Алексеева Е.В. Архивоведение. Учебник допущено Экспертным советом по начальному профессиональному

• Название: Учебник допущено Экспертным советом по начальному профессиональному
• Анкор: Алексеева Е.В. Архивоведение.doc
• Дата: 28.01.2017
• Размер: 9.29 Mb.
• Имя файла: Алексеева Е.В. Архивоведение.doc
• Тип: Учебник; #653
• страница: 19 из 35

6.3. Архивные описи

Архивная опись - это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систе­матизации внутри фонда и учета дел.

Архивная опись выполняет три важнейшие функции: инфор­мационную (раскрывает состав и содержание документов), учет­ную (обеспечивает учет дел), классификационную (закрепляет систематизацию дел внутри фонда).

Информационная функция описи реализуется в процессе описа­ния каждого дела на карточках при составлении такого важного элемента, как заголовок дела, раскрывающего видовой состав документов и содержание единицы хранения. Архивная опись, законченная и правильно оформленная, дает представление о составе и содержании документов фонда в целом.

Учетная функция описи состоит в указании количества единиц хранения в фонде. Этим обеспечивается сохранность документов, контроль за изменением объема фонда. Кроме того, наличие по­рядковых номеров дел способствует и быстрому поиску необхо­димой исследователям информации.

Классификационная функция описи закрепляет и отражает наи­более рациональное и логическое расположение дел в фонде. Под классификацией документов и дел в пределах архивного фонда понимается их научная группировка в соответствии с историчес­ки сложившейся структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.

Архивная опись состоит из двух частей: собственно описи, т. е. перечня дел (описательных статей) и справочного аппарата к опи­си. Как правило, архивные описи составляются еще в учреждени­ях. Но и в государственных архивах описи составляются при усо­вершенствовании системы научно-справочного аппарата, при пе­реработке неудовлетворительно описанных документов.

Опись является одним из самых древних архивных справочников: самая ранняя русская опись, дошедшая до нас, относится к XIII в. Однако наиболее ценный опыт составления описей, выработки тео­ретических основ описания относится к XIX в. Единая форма архив­ной описи сложилась сравнительно поздно, в 1940- 1950-х гг.

6.3.1. Влияние классификации документов и дел в пределах архивного фонда на составление архивной описи

Архивная опись строится в соответствии с классификацией дел архивного фонда.

Поэтому прежде чем перейти к составлению описи, рассмот­рим организацию работы по классификации дел в пределах архив­ного фонда, которая состоит из двух этапов:

разработки схемы классификации дел фонда;

распределения дел в соответствии со схемой классификации.

Разработка схемы классификации дел фондов явля­ется важным шагом для практического осуществления научной организации документов государственных архивов. Кроме того, классификационная схема — это основа структуры описи.

Схема классификации (организации) дел архивного фонда представляет собой систематизированный список наименова­ний структурных подразделений учреждения-фондообразовате­ля, его функций или вопросов и направлений его деятельности. Классификационная схема является основанием для организа­ции архивного фонда, для распределения дел фонда по груп­пам, отражающим наиболее характерные стороны деятельности фондообразователя, его функции или структуру, что и закреп­ляется описью.

Прежде чем разработать схему классификации, необходимо изучить историю фондообразователя, выяснить его структуру, компетенцию, функции, вопросы и направления его деятельнос­ти. Эта работа производится с учетом основных и дополнительных признаков классификации.

К основным классификационным признакам относятся:

структурный — в соответствии со структурными подразделе­ниями;

функциональный, отраслевой, тематический — с учетом функ­ций или отраслей деятельности учреждения, а также тех, которых касается содержание документов;

хронологический — по датам или периодам, к которым отно­сятся документы.

К дополнительным классификационным признакам относятся:

номинальный — по видам дел, видам и разновидностям доку­ментов;

корреспондентский — по учреждениям и лицам, с которыми велась переписка фондообразователем;

авторский — по наименованиям учреждений или фамилиям лиц, которые являются авторами документов;

предметно-вопросный — по темам и вопросам, которые отра­жены в документах;

географический — по территориям, населенным пунктам и географическим понятиям, с которыми связано содержание доку­ментов, их авторы или корреспонденты;

хронологический — по датам документов.

При разработке схемы классификации следует запомнить, что:

необходимо использовать только основные признаки;

из всей совокупности основных признаков берут только два;

одним из двух выбранных признаков, как правило, должен быть хронологический;

выбранные признаки в схеме классификации могут меняться местами.

Для фондов учреждений, имеющих четкую структуру, сочета­ние таких двух признаков, как структурный и хронологический, образует два варианта схемы классификации: хронологически-структурный или структурно-хронологический. При стабильной структуре учреждений за весь период существования целесообраз­но разработать структурно-хронологическую схему. В соответствии с этой схемой все дела сначала группируются по структурным подразделениям. Хронологически-структурная схема применяется обычно в том случае, если структура фондообразователя изменя­лась. Тогда все дела первоначально группируются по годам, а внутри хронологических групп — по структурным подразделениям.

Для фондов учреждений с часто изменяющейся или сложной струк­турой, а также при ее отсутствии, необходимо отразить в схеме отрасли деятельности фондообразователя. В таких случаях обычно применяется хронологически-отраслевая схема. При этом дела сна­чала группируются по годам, а внутри хронологических групп — по отраслям деятельности учреждения-фондообразователя. При классификации по отраслехронологической схеме дела группиру­ются сначала по отраслям, а внутри отраслевых групп — по хро­нологии.

Для фондов бесструктурных фондообразователей при небольшом объеме дел можно применять номинально-хронологическую или хронологическиноминальную схему систематизации.

Для небольших фондов, имеющих свою специфику, а также для коллекции применяются тематически-хронологическая или хроно­логически-тематическая схемы.

Для объединенного архивного фонда при классификации дел сна­чала производится группировка дел по фондам, входящим в объе­диненный архивный фонд.

Для фондов личного происхождения схемы классификации доку­ментов определяются составом фондообразователей (отдельное лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и объе­мом документов фонда. Так, для деятелей культуры в РГАЛИ раз­работали типовую схему классификации документов фондов лич­ного происхождения:

1. 
   рукописи фондообразователя;
   
2. 
   записные книжки фондообразователя;
   
3. 
   письма фондообразователя;
   
4. 
   дарственные надписи разным лицам;
   
5. 
   письма фондообразователю;
   
6. 
   дарственные надписи разных лиц фондообразователю;
   
7. 
   материалы к биографии фондообразователя;
   

8. 
   материалы имущественно-хозяйственного и бытового ха­рактера;
   
9. 
   материалы, собранные фондообразователей для своих ра­бот и по интересующим его темам;
   

10. 
    материалы о фондообразователе;
    
11. 
    изобразительные материалы;
    
12. 
    материалы членов семьи фондообразователя;
    
13. 
    материалы разных лиц, отложившиеся в фонде;
    
14. 
    коллекции.
    

Для документов представителей науки, управления, производства и других возможна аналогичная классификация дел в пределах личного фонда. В схеме классификации для других фондов могут отсутствовать какие-либо из перечисленных разделов, но возмож­но наличие и других, непредусмотренных этой примерной схе­мой разделов, отражающих специфику документов и деятельность самого фондообразователя.

Сложность классификации в пределах самой мелкой группы дел заключается в том, что приходится одновременно учитывать все признаки и располагать дела в систематическом порядке с учетом значимости авторов, корреспондентов, содержания, делопроиз­водственных форм и т.д.

Для дальнейшей классификации используются графическая или текстовые классификационные схемы.

В графической схеме изображаются графически (кружочками, ромбиками, квадратами и др.) и текстуально поясняются все призна­ки группировки документов, начиная от высших групп, созданных на основании ведущих классификационных признаков, и кончая самыми низшими группами, созданными с учетом всех, в том чис­ле и второстепенных признаков классификации. Здесь же в схеме указывается и порядок расположения дел в пределах самых мелких групп. Графические схемы классификации документов встречаются крайне редко.

Наибольшее распространение в отечественных архивах полу­чили текстовые классификационные схемы. В текстовой схеме клас­сификации документов архивного фонда последовательно пере­числяются все разделы, подразделы и более мелкие деления, в которые должны быть сгруппированы дела фонда. Порядок распо­ложения дел в пределах самых низших делений означается пере­числением заголовков дел.

Распределение дел в соответствии со схемой классификации может проводиться двумя способами: непос­редственной группировки и расположения дел в соответствии со схемой классификации или карточным способом.

При непосредственной группировке дела физически группируют­ся по разделам и другим более мелким делениям в схеме и после­довательно располагаются с учетом указанного в схеме порядка.

При карточном способе группируются не сами дела, а карточки с описанными на них делами. Карточки для описания располага­ются в предусмотренной схемой классификации последователь­ности и нумеруются в порядке валовой нумерации. После этого проводится уже окончательная группировка дел фонда.

Карточный способ классификации документов наиболее удобен в тех случаях, когда архивный фонд велик по объему и сложен по составу. Кроме того, этот способ обеспечивает большую сохранность документов, так как не требует многократного перемещения единиц хранения по группам, подгруппам, а также экономит рабочее время.

6.3.2. Составление собственно архивной описи дел

После проведения классификации дел (или карточек) фонда в соответствии с разработанной для конкретного фонда классифи­кационной схемой составляется архивная опись. В зависимости от схемы классификации, объема и завершенности комплектования фонда (или любого другого комплекса документов) могут быть составлены одна или несколько описей. Отдельная самостоятель­ная опись может быть составлена:

на все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование;

дела всех лет одной структурной части, если она прекратила свое существование;

дела за один год или несколько лет деятельности учреждения-фондообразователя, а также одной или нескольких функциональ­ных, предметно-тематических (материалы по личному составу, научно-техническая документация, фотоальбомы, творческие до­кументы и т.д.) и других частей;

все дела объединенного фонда или каждого, входящего в объе­диненный фонд учреждения.

Следует помнить, что количество дел, внесенных в одну опись, не должно превышать самого большого четырехзначного числа (т.е. 9999).

Как уже отмечалось, опись отражает систему организации до­кументов фонда и закрепляет классификацию дел внутри фонда путем присвоения делу порядкового номера. В описи выделяются разделы, подразделы и более мелкие деления в соответствии со схемой классификации дел фонда.

Опись документов (основная информационная часть) состоит из описательных статей. Описательная статья описи представляет собой совокупность сведений о единице хранения и состоит из следующих элементов:

порядкового номера;

делопроизводственного индекса (номера дела по номенклатуре или старого инвентарного номера);

заголовка дела и в ряде случаев аннотации документа;

крайних дат документов в деле (число, месяц, год);

количества листов в деле;

примечаний.

Каждому из элементов статьи, выполняющему определенную функцию, соответствует своя графа в листе описи.

Графа 1 — «Порядковый номер» — отражает учетную функцию описи, закрепляет последовательность расположения дел в фонде. Присвоенный в порядке валовой нумерации номер последней ста­тьи указывает на количество единиц хранения, включенных в опись. При изменении количественного состава дел описи делается со­ответствующая запись в конце описи («Итоговые записи»).

Графа 2 — «Делопроизводственный номер» — это «родной» для дела номер, присвоенный в делопроизводстве.

Графа 3 — «Заголовок дела» — отражает информационную фун­кцию описи, раскрывая состав и содержание документов каждого дела.

В заголовке не должно быть никаких произвольных сокращений, только общепринятые или предусмотренные в списке сокращений, составленном госархивом. Наименование учреждений, организаций и предприятий (авторов, корреспондентов) дается при первом их упоминании полностью, а в скобках — общепринятое сокращение. В эту же графу описи с новой строки после основного заголовка заносится аннотация документов. Текст аннотации располагается на расстоянии двух сантиметров от левого края графы.

Графа 4 — «Крайние даты» — раскрывает даты начала и окон­чания дела. Наименование месяца, как правило, пишется пропи­сью. При обозначении даты сначала указывается число, затем ме­сяц и год. Если крайние даты включают 1 год, то для их написа­ния в графе отводится 3 строки, а если крайние даты включают 2 года, то — 4 строки.

Последняя строка даты должна совпадать с последней строкой заголовка.

Графа 5 — «Количество листов» — дает представление об объе­ме единицы хранения. Обычно листы нумеруются в правом верх­нем углу.

6.3.3. Составление справочного аппарата к описи

Справочный аппарат к описи выполняет две функции: во-пер­вых, ускоряет поиск сведений по собственно описи и, во-вто­рых, предоставляет дополнительную информацию о фонде.

Состав справочного аппарата к описи включает:

титульный лист;

оглавление;

предисловие;

список сокращений;

указатели.

Это основные элементы справочного аппарата, но опись может содержать и дополнительные элементы — переводные таблицы, библиографию, терминологический словарь.

Титульный лист содержит сведения, раскрывающие полное название государственного архива, где хранятся документы фонда; полное название фонда с перечислением всех переименований, если они были, и сокращенное наименование (в круглых скобках); номер фонда; номер описи; название описи (наименование структурной части или годы, за которые дела включены в опись).

В оглавлении (содержании) разделов описи и справочного ап­парата к ней перечисляются предисловие, список сокращений, названия всех разделов, подразделов, включенных в опись, ука­затели, переводные таблицы шифров. Против каждого названия ставятся номера соответствующих листов описи.

Предисловие — один из важнейших элементов справочного ап­парата. Если фондообразователь — учреждение, то в предисловии необходимо кратко осветить его историю:

исторические условия, историческую обстановку, в которой возникло и действовало учреждение-фондообразователь;

дату образования и подчиненность учреждения-фондообразователя;

функции, масштаб деятельности, структуру учреждения-фондообразователя и их изменения;

организацию системы делопроизводства;

даты и причины ликвидации или реорганизации учреждения-фондообразователя.

Далее в предисловии дается история фонда, т.е. когда и при каких обстоятельствах фонд оказался в архиве, его состав, содер­жание, объем документов; освещается работа с документами пос­ле поступления фонда в архив (особенности описания, эксперти­за ценности, систематизация документов в фонде).

В заключительной части предисловия раскрывается состав спра­вочного аппарата к описи, основы его построения и указания о порядке пользования им.

Список сокращений представляет собой алфавитный перечень встречающихся в описи сокращенно написанных слов. Список сопровождается полным наименованием сокращенных слов. Со­кращения вводятся в целях экономии места для часто встречаю­щихся слов в тексте описи, а также для раскрытия аббревиатур в составе справочного аппарата и достижения единообразия в пере­даче содержания документов.

Общепринятые сокращения, не требующие специальных разъяс­нений (т.е., т.д., пр. и др.); обозначающие название мер веса, времени, пространства, относящиеся к цифрам или каким-либо наименованиям и не вызывающим двоякого толкования (кг, мин, см, м),а также вошедшие в разговорную и письменную речь со­кращения слов, подобно таким, как ревком, профком, в список сокращений не включаются.

Указатели к описи представляют собой перечень предметных понятий, встречающихся в описи, с необходимыми пояснения­ми и ссылочными данными. Задача указателей — ускорить и об­легчить тяжкий труд пользователя по работе с вашей описью. Ука­затели по виду могут быть предметными (общими и специ­альными), именными, географическими (как разновид­ности предметных), хронологическими и др. Возможны ком­бинированные указатели при незначительном количестве личных имен, географических названий и предметов.

По форме указатели могут быть глухими и аннотиро­ванными (краткими или полными). Приведем пример составле­ния указателя глухого, аннотированного краткого и аннотирован­ного полного.

Глухой указатель	Гиацинтова СВ. 7, 9, 18
Аннотированный краткий	Гиацинтова СВ. — актриса 7, 9, 18
Аннотированный полный	Гиацинтова Софья Владимировна — советская актриса и режиссер, народная артистка СССР. На сцене с 1910 года, играла во МХАТе, первой студии МХАТ, МХАТе втором. С 1938 года — в Московском театре им. Ленинского комсомола. В историю русского драматического искусства во­шло исполнение ею роли Марии («Две­надцатая ночь» В. Шекспира) и др. 7, 9, 18

Составить именной и географический указатели не составляет труда, так как в них включаются все понятия, встречающиеся в тексте описи. Следует только запомнить, что географический ука­затель никогда не бывает глухим.

Подробно методику составления указателей рассмотрим на примере предметного указателя.

Предметный указатель представляет собой алфавитный перечень на­учных понятий, исторических фактов, явлений, учреждений и т.п. Пред­метный указатель может быть общим, включающим понятия различного характера, и специальным, включающим однородные понятия (указа­тель фабрик и заводов). Составить предметный указатель значительно сложнее, чем географический или именной. Специфика предметного указателя состоит в отборе понятий для включения в него. В предметный указатель следует включать только наиболее существенные, раскрываю­щие основные вопросы и направления деятельности фондообразователя. Предметный указатель строится следующим образом.

Основным элементом предметного указателя является рубрика, состоящая из предметного понятия и поисковых данных.

В зависимости от назначения указателя рубрика может быть простой, т.е. не иметь подрубрик, сложной, т.е. иметь одну подрубрику или опре­деление, гнездовой, т.е. иметь две или несколько подрубрик, например:

Простая рубрика	Газеты.
Сложная рубрика	Газеты, тираж.
Гнездовая рубрика	Газеты: «Известия»7,8,9 «Независимая»10,11 «Спид-инфо» 14, 16

Подрубрики могут располагаться как в алфавитной, так и в логичес­кой, систематической последовательности, например:

Образование:

низшее 25, 26

среднее 5, 9

высшее 12, 13, 35

При составлении гнездовой рубрики, следует помнить, что рубрика — всегда родовое понятие, а подрубрики — его виды, поэтому нельзя составлять такого типа гнездовые рубрики как:

Яблоня:

посадка 7

полив 8

уничтожение вредителей 9

Виды документов не включаются в предметные указатели как самостоятельный элемент справочного аппарата. Указатель видов докумен­тов составляется только к перечням документов, которые служат для определения сроков их хранения.

Понятия в предметном указателе могут быть однословными и многословными. При введении в указатель многословных понятий следует иметь в виду, что все слова несут разную смысловую нагрузку. Так, например, в понятиях «борьба с неграмотностью», «борьба с дезертирством», «избирательная кампания» основное смысловое значение имеют слова «неграмотность», «дезертирство», «кампания». Такие слова называются удар­ными, или ключевыми.

Выявление ударного (ключевого) слова необходимо для правильной организации поиска информации в указателе основных вопросов и направлений деятельности учреждения-фондообразователя. При включе­нии многословного понятия в указатель ключевое слово ставится на пер­вое место, т.е. осуществляется инверсия, и к нему указываются поиско­вые данные. А второе слово превращается в пояснение, дополнение к первому, например:

Неграмотность, борьба с ней 4, 6, 8

Невозможно предугадать заранее мысли исследователя, поэтому в указатель необходимо включать многословное понятие полностью, де­лая отсылку к ключевому понятию, например:

Избирательная кампания — см. кампания избирательная

Кампания избирательная 13, 21

Если оба слова являются ключевыми, то в указатель вносится такое словосочетание, какое включено в опись, а второе слово заносится в указатель на соответствующую букву с отсылкой на основное понятие без указания ссылочных данных, например:

Учет военнообязанных 14, 17, 18

Военнообязанные — см. Учет

Инверсии не подвергаются устоявшиеся понятия, например:

Новый русский 7, 13

Для того чтобы составить предметные указатели к описи, необходи­мо каждое предметное понятие выписать на отдельную карточку, дать к нему необходимые пояснения, указать номера единиц хранения, где встречается это понятие.

После выявления всех предметных понятий, в том числе именных и географических, следует произвести их систематизацию по алфавиту (до 4-го знака), сделать необходимую инверсию, создать при необходимос­ти сложные рубрики. И только после этого перенести содержание кар­точного указателя на листовую форму.

Прописные заглавные буквы русского алфавита должны быть проставлены перед каждой группой понятий, начинающихся на эту букву, в центре листа, например:

А

Арбуз 4, 7, 9

Автомобиль:

грузовой 7, 8

легковой 8, 9

Архивы:

ведомственные 4, 5

государственные 7, 8

частные 13, 17

….

И

Избирательная кампания, см. кампания избирательная

К

Кампания избирательная 7, 8, 9.

К подготовленной архивной описи обязательно должна быть составлена заверительная надпись на отдельном листе-заверителе. В заверительной надписи указывается количество листов в описи. Листы собственно описи и справочного аппарата к ней пронуме­ровываются в валовом порядке. Заверительная надпись подписы­вается составителем описи, например:

В опись внесено 24 (двадцать четыре) дела с № 1 по № 24

Составитель ____________________

Дата - 00.00.00