Алексеева Е.В. Архивоведение. Учебник допущено Экспертным советом по начальному профессиональному
 Скачать 9.29 Mb.
|
6.6. Обзоры документов и другие архивные справочникиОбзор архивных документов — тип архивного справочника включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях источниковедческим анализом этих документов. Комплексы документов, сведения о которых включаются в обзор, могут быть связаны между собой единством происхождения (фондовой принадлежностью) или единством содержания (тематикой). В зависимости от этого различают два вида обзоров: обзоры архивных фондов (объединенных фондов, коллекций) и тематические обзоры документов. Обзор архивного фонда - вид обзора документов, включающий систематизированные сведения о составе и содержании документов архивного фонда с их источниковедческим анализом. Тематический обзор документов - вид обзора документов, включающий систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких архивных фондов по определенной теме с источниковедческим анализом этих документов. Названным видам обзоров присуще много общего (в структуре, методике описания, составе справочного аппарата). Оба они имеют две основные части:
6.6.1. Характеристика документов в обзореВ характеристике документов (собственно обзоре) излагаются сведения о документах. Схемами построения обзоров архивного фонда являются:
Для тематического обзора документов используются следующие схемы:
Как видим, структурная и номинальная схемы применяются только при составлении обзоров фондов. Применение остальных схем возможно как при составлении обзоров фондов, так и при составлении тематических обзоров. Разберем на конкретном примере сущность каждой из названных схем. Структурная схема применяется в обзорах фондов учреждений с отчетливо выраженной структурой. Названия структурных частей при такой схеме выступают в качестве разделов характеристики обзора и, как правило, располагаются в порядке их значимости и производственной соподчиненности. В отдельных случаях, когда трудно установить их производственную значимость и соподчиненность, они могут располагаться в порядке их названий, а иногда по номерам, присвоенным им фондообразователем. Отраслевая (функциональная) схема применяется в обзорах фондов, когда фондообразователь не имеет структуры, или когда структурные части нечетко отражают функции фондообразователя, или когда структура часто изменялась. В тематических обзорах отраслевая (функциональная) схема применяется для тем, отражающих конкретное направление в развитии тех или иных сторон государственного аппарата, управления, экономики, науки, культуры и т.д. Тематическая схема обзоров применяется в тех случаях, когда фондообразователь не имел четко выраженных и устойчивых структурных частей или отраслевой деятельности, а если и имел их, то не так ярко выраженные, не так ярко отражающие вопросы, связанные с наиболее значительными проблемами социально-экономического или политического характера, как это может быть раскрыто при группировке и изложении содержания документов по темам. Применение хронологических схем в обзорах архивного фонда ограничивается случаями, когда необходимо либо подчеркнуть преобразования, сложные структурные перестройки фондообразователя, которые происходили в то или иное время, либо показать периодизацию деятельности фондообразователя. Хронологическая схема построения характеристики в тематических обзорах мало распространена. Ее применение в таких случаях обычно связано с освещением содержания документов по определенным темам исторического характера, где необходимо показать содержание документов в последовательности происходящих событий. Применение хронологических схем при составлении тематических обзоров, связанных с освещением документов по широкой тематике, не может считаться правильным, так как в это случае, следуя хронологической схеме, трудно избежать повторения однообразных вопросов. Номинальная схема применяется для построения обзоров архивных фондов только в тех случаях, когда материалы фонда представлены небольшим количеством однородных видов. Дальнейшее деление основных разделов внутри каждой из выбранных схем построения характеристики документов на подразделы и группы может быть произведено по любым классификационным признакам. При разработке схем характеристик серьезное внимание должно быть обращено на последовательное расположение разделов подразделов и более мелких делений, которые могут быть расположены: а)в систематическом порядке:
б)в хронологической последовательности:
в)в алфавитном порядке:
Сведения о составе и содержании документов в обзорах принято называть аннотацией. Аннотация может составляться как на группу однородных по содержанию дел и документов, так и на отдельные дела и документы. В зависимости от этого аннотации называются или групповыми, или индивидуальными. В групповых аннотациях информация представляется в более обобщенной форме с указанием разновидностей документов, их номеров, авторов, краткого описания содержания, хронологических рамок и объема документов. Групповые аннотации могут дополняться индивидуальными, в которых полнее и детальнее раскрывается содержание наиболее важных и значимых документов и к которым составитель обязан привлечь внимание читателя. Благодаря сочетанию групповых и индивидуальных аннотаций в обзорах достигается достаточно углубленная и полная информация о содержании всего комплекса документов в целом. Необходимо помнить, что обзор должен информировать о содержании документов, подробный же пересказ фактов и событий, о которых идет речь, а также включение большого числа статистических данных из текста не входят в задачу обзора. Подобное «описание» может превратить обзор из архивного справочника в специальное историческое исследование, а такие цели перед обзором не ставятся. При составлении аннотации в обзорах могут использоваться цитаты из текста документов, однако злоупотреблять излишним цитированием не следует. Цитирование текста документов допустимо в тех случаях, когда цитата помогает лаконично подчеркнуть сущность содержания документов или же когда она выражает дух эпохи, к которой она относится. При составлении аннотаций в обзорах обязательно надо иметь всестороннее представление о документах как исторических источниках, провести их источниковедческий анализ. Источниковедческая характеристика документов помогает лучше показать их значение и ценность, дает возможность детально составить более объективное представление о характере и содержании документов, степени их важности, а следовательно, их последующего использования. Именно в этом состоит информационная особенность обзоров, отличающая их от всех остальных информационно-поисковых справочников. Благодаря включению в аннотации элементов источниковедческого характера подтверждается значение той или иной группы документов, или конкретного документа, или изучения темы, показывается полнота и степень сохранности документов, отмечается характер содержащихся в них фактических данных, их достоверность. В обзоре следует обратить внимание на отсутствие либо недостаточность источников по тем или иным конкретным проблемам, подчеркнуть полноту сведений некоторых категорий дел, отметить взаимодополняемость отдельных документов. В обзорах сведения об аннотациях документов сопровождаются точными поисковыми данными, которые должны обеспечить быстрое разыскание обозреваемых материалов. Состав поисковых данных в обзорах архивных фондов складывается из номеров описей (если их несколько) и единиц хранения. Необходимо обозначение номеров листов, если аннотируются отдельные документы. Состав поисковых данных в тематических обзорах может быть более широким, поскольку эти обзоры составляются по документам нескольких фондов. В этом случае состав поисковых данных дополняется номерами соответствующих фондов и названиями архивов (если создается межархивный справочник). В тех случаях, когда при аннотировании групп документов один из этих документов цитируется, поисковые данные должны сначала приводиться по всей группе в целом, а затем отдельно дается ссылка на цитируемый документ. Поисковые данные указываются рядом с аннотацией документов и заключаются в круглые скобки. 6.6.2. Справочный аппарат к обзоруРассмотрим вторую часть обзоров документов — справочный аппарат. На титульном листе обзора архивного фонда после названия архива указывается тип справочника — обзор фонда, номер фонда, крайние даты документов, год издания или год составления обзора. На титульном листе тематического обзора после указания типа справочника следуют название темы обзора, крайние даты документов по теме, год издания (составления) обзора. Предисловие к обзору архивного фонда составляется по аналогии к описи. В предисловии к тематическому обзору в исторической части характеризуется тема, обосновывается ее актуальность, а история фондообразователя дается лишь под углом зрения этой темы. Характеристика основных групп фондообразователей показывает взаимосвязи в содержании документов и, таким образом, значение и место соответствующих категорий материалов при разработке темы. Если тематический обзор составляется на один фонд, то историческая часть подготавливается по образцу предисловия к обзору фонда. В археографической части предисловия к тематическому обзору кроме общепринятых положений даются сведения о документах по теме, которые по какой-либо причине не вошли в справочник. Методика составления списка сокращений, указателей и оглавления к обзорам документов аналогична методике подготовки этих элементов справочного аппарата к описи. Для тематических обзоров составляется список фондов, информация о которых включена в обзор, а в необходимых случаях — библиографический список. |