Алексеева Е.В. Архивоведение. Учебник допущено Экспертным советом по начальному профессиональному

• Название: Учебник допущено Экспертным советом по начальному профессиональному
• Анкор: Алексеева Е.В. Архивоведение.doc
• Дата: 28.01.2017
• Размер: 9.29 Mb.
• Имя файла: Алексеева Е.В. Архивоведение.doc
• Тип: Учебник; #653
• страница: 20 из 35

6.4. Система каталогов в архиве

6.4.1. Каталог как архивный справочник

Архивный каталог — межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппи­рована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соот­ветствии с принятой для данного каталога схемой классифика­ции документной информации. Это дает исследователю широкие возможности для поиска информации.

В отличие от архивной описи каталог:

во-первых, как правило, охватывает подавляющее большин­ство фондов архива, потому что его структура не зависит от сис­темы хранения документов, а отражает классификацию докумен­тной информации по темам, отраслям и т.д., опись же составля­ется на документы одного архивного фонда или его части;

во-вторых, гораздо подробнее описи, так как может содержать информацию не только одной единицы хранения, но и части до­кумента, одного документа, группы документов, группы единиц хранения;

в-третьих, в отличие от описи не является учетным справоч­ником, т.е. он не служит для подсчета количества единиц хране­ния и документов; единственная его функция — информацион­ный поиск;

в-четвертых, если каждая опись строится на основе собствен­ной схемы систематизации материалов данного фонда, то ката­ложные карточки всех фондов архива упорядочиваются в соответ­ствии с единой схемой, основы построения которой являются общими для всех архивов.

Рассмотрим, какую роль выполняет архивный каталог в раз­личных архивах.

В делопроизводстве важно уметь быстро найти ту или иную документную информацию. С этой целью ведутся регистрационные и учетно-регистрационные картотеки документов, картотеки писем и заявлений граждан и др. При этом необходимо помнить, что эти картотеки имеют не только сиюминутное значение: в дальнейшем вместе с документами они должны будут поступить в ведомствен­ный архив, архив учреждения, где вольются в каталог учреждения.

Особое значение имеют картотеки документов по личному со­ставу, которые в ведомственных, объединенных ведомственных и межведомственных архивах помогают архивистам своевременно исполнять социально-правовые запросы граждан. От четкости и точности картотеки порой зависит судьба человека.

В архиве учреждения путь делопроизводственных картотек не завершается. В идеале они должны поступать вместе с документами постоянного хранения в государственный архив. Картотеки по ис­тории государственных учреждений активно используются инфор­мационно-справочными службами государственных архивов для ответов на запросы граждан. Кроме того, «особо выдающиеся» де­лопроизводственные картотеки столетиями служат исследовате­лям (например, картотека Департамента полиции в ГАРФ или картотека Сената в РГИА).

В архиве учреждения, если туда поступила некачественная делопроизводственная картотека или архив выполняет большой объем справочной работы, рекомендуется самостоятельно создать каталог архива учреждения.

В государственном архиве необходимо создать стройную систе­му каталогов архива, а также в совершенстве овладеть методами поиска информации с помощью архивного каталога.

Совокупность различных каталогов составляет систему катало­гов архива.

Сам процесс подготовки, составления и ведения архивных ка­талогов называется каталогизацией архивных документов, который складывается из следующих видов работ:

определение вида каталога;

разработка схемы классификации документной информации в каталоге;

выявление и отбор документной информации для каталогизации;

описание документной информации на каталожных карточках;

индексирование каталожных карточек;

систематизация карточек и ведение каталога.

Рассмотрим подробнее каждый вид работ по каталогизации.

6.4.2. Определение вида каталога

Определение вида каталога, создание которого предполагает­ся, зависит от состава и содержания документов, а также от нали­чия других видов каталогов.

При определении состава каталогов конкретного государствен­ного архива учитываются: ранг и профиль архива; структура, со­став и содержание фондов архива; степень разработанности фон­дов; интенсивность и задачи использования документов; наличие и качественный уровень других типов архивных справочников; материально-технические возможности архива.

В зависимости от выбранной структуры каталоги бывают двух типов: логической структуры и алфавитной структуры.

Если информация располагается от общего к частному, т.е. сверху вниз (метод дедукции), получают логическую структуру построения каталогов.

Если информация располагается от частного к общему, т.е. снизу вверх (метод индукции), получают алфавитную (формальную) структуру.

В свою очередь каталоги логической структуры по видам подразделяются на систематические, тематические и их разновидно­сти (каталог по истории учреждений и каталог по истории административно-территориального деления) и хронологические, а ка­талоги алфавитной структуры — на предметные и их разновидно­сти, именной и географический (рис. 12). В свою очередь каталоги могут быть как внутриархивными, так и межархивными.

Для архивов федерального и регионального уровней основу си­стемы каталогов составляют систематический и именной каталоги.

Рис. 12. Классификация каталогов

Документная информация в систематическом каталоге классифицируется по отраслям знаний и практической деятель­ности общества и располагается в логической последовательности. К систематическому каталогу или его подразделам могут быть со­ставлены предметный, географический и именной указатели (при отсутствии соответствующих каталогов).

В тематическом каталоге документная информация по теме сгруппирована внутри по подтемам, рубрикам и подрубрикам, расположенным в логической последовательности.

Условием самостоятельного существования тематического ка­талога в архиве, где ведется систематический каталог, является группировка информации по признаку, отсутствующему в систе­матическом каталоге.

В каталоге по истории учреждений документная информация классифицируется по отраслям, затем — по подведомственности, а далее — по типам учреждений (банки, заводы, общества, това­рищества, управления) в алфавитном порядке, внутри — по ал­фавиту их наименований.

В каталоге по истории административно-территориального де­ления документная информация классифицируется по алфавиту предметных понятий (географических наименований). Затем сис­тематизация проводится в логической и хронологической после­довательности.

Если надо описать документы с точки зрения времени их со­здания, то составляют хронологический каталог. В этом каталоге сведения о документах группируются по периодам вре­мени, векам, годам, месяцам, числам.

Хронологический каталог создается, как правило, там, где хра­нятся древние рукописи. Описание рукописей в таком каталоге да­ется по времени их создания или по времени освещаемых событий.

Если архив задался целью выявить, каких предметов — учреж­дений, событий, лиц, географических наименований — касаются его документы, то создается предметный каталог или как его разновидности именной и географический.

В именном каталоге информация классифицируется по алфави­ту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация осуществляется в хроноло­гической или другой последовательности.

В географическом каталоге документная информация класси­фицируется по алфавиту географических и топографических объек­тов (названий стран, республик, краев, областей, экономических районов, населенных пунктов, морей, рек и др.). Основой клас­сификации может быть также административно-территориальное деление. Дальнейшая систематизация проводится в хронологичес­кой или тематической последовательности.

Название каталога будет определяться в зависимости от того, что положено в основу его деления: если в основе делений ката­лога взяты темы, то каталог по виду будет тематический (пред­метно-тематический), если предмет, — то предметный, если от­расли человеческих знаний или деятельности, — то системати­ческий и т.д.

6.4.3. Разработка схемы классификации документной информации в каталоге

Создание конкретного вида каталога начинается с разработки схемы его классификации.

На основе обобщения отечественного и зарубежного опыта в нашей стране был подготовлен ряд изданий классификационных схем для систематических каталогов, среди которых — «Таблицы библиотечной классификации для массовых библиотек» и «Библиотечно-библиографическая классификация», СЕК (1962, 1978).

В России и странах Восточной Европы ББК используется как основа классификационной системы поиска ретроспективной до­кументной информации (РДИ).

В Международной библиографии и документалистике наибо­лее распространены две системы классификации:

«Универсальная десятичная классификация» (ДК Дьюи);

«Классификация при помощи двоеточия» (Ранганатана).

Мельвиль Дьюи — организатор американской библиотечной
ассоциации — в 1972 г. составил 1-й вариант десятичной
классификации (ДК), в соответствии с которой вся совокупность сведений архива или библиотеки делится на основе дедуктивного метода на 10 классов, которые затем делятся на сотые, тысячные и т.д. классы, например:

ДК для книг:
000 Общие произведения

100 Философия

200 Религия

….

600 Полезные искусства

….

900 История
Каждый из этих классов делится на 10 классов:

600 Полезные искусства

610 Медицина

620 Инженерия

640 Домашнее хозяйство

690 Строительное дело

В 1987 г. на основе ДК Дьюи Международный библиографиче­ский институт (МБИ) в Брюсселе издал усовершенствованную ДК, которая с 1905 г. называется УДК (Универсальная десятичная классификация). Она предназначалась для установления связи меж­ду библиографиями и библиотеками всего мира.

Имея в своей основе ДК Дьюи, УДК имела ряд таблиц опреде­лителей, разработанных сначала Чарльзом Кеттером (1837—1903), затем Полем Отле (1868- 1944) и Анри Лафонтеном (1853-1943). Эти таблицы имели свои знаки:

присоединение +

распространение /

отношение :

язык =

Были и свои специфические обозначения:

место ()

время «»

аспект 00

Таким образом, УДК по отношению к ДК Дьюи стала более углубленной, многоаспектной, способной раскрывать и содержа­ние архивных материалов (хотя для документов советской и со­временной эпох она плохо подходит).

Индийский теоретик систематической классификации Ш. Р. Ранганатан (1892- 1972) развил многоаспектный поиск информации, заложенный в УДК.

Он разработал «Классификацию при помощи дво­еточия», которая имеет 37 разделов:

A. Естественные науки

B. Математика

C.Физика

…

Z. Правоведение

К каждому разделу составлены таблицы-характеристики. Например, к разделу «Инженерия» есть таблицы: «по признаку работ»; «по признаку инженерных работ»; «по признаку части».

В свою очередь эти таблицы тоже классифицируются следующимобразом:

«по признаку работ»:

1. 
   здания и жилища;
   
2. 
   ирригационные и дренажные работы;
   
3. 
   горное дело;
   

«по признаку инженерных работ»:

1. 
   прикладная механика;
   
2. 
   исследование;
   

…

4) чертежи и рисунки:

«по признаку части»:

1. 
   земляные работы;
   
2. 
   фундамент;
   
3. 
   пол;
   

…

6. 
   крыша;
   
7. 
   окна.
   

Связь между понятиями, взятыми из разных разделов и таблиц, обозначается двоеточием (:).

Например: Д: Е2: Р1 «Инженерные исследования земляных работ».

Таким образом, если УДК и ДК Дьюи относятся к иерархическим классификациям, то классификация Ранганатана преодолевает одноаспектность иерархических классификаций и может служить основанием для автоматизированных информационно-поисковых языков (ИПЯ).

Необходимо запомнить, что при библиотечной классификации книги и т.п. расставляются на полках по той же схеме, по какой производится поиск сведений.

При классификации архивных материалов классификационная система хранения и классификационная система поиска РДИ не совпадают.

С конца 70-х гг. XX вв. в отечественном архивоведении использовали Схему единой классификации (СЕК), которая во многом вобрала черты рассмотренных систем. Разработанная еще в советский период Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (М., 1978) была предназначена для систематического каталога, следова­тельно, она также построена на основе логической структуры, где деления представлены отраслями знаний и деятельности общества. Такими отраслями в масштабах государства являются:

Государственное строительство. Государственная власть. Охра­на государственности (индекс Б/3).

Общественно-политическая жизнь (индекс И/К).

Народное хозяйство (индекс Л/Т).

Культура. Наука. Здравоохранение (индекс У/Я).

Каждую такую отрасль (деление) в СЕК принято называть от­делом. Наряду с отраслевыми отделами в СЕК введен историко-тематический отдел: Великая Октябрьская социалистическая ре­волюция (индекс А). Введение этого отдела обусловлено нали­чием значительного количества документов по этой теме в гос­хранилищах и их широким использованием.

Отраслевые и историко-тематические отделы образуют глав­ную таблицу СЕК, ее стержень. Каждый отдел имеет свое четкое деление на подотделы, разделы и подразделы и более мелкие де­ления. При работе с СЕК необходимо знать, что глубина делений в каждом отделе может быть различной. В совокупности подот­делы, разделы, подразделы и более мелкие деления образуют ос­новную таблицу. Для детализации понятий, выражений их многоаспектности, а также для исключения повторов к основной таб­лице в СЕК разработаны четыре таблицы общих определителей:

аспекта: руководство и организация управления; рабочий процесс и внедрение его результатов; обеспечение и снабжение производства; разработка теоретических проблем; творческая деятельность и т.д.;

групп населения: по занимаемому положению, характеру свя­зи с предприятием, оплате труда; по возрасту; по половой принад­лежности и т.д.;

языка: иностранный и народов России;

места: зоны и общие указания определенных мест (страны све­та; государства и государственные объединения и т.д).

Следует запомнить, что любое понятие из таблицы общих оп­ределителей логично может сочетаться с любым понятием основ­ной таблицы СЕК.

Более сложно обстоит дело с детализацией понятий отдельных подотделов.

Разработаны три таблицы специальных определителей аспекта к подотделам:

вооруженные силы (индекс Ж) и вооруженная защита социа­листического Отечества (индекс 3);

народное образование (индекс Ф);

физкультура и спорт (индекс Э).

Следует помнить, что понятия из конкретной таблицы специ­альных определителей аспекта сочетаются только с понятиями того подотдела, к которому таблица составлена.

Например, соединив индекс из подотдела «Физкультура и спорт» («ЭЗ 11) и индекс из таблицы специальных определителей аспекта к этому же подотделу (.07.01) — «Спортивные общества», выразим информацию о футбольных спортивных обществах «Э 11 (.07.01)».

Графически структура построения СЕК с применением ин­дексов показана на рис. 13.

Главная таблица	А	Б/3	Отделы И/К	Л/Г	У/Я
Основная таблица	От А1 до А9		Подот­делы	От Л до Т
	От А1 01 до А1 99		Разделы	От Л0 до Л9
	ОтА1 01 01 до А1 01 99		Подраз­делы	От Л0 01 до Л0 99
Таблица общих определителей	Аспекта (01.30)	Групп населе­ния -7.2	Языка =1	Места «6.286»
Таблица специальных определителей	Аспекта (.06.04)

Рис. 13. Структура построения СЕК
Приступая к каталогизации документов архивного фонда, необходимо подробно изучить структуру построения СЕК, четко представлять себе, к какому отделу, подотделу и т.д. логически может быть соотнесено то или иное понятие, выраженное в документах.

После изучения методики построения систематического каталога на основе СЕК следует перейти к выявлению и отбору документной информации для включения ее в каталог.

6.4.4. Выявление и отбор документной информации для каталогизации

В архивном фонде для каталогизации определяются следующие группы документов:

организационно-распорядительные, планово-отчетные и дру­гие основные документы учреждения-фондообразователя;

руководящие документы вышестоящих органов, непосредствен­но относящиеся к учреждению-фондообразователю;

документы подведомственных учреждений, присланные для контроля, обобщения, анализа;

печатные издания, относящиеся к деятельности учреждения-фондообразователя;

копии предложений, проектов постановлений, актов провер­ки и другие документы, по своей ценности и трудности поиска заслуживающие каталогизации.

При каталогизации особое внимание должно уделяться важ­ным событиям, фактам и явлениям, отражающим эпоху, опреде­ленный исторический период, событие или характер отдельной местности, региона и т.д.

Отобранная для каталогизации документная информация опи­сывается на каталожных карточках дифференцированно, т.е. пу­тем применения различных приемов описания:

подокументного;

поединичного;

группового.

При подокументном описании на карточку выносится информа­ция одного документа или части сложного, многоаспектного до­кумента (протоколы, доклады).

При поединичном описании на карточку заносится информация одного дела, но при условии, что она касается одного вопроса или события.

При групповом описании на карточку заносится информация группы документов (одного или нескольких дел) или группы дел (одной описи). В этих случаях также наблюдается единство вопро­са, события, места и времени.

Как видно из этого ряда, три приема охватывают пять объек­тов описания (по возрастающей):

часть документа;

документ;

группа документов;

дело;

группа дел.

6.4.5. Описание документной информации на каталожных карточках

Этот процесс представляет собой не что иное как фиксирова­ние вторичной документной информации на каталожной карточ­ке. Каталожная карточка имеет строго установленную форму с обязательным набором элементов. Отдельные группы элементов каталожной карточки несут в себе следующие сведения:

классификационные (рубрика, подрубрика, дата и место со­бытия);

информационные (содержание документов);

поисковые (название фонда, № фонда, № описи, № дела, листы);

внешние (язык документа и способ воспроизведения);

контрольные (должность и подпись составителя, дата состав­ления карточки).

При описании классификационных сведений следует учесть, что такие элементы, как «Рубрика», «Подрубрика» и «Индекс» целе­сообразно заполнять именно в указанной последовательности и в последнюю очередь после заполнения информационных, поис­ковых, внешних и контрольных сведений. Элементы «Дата собы­тия» и «Место события» содержат дату и место описываемых со­бытий, фактов, явлений. Перед описанием классификационных сведений необходимо еще раз изучить документную информацию на каталожной карточке, выбрать основное понятие, кратко и достаточно полно характеризующее содержание документа. Такое понятие выносится в «Рубрику». Затем определяется детализация этого понятия, под каким аспектом оно дано в содержании. Эта информация выносится в «Подрубрику».

Именно «Рубрика» и «Подрубрика» служат основой для проведе­ния индексирования карточек.

При описании информационных сведений в первую очередь опи­сывается вопрос, содержание документа, затем — вид документа или вид дела, автор, адресат, корреспондент. Формальный при­знак — указание подлинности — указывается в отдельных случаях.

Основным методом описания информационных сведений явля­ется вопросное описание, когда на одной карточке дается только один вопрос, независимо от того, где он освещен: в части докумен­та, в одном документе, группе документов, деле или группе дел.

Следует учесть, что в ходе заполнения карточек при описании переписки обязательно указывается автор, а затем — корреспондент.

При описании поисковых сведений элементы «Название фон­да», «№ фонда», «№ описи», «№ дела» заполняются в полном соответствии с данными описи. Но если карточка составлена на группу дел, то указываются все номера этих дел.

Элемент «Лист» указывает номер страницы или количество листов документа или документов, информация из которых была вынесена на карточку. Если карточка составлена на дело, то ука­зывается общее количество листов в деле.

При описании внешних сведений элемент «Язык документа» за­полняется только в том случае, когда документ написан на дру­гом языке, нежели основной массив документов данного архив­ного фонда.

Элемент «Способ воспроизведения» также заполняется в ред­ких случаях, когда документ выполнен в нетрадиционной форме.

При описании контрольных сведений элементы «Должность и подпись составителя» и «Дата составления карточки» заполняют­ся обязательно (в учебной ситуации вместо должности уместно указать «учащийся...»).

6.4.6. Индексирование каталожных карточек

После отбора и описания документной информации на ката­ложных карточках можно приступать к их индексированию.

Индексирование — это процесс выбора или составления индек­сов по схеме и их проставление на каталожных карточках.

Индекс — это условное обозначение, элемент языка, букв, цифр и условных знаков.

Одно условное обозначение или их совокупность присваива­ются соответствующим классификационным делениям схемы клас­сификации документной информации и проставляются на ката­ложных карточках.

Назначение индекса — передать содержание информации, ко­торая зафиксирована в документах, закрепить место делений в клас­сификационной схеме и отразить связи между этими делениями.

Система индексов — это система построения индексов с учетом методики, определенных правил, другими словами, это перевод с естественного языка на искусственный язык букв, сим­волов, правил.

Системы индексов бывают нескольких видов:

буквенные;

цифровые;

смешанные (комбинированные).

Цифровые индексы в свою очередь подразделяются:

на нумерационные;

серийные;

десятичные.

Нумерационная система индексов — это простой ряд чисел от 0 до бесконечности, т.е. порядковая (валовая) индексация, приме­няемая при наличии только одного уровня делений в схеме.

Она не способна выразить зависимость, отношение понятий, т.е. логику построения, а поэтому применяется при алфавитной структуре.

Ярким примером применения нумерационной системы индек­сов при алфавитном расположении понятий служит таблица об­щих определителей языка СЕК:

1. 
   Абазинский
   
2. 
   Абхазский
   

1. 
   Аварский
   
2. 
   Австралийские языки. Папуасские. Тасманийские.
   

При серийной системе индексов для деления в схеме отводится определенный ряд цифр: от 0 до 99, от 100 до 999 и т.д. Она применяется часто, так как позволяет вводить новые ступени де­лений. Основным недостатком этой системы является то, что она нечетко отражает и закрепляет структуру схемы.

В СЕК серийные индексы обозначены знаком распростране­ния — косой чертой (/) и применяются при обозначении отделов Б/3, И/К, Л/Т, У/Я, а также при обозначении в отделах, разде­лах и подразделах комплексных понятий, которые детализируют­ся, распадаются на частные понятия.

Например, подраздел Х9 85/89 «Педагогические науки» далее детализирован:

Х9 86 «Общая педагогика и дидактика»;

Х9 87 «Школьная педагогика»;

Х9 88 «Внешкольная педагогика»;

Х9 89 «Дефектология».

Десятичная система индексов позволяет отводить для понятий ряд делений от 0 до 9. Первая цифра указывает уровень делений (класс, раздел, тему), вторая — следующий уровень делений и т.д.

Эта система дает количество знаков, используемых для за­крепления классификационных делений; возможность произво­дить изменения при сохранении логической связи. Но есть и недо­статок — когда индексы при установлении логической связи по­лучаются громоздкими.

В СЕК десятичная система индексов используется только в од­ном случае — когда она вводится после букв.

Например, в подотделе Р «Сельское, лесное и водное хозяй­ство» разделы имеют индексы Р0, PI, Р2 и так далее до Р9.

Необходимо учитывать следующие требования при вы­боре системы индексов:

1. 
   система должна быть удобной в применении, хорошо выра­жать взаимоотношения, легко запоминаться, т.е. должна быть мнемоничной;
   
2. 
   индексы должны вызывать ассоциацию близости или удале­ния обозначенных предметов от основных классификационных понятий и наиболее сокращенным способом указывать на степень подчинения и соподчинения;
   
3. 
   индексы должны быть максимально краткими, т. е. при наи­меньшем количестве обозначений давать наибольший объем све­дений.
   

Все эти требования, по возможности, были учтены при разра­ботке СЕК.

Выше были рассмотрены общие положения проблемы индек­сации с привлечением примеров из СЕК по отдельным позициям.

Однако при изучении системы индексов, применяемой в СЕК, базу индексации в СЕК составляет совокупность обозначений, ис­пользуемых для обозначения индексов. Это не только буквы русско­го алфавита и арабские цифры, но и ряд знаков, каждый из которых несет определенную смысловую нагрузку: двоеточие (:) — знак отно­шения; точка (.) — разделительный знак; косая черта (/) — знак распределения и т.д.

Детально изучив структуру построения СЕК, необходимо определить, какие же индексы применяются в различных ее таблицах: главной, основной, общих и специальных опреде­лителей.

Рассмотрим методику индексирования документ­ной информации на базе СЕК.

1.Порядок присоединения индексов.

К индексу основной таблицы индексы вспомогательных таб­лиц присоединяются в следующей последовательности:

индекс специального определителя аспекта (если из основной таблицы взяты индексы подотделов, например «Ж. Вооруженные силы», «3. Вооруженная защита социалистического Отечества», «Ф. Народное образование», «Э. Физкультура и спорт»;

индекс общего определителя аспекта;

индекс определителя групп населения;

индекс определителя языка;

индекс определителя места.

Для выражения смысла документной информации необходимо использовать индекс основной таблицы. Индексы вспомогатель­ных таблиц применяются в различных сочетаниях по необходимо­сти, например:

ФЗ Школьное образование

ФЗ 01 (.05) Школьная олимпиада

ФЗ 01 (.05)-2.13 Роль школьников в проведении олимпиад в школах и т.д.

2.Построение индексов со знаком отношения (:).

Знак отношения (:) можно использовать в следующих четырех случаях:

1)для присоединения индексов основной таблицы, когда для
выражения смысла документной информации необходимо одновременно использовать два-три индекса, например:

Т1 16:ТЗ Радиофикация административных зданий; М2: Х4 НИИ легкой промышленности;

2)для присоединения индексов общих определителей аспекта, например:

РЗ (01.32: 02.44) Усовершенствованная структура сельского хозяйства;

3)для присоединения индексов специального определителя
аспекта, например:

ФЗ 01 (.05:.08) Программа проведения школьных олимпиад;

4) для присоединения специального и общего определителей аспекта, например:

ФЗ 01 (.05: 01.30) Организация школьных олимпиад.

В данном случае индекс специального определителя аспекта помещается перед индексом общего определителя аспекта.

Следует помнить, что круглые скобки при присоединении ин­дексов специальных и общих определителей аспектов при помо­щи знака отношения проставляются один раз. Например, правиль­ным составлением индекса является:

ФЗ 01: Л2 (. 05:01.30) Планирование организации школьных олимпиад.

Неправильным составлением индекса является:

Ф 01: Л 2 (.05): (01.00). ФЗ 01 (.05) : Л2 (01.).

3. Построение индексов со знаком присоединения (+). Знак присоединения (+) можно использовать в следующих трех случаях:

1)для закрепления двух или трех индексов определителей групп
населения, например:

Б4 03 -7.1 + 7.2 Участие рабочих и крестьян в деятельности Комитетов бедноты.

РЗ 75 — 1.21 + 1.22+ 1.25 Постоянные и временные работники, работающие по совместительству в животноводческих товариществах;

2)для присоединения двух или трех определителей языка, на
пример:

ФЗ 01 (.05)=80+114 Школьные олимпиады. Документы написаны на русском и эстонском языках.

ФЗ 01 (.05) = 80+96+114 Те же документы написаны на русском, узбекском и эстонских языках.

3)для присоединения двух или трех определителей места, на
пример:

ФЗ <<6.130 + 6.393>> Школьное образование в Белоруссии и Украине.

ФЗ «6.130 + 6.392 + 6.393>> Школьное образование в Белоруссии, Узбекистане и Украине.

Следует учесть, что присоединение более трех индексов одно­именной таблицы считается нецелесообразным.

Если же необходимо отметить более трех понятий из одноимен­ной таблицы, то проставляется индекс общего понятия, в кото­рое входят нужные частные понятия.

Правильным составлением индекса считается следующий пример:

ФЗ «6.333» Школьное образование в Российской Федерации.

Неправильным составлением индекса служит пример:

ФЗ «6.166 + 6.246 + 6.286 + 6.337» Школьное образование в Горьковской, Костромской, Московской и Ростовской областях.

4.Построение индекса со знаком распространения (/).

Косая черта применяется для построения серийных индексов, обозначающих комплексные понятия, которые при дальнейшей детализации образуют однородные частные понятия, например:

Б1 01 10/13 Территория. Административно-территориальное деление.

Для индексирования используется та часть индекса, которая находится слева от знака распространения, например: Б1 01 10 Территория.

Исключения составляют серийные индексы А1 01/09:

А1 10/19;

А1 20/29;

А1 30/39;

А1 40/47.

Для индексирования понятий, стоящих непосредственно под этими индексами, используется весь серийный индекс, например: А1 20/29 Рабочее движение.

5.Виды индексов, используемые для индексирования документной
информации.

В процессе индексирования можно оперировать различными видами индексов:

простым индексом — являющимся отдельной записью, отобра­жающей одно понятие, например:

Л940 Потребительская кооперация;

составным индексом, образуемым в результате объединения про­стых индексов разных таблиц, например:

ТЗ (01.30) Организация фонда нежилой площади;

комбинированным индексом, образуемым из нескольких простых или составных индексов, которые присоединяются с помощью знака отношения (:), например:

ФЗ 01: Л 2 (.05:01.30) Планирование и организация школьных олим­пиад.

6.4.7. Систематизация карточек и ведение каталога

Заиндексированные карточки необходимо систематизировать для включения в каталог.

Систематизация карточек проводится в соответствии с индек­сами в порядке расположения букв и цифр, например:

Г0 Суд. Прокуратура.

Г1 Охрана общественного порядка и взаимоотношений между члена­ми общества.

Г1 20 Паспортная система.

Г1 25 Пожарная охрана.

Г1 25 (01.31) Реорганизация пожарной охраны.

В группе карточек с одинаковыми индексами дальнейшая систематизация проводится по рубрикам и подрубрикам, указанным на карточках. Расположение самих карточек уже на уровне подрубрик производится по логическому принципу — от высшего к низшему, от общего к частному. Например, группы карточек, образованные по географическому признаку, располагаются по указанному прин­ципу, а равнозначные — по алфавиту географических наименова­ний. Группы карточек, образованные по хронологическому призна­ку, располагаются по дате событий и далее по датам документов.

Для взаимосвязи как отдельных делений систематического ка­талога, так и всего каталога с архивными справочниками исполь­зуют отсылочные карточки. В отсылочных карточках графы «Ин­декс», «Рубрика» и «Подрубрика» заполняются в обычном поряд­ке, а в графе «Содержание» после информации из документов указываются: «см. также» и индекс соответствующего деления каталоге или в другом архивном справочнике.

Одним из источников пополнения системы каталогов архива могут быть имеющиеся в архивах тематические и предметно-тема­тические картотеки по документам фондов, картотеки по лично­му составу на документы наиболее информативных и часто ис­пользуемых фондов в справочных целях.

Самостоятельно существующие картотеки должны быть связа­ны с системой каталогов путем отсылок.