество, фамилия) — содержание — [территория] — [время]
Материалы	[автор] — содержание — [территория] — время (виды и разновидности документов
Переписка	корреспондент — содержание

* Элемент заголовка — возможный, но не обязательный.

Простые заголовки наиболее полно отражают порядок форми­рования документов в дела. Они являются основой составления обобщенных, сложных и типовых заголовков.

Составление обобщенных заголовков рекомендуется тогда, ког­да дела были сформированы таким образом, что в них вошли до­кументы разных авторов, разных корреспондентов, разного со­держания и т.д.

Основными условиями образования обобщенных заголовков яв­ляются, во-первых, обобщение отдельных элементов заголовка, т.е. обобщение авторов, корреспондентов, содержания и т.д. Например:

В деле содержится переписка с Можайским УИКом об организа­ции курсов по ликвидации неграмотности и переписка с Можайским УОНО о работе школ уезда.

Правильно обобщенный заголовок будет звучать так:

Переписка с Можайским УИКом и Можайским УОНО об организации курсов по ликвидации неграмотности и работе школ уезда.

Во-вторых, в обобщенных заголовках при наличии большого количества авторов или корреспондентов, вопросов и географи­ческих понятий возможна замена ряда понятий одним родовым понятием. Например:

В деле содержатся протоколы заседаний коллегии Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации и протоколы заседаний Ученых советов РГГУ, МГУ и других университетов за 1997 г. Документы подлинные и копии.

Правильно составленный заголовок будет звучать так:

Протоколы заседаний коллегии Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации и ученых советов университетов за 1997 г. Подлинники и копии.

В этом заголовке видовые понятия — вузы — были сведены к однородному понятию. Сложнее обстоит дело с обобщением содержания. При обобщении содержания излишне подробный заголовок все-таки лучше излишне схематичного. Следует избегать заголовков типа «Разные бумаги по разным вопросам» (лучше «общие материалы, переписка по организационным вопросам, материалы к руководству» и т.п.).

Сложные заголовки составляются в том случае, когда дело со­стоит из легко выделяемых отдельных групп документов или было сформировано без всякого учета признаков заведения дел. При этом на одну группу документов можно составить простой заголовок, на другую — обобщенный.

Сложный заголовок составляется путем сочетания:

1)простых заголовков, например:

Протоколы совещаний при Управлении делами СЕК СССР по вопросу постановки секретного делопроизводства за 1932 г. (подлинники) и акты обследования состояния секретного делопроизводства в аппарате СНК СССР и СТО СССР за 1927—1936 гг.;

2)простого и обобщенного заголовков, например:

Протоколы заседаний Министерства здравоохранения СССР за 1938 год (подлинники), переписка с иностранными учеными, фирмами и медицинскими учреждениями о взаимном обмене научной ин формацией;

3)обобщенных заголовков, например:

Протоколы заседаний избирательных комиссий округов г. Москвы за ноябрь — декабрь 1997 г. (копии), переписка с избирательными комиссиями о проведении выборов в Городскую Думу.

Для однородных дел в целях облегчения и достижения единства (унификации) их описания разрабатываются типовые заголовки.

В типовой заголовок входят элементы, присущие большой группе однородных дел: виды документов или дел и автор, виды документов или дел и корреспондент, виды документов или дел и содержание и т. д., например:

Протоколы заседаний коллегии Министерства... за... год. Под­линники, копии.

К этой типовой части надо будет только добавить конкретное название министерства, проставить год и указать подлинность или копийность документа.

Для облегчения работы над документами фонда составляется перечень типовых заголовков.

Простые и, тем более, обобщенные и сложные заголовки не всегда могут раскрыть содержание отдельных, наиболее важных документов дела. Это осуществляется с помощью аннотации.

Аннотируются документы, которые содержат сведения о наиболее выдающихся событиях, фактах и деятелях, а также воззвания, лис­товки, прокламации, брошюры, карты, чертежи, входящие в дела.

Таким образом, аннотируются документы, которые могут слу­жить предметом самостоятельного поиска.

Аннотация составляется в трех вариантах:

1)аннотация, представляющая собой заголовок отдельного документа, например:

Письмо К.Э.Циолковского о конструировании металлического дирижабля. Л. 17—18;

2)аннотация, составляющаяся на несколько однородных документов, например:

Воззвания о заготовке продовольствия для Поволжья. Л. 14—21;

3)аннотация, содержащая краткое описание содержания документа, например:

В списке семей красноармейцев, не получивших карточки «Крас­ная звезда», содержатся сведения о составе семей. Л. 45.

В конце аннотации обязательно указываются номера листов документов, на которые составлена аннотация.

Аннотация помещается за заголовком дела с красной строки на обложке (карточке) или на отдельном листе, который вклады­вается между обложкой и первым листом дела.

Ценность документной информации. Степень подробности на­учного описания документов и дел зависит от ценности докумен­тной информации, ее уникальности. Дела, содержащие ценные исторические источники, описываются максимально подробно, с аннотированием отдельных документов. На особо ценные, уни­кальные дела составляется внутренняя документная опись.

Вопрос о ценности информации источников, конечно, слож­но решить однозначно. Один из подходов к решению был разра­ботан в 1960 — 1970-е гг., когда было введено категорирование фон­дов учреждений, т.е. разделения их на категории (1, 2, 3) в зави­симости от места учреждения-фондообразователя в системе госу­дарственного управления:

1-я категория — высшие и центральные органы власти, управления, суды и др.;

2-я категория — учреждения среднего звена (краевые, областные, губернские и др.);

3-я категория — местные низовые учреждения (районные, волост­ные, сельские, поселковые и др.).

К фондам 1-й категории составлялись наиболее подробны справочники.

6.2.2. Описание документов и дел личного происхождения

При описании документов и дел личного происхождения учитывается особенность этих материалов.

В фондах личного происхождения, как правило, откладывают­ся творческие материалы, переписка, альбомы, записные книжки, материалы биографического, служебного и имущественно хозяйственного характера, а также материалы членов семьи и дру­гих лиц. В составе фонда могут быть коллекции документов ил иных материалов.

В процессе описания документов и дел личного происхождения на карточках фиксируются следующие информационные характеристики:

фамилия, имя, отчество фондообразователя, которые являются и названием фонда; заголовок дела;

крайние даты документов дела;

количество листов;

архивный шифр.

Основная специфика при описании документов личного происхождения заключается в составлении заголовка.

В основе заголовков лежат уже известные элементы: виды до­кументов или дел, автор, корреспондент, вопрос. Значительно реже в заголовке указывают территорию и время, а также особенное материалов.

При составлении заголовков необходимо учитывать, на что они составляются: на рукописи или переписку, альбомы или другие материалы.

Рассмотрим приемы составления заголовков на основные материалы фондов личного происхождения.

В заголовке на рукопись указывают автора, название произведения, жанр, а также наличие дарственных надписей, правок и других приписок с указанием их авторства, например:

А. Н. Островский. «Доходное место». Пьеса.

Если в рукописи отсутствует название, то в заголовке указывается ее первая строка, например:

Б. П. Корнилов. «Без тоски, без грусти, без оглядки...». Стихотворение.

В заголовке на переписку указывают вид документа, автора и корреспондентов, содержание, если оно касается одного вопро­са, а также наличие приложений, приписок и других особеннос­тей, например:

Письма А. М. Коллонтай В. Л. Юреневой.

В письмах родственников рекомендуется указывать их родствен­ные связи, а в письмах замужних женщин — фамилию писать по мужу, указывая в скобках их девичью фамилию, а также фами­лию их первого мужа, например:

Письма В.А.Жуковского М.А.Вяземской (урожденной Столыпи­ной, по первому мужу Бек).

В заголовке на альбомы указывают автора альбома и краткое со­держание записей, фотографий и других материалов с обозначе­нием их авторства, а также отражают внешние особенности аль­бома, например:

Альбом К.К. Олимпова со стихотворениями С.Д.Дрожжина, А. А. Коринфского и др.; рисунками И. Е. Репина, С. И. Пичугина. В бар­хатном переплете.

В тех случаях, когда альбом имел конкретное название, оно указывается до раскрытия его содержания, например:

Альбом П. И. Карпова «Книжка 44 уродов — портретов писате­лей с их автобиографиями» с зарисовками и записями Д. М. Алтаузена, В. В. Вишневского, Я. Купалы и др.

Заголовок на записные книжки составляется очень кратко: в нем указывают вид дела и автора, например:

Записные книжки П. С. Каржановского.

В фондах личного происхождения очень часто на книгах, аль­бомах и других материалах встречаются дарственные надписи вы­дающихся лиц. В этих случаях составляют заголовок на дарственные надписи, в котором указывают автора надписи, корреспондента (кому она предназначена) и на чем она сделана, например:

Дарственные надписи Ф. И. Шаляпина и Иолы Торнаги.

В заголовках на биографические, служебные, имущественно-хозяйственные материалы, а также на материалы общественной дея­тельности и бытового характера указывают виды документов или дела, автора, краткое содержание и особенности материалов: ав­торские правки, газетные вырезки и т.д., например:

Рецензии о творчестве М. В. Исаковского. Газетные вырезки.

В заголовке на названные материалы после основных элементов необходимо указать в круглых скобках виды документов, например:

Материалы о праздновании дня рождения и 50-летия литератур­ной деятельности И. А. Крылова (тексты приветствий и тостов, телеграммы).

В заголовках на фотографии указывают вид документа, иници­алы и фамилии изображенных лиц, событие, например:

Фотография Т. Л. Щепкиной-Куперник.

При описании фотографии местностей и пейзажей в заголовке кроме вида документа дается описание изображения.

Если на фотографии сделаны дарственные надписи, то это от­мечается в заголовке с указанием лиц, которым они адресованы, например:

Фотография А. Павловой с дарственной надписью А. А. Бахрушину.

Основными изобразительными материалами в фондах личного происхождения являются рисунки, чертежи и тому подобные ма­териалы.

В заголовках на рисунки, эскизы, чертежи, гравюры кроме харак­тера материалов указывают автора, корреспондента, дают описа­ние изображения, а также отмечают наличие дарственных надпи­сей и других особенностей, например:

Офорты с видами городов Германии с дарственными надписями А. И. Тургеневу студентов Геттингенского университета.

Гравюры Т. Г. Шевченко «В шинке» и «Ростовщик» с дарственны­ми надписями В. М. Лазаревскому.

Медная доска с гравированным портретом В.А.Жуковского рабо­ты Ф.Вендрамини с оригинала О.А.Кипренского.

При неустановленном авторстве документов и дел личного происхождения в заголовке пишут «неустановленный автор», на­пример:

Письмо А. С. Пушкина не установленному лицу с обращением Иван Сергеевич.

При описании не полностью сохранившихся материалов ука­зывают степень их полноты: отрывок, неполный текст, без кон­ца, например:

К. С. Семенов. «Воспоминания». Отрывок. Письмо Г. С. Петрова Л. К. Игнатьеву. Без конца.

При определении способа написания или воспроизведения материалов указывают:

автограф или черновой автограф;

авторская машинопись, машинопись с авторской правкой или авторизованная машинопись (когда только подпись или дата — автографы);

машинописная или рукописная копия;

фотокопия или ксерокопия;

вырезки из журналов, газет и др.

Например:

Пьесы В.М.Киршона, Б.А.Лаврентьева и др., поставленные С. Г. Розановым. Машинопись с его пометками.

Статьи о жизни и творчестве Г. К. Никифорова. Журнальные и газетные вырезки.

Фотография В. Гюго с дарственной надписью Е. А. Черкасской. Фотокопия.

6.2.3. Описание документов и дел досоветского периода

Состав и содержание документов, созданных в предшествую­щие исторические эпохи, а также дел, сформированных в дело­производстве XVI—XVII и XVIII-XIX вв., обладают рядом спе­цифических черт и особенностей, которые следует учитывать при составлении заголовка.

Необходимо знать, что при описании используют имеющиеся в архивоведческой и источниковедческой науке перечни и спис­ки видов и разновидностей документов, которые адекватно отра­жают функциональное назначение каждого документа, его быто­вание и юридическую силу. Поэтому при описании документов и дел периода феодализма не допустима механическая модерниза­ция понятий и терминов, а также применение современных ана­логий, отражающих существо рассматриваемых в документах воп­росов.

Особым своеобразием отличаются документы XV—XVII вв., так как в них отображается самобытный облик Российского государ­ства и особый стиль русского языка. Реорганизация структур гос­управления, развитие языка и расширение функций государства приближает документы этого периода к современным с точки зре­ния приема их описания. Однако если своеобразие документов XV—XVII вв. делает возможным включение в состав заголовков отдельных оборотов речи и даже целых фраз, целиком заимство­ванных из текста или самоназвания документа, то для документов и дел XVIII—XIX вв. такие заимствования, как правило, не до­пускаются, например:

Дело по челобитной детей боярских С.Данилова и Ф. Преснякова на Осташковского воеводу П. Куницина «в нанесенных им обидах и притеснениях». 1623 года 23 апреля —15 мая.

Нельзя допускать и неоправданную модернизацию состава и содержания документов.

При описании документов и дел XV—XVII вв. особое внима­ние уделяется сохранению транскрипции имен и фамилий упо­минающихся в них персоналий, название должностей и титулов.

При описании комплексов документов, состоящих из одного и того же вида, например — грамот, само слово «грамота» можно опустить при сохранении разновидности этого вида документов, например:

Меновая купца П. Смолянинова и однодворца И. Курятникова на мельницу в с. Всесвятском Можайской волости, 1665 года.

Жалованная Иосифо-Волоколамскому монастырю на владение сен­ными угодьями в с. Петрищево, 1664 г.

При описании документов и дел XVIII —XIX вв. надо помнить о соблюдении и следовании тем видам и разновидностям докумен­тов, которыми документы сами себя называют, и не прибегать к произвольным заменам, уточнениям и модернизациям терминов, сложившимся в делопроизводстве того времени, например:

«доношение», а не «донесение»;

«наставление», а не «инструкция»;

«объявление», а не «информация»;

«рапорт», а не «служебная записка».

При описании документов и дел предшествующих историчес­ких эпох с особым вниманием надо подходить к фиксации того или иного должностного или церковного звания исторического лица, упоминаемого в документах, для того чтобы оно соответ­ствовало занимаемому им положению именно в тот период, к которому относится документ, например:

неправильно: Рапорт генералиссимуса А. В. Суворова в Государственную Военную коллегию о прибытии в г. Царицын для преследования отрядов Е.И.Пугачева. 1774г., август.

правильно: Рапорт генерал-поручика А. В. Суворова.

Следует избегать вульгаризированных эпитетов и определе­ний, носящих отпечаток исторического или идеологического про­тивостояния. В равной степени это относится как к представите­лям правящих классов и сословий, так и к их подданным. В последнем случае следует воздержаться от идеологических пере­косов, содержащихся в тексте самих документов, поскольку они могут искажать подлинный смысл и значение самих документов, например:

неправильно: Письмо царского фаворита Потемкина с просьбой выдать ему денег, 1775 г.;

правильно: Прошение Президента Государственной Военной кол­легии Г.А.Потемкина с просьбой увеличить ассигнования на содер­жание 1-й Придунайской армии. 1775 г.;

неправильно: Сообщение Писарской воеводской канцелярии гене­ралу М. Н. Волконскому о кровопролитиях, произведенных злодейской шайкой Емельки Пугачева. 1774 г., 21 июля;

правильно: Рапорт Инсарской воеводской канцелярии московско­му генерал-губернатору М. Н. Волконскому о боевых действиях по­встанческих отрядов Е. И. Пугачева и жертвах среди местного на­селения. 1774 г., 21 июля.