Документоведение и делопроизводство - Учебник. Учебнометодический комплекс для дистанционного обучения по специальности Государственное и муниципальное управление
 Скачать 1.42 Mb.
|
|
65.050.9(2)286я77 С12-9 РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ СИБИРСКАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ Т. М. САВЕНКОВА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО Учебно-методический комплекс для дистанционного обучения по специальности «Государственное и муниципальное управление» НОВОСИБИРСК 2002 Издается в соответствии с планом учебно-методической работы ББК 65.050.9(2)286я77 С12-9 Рецензенты: О. П. Сологуб — кандидат филол. наук, доцент кафедры филологии Л. К. Аверченко — зав. кафедрой управления персоналом СибАГС, профессор Савенкова Т. М. С12-9 Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс для дистанционного обучения.— Ново- сибирск: СибАГС, 2002.— 170 с. Учебно-методический комплекс предназначен для учебно-методического обеспечения дисциплины «Документове- дение и делопроизводство», входящей в программу Института переподготовки специалистов Сибирской академии госу- дарственной службы. Он содержит определение целей дисциплины, методические рекомендации по изучению курса «До- кументоведение и делопроизводство», текст лекций, словарь терминов. Все элементы комплекса тесно взаимосвязаны. В каждой теме лекций представлены список литературы, контрольные вопросы и задания. Предназначен для дистанционной технологии обучения слушателей ИПС СибАГС, обучающихся по специально- сти «Государственное и муниципальное управление», а также может быть использован студентами и других форм обу- чения. ББК 65.050.9(2)286я77 С12-9 © СибАГС, 2002 ОГЛАВЛЕНИЕ ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ КУРСА 4 МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ИЗУЧЕНИЮ КУРСА 5 Тема 1. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, ЕГО ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ 7 1.1. Основные понятия документационного обеспечения управления 7 1.2. Законодательная и нормативно-методическая база делопроизводства 15 2. ОБЩИЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 19 2.1. Состав реквизитов организационно-распорядительных документов (ОРД) 19 2.2. Общие требования к оформлению реквизитов документа 21 2.3. Бланки документов 49 2.4. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением государственного герба РФ, гербов субъектов РФ 52 3. СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ 55 3.1. Назначение и состав организационно-правовой документации 55 3.2. Составление и оформление отдельных видов организационно-правовых документов 57 4. СИСТЕМА РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ 80 4.1. Назначение и состав распорядительной документации 80 4.2. Процедура издания распорядительных документов 82 4.3. Оформление распорядительных документов (на примере приказа) 87 5. СИСТЕМА И ДОКУМЕНТАЦИИ 94 5.1. Назначение и состав и справочно-аналитической документации 94 5.2. Составление и оформление справочно-информационных документов 95 5.2.1. Составление и оформление деловых писем 105 5.2.2. Телеграмма. Телекс. Факсограмма. Телефонограмма 5.3. Составление и оформление справочно-аналитических документов 122 6. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 129 6.1. Организация документооборота 129 6.2. Регистрация документов в организации 137 6.3. Контроль за исполнением документов 141 6.4. Общие требования к систематизации документов и формированию дел 146 6.5. Подготовка дел к сдаче в архив 154 6.5.1. Экспертиза ценности документов 154 6.5.2. Формирование дел и передача их на архивное хранение СЛОВАРЬ ОСНОВНЫХ ПОНЯТИЙ 163 ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ КУРСА В результате изучения дисциплины «Документоведение и делопроизводство» Вы должны: иметь представления о: — взаимосвязи понятий «информация» и «документ», развитии понятия «документ»; — документе и системе документации; — документировании управленческой деятельности; знать: — законодательные и нормативно-методические материалы по документированию и организации работы с документами; — технологию составления и оформления основных организационно-распорядительных документов; — правила и формы деловой и коммерческой переписки; — организацию документооборота; уметь: — определять функции конкретного документа; — разрабатывать организационные и нормативно-методические документы организации; — составлять и оформлять любые виды организационно-распорядительных документов; — выявлять закономерности изменения объема документооборота и проектировать его рациональную организацию; — анализировать состояние документационного обеспечения управления любой орга- низации; — организовывать контроль за исполнением; — проводить экспертизу ценности документов, подготавливать их к архивному хране- нию или уничтожению; — руководить службой документационного обеспечения управления и совершенство- вать организацию ее работы; — в письменной и устной речи правильно (логично) оформлять результаты мышления. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ИЗУЧЕНИЮ КУРСА Уважаемые слушатели! Вам предлагается учебно-методический комплекс, предназначенный для дистанционно- го обучения учебной дисциплине «Документоведение и делопроизводство». Главная цель комплекса заключается в том, чтобы помочь в максимально полном объеме овладеть искусством работы с документами. Он содержит полный пакет необходимых учебно-методических материалов, который включает в себя тексты лекций, практические задания, словарь терминов, библиографиче- ский Важным дополнением в работе с данным учебником должна стать хрестоматия по курсу. Материалы хрестоматии соответствуют содержанию лекций курса и выстроены согласно их тематике. В хрестоматии Вы найдете образцы некоторых документов. В качестве базовых учебных пособий используются: 1. Организация работы с документами: Учебник. 2-е изд., перераб. и доп. / Под ред. проф. В. А. 2001. 2. Делопроизводство в системе государственного управления: Учебно-практическое пособие.— М.:РАГС,2001. 3. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Учебное пособие. изд., испр. и доп.— М.; Новосибирск, 2001. Наряду с ними следует использовать дополнительную литературу из приведенного списка. Основными учебными элементами учебно-методического комплекса являются темы, они имеют одинаковую структуру, предназначенную для облегчения усвоения учебного ма- териала. В соответствии с предложенной структурой Вам необходимо работать последова- тельно. Начинайте подготовку с прочтения материалов лекций УМК: — ознакомьтесь с целями темы; — затем выясните план темы, чтобы иметь представление об основных направлениях представленного теоретического материала; — изучите тему по тексту лекции, предложенному в настоящем учебно-методическом пособии, с обращением к хрестоматии по курсу «Документоведение и делопроизводство»; — последовательно ознакомьтесь с новыми терминами, выполняя задания, старайтесь запомнить ключевые понятия. Ключевые понятия, встречающиеся в основном тексте, выде- лены жирным шрифтом; — выполняйте задания по ходу изучения темы. Задания располагаются непосредственно в тексте лекционного курса, и выполнять их (письменно) следует там же. Для этого оставлены свободные строки (рамки). Отдельные зада- ния (например, составить какой-нибудь документ) выполняются на отдельном листе бумаги. Целью выполнения этих заданий является закрепление, углубление и расширение полу- ченных знаний; — изучите литературу по теме. Активно работайте с текстом, для этого используйте широкие поля. На полях же располагаются специальные пиктограммы, призванные облегчить работу с текстом. Их следует запомнить, поскольку они будут повторяться во всех темах. Значение ключевых слов можно смотреть в словаре терминов, приведенном в конце комплекса. Ис- пользуемые пиктограммы имеют следующее значение: — обратить особое внимание. ! — ключевое слово, понятие, включенное в словарь. — ссылки на библиографический источник. — задание, связанное с записью, ссылки на задания. — примеры, иллюстрации, разъясняющая и дополнительная информация. Задания, которые нужно выполнять по мере изучения текста, а также дополнительная информация и ключевые выводы располагаются в специальных боксах. После каждой темы представлен список литературы, который позволит Вам успешно справиться с практическими заданиями, используя не только материалы УМК, хрестоматии, но и свой практический опыт. В завершение работы с текстом и заданиями учебника необходимо выполнить письмен- ное контрольное задание. Выполнение такого задания является поводом для допуска к про- межуточному тестовому испытанию, а результат его проверки — одним из оснований при выставлении итоговых оценок по модулю в целом. Цель письменного задания — обеспечение контроля над самостоятельным изучением дисциплины и дополнительная подготовка к тестовому испытанию. Тема 1. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, ЕГО ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ В результате изучения данной темы Вы должны: иметь представление о соотношении понятий «информация» и «документ», о свойствах и признаках документа, о понятиях «носитель информации», «электронный документ»; знать ключевые понятия: делопроизводство; документирование; документ (его классификацию и фун- кции); система документации; документооборот, номенклатура дел, дело; законодательные и норматив- но-методические материалы по документированию и организации работы с документами; уметь использовать законодательную и нормативно-методическую базу при составлении документов, различать виды управленческих документов, определять функции конкретного документа. План темы 1.1. Основные понятия документационного обеспечения управления. 1.2. Законодательная и нормативно-методическая база делопроизводства. 1.1. Основные понятия документационного обеспечения управления Делопроизводство сегодня определяется стандартом как «отрасль деятель- ности, обеспечивающая документирование и организацию работы с доку- ментами» 1 , т. е. это весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив. Значение делопроизводства как одного из важнейших сфер деятельности определяется рядом факторов и прежде всего его универсальностью. В наше время наряду с термином «делопроизводство» употребляется и си- нонимичный ему термин обеспечение управления». Возникновение его связано с изменением организационно-технической ос- новы делопроизводства и методологических подходов к его совершенство- ванию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу рабо- ты с документами средств вычислительной техники и современных инфор- мационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении. Более широкий термин, применяемый сегодня,— «информационно-доку- ментационное обеспечение управления» — включает помимо традиционной работы с документами и информационное обслуживание, создание, ведение и работу с базами данных. Основу информационной среды любого предприятия, организации или уч- реждения составляют документы. Документ (от лат. образец, свидетельство, доказательство). По- нятие «документ» имеет много определений, их можно найти в каждом сло- варе и энциклопедии: ГОСТ Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. 7 • документ — материальный объект, содержащий информацию в зафик- сированном виде и специально предназначенный для ее передачи во време- ни и пространстве; • документ — «комбинация носителя и записанной на нем или в нем ин- формации, которая может иметь доказательную или справочную ценность»; • документ — информация, записанная любым способом на любом мате- риале, изданная или полученная любым физическим или юридическим ли- цом в любой организации для использования в своей деятельности; • документ — «документированная информация, зафиксированная на ма- териальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее иден- тифицировать». И хотя толкования отличаются, делая акцент на различные свойства доку- мента и его функции (назначения), в них одно общее — они рассматривают документ как носитель информации, как результат ее запечатления. В последнее время при определении понятия «документ» подчеркивается скорее не материальная, а информационная составляющая. Понятие «электронный документ» прошло в своем развитии также несколь- ко стадий. Хотя этот термин появился давно, активно употреблять его нача- ли относительно недавно, каких-нибудь три-четыре года назад. До этого общепринятыми были термины «машиночитаемый документ» (МЧД) и «до- кумент на машинном (или магнитном) носителе (ДМН)». Учитывая современное понятие документа, а также специфику продуциро- вания электронных данных, можно дать следующее определение: электрон- ный документ — это зафиксированная на электронном (машинном) носите- ле информация, которая записывается, сохраняется, передается и представ- ляется в приемлемой для человека форме с помощью технологий, поддер- живаемых электронно-вычислительными машинами, и которая содержит реквизиты, позволяющие ее идентифицировать. При этом под электронным (машинным) носителем следует понимать ма- териальный носитель, предназначенный для записи и хранения информации посредством электронно-вычислительной техники. Документ неразрывно связан с информацией. Понятие «информация» не менее сложно, чем «документ», и в его определении также много вариантов. Известно такое высказывание Н. Винера: «Информация есть информация, а не материя и не энергия». Ю. Пер считает, что информацию можно определить как все сведения, знания, сообщения, которые помогают решить ту или иную задачу управления (т. е. уменьшить неопределенность ее исходов). А. М. Гатаулин отмечает, что «информация — это то, что уменьшает неопределенность системы, ее энтропию». А. М. Карминский и П. В. Нестеров дают более пространное определение: «Информация — это от- чужденное знание, выраженное на определенном языке в виде знаков алфавита, записанное на материальный носитель, доступное для воспроизведения без участия автора и переданное в каналы общественной коммуникации (опубликованные)». I Ограничимся определением, данным в Федеральном законе «Об информа- • ции, информатизации и защите информации». В нем информация опреде- ляется как «сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и про- цессах, независимо от формы их представления». Общество может существовать, только обмениваясь информацией. Лишь распо- лагая своевременно полученной и достаточной информацией, можно принять правильное решение и выиграть сражение, захватить власть, получить прибыль. Информация нуждается в передаче ее на расстояние и в сохранении, чтобы к ней можно было обратиться спустя какое-то время. Поэтому человек ищет способ закрепить информацию для передачи во вре- мени и пространстве. Так появляется документ. Документы — носители первичной информации, именно в документах ин- формация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать доку- менты от других источников информации: книг, журналов и др., содержа- щих переработанную, вторичную информацию. Способы фиксации информации, т. е. способы документирования, в течение многих веков изменялись и обогащались. Документирование — запись (фиксация) информации о процессах, фактах и событиях на различных носителях и обеспечение ее опознавательными элементами-идентификаторами, называемыми реквизитами. Проходят эволюцию и материалы, на которых можно было бы надежно за- крепить информацию и сделать ее доступной для многих. В частности, зако- ны должны узнать все, и поэтому в древности они высекались на камне. Деяния египетских фараонов рисовались красной краской или высекались иероглифами на стенах пирамид. Для оперативной переписки применяли глиняные и деревянные дощечки, папирус, пергамент. Затем появляется бу- мага, а с XIX в. начинают быстро развиваться новые носители информации: фото-, фоно-, кинодокументы, в XX в. появляются магнитные ленты, цифро- вые носители информации. Как носитель информации документ выступает в качестве непременного эле- мента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой дея- тельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, т. к. принятое решение записывают, закрепляют в документе. К информации (документированной информации) в системе управления предъявляются следующие требования: Достоверность — информация должна быть без ошибок и должна объек- тивно отражать процессы производства, быть адекватной им. 2. Своевременность, оперативность — необходимо, чтобы информация по- ступила в управляющую подсистему в сроки, обеспечивающие своевремен- ное принятие управленческих решений. 3. Достаточность, полнота — потребности управления в информации дол- жны удовлетворяться в целях обеспечения оптимального режима функцио- нирования управляемых процессов. 4. Краткость — информация должна представляться в сжатой форме, кото- рая позволяет принимать решения быстро и легко. Кто владеет информа- цией, тот владеет си- туацией, тот король. Немецкая поговорка 5. Экономичность — затраты на сбор, обработку, передачу и хранение ин- формации должны быть минимальными. Все документы в зависимости от вида деятельности делятся на две группы. Первая группа — это документы по общим и административным вопросам, т. е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Вторая группа — документы по функци- ям управления. Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям. • По способу документирования различают документы: — рукописные, письменные (текстовые); — изобразительные (документы, фиксирующие информацию посредством изображения объекта); — графические; — фотодокументы; — кинодокументы; — документы, созданные с помощью компьютерной техники. • В зависимости от источника поступления различают документы: — входящие (поступившие в организацию); — исходящие (отправляемые из организации); — внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях). • По критерию гласности документы разделяются на секретные, для слу- жебного пользования и несекретные (простые). • По характеру изложения содержания документы могут быть индивиду- альными, трафаретными и типовыми. • По срокам хранения документы делятся на документы постоянного, дол- говременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения. • По срокам исполнения — срочные, требующие исполнения в определен- ный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен. • По содержанию — служебные, затрагивающие интересы предприятия, ор- ганизации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными. • По виду оформления — подлинные, копии, выписки, дубликаты. Подлинником считается документ в окончательной редакции, оформленный и подписанный в соответствии с требованиями стандарта. «Оригинал» явля- ется синонимом «подлинника». Составленные в нескольких экземплярах оригиналы называются умноженными. Все эти экземпляры обладают одина- ковой юридической силой (например, договор). Копии могут воспроизводить часть текста документа (выписки) или весь до- кумент (например, второй экземпляр машинописного текста, подшиваемый в дело отправителя, называемый отпуском). • По способу получения копии документы могут быть факсимильными и свободными. Факсимильная копия (например, ксерокопия) воспроизводит ю все детали подлинника (реквизиты, их расположение, шрифты, подписи и т. д.). Свободная копия воспроизводит подлинник в виде второго экземп- ляра на пишущей машинке без графического соответствия подлиннику. Дубликат — это копия официального документа, имеющая юридическую силу и сопровождаемая отметкой «Дубликат». На копии документа делается пометка «Копия». Юридическую силу имеет лишь та копия документа, ко- торая заверена компетентным должностным лицом, сопровождается подпи- сью с указанием должности заверившего лица, датой заверения и печатью. • зависимости от сферы деятельности официальные документы под- разделяются на управленческие, научные, технические и др. Ядром документации любой организации и объектом ее делопроизводства выступает управленческая документация. В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т. е. од- новременно выполняет несколько функций. Среди функций документа выде- ляются общие и специальные. К общим функциям документа относятся: — информационная; — социальная; — коммуникативная; — культурная. К специфическим функциям документа относятся: — управленческая — документ является инструментом управления; — правовая — документ является средством закрепления и изменения пра- вовых норм и правоотношений в обществе; — функция исторического источника — документ выступает в качестве ис- точника исторических сведений о развитии общества. Задание 1.1. Охарактеризуйте одну из функций документа. Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам. Юри- дическая сила — свойство официального документа, сообщаемое ему дейст- вующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установ- ленным порядком его оформления. Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы бо- лее высокого уровня, он входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. 11 Документация — это комплект документов, сгруппированных по какому- либо признаку. На каждом предприятии имеются большие потоки информации, и только систематизация документов позволяет обеспечить их быстрый поиск. Про- веренный способ упорядочения документов — это сгруппировать их по ка- ким-либо признакам. Комплекты документов могут быть сгруппированы по наименованиям и на- званиям (номинативный признак), по предметному, отраслевому, географи- ческому, хронологическому или другому признаку. Это могут быть ком- плекты служебной переписки, плановых и распорядительных документов, документов статистической и бухгалтерской отчетности и т. д. Самой общей и целостной системой упорядочения документов является об- щегосударственная система документации. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации. В управленческой деятельности и делопроизводстве органов управления ис- пользуются различные системы документации: организационно-распорядительная; — плановая; — отчетная; — финансовая; — договорная; — документация по материально-техническому обеспечению; — документация по документационному и информационному обеспечению деятельности организации и т. д. Важнейшее место в делопроизводстве и управленческой деятельности зани- мает система организационно-распорядительной документации (ОРД). ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определе- ния» понятие организационно-распорядительного документа излагает сле- дующим образом: «Вид письменного документа, в котором фиксируются решения администра- тивных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимо- действия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреж- дений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц». Управленческая деятельность любого предприятия сопровождается созда- нием разнообразных документов в соответствии с требованиями действую- щих законодательных и других нормативных актов. Их можно подразделить на следующие основные группы: — организационные документы (законодательные и иные нормативные ак- ты, учредительный договор, устав, инструкции, структура и штатная чис- ленность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутрен- него трудового распорядка, типовые и примерные номенклатуры дел); — распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения, поста- новления, указания); 12 — документы (акты, письма, факсы, протоко- лы, докладные записки, справки, телефонограммы и пр.); — документы по личному составу (приказы по личному составу, трудовые книжки, личные дела, личные карточки формы Т-2, документы по аттеста- ции сотрудников, трудовые контракты и др.); — документация по предложениям, заявлениям и жалобам граждан и кол- лективов. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, соз- данный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документа- ции (УСД). Разработка УСД осуществляется соответствующими министерствами и ве- домствами. По мере необходимости в них могут вноситься изменения и до- полнения. В настоящее время разработаны и действуют восемь УСД. Организация и управление характеризуются разнообразием и повторяемо- стью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации. Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Основная цель унификации управленческой документации заключается в установлении единообразия в составе и формах управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функ- ций и задач. Стандартизация — это форма юридического закрепления результатов уни- фикации. Основная цель унификации и стандартизации — создание таких систем до- кументации, применение которых будет экономически эффективно, приве- дет к увеличению времени на творческие элементы управленческого труда, повысит общую культуру управления. Унификация и стандартизация доку- ментов — основные направления совершенствования документации, веду- щие к снижению затрат на управленческие документы. Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности являются: — термины и определения, используемые при работе с управленческой ин- формацией; — организационные структуры организаций, учреждений, предприятий; — классификаторы управленческих функций; — управленческая документация. Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава и форм документов, применяемых для документирования управленческой деятельности. Обеспечение документирования — это лишь одна составляющая делопроиз- водства, вторая его составляющая — это организация работы с документами. 13 Организация работы с документами предполагает организацию документообо- рота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятель- • ности учреждения. Документооборот учреждения — это совокупность взаи- мосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или от- правки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например: регистрируемые и нерегист- рируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы и т. п. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота. Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом докумен- тооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Одна из важнейших функций организации работы с документами — функ- ция учета документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией — записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирую- щей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с функ- цией учета документов регистрация позволяет осуществлять контроль ис- полнения документов, вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения. Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами» входит хранение документов и их использование в деятель- ности учреждения. Система хранения документов — это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми являются понятия «номенклату- ра дел» и «дело». I Дело — это папка с документами, имеющая номер, название, указание на • принадлежность, год начала ведения и срок хранения. Для учета дел состав- ляется их перечень, называемый номенклатурой. I Номенклатура дел предприятия — это систематизированный перечень но- • меров и названий дел с указанием количества их томов, сроков хранения. Важную часть делопроизводства составляет организация хранения испол- ненных, но имеющих временную или историческую ценность документов. Хранятся документы в архивах. | Архив — это место долговременного хранения документации со специаль- • ной организацией массивов документов, гарантирующей возможность дос- тупа к ним по определенным правилам. • Архивное дело — это составная часть делопроизводства, обеспечивающая организацию систематизированного долговременного хранения документов. Задание 1.2. Какие виды документов включает в себя система ОРД? 14 1.2. Законодательная и нормативно-методическая база делопроизводства Нормативно-методическая база делопроизводства — это совокупность зако- нов, нормативных правовых актов и методических документов, регламенти- рующих технологию создания, обработки, хранения и использования доку- ментов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие ра- боту службы делопроизводства — ее структуру, функции, штаты, техниче- ское обеспечение и некоторые другие аспекты. Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя: • законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и до- кументации; • указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспе- чения на федеральном уровне; • правовые акты федеральных органов исполнительной власти (мини- стерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ве- домственного характера; • правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъек- тов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы дело- производства; • правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий; • государственные стандарты на документацию; • унифицированные системы документации; • общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; • Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспе- чения • нормативные документы по организации управленческого труда и охра- не труда; • нормативные документы по организации архивного хранения документов. Отметим, что нормативная база предусматривает основные положения рабо- ты с бумажным документом на протяжении всего «жизненного цикла» его существования. Этого нельзя сказать о документировании и функциониро- вании электронного документа. В действующей нормативной базе отсутст- вует даже официальное определение понятия «электронный документ». В широком смысле электронный документ рассматривается как продукт применения новых информационных технологий в документировании уп- равленческой деятельности. Нормативно-методические документы общегосударственного действия яв- ляются основой для разработки правил документирования в конкретных ор- ганизациях и учреждениях. Создавая инструкции по делопроизводству, рег- ламенты, правила оформления документов, организации основываются на государственных нормативных документах, пополняя их с учетом своих специфических особенностей. 15 Гражданский кодекс РФ — устанавливает виды учредительных документов юридического лица, требования к их содержанию и составу необходимых реквизитов. Уголовный кодекс РФ — рассматривает вопросы незаконного использования товарного знака; неправомерного доступа к компьютерной информации; ут- раты документов, содержащих государственную тайну; служебного подлога; похищения или повреждения документов, штампов, печатей; подделки, изго- товления или сбыта поддельных документов, штампов, печатей; подделки, из- готовления или сбыта поддельных документов, штампов, печатей, бланков. Закон РФ стандартизации» от 10 июля г. № — устанавли- вает правовые основы стандартизации; порядка работы и видов документов по стандартизации, принципы их применения. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информа- ции» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ — утверждает правовой режим созда- ния, хранения и использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» — определяет ос- новные понятия, условия использования электронной цифровой подписи, определяет статус удостоверяющего центра, особенности использования электронной цифровой подписи. Закон государственной тайне» от 21 июля 1993 г. № 5485 — определяет полномочия государственных органов и должностных лиц по обеспечению сохранения и защиты государственной тайны; перечень сведений, представ- ляющих государственную тайну; порядок их засекречивания и рассекречи- вания; контроля за обеспечением государственной тайны. Основы законодательства об Архивном фонде РФ и архивах от 7 июля 1993 г. — устанавливают порядок формирования, организации хранения, учета и использо- вания архивов и архивных фондов и управления ими. Постановление Правительства РФ от 28.12.98 г. № «Об утверждении Положения о Федеральной архивной службе России» — определяет главные задачи архивной службы России (Росархив): и совершенствова- ние совместно с федеральными органами государственной власти и органа- ми государственной власти субъектов РФ... делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем до- кументации». Государственная система документационного обеспечения управления. Ос- новные положения. Общие требования к документам и службам документа- ционного обеспечения (ГСДОУ) — устанавливает единые требования к орга- низации делопроизводства; составу управленческих документов, порядку их унификации и оформления реквизитов; общие требования к составлению тек- ста документов; принципы организации документооборота в учреждениях; контроля исполнения документов и передачи их на архивное хранение. Основная цель ГСДОУ — упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наибо- лее благоприятных условий для применения технических средств и совре- менных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенство- вание работы аппарата управления. 16 ГСДОУ распространяется на все системы документации органов государст- венного управления, суда, прокуратуры, арбитража, учреждений, организа- ций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычисли- тельной техники. Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механи- зации и автоматизации работы с документами, организации службы доку- ментационного обеспечения управления. Положения ГСДОУ внедряются в практику документационного обеспечения путем разработки и издания стандартов, инструкций по делопроизводству, методик, правил, рекомендаций по различным аспектам делопроизводства, проведение унификации состава и формы управленческих документов и др. Общее делопроизводство в России регламентируют следующие норматив- ные акты и инструктивные материалы: 1. ГОСТ Р Делопроизводство и архивное дело. Термины и опреде- ления. 2. ГОСТ 6.10.4-84. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной тех- ники. Основные положения. 3. ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. 4. 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифициро- ванная система организационно-распорядительной документации. Требова- ния к оформлению документов постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 г. № 9-ст, с изменениями № 1 с датой введения 01.04.2000 г.). В соответствии с письмом Минюста РФ от 16.08.2001 г. № 07/8344-ЮД поста- новлению, утверждающему ГОСТ Р 6.30-2003, отказано в государственной ре- гистрации. Ожидается новая редакция. 5. Приказ Архивной службы России от 27 ноября 2000 г. № 68 «Об утвер- ждении типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» в соответствии с распоряжением Правительства РФ от 31 октября 2000 г. № 6. Общероссийский классификатор управленческой документации -93. 7. Постановление Госкомстата от 6 апреля 2001 г. № 26 «Об утвержде- нии унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате». Задание 1.3. Какими законодательными актами и нормативными документами регламен- тируется деятельность службы ДОУ? 17 Задание 1.4. Что мы понимаем под унификацией документов? Задание 1.5. Какое значение имеет документ в Вашей жизни? Библиографический список Делопроизводство в системе государственной службы.— М.: 2. Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления).— М.: «Бизнес-шко- ла "Интел-Синтез"», 1999. 3. Организация работы с документами: Учебник / В. А. Кудряев и др.— М.: 1998. 4. Пшенко А. В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам.— М.: Изд-во «Юрид. колледж МГУ», 1994. 5. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство. 7-е изд., доп. и перераб.— М., 2001. 18 |