Работа с Access. Учебнопрактическое пособие Хабаровск 2004 Содержание Введение 4 Лабораторная работа Создание таблиц 5 Основные понятия субд access 5

• Название: Учебнопрактическое пособие Хабаровск 2004 Содержание Введение 4 Лабораторная работа Создание таблиц 5 Основные понятия субд access 5
• Дата: 16.01.2023
• Размер: 2.57 Mb.
• Имя файла: Работа с Access.doc
• Тип: Учебно-практическое пособие; #888653
• страница: 6 из 19

Использование вычисляемых полей в запросах

Допускается создание вычисляемых полей в запросе с помощью ввода выражения в строку с именами полей.

1. В режиме конструктора запроса введите выражение в пустую ячейку строки Поле: После нажатия клавиши Enter или перевода курсора в другую ячейку будет выведено имя поля «ВыpaжeнueN:», где N – целое число, увеличивающееся на единицу для каждого нового создаваемого вычисляемого поля в запросе. Это имя выводится перед выражением и отделяется от него двоеточием. В режиме таблицы данное имя становится заголовком столбца.

2. Пользователь имеет возможность переименовать вычисляемое поле.

Например, для создания поля «Сумма» следует ввести в ячейку в строке Полевыражение: Сумма: [Цена]*[Количество]

При выполнении запроса в поле «Сумма» будет занесено новое значение, найденное путем перемножения содержимого полей «Цена» и «Количество».

Вычисляемые поля позволяют:

• 
  рассчитывать числовые значения и даты;
  
• 
  комбинировать значения в текстовых полях;
  
• 
  создавать подчиненные запросы;
  
• 
  рассчитывать значения итоговых нолей с помощью групповых функций
  

Для вычисляемых полей допускается сортировка, задание условий отбора и расчет итоговых значений, как и для любых других полей. Для расчета итоговых значений следует выбрать в ячейке строки Групповая операция элемент Выражение.

Ввод данных в вычисляемые поля или их изменение в режимах таблицы или формы невозможен. При изменении значений полей, используемых в выражении, значение вычисляемого поля обновляется автоматически.

При делении денежного значения на любое число возвращается числовое значение со значением свойства Размер поля – «С плавающей точкой (8 байт)». Для того чтобы возвращалось значение типа «Денежный», следует указать этот тип в свойстве запроса Формат поля.

В Microsoft Access определена специальная функция Count, обеспечивающая подсчет числа записей в запросе. Для этого следует ввести Count(*) в ячейку в строке полей.

Окно Область ввода, выводящееся нажатием клавиш Shift+F2, позволяет просматривать выражения целиком (без прокрутки).

Элементы выражений

Элементами выражения могут быть операторы, идентификаторы, функции, литералы и константы.

Оператор =, <, >, &, And, Or, Like определяет операцию, выполняемую над одним или несколькими элементами.

Идентификатор – элемент выражения, определяющий ссылку на значение поля, элемента управления или свойства. Например, Forms![Заказы]![КодЗаказа] является идентификатором для значения элемента управления «КодЗаказа» в форме «Заказы».

Функция возвращает значение, которое является результатом расчетов или выполнения других операций. В Microsoft Access определен ряд встроенных функций, например:

• 
  функция Date возвращает текущую дату;
  
• 
  функция Sum возвращает сумму набора значений поля;
  
• 
  функция DLookup возвращает значение указанного поля.
  

Литерал 100, #1-янв-94#, "New York" представляет значение, например, число, строку или дату, которое используется в Microsoft Access, именно в том виде, как оно записано. Даты заключаются в символы номера (#), а строки в прямые кавычки (").

Константа True, False, Да, Нет, Null представляет значение, остающееся неизменным.

Запросы на выборку

Задание 1. Создать простой запрос для выборки сведений из базы данных, включающий следующие поля:

• 
  наименование факультета;
  
• 
  номер группы;
  
• 
  наименование специальности;
  
• 
  номер зачетной книжки;
  
• 
  фамилия, имя, отчество.
  

Технология

1. 
   В окне База данных выбрать объект Запросы.
   
2. 
   В появившемся списке выбрать Создание запроса в режиме конструктора.
   
3. 
   В появившемся окне Добавление таблицыдобавить таблицы Студент, Группа, Специальность, Факультет, затем закрыть окно.
   
4. 
   При необходимости отрегулировать размеры и расположение окон с таблицами на схеме данных.
   
5. 
   Перетащить соответствующие названия полей из окон таблиц в бланк запроса, расположенный под схемой данных, соблюдая заданный их порядок.
   

Примечание. Вместо перетаскивания названия поля можно использовать двойной щелчок левой клавишей мыши по соответствующей строке в окне таблицы на схеме данных. То же самое можно получить, если использовать кнопку, разворачивающую список полей таблиц. Эта кнопка появляется при щелчке по ячейке в первой строке бланка.

6. 
   Просмотреть полученную выборку, выполнив команду ВИД/Режим таблицы или щелкнув по кнопке инструментальной панели Вид.
   
7. 
   Вернуться в режим конструктора запросов в случае, если выборка содержит ошибки, и откорректировать запрос.
   
8. 
   Закрыть запрос. Появится диалоговое окно, в котором следует подтвердить необходимость его сохранения. Присвоить запросу имя Выборка 1
   

Задание 2. Создать простой запрос для выборки сведений из базы данных, включающий те же поля, что и предыдущий запрос, но содержащий сведения только о студентах, обучающихся на коммерческой основе. Такой запрос называется запросом по условию.

Для выполнения этого задания необходимо на бланке запроса добавить поле «Коммерческий» и ввести по нему соответствующее условие.

Присвоить запросу имя Выборка 2
Задание 3.Составить запрос для подсчета количества коммерческих студентов в каждой группе.
Технология

1. 
   Создать в режиме конструктора новый запрос с использованием таблиц Факультет, Группа, Студент.
   
2. 
   Ввести в 1-й столбец бланка запроса поле Наименование факультета, во 2-й столбец - поле Номер группы, в 3-й столбец – поле Коммерческий.
   
3. 
   Установить в качестве условия выборки для 3-го столбца значение Да.
   
4. 
   Установить для 1-го и 2-го столбцов бланка сортировку по возрастанию.
   
5. 
   Отключить вывод на экран данных 3-го столбца.
   
6. 
   Ввести в 4-й столбец поле Коммерческий и замените название столбца на Количество коммерческих. Для этого новое и старое названия столбца следует разделить символом «двоеточие», т.е. ячейка с названием поля должна содержать:
   

Количество коммерческих: Коммерческий

7. 
   Щелкнув по кнопке Групповые операции инструментальной панели, добавить в бланк строку Групповая операция и выбрать из списка в этой строке для 4-го столбца операцию Count.
   
8. 
   Просмотреть выборку с подсчетом итогов, щелкнув по кнопке инструментальной панели Запуск либо выполнив команду ЗАПРОС/Запуск.
   
9. 
   Вернуться в режим конструктора запросов, щелкнув по кнопке Вид инструментальной панели.
   
10. 
    Сохранить запрос, присвоив ему имя Подсчет коммерческих по группам.
    

Задание 4. Составить запрос-выборку для подсчета количества коммерческих студентов по каждому факультету.
Задание 5. Составить запрос, позволяющий увидеть выборку, отражающую количество студентов по каждому факультету и в каждой группе. Заголовки столбцов должны соответствовать названиям факультетов, заголовки строк – номерам групп. Такой вид выборки может быть реализован перекрестным запросом. Для применения подобного запроса желательно иметь в базе данных сведения по 5 – 6 группам, отнесенным к 3 факультетам.
Технология

1. 
   Создать с помощью конструктора новый запрос с использованием таблиц Факультет, Группа, Студент.
   
2. 
   Ввести в 1-й столбец бланка запроса поле Наименование факультета, во 2-й столбец – поле Номер группы, в 3-й столбец – поле Коммерческий.
   
3. 
   Выполнить команду ЗАПРОС/Перекрестный запрос или щелкнуть по кнопке инструментальной панели Тип запроса и выбрать из списка Перекрестный запрос.
   
4. 
   Выбрать значения в строке бланка Перекрестная таблица, развернув список в ячейках:
   

• 
  для 1-го столбца – заголовок строк,
  
• 
  для 2-го столбца – заголовок столбцов,
  
• 
  для 3-го столбца – значение.
  

5. 
   Выбрать функцию Count для групповой операции в 3-м столбце.
   
6. 
   Просмотреть перекрестную выборку, щелкнув по кнопке Запуск.
   
7. 
   В режиме таблицы уменьшить ширину столбцов таблицы выборки. Для этого выделить столбцы с данными по группам и выполнить команду ФОРМАТ/Ширина столбца/По ширине данных.
   
8. 
   Сохранить запрос под именем Количество студентов по факультетам и группам.
   

Задание 6. Составить запрос для вывода списков групп, причем номер группы должен запрашиваться в процессе выполнения запроса. Такой запрос называется запросом с параметром. Параметром является номер группы. Значение параметра вводится в диалоговом окне. Для создания запроса необходимо ввести в ячейку с условием текст условия отбора в квадратных скобках.
Технология

1. 
   Создать с помощью конструктора новый запрос с использованием одной таблицы Студент.
   
2. 
   Ввести в 1-ю строку бланка запроса все поля таблицы.
   
3. 
   Ввести в ячейку строки Условие отборадля поля Номер группытекст: [Введите номер группы].
   
4. 
   Запустить запрос, и в появившееся диалоговое окно ввести номер одной из групп. Просмотреть выборку. Сохранить запрос, присвоив ему имя Запрос с параметром.
   

Задание 7. Составить запрос для получения справки по стоимости обучения коммерческих студентов с учетом НДС. Принять, что стоимость обучения с учетом НДС коммерческого студента равна стоимости обучения по выбранной им специальности, умноженной на (1+0,2), где 0,2 – величина НДС.

Такой запрос называется запросом с вычисляемым полем.
Технология

1. 
   Создать с помощью конструктора новый запрос с использованием таблиц Специальность, Группа, Студент.
   
2. 
   Ввести в бланк запроса поля: Номер группы, Номер специальности, Фамилия, № зачетки, Коммерческий, Стоимость обучения.
   
3. 
   Ввести в поле Коммерческийусловие Да и отключить вывод содержимого этого поля на экран.
   
4. 
   Щелкнуть мышью в строке полеследующего свободного столбца бланка и щелкнуть по кнопке инструментальной панели Построить. Будет вызвано окно Построителя выражений.
   
5. 
   Используя поле таблицы Специальность, ввести в окно построителя выражение: НДС: [Стоимость обучения] *0,2
   

где НДС: - заголовок столбца с вычисляемым полем, [Стоимость обучения] – поле таблицы Специальность, 0,2 – величина НДС.

Для записи выражения следует использовать инструменты построителя выражений. После ввода выражения щелкнуть по кнопке ОК.

6. Щелкнуть мышью в ячейке поля следующего свободного столбца и перейти в окно Построителя выражений. Ввести в этом окне формулу:

Итого: [Стоимость обучения]+[НДС]

Примечание

Для редактирования выражения в вычисляемом поле запроса можно использовать окно Область ввода, которое вызывается комбинацией клавиш Shift+F2, если ячейка с полем активизиро­вана.

7. 
   Включить флажки вывода на экран вычисляемых полей.
   
8. 
   Запустить запрос.
   
9. 
   Отладив запрос, сохранить его с именем Запрос с вычисляемым полем.