Деловая документация. Учебное пособие по дисциплине Русский язык и деловая документация
 Скачать 467 Kb.
|
4. Понятие о документах и их классификацияДокументы играют огромную роль в жизни общества. Их следует различать по значимости и характеру. Документы служат подтверждением факта, события, явления. О ни могут иметь политическое, юридическое, экономическое значение. Документом государственной важности является Конституция государства, которая закрепляет основы общественного строя и политики государства, гарантирует права, устанавливает свободы и обязанности. Документы выражают решения правительства и Думы, обязательные для исполнения, эти решения находят конкретное выражение в документации организаций и учреждений. Документы могут быть историческим источником, основанием для написания истории, они могут быть средством доказательства или свидетельства. Жизнь человека тоже связана с документами. С рождением его выписывается первый документ – свидетельство о рождении. При поступлении в учреждении нужны документы, подтверждающие возраст, место жительства, состояние здоровья. При достижении 14-летнего возраста выдается паспорт, который выдается на основании свидетельства о рождении, окончание школы подтверждает аттестат о среднем образовании, по окончании вуза выдается диплом о присвоении квалификации, главным подтверждением трудовой деятельности является трудовая книжка. Для обмена информацией между организациями служат документы: письма, телеграммы, телефонограммы, факсимильные сообщения. Посредством организационно-распорядительных документов: положений, уставов, постановлений, приказов осуществляется руководящая деятельность. В управленческой деятельности документ выступает как предмет и результат труда. Как только человек научился писать, он начал создавать документы. Документом называется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранения воспоминания о каком-либо предмете. Такую формулировку дает Поль Отле в изданной в 1924 г. в книге «Руководство к администрированию». Документы, на которых фиксировалась информация, выполняли в древние времена главным образом функцию свидетельства. Поэтому латинское слово documentum (от doceo – учу, извещаю) означало «доказательство», «свидетельство». В русском языке термин «документ» появился в ХVIII в. Петр I перевел его как «письменное свидетельство». С появлением документов началась регламентация работы с ними, которая сегодня называется делопроизводством. Помимо работы с отдельным документом исключительно важным вопросом является организация системы делопроизводства. Понимая это, Петр I издал специальный указ о подписании протоколов. В 1720 г. бы л издан «Генеральный регламент», определяющий порядок работы с документами. В 1857 г. в Санкт -Петербурге появилась книга Н. Воронцова «Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному и одноличному письмоводству». Деятельность любой организации невозможна без документирования, которое государственный стандарт определяет как «запись информации на различных носителях по установленным правилам». Документирование представляет собой процесс создания, оформления, хранения документов и обеспечение санкционированного доступа к ним и их фрагментам. Достаточно часто документирование является обязательным процессом, устанавливаемым законами или иными нормативными правовыми актами. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.04.95 № 24-ФЗ определяет понятие документа как «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Основной целью документирования делового общения хозяйствующего субъекта является организация, руководство, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Данная цель может быть структурирована следующими задачами: – совершенствование форм и методов работы с документами; – обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с ГОСТами и другими действующими нормативами; – сокращение документооборота, сокращение количества применяемых документов и унификация их форм; – разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной техники, направленных на реализацию деятельности организации. Существующие документы делятся на группы: организационно-распорядительная документация; по вопросам руководства; по функциям управления; по наименованиям; по месту составления; по сложности содержания; по содержанию операции; по форме; по стадиям создания; по срокам исполнения; по происхождению; по средствам фиксации; по направлениям документооборота. Деятельность любого хозяйствующего субъекта сопровождается составлением разного рода служебных документов. При всем разнообразии вне зависимости от специфики организаций можно выделить основные группы организационно-распорядительной документации, используемой для оформления распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления: – организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка или положение о персонале, положение о структурном подразделении предприятия, должностная инструкция работника); – распорядительные документы предприятия (приказ по основной деятельности, распоряжения, указания, решение); – информационно-справочные документы предприятия (протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма, факсимильное сообщение); – документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые договоры, личные дела, личные карточки, трудовые книжки, лицевые счета по заработной плате); – обращения граждан (предложения, заявления, жалобы); – финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, кассовая книга, бухгалтерский баланс, отчет о прибыли и убытках, отчет об изменениях капитала, отчет о движении денежных средств, приложение к бухгалтерскому балансу, планы, отчеты, сметы, бюджеты, счета, ведомости); – нормативные документы государственных органов (от государственных и муниципальных предприятий в организации могут поступать документы, регулирующие различные вопросы его деятельности - налогообложение, охрана окружающей среды и т.д.); – коммерческие контракты (договоры) регулирующие основные вопросы предпринимательской деятельности. Из всех перечисленных документов достаточно условно можно отнести к организационно-распорядительной документации группу финансово-бухгалтерских документов, имеющую специфические особенности составления и обработки, регулируемые специальными инструкциями. По вопросам руководства документы следует разделить на две группы: документы по общими административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Документы по функциям управления составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения, сбыта, других функциональных подразделений. Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, договоры и т.д. Оформление этих документов унифицировано, но по содержанию они разные. По месту составления документы делят на внутренние и внешние. Внутренние создает само учреждение в процессе документирования своей деятельности. Внешняя документация приходит извне, от других учреждений и отдельных граждан. По сложности содержания выделяют простые документы, отражающие один вопрос, тему, и сложные документы, содержание которых посвящено рассмотрению нескольких вопросов, тем. По содержанию операций документы делятся на первичные и сводные. Первичные документы – это документы, в которые вводятся исходные данные, сводные – документы, в которые вводятся данные из первичных документов. По форме документы следует разбить на три группы: индивидуальные, типовые и трафаретные. Индивидуальные составлены по произвольному признаку, типовые составляются по тексту-образцу, трафаретные – часть документа отпечатана заранее (постоянная информация), а часть вписывается при заполнении (переменная информация). Все типовые и трафаретные документы изготовляют типографским способом или на множительной технике. По стадиям создания выделяют оригиналы и копии. Оригинал-документ, созданный в первый раз индивидуальным или коллективным автором. Копия –повторное, абсолютно точное воспроизведение оригинала, засвидетельствованного в установленном порядке. Основные виды копии: выписка, отпуск, дубликат. Выписка – это копия части документа, которая вы дается на руки. Отпуск - это полная копия отосланного документа, подшиваемого в дело организации-отправителя. Правильность отпуска удостоверяется пометкой «Верно» и подписью лица, ответственного за делопроизводство. Дубликат – это особый вид копии, имеющий одинаковую силу с подлинником. Выдается в случае утери владельцем подлинного документа: аттестата, удостоверения, свидетельства о браке. По срокам исполнения выделяют срочные документы, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные документы, для которых срок исполнения не установлен. По происхождению документы могут быть служебные, личные или служебно-личные. Служебные исходят от имени учреждений, организаций, предприятий или представляющих их должностных лиц. Личные созданы отдельными гражданами: автобиография, заявление, доверенность, расписка, письма, предложения. Служебно-личные созданы отдельными учреждениями и организациями и выданы ими на руки гражданам: паспорт, удостоверение, документ об образовании. По средствам фиксации выделяют письменные, графические, фото-, звуко-, кинодокументы. Документ создается посредством письма (рукописно и машинописно), рисунка, фотографии, кино- и звукозаписи. Он может быть изготовлен на бумаге, фотопленке, магнитной ленте, копировальной технике и т.д. Газеты, журналы, брошюры, бланки с трафаретным текстом относятся к документам. Магнитный носитель подразумевает изготовление документа с использованием современных средств вы числительной техники. Технология работы с документами предусматривает обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами, возникающих в процессе документооборота (движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело). С этой целью принято различать три основных потока документации: – входящие – документы, поступающие из других организаций; – исходящие – документы, отправляемые в другие организации; – внутренние – документы, создаваемы данным хозяйствующим субъектом и используемые работниками организации в управленческом процессе. Существуют единые требования и правила оформления документов управления независимо от: – организационно-правовой формы организации; – вида деятельности хозяйствующего субъекта; – типа ведения делопроизводства (традиционным способом или на основе современных информационных технологий). Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает: – юридическую силу документов; – качественное и своевременное составление и исполнение документов; – организацию оперативного поиска документов. Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Унификация документов проводится в целях: – сокращения количества применяемых документов, типизации их форм; – повышения качества выполнения документов; – снижения трудоемкости их обработки; – достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления; – более эффективного использования вы числительной техники. |